Raadsvoorstel Vaststellen nota Overhead Gemeente Nieuwkoop 2025

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Antoinette Ingwersen

Besluitvormende vergadering: 10 juli 2025

Opgesteld door: Christell de Vries, BV Financien

Registratienummer collegebesluit: 445816

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: Vaststellen nota Overhead Gemeente Nieuwkoop 2025 Samenvatting: In de nota Overhead gemeente Nieuwkoop 2025 is de kaderstelling voor de bepaling van de toe te rekenen overhead vastgelegd. Aanleiding is de notitie overhead 2023 van de commissie BBV. Bij de begroting 2025-2028 van de gemeente Nieuwkoop is de nota Overhead aangekondigd. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: De nota Overhead 2025, conform de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage, vast te stellen burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 5

2

Pagina 3 van 5

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De commissie Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) heeft in december 2023 een nieuwe notitie Overhead gepubliceerd. Deze notitie is een actualisatie van de notitie Overhead uit 2016 en gaat in op de inhoud en reikwijdte van het begrip overhead. Daarnaast wordt in deze notitie duiding gegeven aan de onderwerpen die in directe relatie met overhead staan. Deze geactualiseerde notitie is van toepassing vanaf de begroting 2025. In de begroting 2025-2028 van de gemeente Nieuwkoop is de berekening van de overhead naar aanleiding van de nieuwe notitie Overhead van de commissie BBV geactualiseerd. Deze berekening wijkt af van de bepalingen die in de financiële verordening Gemeente Nieuwkoop 2023 staan. Uw raad heeft hiermee ingestemd bij de besluitvorming over de Programmabegroting 2025-2028. In het raadsvoorstel van de Programmabegroting 2025-2028 is de nota Overhead aangekondigd. Beoogd (maatschappelijk) effect Een door de raad vastgestelde nota Overhead waarin de raad duidelijke kaders stelt. Deze kaders geven aan wat onder overhead valt en wat niet, waar overhead aan toe wordt gerekend en waar niet en op welke wijze dit gebeurt. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis • Programmabegroting gemeente Nieuwkoop 2025-2028 • Financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2023. Deze financiële verordening wordt in het najaar van 2025 geactualiseerd.

Besluitvorming hiervan staat voor het eerste kwartaal van 2026 gepland. • De Notitie Overhead 2023 van de commissie BBV. Participatie / betrokken partijen / personen De Auditcommissie is op de hoogte van het opstellen van de nota overhead welke besproken wordt in de auditcommissie van 12 juni. Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing. Gezondheid Niet van toepassing. Varianten met argumenten voor en tegen Kaderstelling Gemeenten kunnen op drie manier omgaan met kaderstelling ten aanzien van de overhead, namelijk kaders stellen in de financiële verordening, of in een nota overhead of in de beleidsbegroting. De commissie BBV adviseert kaderstelling niet bij de begroting vorm te geven maar door middel van de financiële verordening of een aparte nota overhead. Zij is van mening dat kaderstelling in een aparte nota of in de financiële verordening een positieve bijdrage biedt aan de kwaliteit van de sturing en beheersing van een gemeente en de omvang van begroting en jaarstukken. Wij kiezen ervoor om de kaderstelling in een aparte nota overhead vast te leggen. De financiële verordening wordt later dit jaar geactualiseerd waarbij beleidsregels zoveel als mogelijk worden opgenomen in aparte beleidsnota’s en in de financiële verordening wordt volstaan met een verwijzing

3

Pagina 4 van 5 naar de betreffende nota. Dit sluit aan bij de aanbeveling van de commissie BBV die adviseert om herhalingen tussen verordeningen, nota’s, programma’s en paragrafen zoveel mogelijk te voorkomen. Waar overhead aan toerekenen Overhead mag worden toegerekend aan grondexploitaties, investeringen, onderhoudsvoorzieningen, heffingen en leges, tarieven, (externe) subsidies en diensten aan derden. In de gemeente Nieuwkoop rekenen we overhead toe aan de grondexploitaties, afvalstoffenheffing, rioolheffing, leges, begraafplaatsrechten, en waar mogelijk aan te ontvangen subsidies en diensten aan derden. Er is voor gekozen om geen overhead aan investeringen toe te rekenen omdat de investeringskosten hiermee kunstmatig hoog uitvallen. Overhead is grotendeels een vaste kostenpost die er hoe dan ook is, ongeacht de investering. Door die kosten door te rekenen aan investeringen, lijkt het alsof de investering extra kosten met zicht meebrengt, terwijl dat niet persé zo is. We rekenen ook geen overhead toe aan onderhoudsvoorzieningen omdat dit de nauwkeurigheid van de voorziening aantast. De voorziening wordt opgeblazen met kosten die niet direct aan het onderhoud zelf zijn toe te schrijven. Methoden toerekenen overhead Overhead kan op verschillende manieren worden toegerekend.

Bij de opstelling van de programmabegroting 2025-2028 is een afweging gemaakt tussen een aantal methoden; uurtariefmethode, via verdeelsleutels en een vaste opslagmethode. De keuze van de methodiek is afhankelijk van de financiële consequenties en de administratieve belasting. Bij de Programmabegroting 2025-2028 is gekozen voor de methode met een opslagtarief per uur. Deze methode heeft de minste administratieve belasting en de minste financiële consequenties. Voorgesteld besluit De nota Overhead 2025, conform de bij dit besluit behorende en als zodanig gewaarmerkte bijlage, vast te stellen. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Niet van toepassing Financiële en Juridische gevolgen De nota Overhead 2025 wordt voor het eerst toegepast bij de begroting 2026-2029 en heeft beperkte financiële gevolgen. Dit komt doordat een aantal functies in deze nota niet meer tot de overhead worden gerekend en eerder wel. Het gaat onder andere om ondersteunende functies op directe afdelingen. Er is nu onderscheid gemaakt in ondersteunende functies die onder de afdelingsmanager vallen (deze vallen wel onder de overhead) en ondersteunende functies die onder teamleiders vallen (deze vallen niet meer onder de overhead). In 2025 behoorden deze laatste wel tot overhead. In totaal gaat het om circa 2 % van de totale loonsom dat met ingang van deze nota niet meer onder de overhead valt.

Dit heeft geen gevolgen voor het totaal van de lasten en een beperkt effect op de door te belasten kosten aan heffingen en grondexploitatie. De exacte gevolgen kunnen in dit stadium niet berekend worden en worden meegenomen bij het samenstellen van de begroting 2026. Bijlagen Nota Overhead 2025 Advies meningsvormende raad

4

Pagina 5 van 5

5