Raadsvoorstel Vaststellen Nota Reserves en voorzieningen 2025

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel Portefeuillehouder: Antoinette Ingwersen

Besluitvormende vergadering: 8 mei

Opgesteld door: Christell de Vries, BV Financien

Registratienummer collegebesluit: 495222

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: Vaststellen Nota Reserves en voorzieningen 2025 Samenvatting: De bestaande nota reserves en voorzieningen stamt uit 2017 en is aan herziening toe. In de financiële verordening 2023 is voorgeschreven dat eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan de raad wordt aangeboden.

Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De nota Reserves en voorzieningen 2025, conform de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage, vast te stellen en daarmee; a. Tot het vormen van een nieuwe reserve Overhevelingen. b. Tot het vormen van een nieuwe reserve Structureel Dekkingsmiddel. 2. In te stemmen met het opheffen van de reserves op bijlage 1 bij de nota en in te stemmen met bijlage 2 waarin reserves wordt voorgesteld deze in stand te houden ofwel waarvoor nog nader onderzoek nodig is.

burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 6

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De bestaande nota reserves en voorzieningen stamt uit 2017 en is aan herziening toe. In de financiële verordening 2023 is voorgeschreven dat eens in de vier jaar een nota reserves en voorzieningen aan de raad wordt aangeboden. Ook is aan de raad toegezegd alle bestaande reserves tegen het licht te houden. Reserves zijn ingesteld met een raadsbesluit, vaak om een op dat moment actueel (gevoeld) probleem te kunnen oplossen. Veel reserves bestaan al langere tijd. Niet van alle reserves is duidelijk of dit nog de beste manier is om het beoogde doel te behalen. Niet alleen de oorspronkelijke doelstellingen kunnen meer of minder belangrijk gevonden worden, ook de financiële positie van de gemeente, de Nieuwkoopse samenleving, de regelgeving en de wereld als geheel zijn inmiddels gewijzigd. Dit heeft geresulteerd in het voorstel om een aantal reserves op te heffen, deze staan in bijlage 1. In bijlage 2 staan reserves die blijven behouden of waar nog verder onderzoek naar nodig is. Daarnaast zijn nog een paar aanleidingen voor het her-beoordelen van de reserves: • De reservepositie van de gemeente kan ten opzichte van veel andere gemeenten als ruim gekwalificeerd worden • Als uitvloeisel van het bestuurlijk overleg tussen de VNG en het Rijk zijn de mogelijkheden om reserves structureel in te zetten (iets) verruimd, maar wel onder bepaalde voorwaarden.

Om deze laatste twee redenen stellen we voor een algemene reserve structureel dekkingsmiddel te vormen. Als uit de risico-inventarisatie blijkt dat de omvang van de reserves groter is dan noodzakelijk voor de weerstandscapaciteit en de conceptbegroting met een structureel tekort sluit kan ervoor gekozen worden om een deel van de reservepositie in te zetten als structureel dekkingsmiddel. Hiermee heeft de gemeente de mogelijkheid om binnen de randvoorwaarden van de gemeentewet en het financieel toezicht door de provincie een structureel sluitende begroting vast te stellen. In onderstaande tabel wordt de informatie weergegeven die op basis van de nota opgegeven moet worden bij de instelling van een nieuwe reserve: • Naam van de reserve Algemene reserve structureel dekkingsmiddel • Functie van de reserve Bestedingsfunctie • Verantwoordelijke afd. en budgethouder

Manager BV

• Doel van de reserve

Voorzien in structurele dekking van het begrotingsresultaat, door inzetten van een deel van de algemene reserves wat niet nodig is om de financiële positie van de gemeente te waarborgen. 8 mei 2025

• Ingangsdatum • Stortingsplan en bestedingsplan inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning

Storting en besteding kan worden bepaald bij afzonderlijk beslispunt in het raadsvoorstel over de programmabegroting. Feitelijke inzet van deze reserve speelt pas als de noodzaak aan de orde is. Tot dat moment leidt deze reserve een slapend bestaan.

2

Pagina 3 van 6

• Einddatum

• Reikwijdte (max en min omvang)

Wordt bepaald bij het besluit tot storten en aanwenden van de reserve. Jaarlijks wordt nut en noodzaak van deze reserve beoordeeld. Maximum omvang is nog niet bekend en wordt bepaald bij het raadsvoorstel waarin ook de storting en besteding worden bepaald; minimum omvang is €0.

Daarnaast stellen we voor een algemene reserve overheveling te vormen. Bij de decemberwijziging worden jaarlijks budgetten overgeheveld naar het volgende boekjaar. Tot nu toe worden deze budgetten toegevoegd aan de Algemene reserve vrij besteedbaar. Gevolg van deze werkwijze is dat geen goed beeld wordt gegeven van het echt vrij besteedbare deel van deze reserve. Door de overheveling af te zonderen van de algemene reserve vrij besteedbaar is in de jaarstukken meer inzicht in de omvang van de over te hevelen bedragen en daarnaast een beter beeld van de feitelijk omvang van de algemene reserve vrij besteedbaar. In onderstaande tabel wordt de informatie weergegeven die op basis van de nota opgegeven moet worden bij de instelling van een nieuwe reserve: • Naam van de reserve Reserve overheveling • Functie van de reserve

Egalisatiefunctie

• Verantwoordelijke afd. en budgethouder

Manager BV

• Doel van de reserve

Het bij de jaarrekening transparant in beeld brengen van de over te hevelen bedragen. 8 mei 2025

• Ingangsdatum • Stortingsplan en bestedingsplan inclusief onderbouwing daarvan, bijvoorbeeld op basis van meerjarenplanning • Einddatum

• Reikwijdte (max en min omvang)

Storting wordt jaarlijks bepaald bij raadsbesluit. Besteding bij hetzelfde besluit, in beginsel in het eerstvolgende begrotingsjaar Gelet op de aard van de reserve niet van toepassing. Jaarlijks wordt nut en noodzaak van deze reserve beoordeeld. Maximum wordt jaarlijks bepaald bij hetzelfde raadsbesluit waarin storting en besteding wordt bepaald; minimum is € 0

Beoogd (maatschappelijk) effect Een actueel en aan de huidige tijd aangepast beleid met betrekking tot reserves en voorzieningen Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis • Nota Reserves en voorzieningen 2017 • Financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2023 Participatie / betrokken partijen / personen In het proces van herziening van de nota en het beoordelen van de bestaande reserves heeft, naast de ambtelijke organisatie en het college, de raad nadrukkelijk een rol gehad. Het instellen, toevoegen (doteren) en onttrekken aan reserves raakt immers de kern van het budgetrecht van de raad. De auditcommissie is veelvuldig bij dit proces betrokken.

3

Pagina 4 van 6 Als eerste stap is een toetsingskader uitgewerkt aan de hand waarvan nieuwe maar ook bestaande reserves beoordeeld kunnen worden. Vervolgens zijn de bestaande reserves feitelijk langs deze meetlat gelegd en is het toetsingskader verwerkt in de nieuwe nota Reserves en voorzieningen. De aanpassingen in de nota Reserves en voorzieningen 2025 ten opzichte van de nota uit 2017 zijn inzichtelijk gemaakt in een was-wordt tabel (zie bijlage 4). Er zijn geen externe partijen betrokken bij dit proces. Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing Gezondheid Niet van toepassing Varianten met argumenten voor en tegen Nieuwkoop heeft niet alleen een forse reservepositie in de zin van het totale bedrag wat daarmee is gemoeid maar ook het aantal verschillende (bestemmings)reserves is naar verhouding aan de hoge kant. Het hebben, en inzetten, van reserves heeft zowel positieve als negatieve aspecten: Voordelen van reserves: • Reserves zijn noodzakelijk voor het weerstandsvermogen; • Met reserves ontstaat ruimte voor projecten die niet binnen één begrotingsjaar uitgevoerd kunnen worden. Hiermee dragen ze bij aan het realiseren van maatschappelijke meerwaarde; • Met reserves kunnen fluctuaties in baten of lasten geëgaliseerd worden, waardoor deze niet of minder de resultaten van de begroting en jaarrekening beïnvloeden.

• Reserves kunnen gebruikt worden voor het structureel inzetten van incidentele middelen in geval van kapitaallasten; • Een omvang van de Algemene reserve boven wat noodzakelijk voor het weerstandsvermogen kan onder voorwaarden aangewend worden als structureel dekkingsmiddel. Nadelen van reserves: • Het inzetten van reserves gaat ten koste van transparantie met betrekking tot begrotingsuitputting; • Het inzetten van reserves vertroebelt het beeld op de ontwikkeling van de solvabiliteit en schuldquote; • Reserves kunnen, een enkele uitzondering daargelaten, niet als structureel dekkingsmiddel gebruikt worden. Hieruit volgt dat reserves ook niet bedoeld zijn om structurele lasten te dekken; • Reserves blokkeren, als er geen heldere kaders zijn of worden gehanteerd, middelen die ook alternatief ingezet kunnen worden; • Met reserves wordt een kunstmatige splitsing gemaakt tussen de benodigde middelen en de daarvoor beschikbare middelen. Niet helder is of en in hoeverre deze op elkaar aansluiten; • Het gebruik van reserves leidt tot administratief werk en soms ook tot complexiteit in de administratie. Meer reserves leidt tot meer werk en meer complexiteit. Voorgesteld besluit 1. De nota Reserves en voorzieningen 2025, conform de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage, vast te stellen en daarmee; a. Tot het vormen van een nieuwe reserve Overhevelingen. b.

Tot het vormen van een nieuwe reserve Structureel Dekkingsmiddel. 2. In te stemmen met het opheffen van de reserves op bijlage 1 bij de nota en in te stemmen met bijlage 2 waarin reserves wordt voorgesteld deze in stand te houden ofwel waarvoor nog nader onderzoek nodig is.

4

Pagina 5 van 6 Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Bijlage 1 van de nota bevat de huidige reserves waarvan wordt voorgesteld om deze op te heffen. Per reserve wordt kort aangegeven wat hiervoor de argumentatie is. Als op enig moment de wens ontstaat om uitgaven te doen voor een onderwerp waarvoor bij dit voorstel een bestemmingsreserve wordt opgeheven moet daarvoor een alternatieve dekking gevonden worden. Daarvoor kan gekeken worden naar nieuwe keuzes binnen de lopende begroting, meenemen bij het samenstellen van de begroting voor het volgende jaar, of ten laste van de algemene reserve vrij besteedbaar. Als reserves worden opgeheven valt het saldo in beginsel vrij ten gunste van de algemene reserve vrij besteedbaar. Bijlage 2 bevat de reserves waarvan wordt voorgesteld deze in stand te houden ofwel waarvoor nog nader onderzoek nodig is. Ook voor deze reserves wordt een korte argumentatie gegeven. De verdere uitwerking volgt waar mogelijk bij de kadernota. Voor de reserves waar nader onderzoek nodig is volgt die zo snel mogelijk. Dit zal niet voor al deze reserves voor de behandeling van de begroting 2026 afgerond kunnen zijn. Bijlage 2 bevat enkele reserves waarvan wordt aangegeven dat deze op termijn worden opgeheven. Het besluit tot (op enig moment) opheffen van deze reserves wordt niet gevraagd bij dit voorstel.

Op het moment dat dit feitelijk aan de orde is zal een specifiek voorstel tot opheffen van de betreffende reserve aan de raad worden voorgelegd. Hoewel de nota betrekking heeft op reserves en voorzieningen wordt in dit raadsvoorstel voornamelijk ingegaan op de reserves. De reden hiervoor is dat de nota voor de voorzieningen geen inhoudelijke wijzigingen bevat ten opzichte van de vorige versie. Een deel van de voorzieningen is verplicht op basis van hogere regelgeving. Voor een ander deel heeft de raad weliswaar de mogelijkheid om daar andere keuzes in te maken maar worden daarvan alleen negatieve gevolgen voorzien. De omvang van de voorzieningen en de onderbouwing daarvan wordt jaarlijks betrokken bij de controle van de jaarstukken. Bijlage 3 bevat een overzicht van de actuele voorzieningen. Financiële en Juridische gevolgen De mutaties als gevolg van dit voorstel hebben uitsluitend gevolgen voor de samenstelling van de reserves en hebben per saldo geen gevolgen voor de begroting 2025-2028. Een enkele begrotingsmutatie die voortvloeit uit dit voorstel wordt budgettair neutraal verwerk. De uitwerking wordt meegenomen bij het samenstellen van de kadernota.

Bijlagen 1. Nota Reserves en voorzieningen 2025 2. Bijlage 1: op te heffen reserves 3. Bijlage 2: niet op te heffen reserves of nader te onderzoeken reserves 4. Bijlage 3: overzicht van voorzieningen 5. Was/wordt tabel van de nota reserves en voorzieningen 2017-2025 Advies meningsvormende raad

5

Pagina 6 van 6

6