Raadsvoorstel ICT Beheerplan 2023-2026

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel ICT Beheerplan 2023-2026 Opgesteld door Paula Zwijgers, BV Informatisering & Automatisering

Portefeuillehouder Robbert-Jan van Duijn

Besluitvormende vergadering 23 juni 2022

Registratienummer collegebesluit 66356

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp ICT-Beheerplan 2023-2026 versie 1.1 Samenvatting Het ICT-Beheerplan geeft een overzicht van de aan ICT gerelateerde kosten in meerjarenperspectief. Op 9 juli 2020 verscheen het eerste ICT Beheerplan met de raming voor de jaren 2021-2024. De daarop volgende jaren vindt elk jaar een actualisatie van het ICT beheerplan plaats, waarbij telkens vier jaar vooruit wordt gekeken. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie noodzakelijk is. Dit plan betreft de ICT-kosten voor de jaren 2023-2026. Het referentiejaar 2022 uit het ICT-beheerplan van vorig jaar is opgenomen om eventuele verschillen inzichtelijk te maken. •

•

•

De exploitatie budgetten, oftewel de raming voor de structurele kosten voor het beheer van ICT-componenten. Het betreft kosten die vaak voortvloeien uit meerjarige software en automatiseringscontracten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: o Centraal: de ICT die voor de hele gemeente Nieuwkoop van toepassing zijn en waarvoor de afdeling Bedrijfsvoering, team I&A verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de kantoorautomatisering (Office 365), digitaal samenwerken (MS Teams). De kosten nemen hier af met bijna € - 52.000. o Decentraal: de ICT-componenten die slechts voor bepaalde afdelingen of teams van toepassing zijn en waarvoor de desbetreffende afdeling verantwoordelijk is. Decentraal nemen de kosten met € 3.553 toe. De exploitatiekosten als gevolg van projecten betreffen zowel de eenmalige kosten die bij aanschaf en implementatie aan de orde zijn als de kosten voor het beheer die in het eerste jaar worden gemaakt. De afschrijvingen betreffen de centrale hardware van de gemeente. Alle ICT-componenten die in beheer zijn bij de gemeente Nieuwkoop zijn voor dit overzicht in kaart gebracht. Om geen achterstallig onderhoud op te lopen zijn de hardware componenten voorzien van een technisch en economisch verantwoorde afschrijvingstermijn.

1

Pagina 2 van 6

De afschrijvingskosten zijn een cumulatie van reeds gedane investeringen waarop thans wordt afgeschreven plus de verwachte afschrijvingen gebaseerd op het vervangingsplan. Bij de uitbesteding van de ICT dienstverlening in 2017 werd de aan te schaffen ICT apparatuur niet opgevoerd als investering. Hierdoor zijn er geen afschrijvingskosten over de periode 20172021. De apparatuur die aan de beurt is om te vervangen wordt nu wel als investering opgevoerd en daaruit ontstaan afschrijvingskosten (kapitaalslasten). Vandaar de toename van de afschrijvingskosten. Er wordt ook steeds getoetst of het technisch verantwoord is of apparatuur langer mee kan. Uitstel van vervanging zorgt ook voor fluctuatie op de afschrijvingskosten en kan toekomstige besparingen opleveren. In de Samenvatting en Verantwoording van het ICT-Beheerplan wordt bovenstaande informatie en de financiële gevolgen cijfermatig toegelicht. In het integrale ICT-Beheerplan vindt verdere detaillering van die informatie plaats. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Het ICT Beheerplan 2023-2026 versie 1.1 vast te stellen. 2. De financiële gevolgen te verwerken in de begroting van 2023 en de meerjarenramingen t/m 2026.

Burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

2

Pagina 3 van 6

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Het ICT-beheerplan 2023-2026 geeft inzicht in de activiteiten en de daarmee samenhangende kosten voor informatievoorziening en ICT van de gemeente Nieuwkoop. Het plan beoogt deze kosten inzichtelijk en transparant te maken en daardoor beheersbaar en voorspelbaar. Een goed ingerichte gemeentelijke informatievoorziening en ICT is voorwaardelijk om kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor onze gemeente, de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie moet afdoende worden geregeld. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie van dit plan noodzakelijk is. Het integrale ICT-Beheerplan is als bijlage bijgevoegd. Voor de leesbaarheid is een Samenvatting en Verantwoording ontwikkeld, die eveneens als bijlage is toegevoegd. Beoogd (maatschappelijk) effect • Goed ingerichte informatievoorziening en ICT ondersteunt de uitvoering van wet- en regelgeving en de uitvoering van (digitale) dienstverlening.

• Het vertrouwen van inwoners, bedrijven en medewerkers in de gemeente Nieuwkoop wordt vergroot door een voldoende mate van Informatiebeveiliging te realiseren. Vertrouwelijke gegevens worden goed afgeschermd en gegevens worden uitsluitend beschikbaar gesteld voor de uitvoering van gemeentelijke taken aan daartoe bevoegde personen. . Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis • Informatie(beveiligings-) beleid 2016; • Extern onderzoek 2018 voor een ICT Beheerplan, waarin aanbevelingen om eerst de basis op orde te maken; • Bijeenkomsten georganiseerd voor Management Team (MT) en Controller, portefeuillehouder, College en Auditcommissie (19-02-2019); • In 2019 en 2020 in samenwerking met ICT partner PQR uitvoering gegeven aan “ICT, de basis op orde”; • Door de informatieadviseurs is input opgehaald bij alle organisatie-eenheden.

Op basis hiervan zijn de beleidstukken opgesteld en het is de door de budgethouders en budgetbeheerders aangeleverde informatie verwerkt in het ICT Beheerplan; • Het ICT Beheerplan is opgesteld in samenwerking met adviseur Financiën; • Beleidstukken en ICT Beheerplan zijn voorgelegd aan de Manager Bedrijfsvoering, MT en Portefeuillehouder; • Informatiebeleid, Informatiebeveiligingsbeleid, Cloudstrategie en ICT Beheerplan 2020-2024 zijn vastgesteld in het College van 2 juni 2020 (Registratienummer 20.09326); • Informatiebeleid, Informatiebeveiligingsbeleid, Cloudstrategie en ICT Beheerplan 2020-2024 zijn besproken in de meningsvormende Raad van 25 juni 2020; • ICT Beheerplan 2020-2024 is vastgesteld in de gemeenteraad van 9 juli 2020. • ICT Beheerplan 2021-2025 is vastgesteld in de gemeenteraad van 8 juli 2021. 3

Pagina 4 van 6

Participatie / betrokken partijen / personen • Teamleiders gemeentelijke organisatie • Management Team • Manager Bedrijfsvoering • Team I&A • Team Financiën Duurzaamheidsaspecten • Door de digitale transformatie worden in toenemende mate processen digitaal afgehandeld, waardoor het papierverbruik en toneruitstoot van printers terugloopt. • Door toepassen van virtualisatietechnieken wordt hardware efficiënter benut, waardoor ook minder hardware wordt ingezet. • Apparatuur wordt op milieuvriendelijke wijze afgevoerd. . • Het vervangingsplan hanteert afschrijvingstermijnen om ervoor te zorgen dat een vervanging mogelijk is. Maar ook wordt bij iedere vervanging getoetst of vervanging echt nodig is. Daar waar er geen bezwaar is om nog een jaartje langer door te draaien wordt ervoor gekozen om dit te doen. Gezondheid n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Voor: Inwoners en bedrijven verwachten steeds meer gemeentelijke informatie en diensten digitaal te kunnen afnemen. Ook vanuit wet & regelgeving nemen de eisen toe. Door uitvoering van Informatiebeleid en Informatiebeveiligingsbeleid blijft de doorontwikkeling van de Informatievoorziening en dienstverlening hiermee in de pas. Tegen: De kosten voor ICT-voorzieningen nemen navenant toe. De eisen t.a.v. de digivaardigheid van medewerkers nemen toe. De beheersbaarheid van de informatievoorziening wordt complexer.

Voorgesteld besluit 1. Het ICT Beheerplan 2023-2026 versie 1.1 vast te stellen. 2. De financiële gevolgen te verwerken in de begroting van 2023 en de meerjarenramingen t/m 2026. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Het informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid worden eens per vier jaar geactualiseerd. Vanuit de centrale overheid komen frequent nieuwe taakstellingen naar de gemeente waarbij voor de uitvoering van processen nieuwe en/of aangepaste ICT is vereist. Ontwikkelingen op ICT-gebied gaan snel, medewerkers van de gemeente vragen zeer regelmatig extra ICT-ondersteuning. Budgetten voor beheer van de applicaties zijn ondergebracht bij de vak-afdelingen, zodat de betreffende afdeling/team zelf verantwoordelijk is voor een eventuele overschrijding. Hiermee wordt goed beheer gestimuleerd. Elke vervanging, wijzigingsverzoek of nieuwe aanschaf wordt voorafgegaan door het indienen van een Request For Change (RFC) die wordt ingediend bij de Change Advisery Board (CAB). Het CAB toetst of • nieuwe ICT past binnen de bestaande ICT-architectuur. 4

Pagina 5 van 6 • een zelfde soort applicatie reeds aanwezig is, • de aanschaf in lijn is met het inkoopbeleid, • alle voorzienbare kosten zijn geraamd, • de privacy van de registratie is gewaarborgd. • aan de eisen vanuit informatiebeveiliging is voldaan en • beoordeelt eventuele risico’s en impact. Bij grote risico’s of impactvolle wijzigingen (bijvoorbeeld bij zeer grote financiële risico’s) wordt de aanvraag voorgelegd aan het MT, College of Gemeenteraad. In toenemende mate zijn ICT-bedrijven minder bereid in te schrijven op aanbestedingen, waarbij de contractwaarde beperkt is en de inschrijvingsvereisten hoog zijn. Dit kan leiden tot minder kwaliteit van leveranciers en hogere prijsafspraken. De trend is dat steeds meer systemen vanuit de Cloud worden aangeboden. De gemeente Nieuwkoop heeft hierop ingespeeld door een cloudstrategie op te stellen en heeft een checklist opgesteld om zoveel mogelijk goede afspraken met een cloudleverancier te maken. De VNG heeft deze checklist inmiddels overgenomen. De ICT-infrastructuur, met haar vele koppelingen en uitwisseling van gegevens, wordt steeds complexer. Het werken vanuit ICT-architectuur wordt derhalve steeds belangrijker. Bij een RFC wordt hier op getoetst. Op het gebied van Informatiebeveiliging nemen de risico’s toe. Dit leidt incidenteel tot het direct moeten doorvoeren van maatregelen en aanpassingen.

Systemen zijn daardoor soms tijdelijk niet beschikbaar zijn, wat ten koste van de dienstverlening kan gaan. Preventieve beveiligingsmaatregelen, zoals extra monitoring, extra testen en aangepaste securityvoorzieningen, leiden tot hoge kosten. Als het ICT-beheerplan niet wordt vastgesteld kunnen benodigde ICT-voorzieningen voor uitvoering van de processen niet of onvoldoende functioneren en wordt niet aan wet- en regelgeving voldaan. Het niet doorvoeren van maatregelen voor informatiebeveiliging is een risico voor bescherming van de gegevens van de burgers, bedrijven en medewerkers en is een risico voor de continuïteit van de dienstverlening. Financiële en Juridische gevolgen De exploitatiekosten zijn redelijk stabiel: de centrale kosten dalen en de decentrale kosten nemen iets toe. De fluctuatie in afschrijvingskosten wordt verklaard, doordat vervangingen zijn uitgesteld. In 2022 waren deze kosten daardoor beduidend lager. Het spreekt voor zich dat zodra vervangingen alsnog worden aanschaft, de afschrijvingskosten weer stijgen. En dat is de verwachting voor 2023 (aanschaf nieuwe laptops) en verder. Projecten De tabel op de volgende pagina toont de projecten die voor 2023 worden aangevraagd. De kosten worden op circa € 400.000 geraamd. Voor drie projecten was het nog niet mogelijk de kosten te ramen.

In de kosten voor het project van de migratie van het archief is reeds voorzien.

Naam ICT-Project

Afdeling en

Kostenraming

Team Data catalogus tool

BV – I&A

PM

5

Pagina 6 van 6

Migratie Archief

BV - DFD

Dekking reeds voorzien

2e doorontwikkeling Djuma

BV - DFD

PM

Koppeling Djuma en RX Mission Aanbesteding nieuw personeels- en salarissysteem

BV - DFD

PM

BV - P&O

€ 50.000

Aanschaf nieuw financieel applicatielandschap

BV - FIN

€ 350.000

In 2017 is het contract met PQR vanuit een Europese aanbesteding gesloten. Dit contract eindigt in 2025. In 2024 wordt gestart met de voorbereidingen voor een nieuwe Europese aanbesteding. Rekening moet worden gehouden met een forse investering voor zowel de voorbereiding op de aanbesteding als de uitkomsten van de aanbesteding zelf. Bijlagen 1. Samenvatting en verantwoording ICT Beheerplan 2023-2026, 2. ICT Beheerplan 2023-2026 versie 1.1

Advies meningsvormende raad

6