Raadsvoorstel financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2023 - OUDE VERSIE

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Antoinette Ingwersen

Besluitvormende vergadering: 18 april 2023

Opgesteld door: Jolanda Fokker , BV Leiding

Registratienummer collegebesluit: 232352

Raadsnummer (niet invullen, dit vult de griffie in)

Titel / onderwerp: Financiële verordening Samenvatting: College, raad en organisatie zijn al langere tijd met elkaar in gesprek om tot een vereenvoudiging van de P&C cyclus te komen. De afgelopen maand heeft de raad de uitgangspunten voor de vereenvoudiging vastgesteld. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in een nieuwe financiële verordening die nu ter besluitvorming voorligt. Daarnaast is het college vanaf 2023 verantwoordelijk voor het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Op deze nieuwe verantwoordelijkheid dient de financiële verordening aangepast te worden. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De nota activa en afschrijvingen gemeente Nieuwkoop 2017 in te trekken. 2. De financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2023 vast te stellen

burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding College, raad en organisatie zijn al langere tijd met elkaar in gesprek om tot een vereenvoudiging van de P&C cyclus te komen. De afgelopen maand heeft de raad de uitgangspunten voor de vereenvoudiging vastgesteld. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in een nieuwe financiële verordening die nu ter besluitvorming voorligt. Daarnaast is vanaf 2023 het college verantwoordelijk voor het opnemen van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening in plaats van de externe accountant die tot nu toe hier het gesprek over voerde met de gemeenteraad. De financiële verordening dient aangepast te worden op deze nieuwe regelgeving. Beoogd (maatschappelijk) effect Een vereenvoudigde P&C cyclus waardoor de gemeenteraad kan sturen op hoofdlijnen. Een efficiencyslag voor de organisatie. Het verwerken van de gewijzigde regelgeving over de rechtmatigheidsverantwoording. Het beschikken over een actuele financiële verordening. Dit is een verplichting op grond van de gemeentewet. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Collegeprogramma: vereenvoudiging P&C cyclus. Themabijeenkomst gemeenteraad 8 december 2022. Meningsvormende raad 9 februari: uitgangspunten vereenvoudiging P&C cyclus (raadsnummer 2023015). Besluitvormende raad 23 februari: uitgangspunten vereenvoudiging P&C cyclus ( raadsnummer 223015. Auditcommissie 14 februari en 15 maart 2023.

Participatie / betrokken partijen / personen Auditcommissie. Duurzaamheidsaspecten Niet van toepassing. Gezondheid Niet van toepassing. Varianten met argumenten voor en tegen Keuze voor uitwerken scenario 2 De raad heeft op 23 februari 2023 ingestemd met de uitgangspunten vereenvoudiging P&C cyclus. Varianten met argumenten voor en tegen zijn in deze fase behandeld. Daarin is de keuze gemaakt voor scenario 2. De P&C-cyclus bestaat in dit scenario uit: Kadernota (inclusief nieuw beleid en financiële wijzigingen) Begroting Jaarrekening. Dit scenario is uitgewerkt in de nu ter besluitvorming voorliggende financiële verordening. De adviezen van de auditcommissie van 14 februari jongstleden zijn hierin verwerkt. Daarnaast is er sprake van een wettelijke wijziging in de rechtmatigheid die ook verwerkt is in de financiële verordening. De auditcommissie is hierover geïnformeerd tijdens de vergadering van 14 februari 2023.

2

Pagina 3 van 4

Nieuw onderdeel rechtmatigheid Vanaf 2022 vervalt de controleverklaring van de externe accountant met een oordeel inzake de rechtmatigheid bij de jaarrekening. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wijzigt dit. Het college geeft vanaf 2022 een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Verantwoordingsgrens Wij stellen voor om de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 2% van de totale lasten van de gemeente, inclusief de dotaties aan de reserves. Dit houdt in dat als uit de controlewerkzaamheden blijkt dat bij meer dan 2% van de lasten er niet wordt voldaan aan een van de beoordelingscriteria, de jaarrekening niet rechtmatig tot stand is gekomen binnen de gestelde kaders. Het college zal dat dan ook met die woorden in de jaarstukken beschrijven en een specificatie opnemen van de geconstateerde afwijkingen. In de ‘oude’ werkwijze hanteert de accountant een grens van 1% waarboven geen (volledig) goedkeurende verklaring wordt gegeven. De ervaring met de jaarstukken van de afgelopen paar jaar is dat die grens van 1% lastig haalbaar is. De oorzaak daarvan is voornamelijk gelegen in een aantal contracten voor ICT dienstverlening, inhuur en uitbesteed werk die moeilijk of alleen met grote consequenties Europees aanbesteed kunnen worden.

Als u het college wilt houden aan een kader van 1% van de lasten zou dat op dit moment kunnen betekenen dat bepaalde werkzaamheden vertraagd worden of zelfs tijdelijk helemaal stilgelegd tot een nieuw aanbestedingstraject is doorlopen en een eventuele nieuwe leverancier de implementatie heeft uitgevoerd. Bij sommige werkzaamheden is dit mogelijk maar zeer ongewenst, bij andere komen wettelijke verplichtingen in het geding. Om te voorkomen dat energie gestoken wordt in de verkeerde zaken is het voorstel om voor nu de verantwoordingsgrens op 2% te stellen. Uiteraard is ons streven om de onrechtmatigheid zo laag mogelijk te krijgen en wij voorzien dat op termijn het percentage verlaagd kan worden.

Voorgesteld besluit De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De nota activa en afschrijvingen gemeente Nieuwkoop 2017 in te trekken. 2. De financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2023 vast te stellen

Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen De gemeenteraad legt met de financiële verordening de kaders vast voor de financiële aangelegenheden binnen de gemeente Nieuwkoop, voor zover daar beleidsvrijheid voor geldt binnen de wet- en regelgeving. De financiële verordening wordt ook wel de 'Verordening artikel 212' genoemd, een verwijzing naar het artikel in de Gemeentewet dat deze verordening verplicht stelt. Financiële en Juridische gevolgen Niet van toepassing. Bijlagen Financiële verordening gemeente Nieuwkoop 2023 Advies meningsvormende raad

3

Pagina 4 van 4

4