Raadsvoorstel ICT-middelen en -ondersteuning vanaf de raadsperiode 2022 - 2 (met wijzigingen zichtbaar).pdf

Titel / onderwerp: ICT-middelen en -ondersteuning vanaf de raadsperiode 2022 (aangepast voorstel t.o.v. meningsvormende raad II van 10 februari 2022) Achtergrond: Om raadswerk te kunnen uitvoeren hebben raadsleden ICT-middelen nodig. De gemeente moet daarbij rekening houden met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Vanaf de raadsperiode 2022 de domeinnaam en e-mailadres @raadnieuwkoop.nl te hanteren voor alle raadsleden en fractieassistenten van de gemeente Nieuwkoop; 2.1. Te kiezen voor het scenario 1A: ‘iPad 10.2” in bruikleen’; Met de volgende opties a. inrichting met Microsoft Office E3; b. beschikbaarheid van een eerste lijns helpdesk binnen kantoortijden door de IT leverancier van de gemeente Nieuwkoop; 3.2. Besluitpunt 12 beschikbaar te stellen aan alle raadsleden en aan maximaal driealle fractieassistenten per fractie; 4.3. De kosten voor de bovenstaande besluitpunten te dekken uit: a. het beschikbaar gestelde bedrag (zie verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 - besluit van 12-7-2018 nr. 2018-058) voor een raadsperiode van vier jaar: € 500 per raadszetel + € 2.500 per fractie; totaal met zes fracties is € 25.500 per raadsperiode; b.

het restant à € 265.0006.500 voor een periode van vier jaar uit de algemene reserve;. en de financiële consequenties van dit besluit te verwerken in een bijpassende begrotingswijziging 2022. TOELICHTING Inleiding / aanleiding In Nieuwkoop zijn van 2011 tot 2018 iPads in bruikleen verstrekt aan raadsleden. In de raadsperiode 2018-2022 kregen raadsleden eenmalig een extra bedrag per fractie waarmee zelf ‘devices naar keuze’ konden aanschaffen. Deze beide opties voldoen niet aan de huidige eisen en richtlijnen vanuit de rijksoverheid (onder andere AVG en BIO). Om het raadswerk op veilige, verantwoorde wijze uit te voeren, moet bepaald worden hoe en van wie vanaf de raadsperiode 2022-2026 ICT middelen worden gebruikt en hoe dit wordt ondersteund. In dit raadsvoorstel wordt een aantal scenario’s beschreven om raadsleden en fractieassistenten op een veilige manier met ICT middelen te ondersteunen. Beoogd (maatschappelijk) effect Het ter beschikking stellen van ICT middelen aan raadsleden en fractieassistenten zodat zij op een veilige manier en conform standaarden van de rijksoverheid hun raadswerk kunnen uitoefenen. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Onderstaand de kaders / eerdere besluiten / voorgeschiedenis: • De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), sinds 25 mei 2018 van toepassing. In de hele Europese Unie • Privacywetgeving.

• De Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), sinds 1 januari 2019 van kracht. • Artikel 5.3 uit verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016: “De bijdrage uit lid 2 wordt, uitsluitend in het jaar van de gemeenteraadsverkiezingen, verhoogd met € 500 per raadszetel + € 2.500”. Dit artikel is toegevoegd aan de verordening in het

verkiezingsjaar 2018. In de verordening is dit bedrag niet geoormerkt voor ICT devices. In het bijbehorende raadsvoorstel is opgenomen dat dit bedrag is “voor de aanschaf van mobiele apparaten; bijvoorbeeld iPad’s”. Participatie / betrokken partijen / personen Sinds zomer 2021 zijn raadsleden bij betrokken bij het afweging- en besluitvormingsproces over de ICT middelen voor raadsleden en fractieassistenten: •

Op 2 september 2021 is aan de raad ‘AVG-bewustwording’ gepresenteerd door de Functionaris Gegevensbescherming en door de Chief Information Security Officer. Op 8 december 2021 heeft een afvaardiging van de gemeenteraad (de raadsleden De Kleer en Carlier) de mogelijke scenario’s besproken met afdeling ICT en de griffie. Op 11 januari 2022 zijn de scenario’s aan de raad gepresenteerd waarbij twaalf raadsleden en elf fractieassistenten aanwezig waren. De onderstaande drie vragen zijn voorgelegd: 1. Hardware: voorkeur voor BYOD, een meerderheid wil niet investeren in een notebook 2. Aantal personen: naast raadsleden krijgen ook fractieassistenten ICT middelen in bruikleen 3. Helpdesk: de meerderheid heeft hieraan geen behoefte. Zie onderstaande figuur voor de exacte stem aantallen per vraag.

• •

Keuze voor hardware

Hoeveel personen worden voorzien van ICT middelen

Beschikbaarheid helpdesk (tijdens kantooruren)

NB: met het begrip “steunfractieleden” worden “fractieassistenten” bedoeld

In de bijeenkomst van 11 januari 2022 is voorgesteld om een keuze te maken uit één van de volgende scenario’s: 1.A

1.B

BYOD - A (Bring your own device) * BYOD – B (Bring your own device) *

2.

iPad in bruikleen

3.

Notebook in bruikleen

Alle raadsleden (en fractieassistenten) maken gebruik van een eigen / privé ICT middel (device) en iedereen is zelf verantwoordelijk voor een veilige inrichting op het privé device. De gemeente levert voor alle gebruikers een @raadnieuwkoop.nl mailadres. Alle raadsleden (en fractieassistenten) maken gebruik van een eigen / privé ICT middel (device) en iedereen is zelf verantwoordelijk voor een veilige inrichting op het privé device. De gemeente zorgt voor een veilige netwerkinrichting op basis van MS Office E3 en levert voor alle gebruikers een @raadnieuwkoop.nl mailadres. Optioneel is het stellen van ICT vragen aan een helpdesk in kantoortijd. Alle raadsleden (en fractieassistenten) maken gebruik van een iPad in bruikleen van de gemeente. De gemeente zorgt voor een veilige inrichting door middel van MS Office E3 en levert voor alle gebruikers een @raadnieuwkoop.nl mailadres. Optioneel is het stellen van ICT vragen aan een helpdesk in kantoortijd. Alle raadsleden (en fractieassistenten) maken gebruik van een notebook in bruikleen van de gemeente. De gemeente zorgt voor een veilige inrichting door middel van MS Office E3 en levert voor alle gebruikers een @raadnieuwkoop.nl mailadres.

Optioneel is het stellen van ICT vragen aan een helpdesk in kantoortijd.

In de meningsvormende raad II van 10 februari 2022 is een raadsvoorstel met deze scenario’s besproken. Daarbij hebben de woordvoerders aangegeven dat het voorstel ‘niet rijp was voor besluitvorming’. De vereiste regelgeving leek onevenredig hoge kosten met zich mee te brengen ten opzichte van het risico dat onbedoelde onthulling van geheime stukken van het raadswerk met zich mee zou brengen. Er was daarom behoefte aan een ‘second opinion’. Sindsdien is de VNG benadert voor een second opinion. Zij verwezen door naar het ministerie van Binnenlandse Zaken (BZK), die ook benaderd is voor een second opinion. De afdeling Politieke Ambtsdragers en Weerbaarheid van het ministerie van BZK reageerde als volgt: U bent doorverwezen naar de beleidsdirectie die verantwoordelijk is voor de juridische kaders van de rechtspositie van politieke ambtsdragers, waaronder raadsleden. Wij geven echter geen second opinion op ICT-gebied. Maar ons valt wel op dat u een aantal scenario’s wil voorleggen aan de raad waar die uit zou moeten kiezen wat betreft hun ICT. Prominent zijn twee opties die uitgaan van BYOD. Op basis van het rechtspositiebesluit dat geldt voor raadsleden, het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdagers, is BYOD niet toegestaan. Dit geldt al sinds 1 januari 2019.

Kortheidshalve verwijs ik u naar artikel 3.3.2 van genoemd rechtspositiebesluit en de toelichting in de circulaires daarbij. Ik citeer deze, maar de circulaires zijn in hun geheel terug te vinden op onze website www.politiekeambtsdragers.nl. U kunt zich daar via RSS abonneren. Artikel 3.3.2 Informatie- en communicatievoorzieningen Het college van burgemeester en wethouders stelt ten laste van de gemeente aan een raadslid, een wethouder of de burgemeester voor de duur van de uitoefening van zijn functie informatie- en communicatievoorzieningen ter beschikking. Onder informatie- en communicatievoorzieningen wordt ook verstaan de daarbij behorende abonnementen. Circulaire 28 november 2018: Artikel 3.3.2 Informatie- en communicatievoorzieningen De bepalingen in de voormalige rechtspositiebesluiten gingen nog uit van een afschrijving in drie jaar van computer- en informatieapparatuur en van verschillen tussen telefoonkosten en ICTmiddelen. Intussen is er fiscaal sprake van “digitaal gereedschap” waarvoor een belastingvrijstelling kan worden verkregen als de werkgever kan aantonen dat dit gereedschap noodzakelijk is voor het vervullen van het werk.

Daarom is in artikel 3.3.2 van het onderhavige besluit bepaald dat het college van burgemeester en wethouders aan alle gemeentelijke politieke ambtsdragers voor de duur van hun ambt informatieen communicatievoorzieningen ter beschikking stelt, daarbij inbegrepen de abonnementen, die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het ambt. Dit artikel is in overeenstemming met de nieuwe fiscale regelgeving. Aangezien de ontwikkelingen op het gebied van telefonie en ICT snel gaan, is gekozen voor een toekomstbestendige formulering. De vraag is gesteld of het mogelijk is gebruikersovereenkomsten af te sluiten met betrekking tot het gebruik van ICT-middelen en afspraken te maken over eventuele overname van deze middelen aan het einde van de bestuursperiode. In verband met de gewijzigde fiscale regelgeving kan digitaal gereedschap tegenwoordig belastingvrij worden verstrekt. Dit is een verbetering met de situatie hiervóór: er is een sterk verband met het vervullen van de functie en er zijn voordelen op het gebied van inkoop, onderhoud, beveiliging en gebruik. Zowel de apparatuur als de abonnementen worden centraal ingekocht en toegedeeld. Mede gezien deze voordelen is ervoor gekozen om niet meer de mogelijkheid te bieden van een vergoeding voor de aanschaf of het gebruik van de eigen ICT-middelen. Die

vergoeding zou dan bovendien belast zijn, terwijl de verstrekking op grond van het besluit belastingvrij is. Een uitdrukkelijke wettelijke grondslag voor een gebruikers- of bruikleenovereenkomst is niet nodig. Het is aan de gemeente in hoeverre zij bij de terbeschikkingstelling van de middelen nadere regels over het gebruik ervan wil stellen. Deze vrijheid gaat uiteraard niet zover dat er (geldelijke) vergoedingen kunnen worden verstrekt; het gaat om de praktische voorwaarden. Circulaire 10 december 2019: 3. ICT: verstrekking Er is op gewezen dat artikel 3.3.2 niet is geformuleerd als een discretionaire bevoegdheid, een zogenaamde kan-bepaling, maar dwingend zou voorschrijven dat onder alle omstandigheden ICTmiddelen ter beschikking moeten worden gesteld. Op zich is het juist dat de formulering dwingendrechtelijk is, maar zoals in de circulaire is beschreven bij de toelichting op dit artikel, is terbeschikkingstelling een fiscaal begrip. Voor die terbeschikkingstelling is bepalend het noodzakelijkheidscriterium: kan het digitaal gereedschap noodzakelijk worden geacht voor de vervulling van de functie? Indien het oordeel van B&W is dat dit digitale gereedschap noodzakelijk is, dán is er geen discretionaire bevoegdheid meer en is terbeschikkingstelling verplicht.

De gemeente is dus niet op basis van deze dwingende formulering gehouden om altijd ICT-middelen te verstrekken aan alle ambtsdragers onder alle omstandigheden. Het gaat er juist om dat de gemeente de ICT belastingvrij ter beschikking moet stellen als die noodzakelijk wordt geacht voor het werk als politieke ambtsdrager. Het verstrekken is dan alleen niet verplicht als het niet noodzakelijk is. De beslissing om al dan niet te verstrekken ten laste van de gemeente, is een afweging van de gemeente van de noodzakelijkheid en die kan verschillen per categorie functionarissen; die kan ook verschillen tussen gemeenten. Als bijvoorbeeld een commissie slechts eenmaal per jaar bijeenkomt, is het niet snel aannemelijk dat het voor deze commissieleden noodzakelijk is dat hun hiervoor door de gemeente een computer of telefoon ter beschikking wordt gesteld. De gemeente is net als alle overheidsorganisaties gehouden om beschikbare middelen sober en doelmatig in te zetten. In tegenstelling tot de vroegere fiscale regeling ten aanzien van ICT (belaste vergoeding of verstrekking), kan tegenwoordig een belastingvrijstelling worden verkregen als het overheidsorgaan kan aantonen dat het digitale gereedschap van de ambtsdragers noodzakelijk is voor het vervullen van het ambt.

Met deze nieuwe fiscale regeling komen genoemde twee belangen samen: beschikbaarheid van ICT-voorzieningen die benodigd zijn voor het werk, tegen zo laag mogelijke kosten. Het begrip “digitaal gereedschap” kan fiscaal gezien redelijk breed worden uitgelegd, afhankelijk van de noodzakelijkheid in de lokale omstandigheden. Zo staat er in paragraaf 20.1.7 van het Handboek Loonheffingen, onder ″Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur″: ″Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van ’dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.″ Een ander argument vóór verstrekking is de veiligheid. Natuurlijk kan geen volledige zekerheid worden gegeven dat met het ter beschikking stellen van ICT-voorzieningen de beveiliging 100% is of dat er nooit datalekken zullen ontstaan. Maar de kans is wel aanmerkelijk kleiner dan bij eigen apparatuur met mogelijk verouderde soft- en hardware. Bovendien kan het zijn dat de gemeente in dat laatste geval de regie kwijt is over de beveiliging van de stukkenstroom.

Het gaat er dus om dat de gemeente als zodanig verantwoordelijk is voor de beveiliging van die verstrekte ICTvoorzieningen. Essentieel is dat de gemeente niet afhankelijk wordt van het individuele raadslid of die de eigen beveiliging op orde heeft.

* Hieruit (en uit de circulaire van ministerie BZK – brief 2022-190) blijkt o.a. dat BYOD (zowel het ‘oude scenario 1A als 1B) niet is toegestaan) Op deze ‘second opinion’ voortbordurend is ambtelijk het scenario BYOD vervangen door het scenario “iPad en iBabs, zonder ondersteuning” toegevoegd. En het aangepaste raadsvoorstel is, omwille van de snelheid, per mail voorgelegd aan een nieuwe werkgroep van raadsleden en fractieassistenten van de huidige raadsperiode. • Aanschaf voor een iPad voor de raadsleden (er zijn twee varianten ter keuze voorgelegd, A. een 10,2” (kleiner formaat) of B. een 12,9” (groter formaat). Bedragen zijn begrootte bedragen, die op kunnen lopen als extra accessoires zijn gewenst, zoals bijvoorbeeld een beschermmap met keyboard, een Apple pen, etc. • Alle communicatie gaat via iBabs. • Inloggen bij iBabs gebeurt met MFA (multi factor authenticatie); iBabs is al van plan dit per 1 juni 2022 voor alle gebruikers in te voeren. • Op de iPad kunnen de Apple de apps Pages (tekstverwerking), Numbers (Spreadsheet) en Keynote (presentatie) worden gebruikt • Voor het eventueel annoteren van PDF bestanden wordt iBabs gebruikt of kan het raadslid zelf een andere app uitzoeken door middel van een iTunes giftcard die daarvoor beschikbaar wordt gesteld.

• Conform de richtlijnen van het ministerie van BZK blijven de iPads eigendom van de gemeente en moeten deze na afloop van het raadslidmaatschap weer worden ingeleverd. Bij vervanging van het raadslidmaatschap wordt dan ook de iPad overgedragen. Duurzaamheidsaspecten In onderstaande tabel zijn deAlle voorgelegde scenario’s betreffen extra hardware en zijn in dat opzicht niet duurzaam te noemenbeoordeeld op duurzaamheidsaspecten. Scenario Duurzaamheids-aspect

BYOD - A & B Geen extra ++ hardware

iPad Extra hardware

Notebook Extra hardware

-

Gezondheid N.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Beoordeling scenario’s In onderstaande tabel zijn de scenario’s (waarbij 1A en 1B zijn vervangen) op een drietal aspecten beoordeeld. Scenario Aspect Kosten voor gemeente Vanwege uitbesteed IT werk voor gemeente is er slechts

BYOD 1A - iPad 10.2”(Aexcl MS Office E3) in bruikleen

BYOD 1B - iPad 12.9”- (Bexcl MS Office E3) in bruikleen

Kosten: € 19.80031.900 per raadsperiode Past bijna in begroting Jaarlijkse overschrijding van begroting < €1.625

Kosten: Tussen € 51.600 67.600 en € 135.000 per raads-periode Afh. van aantal fr.ass. & helpdeskJaarlijkse overschrijding van begroting < €11.000

+/-

-

2 iPad (incl

3 Notebook

MS Office E3)

(MS Office E3) in bruikleen

in bruikleen Kosten: Tussen € 165.600 en € 373.800 per raadsperiode Afh. van aantal

-

Kosten: Tussen € 203.700 en € 466.300 per raadsperiode Afh. van aantal

--

één aanbieder in beeld: PQR.

fr.ass. & helpdesk

Kosten voor raadslid

Beveilig. moet op orde zijn. Afh. van privé situatie: Openbare WiFi netwerken zijn omwille van +/- / onveiligheid niet toegestaan, kosten voor VPN netwerk zijn verkrijgbaar voor ~ € 5,00 per maand

Beveilig. moet op orde zijn. Afh. van privé situatie: Openbare WiFi netwerken zijn omwille van onveiligheid niet toegestaan, kosten voor VPN netwerk zijn verkrijgbaar voor ~ € 5,00 per maandGeen voorof nadeel

Veiligheids risico

In potentie groot, afh. van inrichting en gebruik device door raadslid; als iPad alleen voor raadswerk wordt gebruikt in combinatie met iBabs voor verspreiding van stukken, dan verantwoord.

In potentie middelgroot, afh. van inrichting en gebruik device door raadslid; als iPad alleen voor raadswerk wordt gebruikt in combinatie met iBabs voor verspreiding van stukken, dan verantwoord.

--

+/-

Geen voor- of nadeel

-

Laag. Device wordt volledig beheerd door gemeente

fr.ass. & helpdesk

+/-

Geen voor- of nadeel

+/-

++

Laag. Device wordt volledig beheerd door gemeente

++

Toelichting op scenario’s Iedereen een @raadnieuwkoop.nl mailadres De reden om alle raadsleden (en fractieassistenten) een @raadnieuwkoop.nl mailadres te geven hangt vooral samen met de AVG. Een gemeente, en dus ook haar volksvertegenwoordiging, is volgens de AVG verplicht om ervoor te zorgen dat de informatie die zij hebben van bijvoorbeeld inwoners niet kan uitlekken of in verkeerde handen kan vallen. De verzender (het raadslid) is verantwoordelijk voor het voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie en persoons gegevens en dient hiervoor maatregelen te treffen (bijv. encryptie, het versleutelen van het e-mailverkeer tussen mailservers met behulp van een of meerdere moderne internetstandaarden). Door raadsleden een @raadnieuwkoop.nl mailadres te geven kan de gemeente zorgen voor veilig email verkeer. Bovendien zorgt een uniform mailadres voor een professionele uitstraling. Voor de beschikbaarheid van een @raadnieuwkoop.nl mailadres is een Microsoft Office licentie voorwaardelijk. Nadeel is dat het mailadres van raadsleden aan het begin van de raadsperiode zal wijzigen; dus ook van de fractie die al met een uniform mailadres werkt. Keuze voor een device In de bijeenkomst op 11 januari hebben elf aanwezigen gekozen voor een ‘eigen device’ (BYOD) en elf aanwezigen voor een device in bruikleen.

Bij BYOD heeft het raadslid uiteraard zelf de keuze voor welk type device het raadslid gebruik wil maken. Het ‘eigen device’ wat gebruikt wordt om relevante stukken op te slaan en waarmee communicatie wordt gedaan, bijvoorbeeld via e-mail, moet ook door het raadslid zelf voorzien zijn van afdoende beveiliging. Via het beschikbaar stellen van en Microsoft Office E3 licentie kunnen de raadsleden gebruik maken de Microsoft Office applicaties, zoals Word, Excel, Outlook, etc. Daarnaast heeft het raadslid daarmee ook de beschikking over een e-mail postbus met voldoende opslagruimte. Tot slot is met deze licentie ook een Microsoft Teams met meer functionaliteit beschikbaar. De licentie voorziet in de mogelijkheid de software op vijf devices te plaatsen. Voorgesteld wordt om te kiezen voor een iPad, het goedkoopste en meest gekozen device in bruikleen. De kosten van een iPad zijn voor de gemeente hoger in vergelijking tot BYOD. Daar staat tegenover dat h Het aspect veiligheid zou op een iPad van de gemeente beter kan worden gewaarborgd kunnen worden door het gebruik van MS Office E3. Hierdoor kan bijvoorbeeld de iPad ‘leeg gemaakt worden’ van afstand in het geval dat de iPad is verloren. En het device wordt opgenomen in de ‘centrale monitoring’ om bijvoorbeeld ongewenste toegang tot het device te detecteren of om te waarschuwen dat verouderde software in gebruik is.

Ook kan de griffie vertrouwelijke grote documenten of opnames op een veilige wijze via Teams met raadsleden delen Maar het risico op onverantwoord openbaar worden van geheime gegevens wordt niet groot geacht. Keuze voor helpdesk in kantoortijd In de bijeenkomst op 11 januari hebben twaalf aanwezigen aangegeven geen behoefte te hebben aan een ICT helpdesk, negen aanwezigen hebben hieraan wel behoefte. Bij deze keuze spelen twee aspecten. Allereerst worden de ICT middelen steeds complexer en zal de griffie en de IT in eigen beheer van de gemeente deze vragen niet kunnen beantwoorden. Op de tweede plaats is geen capaciteit beschikbaar binnen de gemeente voor het invullen van deze helpdesk functie. De IT afdeling van de gemeente Nieuwkoop is een aantal jaren geleden opgeheven en de IT ondersteuning is tot 2025 uitbesteed aan een extern bedrijf. Daarnaast heeft de griffie ook geen capaciteit om (eenvoudige) vragen te beantwoorden. De griffier adviseert om te kiezen voor de optie helpdesk in kantoortijd Maar inmiddels is vrijwel iedereen in staat om, eventueel met een korte introductie, zelf op verantwoorde wijze met een iPad om te gaan. Aantal fractieassistenten Fractieassistenten zijn cruciaal voor het werk van de volksvertegenwoordiging in Nieuwkoop.

Zonder hen kunnen in ieder geval eenpersoonsfracties niet overal tegelijkertijd aanwezig zijn; en dat geldt ook voor grotere fracties. Fractieassistenten worden vanuit ICT perspectief gelijk behandeld als raadsleden. Dit betekent dat zij dezelfde ICT hulpmiddelen en ondersteuning ontvangen als raadsleden. Bij het huidige maximum aantal van 5 fractieassistenten per fractie betekent dit een aanzienlijke relevante kostenpost (6 fracties * 5 personen = 30 devices). In de bijeenkomst op 11 januari heeft de meerderheid van de aanwezigen gekozen voor het ter beschikking stellen van ICT hulpmiddelen aan raadsleden en drie fractieassistentenOp 12 mei 2022 zijn er 17 fractieassistenten actief. Vijf fracties maken (nog) geen gebruik van het maximale aantal van 5 fractieassistenten. Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Te kiezen voor het scenario 1A: ‘iPad 10.2” in bruikleen’; 2. Besluitpunt 1 beschikbaar te stellen aan alle raadsleden en aan alle fractieassistenten; 3. De kosten voor de bovenstaande besluitpunten te dekken uit: a. het beschikbaar gestelde bedrag (zie verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 - besluit van 12-7-2018 nr. 2018-058) voor een raadsperiode van

b.

vier jaar: € 500 per raadszetel + € 2.500 per fractie; totaal met zes fracties is € 25.500 per raadsperiode; het restant à € 6.500 voor een periode van vier jaar uit de algemene reserve.

Samenvattend als u instemt met bovenstaand voorstel: Is dat: • U krijgt een iPad van de gemeente (in bruikleen) die u alleen mag gebruiken voor uw raadswerk en tekent hiervoor een bruikleenovereenkomst; • De iPad wordt (eventueel collectief) door u zelf ingericht met de volgende apps uit de Appstore: iBabs, Pages, Numbers en Keynote. En u kunt op eigen kosten voor een VPN abonnement kiezen om (onbeveiligde) openbare WiFi netwerken te vermijden; • Heeft u problemen met de iPad dan kunt u vragen stellen andere iPad gebruikers (bijvoorbeeld: fractiegenoten) of via de griffie; • U kan (hoeft niet) zelf een VPN aanschaffen en installeren. Dit kan bijvoorbeeld door NordVPN ( https://nordvpn.com/ ) te instaleren; • Bij diefstal of verlies van de iPad meldt u dit direct aan de bruiklener, de gemeente, via de griffie; • Als de iPad kapot gaat meldt u dit direct aan de bruiklener, de gemeente, via de griffie; • De iPad wordt NIET door de gemeente veilig ingericht (door middel van MS Office E3); • U krijgt GEEN ***@raadnieuwkoop.nl mailadres. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Het risico bij BYOD is dat de gemeente minder controle heeft over de veiligheid. Zij is daarvoor afhankelijk van een veilige inrichting van alle devices door raadsleden en fractieassistenten zelf.

Om die reden heeft het ministerie BZK in de circulaire ‘Overname ICT na ambtstermijn decentrale politieke ambtsdragers’ van 29 maart 2022 (brief 2022-190) ook aangegeven dat BYOD niet is toegestaan. De BIO beschrijft een uitgebreide normenkader waar een overheid zich aan moet houden. Als risico bij de digitaliseringsslagen van de overheid is bij diverse onderzoeken de uiteenlopende digitale vaardigheid van personen benoemd. Het goed beschermen van het privé device zal bij een aantal eigenaren van het device in goede handen zijn, maar rekening moet worden gehouden met de personen die hier minder goed in zijn. Het voorgestelde scenario met een iPad in bruikleen zonder MS Office E3 is niet conform de BIO en de richtlijnen van het ministerie van BZK; maar omdat er geen data-uitwisseling plaatsvindt (raadsstukken worden via iBabs verspreid) blijft het risico beperkt en wordt het aanvaardbaar geacht. Bovendien zorgt de iPad gebruiker zelf voor veilig gebruik van de iPad (dus SPAM berichten worden niet geopend, e.d.) Zie verder de afweging van scenario’s hierboven in dit raadsvoorstel. Financiële en Juridische gevolgen Financiële gevolgen De financiële gevolgen schommelen tussen € 67.00023.800 voor een periode van vier jaar en € 467.000 voor een periode van vier jaar.

In de meerjarenbegroting is ten behoeve van fractieondersteuning € 25.500 in het verkiezingsjaar opgenomen (dus één keer in de vier jaar). Dit betekent dat de rest van de dekking van het voorgestelde scenario, ongeveer € 265.0006.500 voor een periode van vier jaar, dus ergens anders gezocht moet worden. Juridische gevolgen De Autoriteit Persoonsgegevens stelt op haar website zeer expliciet dat onbeveiligde e-mail niet meer is toegestaan voor het verzenden van persoonsgegevens. De verzender is hier verantwoordelijk voor

en moet dus maatregelen te treffen om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot de informatie. Begin april 2022 zijn twee Gelderse gemeenten getroffen door gijzelsoftware. Hierdoor zijn nu 730.000 bestanden met persoonlijke en vertrouwelijke informatie op straat komen te liggen. Dit is één van de redenen waarom de toegang tot het gemeentelijk netwerk in dit raadsvoorstel beperkt blijft tot de ambtelijke organisatie. Bijlagen • Reactie op vragen van diverse raadsleden • Presentatie ICT middelen 2022-2026 11-1-22 – niet openbaar • Indicatie kosten ICT-middelen raadsleden en fractieassistenten (3 varianten) 2022-e.v. – niet openbaar • Brief VNG aan burgemeesters over informatiebeveiliging 28-10-21 • Factsheet VNG Informatie Beveiligingsdienst over E-mailauthenticatie • Presentatie AVG en informatiebeveiliging 2-9-21 – niet openbaar • Circulaire ministerie BZK ‘Overname ICT na ambtstermijn decentrale politieke ambtsdragers’ van 29 maart 2022 (brief 2022-190) Advies meningsvormende raad Raadsleden zijn voorgelicht in een presentatie op 11 januari 2022 en daarbij is een eerste reactie gepeild. In de meningsvormende raad II van 10 februari 2022 heeft de raad (de woordvoerders) besloten dat een ‘second opinion’ nodig is voor besluitvorming.