Raadsvoorstel Uitgangspunten vereenvoudiging Planning en Control (P&C) cyclus

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Antoinette Ingwersen

Besluitvormende vergadering: 23 februari 2023

Opgesteld door: Jolanda Fokker, BV Leiding

Registratienummer collegebesluit: 232352

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: Uitgangspunten vereenvoudiging P&C cyclus Samenvatting:

Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De financiële verordening op te stellen op basis van scenario 2 (begroting, jaarrekening, uitgebreide kadernota) en de bijbehorende uitgewerkte uitgangspunten. 2. Vooruitlopend op de formele besluitvorming over de financiële verordening dit jaar al te gaan werken met de vereenvoudigde P&C cyclus en de geformuleerde uitgangspunten.

burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 5

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Anderhalf jaar geleden is gestart met een gesprek tussen raad, college en organisatie. Uit deze gesprekken is de wens naar vereenvoudiging van de P&C cyclus naar voren gekomen. In 2022 hebben wij externe deskundigheid aangetrokken om deze wens nader uit te werken. In december 2022 heeft een themabijeenkomst plaatsgevonden over meerdere scenario's. Beoogd (maatschappelijk) effect Een vereenvoudigde P&C cyclus waardoor de gemeenteraad kan sturen op hoofdlijnen. Een efficiencyslag voor de organisatie. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Collegeprogramma: vereenvoudiging P&C cyclus. Themabijeenkomst gemeenteraad 8 december 2022. Participatie / betrokken partijen / personen Met de auditcommissie is vanaf 2021 diverse malen over dit onderwerp gesproken. In december 2022 heeft een themabijeenkomst plaatsgevonden onder begeleiding van een externe deskundige over de vereenvoudiging van de P&C cyclus aan de hand van een aantal scenario's. Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing. Gezondheid Niet van toepassing. Varianten met argumenten voor en tegen Hieronder worden een aantal scenario's uitgewerkt. Voor alle scenario's geldt dat het opstellen van een jaarrekening en begroting wettelijk verplicht zijn.

Scenario 1 De P&C cyclus bestaat in dit scenario uit: Kadernota met alleen financiële uitgangspunten Begroting Jaarrekening Dit scenario is het meest summiere scenario. Argumenten voor: Raad: • Het aantal documenten wordt verminderd doordat de tussentijdse rapportages vervallen. • De kadernota en de begroting worden ingericht op hoofdlijnen. Daardoor is de raad beter in staat te sturen. • De raad houdt de mogelijkheid bij te sturen bij grote afwijkingen. Organisatie: • Het aantal op te leveren documenten wordt ook hier verminderd doordat de tussentijdse rapportages vervallen.

2

Pagina 3 van 5 •

Dit scenario leidt tot een betere spreiding van de werkdruk, waarbij het piekmoment niet meer in de zomervakantie ligt.

Argumenten tegen: Raad • De kadernota is in dit scenario beleidsarm. Dit betekent dat discussies over beleid pas bij het opstellen van de begroting aan de orde komen. Dit leidt tot druk op de besluitvorming vanwege de korte tijd die dan beschikbaar is. Organisatie: • De organisatie heeft weinig tijd beschikbaar om wijzigingen door te voeren. Scenario 2 De P&C-cyclus bestaat in dit scenario uit: Kadernota (inclusief nieuw beleid en financiële wijzigingen) Begroting Jaarrekening. Ten opzichte van scenario 1 is dit scenario uitgebreid met het toevoegen van nieuw beleid bij de kadernota. Argumenten voor: Raad • De besluitvorming over nieuw beleid die nu plaatsvindt in het najaar wordt verplaats naar het voorjaar. Dit betekent dat de mogelijkheid tot sturing van de raad meer naar voren wordt getrokken. Daarmee wordt ook de kwaliteit van de begroting beter. • Het aantal documenten wordt verminderd doordat de tussentijdse rapportages vervallen • De kadernota en de begroting worden ingericht op hoofdlijnen. Daardoor is de raad beter in staat te sturen. Organisatie: • Dit leidt tot een efficiënter proces en uiteindelijk tot een kwalitatief betere begroting. • Dit scenario leidt tot een betere spreiding van de werkdruk, waarbij het piekmoment niet meer in de zomervakantie ligt. • Het aantal op te leveren documenten wordt ook hier verminderd doordat de tussentijdse rapportages vervallen.

Argumenten tegen: Raad: • Er zijn geen tussentijdse rapportages. Organisatie: • Er zal een andere werkwijze geïmplementeerd moeten worden om de raad tussentijds te informeren bij substantiële afwijkingen. Scenario 3 De P&C-cyclus bestaat in dit scenario uit: Kadernota (alleen financiële uitgangspunten) Begroting "Na de zomer" nota Jaarrekening Dit scenario lijkt het meest op de huidige gang van zaken, met dien verstande dat voor-en najaarsnota vervangen zijn door een "Na de zomer" nota. Argumenten voor: Raad 3

Pagina 4 van 5 • Dit scenario leidt tot een beperkte vermindering van het aantal documenten. Organisatie: • De organisatie heeft het wat minder druk voor de zomervakantie. Argumenten tegen: Raad • Er is geen sprake van een vereenvoudiging van de P&C cyclus • Werkdruk voor de Raad blijft hoog om alle stukken door te nemen. • De sturing is beperkt tot 1 moment laat in het jaar. Organisatie: • Er is geen sprake van een vereenvoudiging van de P&C-cyclus • Het is druk in tijd met minder bezetting en dus minder beschikbare capaciteit in de organisatie De scenario's zijn gepresenteerd door een externe deskundige in de themabijeenkomst van de raad op 8 december 2022. Vooruitlopend op de presentatie van de scenario's is er meerdere malen gesproken met de auditcommissie. De uitkomsten daarvan en de reacties tijdens de themabijeenkomst zijn meegenomen bij het uitwerken van dit voorstel. Wij hebben gekozen voor het uitwerken van scenario 2 omdat het lijkt dat daarvoor het draagvlak het grootst is. Voorgesteld besluit 1. De financiële verordening op te stellen op basis van scenario 2 (begroting, jaarrekening, uitgebreide kadernota) en de bijbehorende uitgewerkte uitgangspunten. 2. Vooruitlopend op de formele besluitvorming over de financiële verordening dit jaar al te gaan werken met de vereenvoudigde P&C cyclus en de geformuleerde uitgangspunten.

Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen De uitgangspunten zijn te zien als beheersmaatregelen om te komen tot een vereenvoudigde P&Ccyclus. Bij een keuze voor scenario 1 en 2 geldt dat er in 2023 sprake is van een overgangsjaar. De reden hiervoor is dat de begroting 2023 nog is opgesteld conform de bestaande verordening. Dit betekent dat er in 2023 nog een document komt om u te informeren over de stand van zaken. Financiële en Juridische gevolgen Er zijn geen juridische gevolgen. Er word voldaan aan de eisen die de wet- en regelgeving stelt. De vernieuwing van de P&C cyclus brengt eenmalige kosten met zich mee. Deze kosten nemen wij mee in de maatregelen die nodig zijn voor de doorontwikkeling van de organisatie en specifiek van planning en control en financiën in brede zin. Bijlagen Uitgangspunten vernieuwing P&C cyclus Advies meningsvormende raad

4

Pagina 5 van 5

5