Raadsvoorstel proefperiode nieuwe werkwijze gemeenteraad 2024

Gemeente Nieuwkoop

Raadsvoorstel griffie

Portefeuillehouder: n.v.t.

Opgesteld door: Griffie

Besluitvormende vergadering: 14 december 2023

Raadsnummer 2023-111

Titel / onderwerp: Proefperiode nieuwe werkwijze gemeenteraad 2024 Samenvatting: Gedurende de eerste helft van 2024 wil de gemeenteraad Nieuwkoop experimenteren met een andere vergader- en werkwijze. In deze proefperiode tot het zomerreces doet de gemeenteraad een poging om binnen de vastgestelde vergadermomenten efficiënt informatie-inwinning, behandeling en besluitvorming toe te passen; met evenwichtige betrokkenheid van inwoners, experts, collegeleden, ambtenaren, fractieassistenten en raadsleden zelf.

Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De periode van 1 januari 2024 tot en met 12 juli 2024 te benutten als een proefperiode voor de invoering van een andere vergader- en werkwijze. 2. Gedurende deze periode één of tweemaal de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ tussentijds te laten evalueren en zo nodig bij te sturen. 3. De vergadertypen om te beginnen uit te voeren zoals in de bijlage verwoord. In grote lijn houdt dit in (waar in het vastgestelde vergaderschema staat): a. Raad: vormvrij (door agendacommissie in te vullen) en met verschillende doelen zoals informatie ophalen, input leveren, participatie enzovoort. b. Oriënterende raad: een vaste vergaderopzet gericht op het inwinnen van informatie. c. Meningsvormende raad: een vaste vergaderopzet gericht op onderlinge discussie met als doel betere raadsbesluiten te kunnen nemen d. Besluitvormende raadsvergadering: dezelfde vaste vergaderopzet als voorheen, gericht op besluitvorming. 4. Het Reglement van Orde op zijn vroegst pas in september 2024 aan te passen als de nieuwe werkwijze functioneert; tot dat moment te accepteren dat in het kader van het experiment van het Reglement van Orde wordt afgeweken. 5. De werkwijze zo helder mogelijk te communiceren naar alle betrokkenen.

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De gemeenteraad is al enige tijd bezig om zijn vergaderingen anders in te richten. Aan de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ is gevraagd hier een voorstel voor te doen zodat een nieuwe werkwijze per 1 januari 2024 kan starten. Een aantal keren is hierover gesproken met de gehele raad en met de werkgroep. Het voorstel is nu om de nu voorliggende uitwerking voor een proefperiode van een half jaar uit te testen en te evalueren en daarna het reglement van orde aan te passen op de dan in praktijk geteste werkwijze. Oftewel 'gewoon uitproberen’.

Beoogd (maatschappelijk) effect Door een duidelijke scheiding tussen informatie verzamelen en debatteren tot betere/wel overwogen raadsbesluiten komen. Daardoor komt er ook meer tijd tussen het moment van informatie verzamelen en besluitvorming; de input van inwoners, stakeholders, experts kan dan beter meegenomen worden in discussie in de meningsvormende raad. In de meningsvormende raad moet dit voorstel gaan leiden tot meer debat tussen de raadsleden. Dus meer het uitwisselen van standpunten om zo ‘de mening te vormen’, dan een vraagspel en discussie met de wethouder. Ook ligt zo meer de focus op de beoordeling van (de kwaliteit) het voorstel van het college van B&W: moet het aangepast worden (via een amendement) om een beter besluit te nemen of is er een motie wenselijk?

Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Raadsvoorstel Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2024; vastgesteld 28 september 2023. Daarin is aangegeven dat de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ nog in 2023 met een voorstel naar de gemeenteraad komt voor de invulling en spelregels van de ingeplande avonden. Dit op basis van de toen getrokken conclusies: • •

•

Uit de meningsvormende raden (MR) zoveel mogelijk de vragen aan de portefeuillehouders weg te halen. Dit te doen door eerder, vaker en voor meer onderwerpen een oriënterende bijeenkomst (OBinfo = een beeldvormende sessie) te houden waarbij technische- en politieke vragen aan de orde kunnen komen en zo de Meningsvormende raad vrij te maken voor onderling debat (MR = oordeelsvorming). Een model uit te werken waarbij vrijwel alleen donderdagen worden benut.

Participatie / betrokken partijen / personen Op 7 september 2023 was er voor alle raadsleden en fractieassistenten de mogelijkheid om van gedachten te wisselen en input te leveren. De leden van de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ met daarin een vertegenwoordiger van alle fracties, de voorzitter van de raad en de griffier hebben dit verder uitgewerkt en met hun fractiegenoten besproken.

Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing 2

Pagina 3 van 4

Gezondheid Niet van toepassing

Varianten met argumenten voor en tegen Er zijn allerlei varianten meerdere keren besproken en bekeken op de volgende aspecten: • Doel van elke bijeenkomst • Wie is initiatiefnemer; wie bepaalt de agenda • Inhoud en vorm; wat bespreken we wanneer • Inspreekmogelijkheden; hoe vaak en wanneer beste moment • Live uitzenden en verslaglegging; voor welke bijeenkomsten • Publicatie agenda's; timing en mogelijkheden • Wel of geen parallelle bijeenkomsten • Wel of geen vaste voorzitters • Voldoende mogelijkheden voor het college om zaken te presenteren/bespreken De Oriënterende raad en de Meningsvormende raad veranderen het meeste en zijn daarom verder uitgewerkt (zie bijlage).

Voorgesteld besluit 1. De periode van 1 januari 2024 tot en met 12 juli 2024 te benutten als een proefperiode voor de invoering van een andere vergader- en werkwijze. 2. Gedurende deze periode één of tweemaal de werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn?’ tussentijds te laten evalueren en zo nodig bij te sturen. 3. De vergadertypen om te beginnen uit te voeren zoals in de bijlage verwoord. In grote lijn houdt dit in (waar in het vastgestelde vergaderschema staat): a. Raad: vormvrij (door agendacommissie in te vullen) en met verschillende doelen zoals informatie ophalen, input leveren, participatie enzovoort. b. Oriënterende raad: een vaste vergaderopzet gericht op het inwinnen van informatie. c. Meningsvormende raad: een vaste vergaderopzet gericht op onderlinge discussie met als doel betere raadsbesluiten te kunnen nemen d. Besluitvormende raadsvergadering: dezelfde vaste vergaderopzet als voorheen, gericht op besluitvorming. 4. Het Reglement van Orde op zijn vroegst pas in september 2024 aan te passen als de nieuwe werkwijze functioneert; tot dat moment te accepteren dat in het kader van het experiment van het Reglement van Orde wordt afgeweken. 5. De werkwijze zo helder mogelijk te communiceren naar alle betrokkenen.

Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen De werkgroep adviseert de gemeenteraad om het gewoon te gaan doen en gaandeweg te evalueren en eventueel bij te stellen. In de zomer van 2024 kijken of deze we de gekozen werkwijze definitief doorvoeren.

Financiële en Juridische gevolgen Niet substantieel van toepassing. Omdat de Oriënterende Raad ook live uitgezonden wordt en later teruggezien moet kunnen worden, zullen er meer kosten per jaar aan de uitzendingen zijn verbonden. Gedurende de proefperiode zal op onderdelen afgeweken worden van het Reglement van Orde.

3

Pagina 4 van 4 Bijlagen 1. Vastgestelde vergaderschema 2024 (als achtergrondinformatie) 2. Uitwerking invulling Oriënterende Raad en Meningsvormende Raad (ter verduidelijking) 3. Uitwerkingsschema Raad-OR-MR-BR

Advies meningsvormende raad Niet van toepassing zit rechtstreeks in de besluitvormende vergadering 14 december 2023.

4