Raadsvoorstel Beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven (2021-117)

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: A. Ingwersen

Besluitvormende vergadering: 16 december 2021

Opgesteld door: Marijke Fauth-van der Tier, BOR Beheer

Registratienummer collegebesluit: 16285

Raadsnummer 2021-117

Titel / onderwerp: Beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven Samenvatting: Binnen de gemeente Nieuwkoop hebben we vier gemeentelijke begraafplaatsen. Hiermee bieden wij onze inwoners een plek om hun dierbaren te begraven en te herdenken. Daarnaast zijn begraafplaatsen ook ontmoetingsplaatsen, waar natuur- en cultuurhistorie samen komen. De begraafplaatsen zijn onderdeel van de openbare ruimte en we willen het beheer en onderhoud regelen in het beheer- en beleidsplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven. Zoals we dit ook bij de andere beheerelementen hebben geregeld.

Voorgesteld besluit: Het college van burgemeester & wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. Het beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven vast te stellen; 2. De volledige kostendekkendheid op de activiteit begraven los te laten en de tarieven gedurende de looptijd van dit beheerplan enkel te indexeren; 3. Een voorziening 'onderhoud begraafplaatsen' in te stellen; 4. In te stemmen met de jaarlijkse dotatie in de voorziening 'onderhoud begraafplaatsen'; 5. Eénmalig € 121.250 beschikbaar te stellen in 2023, voor het groot onderhoud aan de paden in Ter Aar en de herinrichting van vak XVI na ruiming en dit bedrag ten laste van de algemene reserve te brengen; 6. De begrotingswijziging met nummer 2022-02 vast te stellen.

burgemeester en wethouders van Nieuwkoop

1

Pagina 2 van 8

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De begraafplaatsen zijn onderdeel van de openbare ruimte. Toegankelijk voor iedereen die daar gebruik van wil maken. Om het beheer en onderhoud van begraafplaatsen te regelen is dit beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven opgesteld. Dit wordt ook bij de andere beheerelementen zo gedaan. Anders dan bij de andere beheerelementen heeft het beheerelement 'begraven' naast uitgaven ook inkomsten uit grafrechten. De uitgaven op de vier begraafplaatsen kennen 3 vormen; Regulier onderhoud van de omgeving. Zo is voor het groen en beschoeiingen dit onderhoud ondergebracht in het beleids- en beheerplan openbaar groen en het beleids- en beheerplan waterpartijen. De gebouwen zijn opgenomen in het meer jaren onderhoudsplan openbare gebouwen. De paden zijn hierin de uitzondering. Deze zijn top op heden niet ondergebracht in het beheer- en beleidsplan wegen. Dit willen we met dit raadsvoorstel 'begraven' gelijk regelen, maar dit kan pas als het achterstallig onderhoud op de paden in Ter Aar is opgelost. Dit is dan ook de reden dat we eenmalig een budget aanvragen voor 2023. Regulier onderhoud van de begraafplaatsen; dit betreft het onderhoud van de inrichting van de begraafplaatsen en het zorg dragen dat de activiteit begraven kan blijven plaatsvinden.

Hierbij kunt u denken aan het ruimen van grafvakken, het onderhouden van de urnenmuren, vervangen van begraafmaterieel en het herschikken van bestaande grafvakken. Deze activiteiten komen in de toekomst ten laste van de nieuw te vormen voorziening. Deze voorziening wordt onderbouwd door een onderhoudsplan met een doorlooptijd van 30 jaar. Klein- en dagelijksonderhoud; dit betreft het onderhoud op de begraafplaatsen die noodzakelijk is voor de dageljkse bedrijfsvoering op de begraafplaatsen. U kunt hierbij denken aan het plaatsen van naamplaatjes, vervangen van klein gereedschap of voorzieningen op begraafplaats zoals gieters etc.. Deze kosten komen ten laste van de exploitatie begroting. Dit wijzigt dan ook niet. Kostendekkenheid is een belangrijk terugkerend begrip. Er mag door de gemeente geen winst worden gemaakt op het product begraven. Bij kostendekkendheid wordt bedoeld in welke mate de kosten worden gedekt met de inkomsten uit begraafplaatsrechten. Vanuit de evaluatie over de afgelopen 5 jaar wordt duidelijk dat de financiën voor het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen anders moet worden geregeld. Het dagelijks onderhoud en uren zijn opgenomen in de exploitatie. Vanuit de huidige exploitatie is er structureel geen geld voor regulier begraafplaatsen onderhoud.

Dit betekent dat wanneer hier toch kosten voor gemaakt moeten worden (bijvoorbeeld het vervangen een graflift) dit lijdt tot een negatief exploitatiesaldo en heeft het dus een negatief effect op de kostendekkendheid. Het regulier onderhoud begraafplaatsen aanvragen via raadsvoorstellen, zoals in de afgelopen jaren gedaan is, is ad-hoc, het overzicht van alle toekomstige kosten ontbreekt en deze werkwijze is afwijkend ten opzichte van de andere beheerelementen. Doordat de inkomsten jaarlijks variëren en afhankelijk zijn van het aantal begravingen en de verlenging van grafrechten en de onderhoudskosten is het lastig om deze per jaar aan elkaar te koppelen. Toch dient er jaarlijks onderhoud te worden gedaan om de continuïteit van de befrijfsvoering te borgen. Deze kosten worden nu uit de exploitatie betaald. Over de afgelopen jaren hebben we gezien dat deze noodzakelijke kosten voor 80% kunnen worden gedekt met de inkomsten uit begraafplaatsrechten. Het verhogen van de tarieven kan een optie zijn om de kosten voor 100% 2

Pagina 3 van 8 gedekt te krijgen. Daar tegenover staat dat de gemeente het belangrijk vindt dat het voor iedere inwoner mogelijk blijft om begraven te worden in de gemeente. De begraafplaatsen zijn onderdeel van de openbare ruimte, voor iedereen toegankelijk en zijn een voorziening met maatschappelijk nut. Het onderbrengen van het onderhoud van de begraafplaatsen in een voorziening, van waaruit het beheer wordt betaald, is uniform aan de andere beheerelementen. De geplande uitgaven zijn gekoppeld aan een onderhoudsprogramma over een periode van 30 jaar. Hierdoor is er een overzicht van de toekomstige uitgaven. Na afloop van de beheerplan periode (5 jaar) kan er, in het kader van de actualisatie van het beleids- en beheerplan begraafplaatsen, gekeken worden of de inkomsten en toekomstige uitgaven nog synchroom lopen. Het beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven is de basis voor het beheer en onderhoud van de gemeentelijke begraafplaatsen voor de komende 5 jaar. Beoogd (maatschappelijk) effect Een begraafplaats is veel meer dan allen een plek waar overledenen begraven liggen. De gemeentelijke begraafplaatsen zijn onderdeel van de openbare ruimte en toegankelijk voor iedereen. De begraafplaats van de toekomst is een uitnodigende, groene, multifunctionele omgeving. Hier worden overledenen begraven of hun as bijgezet of gestrooid.

De plek wordt bezocht door mensen die overledenen herdenken, genieten van de natuur- en/of cultuurhistorische waarden, deelnemen aan activiteiten die in het teken staan van herdenken of het bespreekbaar maken van de dood en rouw. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis 13 april 2021 is er een thema-avond met uw raad geweest over de toekomst van begraven. Hierin is inzicht gegeven in de inkomsten en uitgaven rondom begraven. Er zijn diverse vragen en stellingen voorgelegd zoals: • Is een begraafplaats openbare ruimte? • Willen de gemeente in de toekomst een strooiveld en urnentuin op de begraafplaatsen realiseren? • Moet begraven mogelijk blijven voor iedere inwoner? • Mogen de tarieven verder omhoog? • Hoe om te gaan te gaan met de kostendekkendheid van het onderdeel begraven? De uitkomsten op deze vragen en de gevoerde discussies zijn de basis voor dit voorliggende beleidsen beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven. Participatie / betrokken partijen / personen Dit beleids- en beheerplan is afgestemd met de andere beheerplannen openbare ruimte in het kader van het integraal beheer openbare ruimte. Thema's als biodiversiteit, klimaatadaptatie en de maatschappelijke functies van begraafplaatsen zijn in dit beheerplan meegenomen.

Ook is er informatie opgehaald bij omliggende gemeenten en de Landelijke Organisatie Begraafplaatsen (LOB) over trends en ontwikkeling op het gebied van begraven. Duurzaamheidsaspecten Dit beleids- en beheerplan is afgestemd overeenkomstig het beleidskader Duurzaamheid op thema's zoals het verminderen van hittestress, tegen gaan van wateroverlast en het bevorderen van de biodiversiteit. De ambitie van de gemeente is om de openbare ruimte klimaat adaptief in te richten en te onderhouden. Dit geldt zeker ook voor begraafplaatsen. Er is veel groen te vinden op de begraafplaatsen en hiermee een goede plek voor opvang en berging van regenwater. Het aanpassen van de paden op de begraafplaats in Ter Aar van asfalt naar half verharding draagt hieraan extra bij.

3

Pagina 4 van 8

Gezondheid De maatschappelijke functie van een begraafplaats, een plek van rust en bezinning met een parkachtig karakter. Er zijn bankjes voor rust en ontmoeting. Een plek waar verdriet en verlies kan worden gedeeld. Dit verberert de (geestelijke) gezondheid van onze inwoners. Varianten met argumenten voor en tegen Afwegingen Moeten de kosten voor het beheer en onderhoud 100% worden gedekt door de inkomsten uit begraafplaatsrechten? Het beheer en onderhoud van een aantal onderdelen van de begraafplaats zijn al ondergebracht bij andere beheer elementen. Zo is het onderhoud van het groen en beschoeiingen ondergebracht in het areaal van het beleids- en beheerplan openbaar groen en de gebouwen op de begraafplaatsen zijn ondergebracht in het areaal van meer jaren onderhoudsplan gemeentelijke gebouwen. De paden op de begraafplaatsen zijn tot op heden niet ondergebracht in het areaal van het beheer- en beleidsplan wegen. Dit is wel wenselijk om eenduidigheid in het beheer te krijgen. Alvorens de paden worden overgedragen naar het beheeronderdeel Wegen is he t noodzakelijk dat het achterstallig onderhoud van de paden is ingelopen.

Het beheerplan Wegen voorziet op dit moment niet in het onderhoud van de paden Het dagelijks- en kleinonderhoud op de begraafplaatsen (de exploitatie) kunnen op dit moment voor circa 80% kostendekkend worden gedekt met de inkomsten uit de begraafplaatsrechten. Dit is de basis. De mogelijke opties voor financiering van het regulier en groot onderhoud en areaal uitbreidingen kan door: 1. Regulier en groot onderhoud en areaaluitbreiding regelen vanuit een nieuwe voorziening begraafplaatsen; 2. Regulier en groot onderhoud en areaaluitbreiding meenemen in de beheerplannen van de andere beheerelementen (wegen, groen, etc. uit de reserves hiervan); 3. Kosten voor de komende 5 jaar opnemen in de exploitatie. De kosten worden per beheerperiode van 5 jaar gekoppeld aan een beheerplan; 4. Alle kosten rondom begraven verrekenen in de begraafplaatsrechten. Deze voor- en tegens van deze opties zijn tijdens de thema-avond op 21 april met uw gemeenteraad zijn besproken. In dit voorliggende beleids- en beheerplan is een combinatie van optie 1 en 2 uitgewerkt. Dit was de uitkomst van deze avond. Top op heden was er geen directe koppeling tussen de inkomsten en uitgaven rondom begraven. Binnen het klein- en dagelijksonderhoud. Hieronder vallen alle werkzaamheden die jaarlijks terugkeren: het begraven, uren door binnendienst, buitendienst, overhead en klein onderhoud.

Deze kosten worden nu uit de exploitatie betaald. Deze kosten kunnen voor circa 80% (gemiddelde over de afgelopen jaren) gedekt worden met de inkomsten uit begraafplaatsrechten. Extra werkzaamheden werden óf uit de exploitatie betaald, met als gevolg dat er een tekort ontstond (gemiddeld 20% in de afgelopen jaren). Dit tekort is ten laste gekomen van het begrotingssaldo. Met dit voorstel zijn de geplande uitgaven gekoppeld aan een onderhoudsplan over een periode van 30 jaar en is er een overzicht van de toekomstige uitgaven. Na afloop van de beheerplan periode (5 jaar) kan er, in het kader van de actualisatie van het beleids- en beheerplan begraafplaatsen, gekeken worden of het noodzakelijk is om de tarieven aan te passen. De tarieven zullen de komende vijf jaar enkel worden geïndexeerd. Het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen is voor de komende jaren vastgelegd en uniform geregeld zoals bij de andere beheerelementen. Alle kosten welke specifiek horen bij “begraven” vallen binnen het beleids- en beheerplan begraafplaatsen en de daarbij

4

Pagina 5 van 8 horende nieuwe voorziening. Het beheer en onderhoud van het groen, beschoeiing, wegen (paden) en gebouwen geregeld vanuit de bijbehorende beheerplannen. Voorgesteld besluit Het college van burgemeester & wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: Besluit: 1. Het beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven vast te stellen; 2. De volledige kostendekkendheid op de activiteit begraven los te laten en de tarieven gedurende de looptijd van dit beheerplan enkel te indexeren; 3. Een voorziening 'onderhoud begraafplaatsen' in te stellen; 4. In te stemmen met de jaarlijkse dotatie in de voorziening 'onderhoud begraafplaatsen'; 5. Eénmalig € 121.250 beschikbaar te stellen in 2023, voor het groot onderhoud aan de paden in Ter Aar en de herinrichting van vak XVI na ruiming en dit bedrag ten laste van de algemene reserve te brengen; 6. De begrotingswijziging met nummer 2022-02 vast te stellen.

Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen Diverse factoren hebben bijgedragen aan de vorming van het beleids- en beheerplan begraafplaatsen: • het grondig in kaart brengen van het areaal van de begraafplaatsen; • de thema-avond gehouden met de gemeenteraad; • het contact met andere gemeenten over beheer, onderhoud, kostendekkendheid en tarieven; • hoe de kosten zich verhouding tot de inkomsten; • wat willen we in de toekomst ontwikkelen op de begraafplaatsen; • het kijken naar landelijk onderzoek, ontwikkelingen en trends. De trend is dat het merendeel van de overledenen wordt gecremeerd. Dit kan ervoor zorgen dat het aantal begravingen terug loopt. Hiermee komen de inkomsten onder druk te staan. Het creëren van meer mogelijkheden voor asbestemming kan ook in de toekomst inkomsten genereren. 5

Pagina 6 van 8

De kosten voor de komende 30 jaar zijn doorgerekend en ondergebracht in een nieuwe voorziening groot onderhoud begraafplaatsen waarmee het beheer is geregeld. Het begraven in de gemeente Nieuwkoop blijft hierdoor mogelijk betaalbaar voor onze inwoners. Financiële en Juridische gevolgen Vanuit de evaluatie over de afgelopen 5 jaar wordt duidelijk dat de financiën voor het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen anders moet worden geregeld. Vanuit de huidige exploitatie is er structureel geen geld voor regulier onderhoud. Het regulier onderhoud aanvragen via raadsvoorstellen, zoals de afgelopen jaren steeds is gedaan, is ad-hoc. Het overzicht van alle toekomstige kosten ontbreekt en deze werkwijze is afwijkend ten opzichte van de andere beheerelementen. Het dagelijks onderhoud en uren wordt vanuit de exploitatie betaald. Het onderbrengen van het onderhoud van de begraafplaatsen in een voorziening van waaruit het beheer wordt betaald is uniform aan de andere beheerelementen. De geplande uitgaven zijn gekoppeld aan een beheer programma. Hierdoor is er een gedegen overzicht van de toekomstige uitgaven. Na afloop van het beleids- en beheerplan kan er gekeken worden of het noodzakelijk is om de tarieven aan te passen.

De komende jaren gaan we ons richten op: • Grootonderhoud aan de paden in Ter Aar • Ruimen van graven in Ter Aar, Nieuwkoop en Nieuwveen • Het realiseren van strooivelden en herinneringsplekken op de begraafplaatsen • Onderhoud leveren op kwaliteitsniveau B volgens de CROW normeringen • Organiseren van activiteiten op en rondom de begraafplaatsen. De communicatie hierover verbeteren. Het klein- en dagelijks onderhoud Binnen het dagelijks onderhoud vallen alle werkzaamheden die jaarlijks terugkeren. Het begraven, uren door binnendienst, buitendienst, overhead en klein onderhoud. Deze kosten worden nu uit de exploitatie betaald. Deze kunnen voor circa 80% kostendekkend gedekt worden met de inkomsten uit begraafplaatsrechten. De overige circa 20% komt ten laste van het begrotingssaldo. Voor deze werkzaamheden is structureel budget in de begroting opgenomen. Deze is gelijk aan de begroting van 2021.

Het regulier onderhoud De komende jaren staat er veel te gebeuren op de begraafplaatsen aan onderhoud. Het onderhoud aan de paden op de begraafplaats in Ter Aar is nodig en de herinrichting van vak XVI na de ruiming is nodig. De oude situatie voldoet niet meer aan de huidige afmetingen van graven. Na het uitvoeren van het onderhoud van de paden wordt het beheer ervan ondergebracht in het beheer- en beleidsplan wegen. Voor het deze werkzaamheden vragen wij éénmalig €121.250 aan ten laste van de algemene reserve. De stand van de algemene reserve na onttrekking bedraagt €17.175.251.

6

Pagina 7 van 8

Naast het onderhoud van de paden op de begraafplaats in Ter Aar is het ruimen van graven de komende jaren noodzakelijk om voldoende capaciteit beschikbaar te houden. Ook wordt er onderhoud gepleegd aan onder andere de urnenmuur in Nieuwkoop, gereserveerd voor vervanging van watertappunten, grafbekisting, graflift en bijvoorbeeld het herinneringsmonument. Daarnaast worden er ook delen gerenoveerd en heringericht als strooiveld en herdenkingsplek. Al deze kosten zijn meegenomen in de berekening van de nieuw in te stellen voorziening 'Onderhoud begraafplaatsen'. Dit is uniform aan werkwijze en de voorzieningen van de andere beheerelementen. Voorziening onderhoud begraafplaatsen: Naam van de voorziening Voorziening onderhoud begraafplaatsen Type Voorziening voor het onderhoud van de begraafplaatsen. Verantwoordelijke afdeling en budgethouder BOR / afdelingsmanager BOR Verantwoordelijke portefeuillehouder Portefeuillehouder Financiën Doel van de voorziening De voorziening dient ter dekking van de kosten voor groot onderhoud van de openbare begraafplaatsen Voeding

Verwachte bestedingen

Minimale / maximale omvang

Ten laste van de productgroep Lijkbezorging. De toevoegingen zijn gebaseerd op het beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven. Conform beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven. Het nieuwe beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven is in december 2021 vastgesteld. De stortingen en onttrekkingen worden conform het beleids-en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven meegenomen. Jaarlijks wordt bij de jaarrekening gekeken of de werkelijke stortingen en onttrekkingen nog overeenstemmen met de ramingen. Bij het vaststellen van een nieuw beleids- en beheerplan begraafplaatsen wordt de omvang van de voorziening herijkt.

Een eerste éénmalige storting in de voorziening van € 15.000 is noodzakelijk omdat er in de komende vijf jaar veel activiteiten gepland staan om uit te voeren. Naast het ruimen van graven wordt ook het onderhoud aan de urnenmuur, grafbekisting, graflift en bijvoorbeeld het herinneringsmonument en het laten maken van naamplaatjes meegenomen. Al deze kosten (totaal € 2.281.300 voor de komende 60 jaar) worden ondergebracht in de nieuwe voorziening groot onderhoud begraafplaatsen. De jaarlijkse storting in de voorziening bedraagt € 37.772. Hiermee kan het beheer en onderhoud van de begraafplaatsen de komende jaren betaald worden. Er is een doorrekening gemaakt van de voorziening voor de komende 30 jaar.

7

Pagina 8 van 8

Overzicht van de nieuwe voorziening begraafplaatsen

Bijlagen Beleids- en beheerplan begraafplaatsen 2022-2026: de toekomst van begraven. Advies meningsvormende raad I 2 december 2021 De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering.

8