Raadsvoorstel Griffie op sterkte brengen versie 10-11-25

Gemeente Nieuwkoop Werkgeverscommissie / Griffie

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Robbert-Jan van Duijn

Besluitvormende vergadering: 18 december 2025

Opgesteld door: Edzard van Holthe, Griffier

Registratienummer collegebesluit: 582016

Raadsnummer 2025-

Titel / onderwerp: Griffie op sterkte brengen Samenvatting: De huidige raadsassistent heeft een 24 uurs werkweek. Door haar aangekondigde vertrek ontstaat er een vacature. Met een uitbreiding naar een 32 uurs werkweek is er meer ruimte om extra administratieve en organisatorische werkzaamheden voor de gemeenteraad te verrichten. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De formatie van de griffie per 2026 tijdelijk uit te breiden, door de formatie van de functie raadsassistent te verhogen van 0,67 fte naar een bandbreedte van minimaal 0,78 fte en maximaal 0,89 fte, waarbij wordt vastgesteld dat uitbreiding van de formatie noodzakelijk is, maar de exacte omvang hiervan nog nader moet worden bezien en vastgesteld in afstemming tussen de griffier en de nieuwe raadsassistent. 2. De hiermee gemoeide personeelslasten incidenteel te dekken binnen het totaal van personeelslasten, waarna zodra meer zicht bestaat op de feitelijk benodigde urenomvang de structurele dekking wordt betrokken bij de besluitvorming in de Kadernota 2027.

werkgeverscommissie van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De huidige raadsassistent had zelf aangegeven niet meer uren te willen werken. Maar met haar ervaring had zij net voldoende tijd om de reguliere werkzaamheden te voltooien. Door nieuwe wet- en regelgeving op het gebied van o.a. privacy, archivering en geheimhouding waren de reguliere werkzaamheden de afgelopen jaren al behoorlijk toegenomen en de verwachting is dat dat nog meer gaat toenemen. Daarnaast hebben enkele raadsleden onlangs de wens geuit dat er meer werkbezoeken en excursies e.d. georganiseerd worden. De werkgeverscommissie stelt de raad daarom voor om de formatie van de griffie uit te breiden door de werktijd van de functie raadsassistent uit te breiden van 24 naar minimaal 28 en maximaal 32 uur. Aangezien de vacature nog niet is ingevuld en om de mogelijkheid te bieden aan de nieuwe raadsassistent om o.a. op basis van eigen wensen mee te bepalen hoe groot een werkweek zal moeten zijn, wordt in dit raadsvoorstel rekening gehouden de maximale uitbreiding tot een 32 uursweek. Beoogd (maatschappelijk) effect Een juiste omvang van de griffie draagt bij aan de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De ondersteuning van de raad door de griffie aan laten sluiten bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de raad en samenleving.

En de kwetsbaarheid van de griffie verminderen, stabiliteit en continuïteit normaliseren, de werkdruk verminderen. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis In raadsbesluit 2022-129 van 15 december 2022 heeft de raad de griffie al versterking geboden. Op dat moment speelde al het idee om de formatie nog verder uit te breiden, maar daar is toen bewust nog niet voor gekozen. In een later stadium kon daarop worden teruggekomen indien nodig. Nu ligt dat voorstel dus voor. Participatie / betrokken partijen / personen De werkgeverscommissie had in een regionale training in het begin van deze raadsperiode een beslisboom onder ogen gekregen waaruit omvang van griffies bepaald kunnen worden. Op basis daarvan is de formatie van de griffie Nieuwkoop kleiner dan wenselijk. Daarnaast hebben veel griffies in Nederland met een hoge werkdruk / een capaciteitstekort te maken, bleek tijdens het laatste jaarcongres van de vereniging van griffiers. In Nieuwkoop is dat merkbaar aan de hand van werk bovenop het reguliere werk dat blijft liggen. Terwijl de raad wel aanvullende wensen heeft en het reguliere werk steeds meer wordt door wet- en regelgeving. De Nederlandse Vereniging van Raadsleden heeft in 2022 resultaten van onderzoeken op hun website gepubliceerd waaruit blijkt dat veel griffies in Nederland nu onderbezet zijn. Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid Vanwege o.a.

de formatie-uitbreiding waartoe in december 2022 is besloten is de werkdruk bij de griffie verbeterd. Het heeft bijgedragen aan het ‘uitvoerbaar’ houden van het reguliere werk. Door de griffie-formatie verder te versterken, zal de griffie minder kwetsbaar worden op o.a. het ‘privéwerk balans vlak’. Varianten met argumenten voor en tegen 2

Pagina 3 van 4 Variant 1: Niets doen De invulling van de functie raadsassistent blijft dan staan op een 24 uurs contract. De huidige raadsassistent, met ruime ervaring in deze positie, komt hier net mee uit, maar kan niets meer aanvullend ernaast doen. Variant 2: Moment benutten om griffie op sterkte te krijgen Door het aangekondigde vertrek van de raadsassistent komt er een vacature vrij. Bij uitstek een moment om de invulling van die functie tegen het licht te houden. Het is een sleutelpositie als het gaat om informatievoorziening naar de raad. Uitbreiding van het aantal uren met maximaal 8 uur per week biedt ruimte om de griffie te versterken. De financiële gevolgen van 4 uur per week extra bedragen ongeveer € 10.000 per jaar en 8 uur extra ongeveer € 20.000. Variant 3: Inzetten op een griffie van ideale omvang volgens de Nederlandse Vereniging van Raadsleden (zie hieronder bij Kanttekeningen). Dan is verhoging van meer dan 8 uur voor één persoon nodig. De financiële gevolgen zijn dan nog veel groter. Nog meer vergroting van de griffie kan, als het al nodig zou zijn, effectiever gefaseerd worden doorgevoerd. Voorgesteld besluit 1.

De formatie van de griffie per 2026 tijdelijk uit te breiden, door de formatie van de functie raadsassistent te verhogen van 0,67 fte naar een bandbreedte van minimaal 0,78 fte en maximaal 0,89 fte, waarbij wordt vastgesteld dat uitbreiding van de formatie noodzakelijk is, maar de exacte omvang hiervan nog nader moet worden bezien en vastgesteld in afstemming tussen de griffier en de nieuwe raadsassistent. 2. De hiermee gemoeide personeelslasten incidenteel te dekken binnen het totaal van personeelslasten, waarna zodra meer zicht bestaat op de feitelijk benodigde urenomvang de structurele dekking wordt betrokken bij de besluitvorming in de Kadernota 2027. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Op dit moment is de griffie met 3,0 FTE net aan op sterkte, maar het kan beter. De werkdruk zal naar verwachting zonder aanpassing alleen maar groter worden. Bijlage 1 is een beslisboom van 2022 van de website van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden om te komen tot de ideale omvang van de griffie. Deze beslisboom is ook bij de training voor werkgeverscommissies getoond.

Volgens deze beslisboom: Zouden er in Nieuwkoop 2 griffiemedewerkers gewenst zijn vanwege formaat raad (21 raadsleden); 1 FTE vanwege aantal (zes) fracties; 3 griffiemedewerkers vanwege aantal beleidsvelden (uitgaande van 3: Fysiek domein, Maatschappelijk domein en Financieel & Algemeen); 1 griffiemedewerker vanwege niet meer dan tien regelingen en verbonden partijen; 1 griffiemedewerker vanwege aantal inwoners (bijna 30.000); 1 voltijds griffiemedewerker vanwege ondersteuning accountant, rekenkamer, ombudsman e.d. In totaal dus 8 personen over minimaal 5 FTE. Deze berekening uit 2022 toont een ‘ideale situatie’, maar gezien waar we vandaan komen met nu 3,0 FTE en wat de griffie ook nu al wel in Nieuwkoop te bieden heeft, wel overvloedige grote stap om te komen tot een Nieuwkoopse griffie op sterkte. Maar het schetst wel een beeld van de werkdruk. Financiële en Juridische gevolgen De huidige griffier werkt contractueel 36 van 36 uur = 1,0 FTE. De huidige twee plv. griffiers / raadsadviseurs werken nu samen contractueel 51 uur/week = 1,42 FTE. De huidige raadsassistent werkt contractueel 24 van 36 uur/week = 0,67 FTE . Op dit moment heeft de griffie dus 3,09 FTE. Met deze bezetting is in de begroting 2026 rekening

3

Pagina 4 van 4 gehouden. De functie raadsassistent is in Nieuwkoop gewaardeerd in schaal 8. Een uitbreiding van 4 uur per week in deze schaal zal ongeveer € 10.000 bedragen en van 8 uur ongeveer € 20.000. Dit zal zodra de vacature is ingevuld in eerste instantie worden opgevangen binnen het totaal van personeelslasten. Bij de Kadernota 2027, zal bekend zijn hoeveel urenuitbreiding noodzakelijk is. De structurele dekking wordt betrokken bij de besluitvorming in de Kadernota 2027. Bijlagen - Beslisboom van 2022 ‘ideale omvang van de griffie’ Advies meningsvormende raad

4