Nota Overhead 2025 - gecorrigeerde versie 17-6

NOTA OVERHEAD GEMEENTE NIEUWKOOP 2025 In deze nota Overhead gemeente Nieuwkoop 2025 is de kaderstelling voor de bepaling van de toe te rekenen overhead vastgelegd. Aanleiding is de notitie overhead 2023 van de commissie. Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Deze notitie is vanaf de begroting 2026 van toepassing. Doel Het doel van deze nieuwe nota is heldere kaders te stellen voor de bepaling van wat is overhead en waar rekenen we overhead aan toe in de beleidsbegroting (en jaarstukken) van de gemeente Nieuwkoop. Daarbij hebben we ons te houden aan hogere wet- en regelgeving, zoals de Gemeentewet, het BBV en de notitie Overhead 2023 van de commissie BBV. Definitie Overhead De definitie van overhead uit artikel 1 van het BBV wordt nader geduid als; het geheel van functies gericht op de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Baten en lasten van overhead worden niet onder de afzonderlijke beleidsprogramma’s geregistreerd maar apart in het overzicht overhead en ook afzonderlijk vermeld in het overzicht van baten en lasten. Wat valt onder Overhead Alle functies die onderdeel uitmaken van een specifieke taak binnen een taakveld zijn geen onderdeel van de overhead. Dit is bijvoorbeeld de teamleider van een zwembad.

Ondersteunende functies leveren geen rechtstreekse bijdrage aan producten die door de gemeente aan inwoners worden geleverd, maar zijn wel noodzakelijk om de directe medewerkers in staat te stellen om die producten te leveren. Deze functies worden ook wel aangeduid als PIOFACH functies. De afkorting PIOFACH staat voor, Personeel, Informatisering en automatisering, Organisatie, Financiën, Archivering, Communicatie en Huisvesting. De kosten van de PIOFACH functies vallen onder overhead. Per onderdeel volgt hieronder een toelichting en nadere kaderstelling. 1. Loonkosten Dit betreft loonkosten van functies in het PIOFACH domein. Het PIOFACH domein is: • Personeel • Informatisering en automatisering • Organisatie • Financiën • Archivering • Communicatie • Huisvesting Sommige functies bevinden zich in een grijs gebied, deze hebben zowel inhoudelijke als personele taken. Het is van belang dat de gemeente Nieuwkoop in haar beleid toelicht welke keuzes er in dit grijs gebied zijn gemaakt. Hiervoor is het nodig om het takenpakket door te nemen van deze functies.

Managers: De loonkosten van de managers zijn voor 100% overhead. Teamleiders: In onze gemeente hebben teamleiders zowel P-taken als inhoudelijke taken, waarbij 60% van de tijd behoord tot de P-taken en 40% tot de inhoudelijke taken. Dat betekent dat 60% van de loonkosten van teamleiders tot overhead behoord. Ondersteunende functies op directe afdelingen: Ondersteunende functies die rechtstreeks onder een manager vallen, zoals medewerker ondersteuning BOR behoren tot de overhead. Ondersteunende functies die onder een teamleider vallen, zoals medewerkers projectondersteuning van de diverse teams bij RO&G behoren niet tot overhead. Juristen commissie bezwaar&beroep Afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die bijdragen aan producten en diensten uit het primaire proces zoals vergunningverlening vallen niet onder overhead. Dit betreft een gedeelte van de taken van de juridische medewerkers van het team BJZ van de afdeling Bedrijfsvoering. Het aantal fte wat dit betreft wordt jaarlijks met de teamleider BJZ besproken en buiten de overhead gehouden. De gemeente Nieuwkoop hanteert omwille van de administratieve lastendrukvermindering, een ondergrens van 33% voor het naar rato toerekenen van de kosten van medewerkers die voor verschillende taakvelden werkzaam zijn.

Deze ondergrens geldt voor de toerekening aan taakvelden, niet voor de toerekening van de kosten aan de tarieven. 2. ICT kosten Alle ICT systemen, primair aangeschaft ter ondersteuning van functies die gekwalificeerd zijn als overhead of ter ondersteuning van de gemeente als geheel, maken onderdeel uit van overheadlasten. Voorbeelden hiervan zijn het financiële pakket, het pakket voor de salarisadministratie en het zaaksysteem. 3. Huisvestingskosten Heeft betrekking op kantoorruimte. Als deze betrekking heeft op de uitvoering van een specifieke uitvoerende taak en daarmee tot een specifiek taakveld behoord dan is dit geen onderdeel van overhead (bijvoorbeeld sporthal, zwembad of wijkcentrum). De gemeente Nieuwkoop hanteert omwille van de administratieve lastendrukvermindering, een ondergrens van 33% voor het naar rato toerekenen van de huisvestingskosten die voor zowel een specifieke taak als voor overhead wordt gebruikt. Deze ondergrens geldt voor de toerekening aan taakvelden, niet voor de toerekening van de kosten aan de tarieven. In de gemeente Nieuwkoop is bij het afvalbrengstation en het wijkcentrum Achterweg kantoorruimte die niet alleen voor de specifieke taak gebruikt kan worden. Dit is echter beperkt waardoor dit niet boven de ondergrens van 33% komt en daardoor niet tot overhead worden gerekend.

Pagina 2 van 3

4. Uitbestedingskosten Uitbestedingskosten van PIOFACH taken zijn overhead. Uitbesteding kan zowel een verbonden partij zijn als een bedrijf met eenduidige klant-leverancier relatie met de gemeente. 5. Rentekosten Rente die direct verband houdt met een taakveld betreft de (omslag)rente die moet worden toegerekend aan investeringen binnen dat taakveld. Dit betekent dat rente- en afschrijvingskosten van investeringen op het terrein van de overhead ook onder de overhead vallen. Waar rekenen we overhead aan toe Overhead mag (is niet verplicht) worden toegerekend aan: - Grondexploitaties; - Investeringen; - Onderhoudsvoorzieningen; - Heffingen leges; - Tarieven; - (Externe) subsidies; - Diensten aan derden. In de gemeente Nieuwkoop rekenen we overhead toe aan de grondexploitaties, afvalstoffenheffing, rioolheffing, leges, begraafplaatsrechten en waar mogelijk aan te ontvangen subsidies en diensten aan derden. Hoe berekenen we de overhead Ongeacht de methode van het berekenen van overhead moet de methodiek voor alle onderdelen eenduidig en consistent zijn. Het is wel toegestaan om voor grondexploitaties (producten en diensten op privaatrechtelijke grondslag) een andere methodiek te gebruiken dan voor heffingen. Echter een eenduidige methodiek levert een grotere bijdrage aan een bestendige gedragslijn en wordt door de commissie BBV geadviseerd.

In Nieuwkoop rekenen we overhead toe op basis van een opslag op uren. We maken onderscheid tussen twee soorten opslag. De eerste is de algemene opslag, deze wordt berekend door de totale kosten van het taakveld overhead te delen door het totaal van de directe formatie, uitgedrukt in fte. De tweede opslag is specifiek voor het team buiten van de afdeling Beheer Openbare Ruimte (BOR). Hiervoor geldt een opslag van 50% van de algemene opslag. De reden voor een lagere opslag voor het team buiten van de afdeling BOR is dat zij minder gebruikmaken van overhead. Deze methode wordt overal toegepast waar overhead aan toe wordt gerekend.

Pagina 3 van 3