Raadsvoorstel ICT-middelen en -ondersteuning vanaf de raadsperiode 2026-2030 - versie iPad met toetsenbord (ná 4-12-2025)

Gemeente Nieuwkoop - griffie

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Robbert-Jan van Duijn

Besluitvormende vergadering: 18 december 2025

Opgesteld door: Edzard van Holthe, griffier

Registratienummer collegebesluit: 549704

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: ICT-middelen en -ondersteuning vanaf de raadsperiode 2026-2030 Samenvatting: Om raadswerk te kunnen uitvoeren hebben raadsleden ICT-middelen nodig. De gemeente moet daarbij voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), het Nationaal Cyber Security Center (NCSC), de Network and Information Security Directive 2 (NIS2) en aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Aan alle raadsleden en fractieassistenten vanaf het begin van de nieuwe raadsperiode na de gemeenteraadsverkiezingen 18 maart 2026 een iPad met toetsenbord in bruikleen van de gemeente te geven; 2. De gemeente zorgt voor een veilige inrichting in dezelfde streng beveiligde omgeving die voor de ambtelijke organisatie is ingezet, en door middel van de aanschaf van Microsoft Office E5 licenties en levert voor alle gebruikers een @raadnieuwkoop.nl mailadres en een OneDrive omgeving. 3. Het beheer uitbesteden aan hetzelfde bedrijf dat voor de ambtelijke organisatie de opdracht heeft verworven en vanaf het begin de beheerperiode gelijk op te laten lopen met de contracttermijn die de ambtelijke organisatie heeft afgesloten. 4. Niet aan te besteden, omdat het gaat om een uitbreiding van een bestaande contract voor het beheer van de ICT middelen van de gemeentelijke organisatie.

Bij een volgende aanbesteding van ICT middelen alles tegelijkertijd uitvragen. 5. a. Het investeringskrediet van € 50.000 en de € 21.000 structurele lasten voor de bovenstaande besluitpunten op te nemen in het ICT-beheerplan 2027-2030. b. De financiële gevolgen te verwerken in de kadernota 2027. 6. Te schrappen artikel 5 lid 3 van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

1

Pagina 2 van 6

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding In Nieuwkoop zijn van 2011 tot 2018 iPads in bruikleen verstrekt aan raadsleden. In de raadsperiode 2018-2022 kregen raadsleden eenmalig een extra bedrag per fractie waarmee zelf ‘devices naar keuze’ konden aanschaffen. En in de raadsperiode 2022-2026 kregen raadsleden weer een iPad in bruikleen, zonder een netwerkinrichting op basis van Microsoft Office E5. Deze opties voldoen niet aan de huidige eisen en richtlijnen vanuit de rijksoverheid (onder andere Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), Nationaal Cyber Security Center (NCSC), Network & Information Security (NIS2) en Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)). Om het raadswerk op veilige, verantwoorde wijze uit te voeren, moet bepaald worden hoe en van wie vanaf de raadsperiode 2026-2030 ICT middelen worden gebruikt en hoe dit wordt ondersteund en beheerd. In dit raadsvoorstel wordt voorgesteld om raadsleden en fractieassistenten op een veilige manier in overeenstemming met vigerende wet- en regelgeving met ICT middelen te ondersteunen. Beoogd (maatschappelijk) effect De gemeenteraad op een verantwoorde en veilige manier voorzien van de juiste middelen, waarmee de raadsleden en fractieassistenten hun taken goed kunnen uitvoeren. Bovendien kunnen inwoners erop vertrouwen dat geheime documenten in een optimaal beveiligde omgeving worden ontwikkeld en bewerkt.

Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Op 12 mei 2022 heeft de raad een besluit (2022-040) genomen voor de huidige raadsperiode. Alle raadsleden en alle fractieassistenten kregen een iPad in bruikleen, maar er is geen ondersteuning, raadsleden hebben geen beschermd herkenbaar mailadres (@raadnieuwkoop.nl). Aan de BIO wordt niet voldaan. Participatie / betrokken partijen / personen Anders dan bij het raadsvoorstel dat 4 jaar geleden aan de raad is voorgelegd, zijn raadsleden bij dit raadsvoorstel niet intensief betrokken. De IT veiligheid is meer dan vroeger een afweging waar niet aan voorbij gegaan kan worden. Het raadsvoorstel is aangepast na een presentatie-/toelichtingsavond aan de raad op 4 december 2025. In het nieuwe raadsvoorstel worden geen notebooks voorgesteld, maar iPads met toetsenbord. iPads zijn makkelijk mee te nemen en het biedt als voordeel dat raadsleden er zelf applicaties op kunnen zetten. Duurzaamheidsaspecten Extra hardware is niet speciaal duurzaam te noemen. Gezondheid N.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Door in te stemmen met dit voorstel wordt voldaan aan de veiligheidseisen die op dit moment gelden in een ‘cyber-onveilige tijd’. Het kan een keuze zijn om de middelen niet aan alle fractieassistenten beschikbaar te stellen.

Maar aangezien fractieassistenten dezelfde rechten en plichten hebben als raadsleden (met uitzondering van stemmen), is dit niet wenselijk.

2

Pagina 3 van 6 Uiteraard is het mogelijk om tegen dit voorstel te stemmen. Maar dan wordt het wel heel lastig om aan de veiligheidseisen te voldoen en komt het vooral neer op verantwoord ‘ICT gedrag’ van raadsleden en fractieassistenten. Als raadsleden en fractieassistenten in een volledig van de organisatie losgekoppelde omgeving werken, kan dat op zich verantwoord en veilig te zijn. Toch is via het Raadsinformatiesysteem geheime informatie te raadplegen waarover raadsleden en fractieassistenten onderling gaan communiceren. In de IT-omgeving van de ambtelijke organisatie kan dat veilig. Voor de goede orde: dit betekent niet dat raadsleden bij alle applicaties kunnen komen die voor de ambtelijke organisatie beschikbaar zijn. Zij kunnen uitsluitend bij de applicaties waarmee of waarin zij werken (MS Office, Acrobat Reader, iBabs e.d.). Andere applicaties zijn afgeschermd (zoals het zaaksysteem, het betalingssysteem, het BRP en SharePoint). Door aan te sluiten bij de ICT-ondersteuning die de organisatie krijgt, kan gebruik gemaakt worden van dezelfde Helpdesk; ook bij veiligheidsvraagstukken. Dat scheelt inrichtingswerk en daarmee ook kosten.

Het is ook mogelijk om voor een meerprijs, van € 19,90 per melding over een bruikleen notebook van de gemeente buiten de reguliere werktijden , gebruik te maken van ruimere bereikbaarheidstijden van de Helpdesk dienstverlening in - of buiten kantoortijd. Het gaat dan extra om maandag t/m vrijdag tussen 18:00 en 07:00 uur en 24 uur per dag op zaterdag en zondag. Aangezien het lastig is in te schatten willen we gedurende een proefperiode in het kalenderjaar 2026 uitgaan van twee meldingen per fractie per maand (april t/m december), dus € 2.150,00. Verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning In artikel 5 lid 3 van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning staat nog dat de financiële bijdrage voor tegemoetkoming van de fractiekosten, uitsluitend in het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen, verhoogd wordt met € 500 per raadszetel + € 2.500. In de verordening is dit bedrag niet geoormerkt voor ICT devices. In het bijbehorende raadsvoorstel 2016-095 is opgenomen dat dit bedrag is “voor de aanschaf van mobiele apparaten; bijvoorbeeld iPad’s”. Volgens landelijke regelgeving verwoord in ‘Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers’ is deze optie niet meer toegestaan. Daarom in dit raadsvoorstel het voorstel om dit artikel 5 lid 3 van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning te schrappen.

Het is immers toch niet meer voor dit doel te gebruiken. Vragen uit het presidium Mogen raadsleden andere middelen gebruiken dan het device van de gemeente? Advies vanuit security-perspectief: • Nee, dat wordt sterk ontraden. Reden: persoonlijke apparaten zijn minder goed beveiligd dan beheerde gemeentelijke devices. o Ze hebben waarschijnlijk geen updates, antivirus, firewall of encryptie volgens gemeentelijke standaarden. o Het risico op malware, datalekken of phishing is daardoor veel hoger. Raadsleden hebben vaak toegang tot geheime informatie, en elk niet-beheerd device vergroot het risico op lekken van deze informatie. Praktisch alternatief: • Als een raadslid echt een eigen apparaat wil gebruiken, kan dit met aangescherpte beveiligingsmaatregelen, maar dit vergt extra beheer en monitoring en zal derhalve extra kosten met zich meebrengen. Voor optimale beveiliging en AVG-compliance is uitsluitend beheerde gemeentelijke devices sterk aanbevolen. Minder praktisch alternatief: • Net als bij enkele andere gemeenten terug naar het ‘helemaal niet meer digitaal verstrekken van geheime stukken’. Papieren versies geheime stukken kunnen net als vroeger in een ‘kluis’ 3

Pagina 4 van 6 bij de griffie worden neergelegd. Raadsleden kunnen de stukken in het bijzijn van de griffie lezen zonder er foto’s van te maken. Door gebruik van andere middelen geldt over het algemeen dat de gebruiker dan beschikt over dezelfde functionaliteit binnen iBabs, maar de omgeving waarin gewerkt wordt zal minder veilig zijn. Omdat er ook sprake is van geheime (en vertrouwelijke) informatie in iBabs, moeten ‘passende beveligingsmaatregelen’ worden toegepast, conform BIO/NCSC-richtlijnen. Bij de beveiliging van de ICT-omgeving van de gemeente wordt daaraan voldaan. Er is sprake van een afgeschermde omgeving die voldoet aan de eisen rond authenticatie, logging, autorisatie en integriteit. Bovendien worden IT-audits eenvoudiger, omdat alle logging etc centraal is geregistreerd. Dat betekent dat ook de gemeenteraad kan aantonen te werken in overeenstemming met de overheidsnormen. Is deelname aan dezelfde omgeving als de organisatie een echte verbetering voor beveiliging? • Ja, absoluut. Omdat: de gemeentelijke omgeving is centraal beheerd met: o Sterke ‘meer factor authenticatie’ (MFA) o Toegangscontrole en rolgebaseerde rechten o Logging en monitoring van activiteiten o Actuele antivirus-/EDR-software (beveiligingsupdates en patches die automatisch worden uitgerold) o Patchmanagement en dataversleuteling.

als raadsleden gebruikmaken van losse of externe systemen, kwaadwillenden gemakkelijker toegang kunnen krijgen tot geheime informatie. Door hen in dezelfde infrastructuur als de organisatie te laten werken, profiteren zij van al die beveiligingslagen. Extra voordeel: • Het gebruik van gemeentelijke accounts en beheerde laptops maakt het ook makkelijker om incidenten snel te detecteren en te mitigeren. • Raadsleden blijven consistent binnen dezelfde security- en compliance-standaarden als medewerkers Tegelijk kun je via logische scheiding (zoals aparte Teams-omgeving, SharePoint-site, en groepen in Azure AD) zorgen dat: • raadsleden geen toegang hebben tot ambtelijke documenten, • ambtenaren geen toegang hebben tot raadsstukken, tenzij expliciet bedoeld. Zo ontstaat gedeelde beveiliging, maar gescheiden informatie.

Voorgesteld besluit 1. Aan alle raadsleden en fractieassistenten vanaf het begin van de nieuwe raadsperiode na de gemeenteraadsverkiezingen 18 maart 2026 een iPad met toetsenbord in bruikleen van de gemeente te geven; 2. De gemeente zorgt voor een veilige inrichting in dezelfde streng beveiligde omgeving die voor de ambtelijke organisatie is ingezet, en door middel van de aanschaf van Microsoft Office E5 licenties en levert voor alle gebruikers een @raadnieuwkoop.nl mailadres en een OneDrive omgeving. 3. Het beheer uitbesteden aan hetzelfde bedrijf dat voor de ambtelijke organisatie de opdracht heeft verworven en vanaf het begin de beheerperiode gelijk op te laten lopen met de contracttermijn die de ambtelijke organisatie heeft afgesloten.

4

Pagina 5 van 6 4.

5.

6.

Niet aan te besteden, omdat het gaat om een uitbreiding van een bestaande contract voor het beheer van de ICT middelen van de gemeentelijke organisatie. Bij een volgende aanbesteding van ICT middelen alles tegelijkertijd uitvragen. a. Het investeringskrediet van € 50.000 en de € 21.000 structurele lasten voor de bovenstaande besluitpunten op te nemen in het ICT-beheerplan 2027-2030. b. De financiële gevolgen te verwerken in de kadernota 2027; Te schrappen artikel 5 lid 3 van de verordening op de ambtelijke bijstand en de fractieondersteuning.

Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Het benutten van openbare netwerken (gast WIFI’s in restaurants, winkels, etc.) blijft bij gebruik van alle devices een risico. Benut in dergelijke gevallen een verbinding via een VPN (Virtual Private Network) protocol (zie bijvoorbeeld NordVPN https://nordvpn.com/). Kosten hiervoor bedragen ongeveer € 3 à € 5 per maand. In dit raadsvoorstel is hier geen rekening mee gehouden. Het gaat dus om kosten voor de gebruiker zelf. Het gebruik van een Authenticator applicatie met een mobiele telefoon zal nodig zijn. In dit raadsvoorstel is geen rekening gehouden met het verstrekken van mobiele telefoons. Het gaat dus om gebruik van eigen mobiele telefoons hiervoor. De Authenticator applicatie kan op elke mobiele telefoon worden geïnstalleerd. De huidige raadsleden en fractieassistenten hebben hier al ervaring mee als het gaat om inloggen in twee stappen op het raadsinformatiesysteem iBabs. De aanbesteding voor het beheer van de ICT middelen van de gemeentelijke organisatie is afgesloten voor een periode van vijf jaar met zesmaal een verlengingsmogelijkheid van één jaar. Het is voor ondersteuning wel zo praktisch om het beheer van de ICT middelen van raadsleden bij dezelfde organisatie (SLTN) onder te brengen.

Dat levert ook een kostenvoordeel op, omdat op dezelfde beveiligde omgeving kan worden aangesloten met alleen toegang tot de voor het raadswerk nodige applicaties. Om de termijn gelijk op te laten lopen kan een contract voor vier jaar worden afgesloten, met zesmaal een verlengingsoptie van één jaar. Dit raadsvoorstel is nu niet via B&W aan de raad aangeboden. Op basis van art. 3.3.2 van het Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers is dat wel de bedoeling (“Het college van burgemeester en wethouders stelt ten laste van de gemeente aan een raadslid, een wethouder of de burgemeester voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan de daarbij behorende abonnementen”). Op basis van art. 6 van de Verordening raads- en commissieleden en fractieassistenten van Nieuwkoop biedt B&W een bruikleenovereenkomst van de beschikbaar gestelde middelen aan de raad aan. Financiële en Juridische gevolgen De aanschaf van nieuwe apparatuur en software bedraagt € 50.000. Dit investeringskrediet wordt geactiveerd en op basis van levensduur afgeschreven. Daarnaast wordt er jaarlijks circa € 21.000 lasten aan softwareondersteuning verwacht. Er wordt voorgesteld om dit geheel op te nemen in het ICT-beheerplan 2027-2030.

Er worden iPads aangeschaft voor bruikleen aan alle raadsleden en fractieassistenten. Het gaat dus om 21 raadsleden en in potentie 30 fractieassistenten (als het aantal fracties ongewijzigd blijft). Maar omdat deze raadsperiode er gemiddeld per fractie slechts drie fractieassistenten waren en omdat er geen zicht is op uitbreiding van fracties, kan bij de kosteninventarisatie en bij het tijdig bestellen van notebooks uitgegaan worden van 18 fractieassistenten.

5

Pagina 6 van 6 Gemeenten zijn verplicht om aan de BIO en de NIS2 te voldoen. Beveiliging van alle ICT middelen speelt in heel Europa een steeds belangrijker rol. Opties die niet voldoen aan de BIO en de NIS2 worden niet meer aan de raad voorgelegd als keuze. Door instemming met het voorliggende raadsvoorstel maakt ook de gemeenteraad van Nieuwkoop gebruik van een oplossing die conform de geldende richtlijnen is.

Bijlagen - Link naar Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) klik hier; - Link naar Nationaal Cyber Security Center (NCSC) lik hier; - Link naar de Network and Information Security Directive 2 (NIS2) klik hier; - Link naar de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) klik hier. Advies meningsvormende raad

6