Raadsvoorstel Vaststellen Evenementenbeleid 2025 gemeente Nieuwkoop

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel Opgesteld door: Bart Buijks en Isa Dassen, BOR Toezicht en Handhaving

Portefeuillehouder: Robbert-Jan van Duijn

Besluitvormende vergadering: 30 januari 2025

Registratienummer collegebesluit: 295051

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: Vaststellen Evenementenbeleid 2025 gemeente Nieuwkoop Samenvatting: Omdat er voor inwoners, organisatoren en de gemeente veel komt kijken bij het organiseren van een evenement is een duidelijk en actueel evenementenkader wenselijk. Het periodiek updaten van het evenementenbeleid is ook opgenomen in het door de raad vastgestelde Beleidsplan Veiligheid en Handhaving 2023-2026. Het beleidsontwikkelingstraject ving aan met de raadsbrief ‘Start actualisatie Evenementenbeleid gemeente Nieuwkoop’ d.d. 24 oktober 2023. In deze “Startnotitie” is inzicht gegeven in de uitgangspunten, de planning, de te betrekken partners en de communicatie/participatieaspecten. Na het uitgebreide traject van evalueren, analyseren en reflecteren op het bestaande beleid en de uitkomsten van de twee consultatierondes is het nieuwe Evenementenbeleid uitgewerkt. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Het Evenementenbeleid 2025 gemeente Nieuwkoop vast te stellen; 2. Het beleid in werking te laten treden op de dag na bekendmaking.

burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 6

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Bij het organiseren van evenementen komt veel kijken, zowel voor organisatoren, omwonenden als voor de gemeente. Daardoor is de behoefte ontstaat aan een centraal punt waar de meest belangrijke aspecten rondom evenementen samenkomen op het moment dat een organisatie zich met een evenement meldt bij de gemeente. Dit in combinatie met de versplintering en veroudering van de bestaande regels omtrent evenementen vormt de aanleiding tot de actualisatie van het evenementenbeleid. Het periodiek updaten van het evenementenbeleid is ook opgenomen in het door de raad vastgestelde Beleidsplan Veiligheid en Handhaving 2023-2026. Na een uitgebreide periode van evalueren, analyseren en reflecteren op het bestaande beleid en de uitkomsten van de twee consultatierondes is het nieuwe Evenementenbeleid uitgewerkt.

De wijzigingen ten opzichte van de huidige beleidsregels zijn: o het beleid is geactualiseerd met betrekking tot gewijzigde wet- en regelgeving en landelijke ontwikkelingen; o de bestaande praktijk van het hanteren van de risicoclassificering voor evenementen (A, B en C), en de voorwaarden daarvan vanuit de Veiligheidsregio Hollands-Midden, is nu expliciet opgenomen in het beleid; o er is nadrukkelijk(er) aansluiting gezocht bij regionale voorschriften vanuit de veiligheidsregio, de GHOR en de GGD; o de eindtijd van evenementen op doordeweekse dagen is verruimd van 23:00 uur naar 24:00 uur; o het “afkoelingshalfuurtje” is ingevoerd. Een half uur voor het einde van een evenement moet de muziek uit en de bar dicht; o een verruiming van locaties voor het organiseren van evenementen. In principe is geen enkele locatie meer op voorhand uitgesloten; o het verlenen van meerjarige vergunningen blijft en wordt aangevuld met de mogelijkheid om ook een meerjarige ontheffing voor het schenken van zwak-alcoholische dranken aan te vragen; o een vereenvoudiging van het onderscheid tussen “sterk belastende evenementen” en “minder belastende evenementen”; o de evenementendruk voor “sterk belastende evenementen” per kern is gemaximeerd (t.o.v.

een gemaximeerd aantal dagdelen per terrein); o de mogelijkheden tot het niet meer kosteloos beschikbaar stellen van (verkeers)materialen zoals dranghekken en verkeersborden e.d. voor commerciële evenementen wordt onderzocht. Beoogd (maatschappelijk) effect (Sport)evenementen horen bij Nieuwkoop! Diverse evenementen zijn al vele jaren bekend in onze gemeente. Evenementen zorgen voor dynamiek, vermaak, saamhorigheid, economische impulsen en levendigheid in de kernen en dorpen. Dit vergroot het woongenot en de sociale (ver)binding onder de inwoners van de gemeente en de regio. Om evenementen prettig, beheersbaar en veilig te laten verlopen en de organisatoren duidelijkheid en transparantie te verschaffen over de voorschriften die gelden, is een evenementenaanpak nodig. Met een duidelijke evenementenaanpak streven we naar een juiste balans tussen gezelligheid en feestelijkheden aan de ene kant en het bewaren van de openbare orde en veiligheid, leefbaarheid en het beperken van overlast aan de andere kant. Het (geactualiseerde) evenementenbeleid biedt een richtinggevend kader aan alle betrokkenen.

2

Pagina 3 van 6 Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis • Beleidsregels voor evenementen in de gemeente Nieuwkoop; • Beleidsplan Veiligheid en Handhaving 2023-2026 (zaaknummer 275886); • Raadsbrief ‘Start actualisatie Evenementenbeleid gemeente Nieuwkoop’ (“Startnotitie”) d.d. 24 oktober 2023; • B&W-presentatie d.d. 31 oktober 2023; • Raadsbrief ‘Raadsavond actualisatie Evenementenbeleid gemeente Nieuwkoop en gewijzigde planning’ d.d. 24 juni 2024; • Raadsbrief ‘Toezending vastgesteld Concept Evenementenbeleid gemeente Nieuwkoop 2024 en inspraakperiode’ d.d. 3 september 2024; • Raadsavond d.d. 12 september 2024. Participatie / betrokken partijen / personen Het evenementenbeleid is tot stand gekomen in consultatie met diverse (veiligheids)partners, inwoners, organisatoren van evenementen, (horeca)ondernemers en de gemeenteraad. In onderstaande tabel is weergegeven welke actoren op welk moment een bijdrage hebben geleverd aan de invulling en de totstandkoming van het beleid. Fase

(Veiligheids) partners -

Gemeenteraad

Opstartfase

Inwoners, organisatoren, (horeca)ondernemers -

Resultaat: contouren voor beleidsontwikkelingstraject Eerste (digitale) participatieronde

Digitale vragenlijst (dec. 2023 – jan. 2024).

Gesprekken met: * Politie; * Diverse interne disciplines.

Digitale vragenlijst (dec. 2023 – jan. 2024).

-

Meegelezen door: * Politie; * Veiligheidsregio; * Omgevingsdienst; * GHOR; * GGD; * Diverse interne Disciplines.

-

Resultaat: Startpositie voor de actualisatie Uitwerking concept Evenementenbeleid Resultaat: Concept Evenementenbeleid

Tweede digitale participatieronde

* Inspraakperiode (meelezen en reageren)

* “Startnotitie” * B&W-presentatie

* Raadsavond 12 sept. 2024 * Inspraakperiode

Resultaat: Definitief Evenementenbeleid

Duurzaamheidsaspecten Er zijn geen duurzaamheidsaspecten bij dit voorstel. Gezondheid Er zijn geen gezondheidsaspecten bij dit voorstel. Eventuele gezondheidsaspecten in het vergunningenproces worden beoordeeld aan de hand van het advies van onze gezondheidspartners zoals de GHOR en de GGD. Varianten met argumenten voor en tegen Enkele reacties uit de inspraakperiode (bijlage 4 van het Evenementenbeleid) zouden aanleiding kunnen zijn voor alternatieve keuzes. Het betreft de reacties ten aanzien van (1) de verruiming van de eindtijden voor evenementen op doordeweekse dagen, (2) de criteria voor het aanmerken van sterk belastende evenementen én (3) het maximale aantal sterk belastende evenementen in de kernen en het buitengebied.

3

Pagina 4 van 6 Ad 1a. Eindtijden voor evenementen In het nieuwe Evenementenbeleid wordt de eindtijd voor evenementen op doordeweekse dagen verruimd van 23:00 uur naar 24:00 uur. Een variant kan zijn om de eindtijden voor evenementen op doordeweekse dagen gelijk te houden ten opzichte van de huidige/oude beleidsregels of nog verder te verruimen. Uit de uitkomsten van de vragenlijst (bijlage 1 van het Evenementenbeleid) is af te leiden dat de meerderheid van de respondenten stemt voor een andere eindtijd dan 23:00 uur. Het merendeel van de respondenten geeft aan een eindtijd van 01:00 uur en/of 02:00 uur acceptabel te vinden. Omdat het verruimen van de eindtijden op alle dagen, doordeweeks en in het weekend, in verband met een goede nachtrust, niet wenselijk wordt geacht, is met de verruiming op doordeweekse dagen van 23:00 uur naar 24:00 uur een tussenoplossing gevonden. Ad 1b. Afwijkende eindtijden Zowel de huidige/oude evenementenregels als het nieuwe Evenementenbeleid bevatten enkele uitzonderingsgronden op basis waarvan afwijkende eindtijden zijn toegestaan. Op basis van de standaardpraktijk de afgelopen (minimaal) 8 jaar, het hieruit voortkomende vertrouwen en de inspraakreacties is in het Evenementenbeleid (t.o.v. het concept), een aanvullende uitzonderingsgrond opgenomen die specifiek betrekking heeft op (al tiental(len) jaren bestaande evenementen.

Verworven rechten zoals bijvoorbeeld langere eindtijden op doordeweekse dagen, bij bepaalde ‘traditiegetrouwe’ evenementen dan wel evenementen die inmiddels onlosmakelijk verbonden zijn met Nieuwkoop, worden in goed overleg met de organisatoren, in stand gelaten. Concreet betekent dit dat in specifieke uitzonderingsgevallen er sprake kan zijn van een eindtijd van later dan 24:00 uur op bijvoorbeeld een woensdag en/of een donderdag. Het alternatief kan zijn om ook voor deze specifieke evenementen, na afloop van de huidige vergunning(en), de vaste eindtijden uit het beleid te hanteren. Dit kan dan tot gevolg hebben dat enkele traditiegetrouwe evenementen niet meer kunnen plaatsvinden op de manier waarop dit in Nieuwkoop gewend is dan wel dat er voor de organisator van degelijke evenementen aanleiding is tot het heroverwegen van het evenement. Hiermee ontstaat de kans dat deze evenementen op den duur niet meer plaats zullen vinden in Nieuwkoop. Gelet op de onlosmakelijke verbinding tussen deze evenementen en Nieuwkoop, biedt dit voldoende aanleiding om een dergelijke aanvullende uitzonderingsgrond als mogelijkheid toe te voegen. Ad 2. Criteria voor sterk belastende evenementen De inspraakreacties hebben aanleiding gegeven tot het (verder) vereenvoudigen van de criteria voor het aanmerken van sterk belastende evenementen.

Daartoe zijnde eerder voorgenomen aanwijzing van 4 categorieën, te weten: tentfeest, kermis, meer dan 1.000 bezoekers per dag en een duur van 4 dagen of langer, vervangen door nog slechts één criterium. Het nieuwe (verder) vereenvoudigde criteria betreft: evenementen met een eindtijd na 24:00 uur, waarbij nog muziek wordt (af-)gespeeld, versterkt, mechanisch of anderszins. Een variant kan zijn om de (verdere) vereenvoudiging ongedaan te maken echter ontstaat er dan wellicht alsnog verwarring zoals blijkt uit de inspraakreactie(s). De inspraakreactie(s) hieromtrent bevatten een terechte constatering en aanpassing ervan neemt eventuele discussies over definities weg. •

• •

In de categorie tentfeesten zijn er verschillen tussen omvang, doelgroepen, duur en eindtijd. Dat maakt niet dat elk tentfeest per definitie sterk belastend is, niet voor het gelui en ook niet voor het verkeer, ten aanzien van doorstroming en bereikbaarheid. Voor kermissen geldt dat min of meer ook, kleiner en groter van omvang. Door de culturele traditie is er bovendien een grote mate van maatschappelijke acceptatie. Er zijn jaarlijks meerdere evenementen met meer dan 1.000 bezoekers per dag, zonder dat dat tot wezenlijke problemen leidt, ook niet voor het geluid en ook niet voor het verkeer. Natuurlijk zijn er effecten, maar die zijn goed beheersbaar. Het publiek komt bij deze evenementen veelal verspreid

4

Pagina 5 van 6

•

over de dag, op piekmomenten blijft het aantal (ver) onder de 1.000 bezoekers, of deelnemers (bij toertochten, waarbij de passagelocaties en –moment doorgaans slechts van korte duur zijn). Alleen de duur van 4 dagen maakt een evenement evenmin automatisch tot een sterk belastend evenement. De wandel- en fietsevenementen van 4 dagen zijn daarvan ook tot een sterk belastend evenement. Evenementen mogen beleidsmatig in beginsel 3 dagen duren. Daarmee zijn evenementen van 4 of meer dagen feitelijk ook al uitzondering.

Daarnaast sluit het vereenvoudigde criteria aan op de verruiming van de eindtijden voor evenementen op maandag tot en met donderdag tot 24:00 uur. Ad 3. Maximumaantal sterk belastende evenementen per kern en buitengebied. De huidige/oude beleidsregels voor evenementen bevat, uitgesplitst naar diverse locaties, een gemaximeerd aantal dagdelen (ochtend, middag en avond/nacht) per evenemententerrein, per kalenderjaar. Deze werkwijze, de genoemde locaties en de aantallen dagdelen zijn gebaseerd op de situatie uit 2016. Voor het nieuwe Evenementenbeleid is dit geactualiseerd. Het maximumaantal dagdelen (ochtend, middag en avond/nacht) per evenemententerrein, per kalenderjaar is vereenvoudigd naar maximumaantallen per kern of buitengebied, per kalenderjaar. Een variant kan zijn om de vereenvoudiging van de systematiek ten opzichte van het beleid uit 2017 terug te draaien echter is het doel van de actualisatie geweest zaken te verbeteren waar nodig en mogelijk. De nieuwe verdeling is eenvoudiger, duidelijker en sluit aan bij de huidige praktijk. Het hanteren van maximumaantallen is daarmee niet veranderd, de toepassing ervan is slechts vereenvoudigt. Ook ten aanzien van het onderscheid tussen grotere en kleinere kernen is er niks veranderd.

Voor het bepalen van de maximumaantallen per kern en buitengebied is het evenementenjaar 2023 en de bestaande sterk belastende evenementen in dat jaar als uitganspositie genomen (tabel 3 en tabel 4 uit het beleid). De opgenomen maximumaantallen zijn gebaseerd op de bestaande praktijk aangevuld met beperkte uitbreidingsruimte maar met in achtneming van de signalen ten opzichte van (geluids)overlast. In het voorliggende beleid is ruimte gecreëerd waar mogelijk, maar rekening houdend met de balans tussen levendigheid en leefbaarheid. Varianten hierop kunnen zijn om (1) het opgenomen maximumaantal sterk belastende evenementen per kern en/of buitengebied te verruimen, (2) qua aantallen geen onderscheid te maken tussen kleinere en grotere kernen of (3) het hanteren van maximumaantallen los te laten voor de grotere kernen en/of voor alle kernen en/of alle buitengebieden. Deze varianten creëren ruimte om naast de bestaande sterk belastende evenementen, meerdere nieuwe sterk belastende evenementen toe te laten op diverse locaties. Gebaseerd op de ervaringen van de afgelopen jaren wordt niet verwacht dat er een (enorme) toestroom van sterk belastende evenementen komt. Wat een dergelijke verruiming betekent voor de (dis-)balans tussen levendigheid en leefbaarheid zal de tijd moeten leren.

Daarnaast is een variant mogelijk waarbij het faciliteren van gemeentelijke (verkeers)maatregelen zoals verkeersborden, dranghekken e.d. voor alle soorten evenementen kosteloos beschikbaar blijven. De gemeente draagt nu deze kosten (kosten materiaal en kosten capaciteit voor het brengen en ophalen). In het nieuwe Evenementenbeleid wordt voorgesteld om het kosteloos beschikbaar stellen van dergelijke (verkeers)maatregelen te beperken tot alleen de niet-commerciële evenementen. Deze keuze is gemaakt vanwege het groeiende aantal evenementen en de hoeveelheid tijd en capaciteit die de gemeente hiervoor beschikbaar kan (en wil) stellen. We leggen hiermee een deel van de verantwoordelijkheid terug bij de organisator. Uit de participatie rondes is gebleken dat er begrip is voor het voorstel mits hierbij onderscheid wordt gemaakt tussen commerciële evenementen en niet-commerciële evenementen. Dit onderscheid is in het voorstel overgenomen. Voorgesteld besluit 1. Het Evenementenbeleid 2025 gemeente Nieuwkoop vast te stellen; 5

Pagina 6 van 6 2. Het beleid in werking te laten treden op de dag na bekendmaking. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Het voornemen om voor bepaalde evenementen de benodigde (verkeers)maatregelen in de toekomst niet meer kosteloos ter beschikking te stellen moet nog nader uitgezocht worden op concrete haalbaarheid. We haken hiervoor aan bij de ontwikkelingen in buurgemeente Kaag en Braasem. Zij ondergaan eenzelfde ontwikkeling in hun gemeente. Financiële en Juridische gevolgen Het vastgestelde Evenementenbeleid moet worden bekend gemaakt op www.obverheid.nl. Immers dan vervallen ook de in 2017 door het college vastgestelde beleidsregels. Verder zijn er geen financiële en/of personele gevolgen. Bijlagen 1. Evenementenbeleid 2025 gemeente Nieuwkoop. Advies meningsvormende raad

6