Memo belangrijkste afwijkingen FV 2023 tov 2017

Onderwerp: toelichting belangrijkste wijzigingen Financiële verordening Nieuwkoop 2023.

De nieuwe Financiële verordening Nieuwkoop 2023 wijkt op de volgende belangrijkste punten af van de Financiële verordening 2017. Aanleiding De aanleiding voor de nieuwe financiële verordening is de wens van college en raad tot een vereenvoudiging van de P&C cyclus. In december 2022 zijn een aantal scenario’s aan de raad gepresenteerd. Naar aanleiding hiervan zijn uitgangspunten opgesteld voor de vereenvoudiging van de P&C cyclus. Deze zijn door de raad 23 februari 2023 vastgesteld. Deze uitgangspunten zijn verwerkt in de nieuwe verordening. Voor de volledigheid en de leesbaarheid van de financiële verordening worden deze uitgangspunten hieronder herhaald. Uitgangspunten vereenvoudiging P&C cyclus Wat willen wij bereiken? Een sterk vereenvoudigde P&C cyclus waardoor de gemeenteraad kan sturen op hoofdlijnen. Gedetailleerde invulling en uitwerking is een taak van het college. Rapportage van afwijkingen op hoofdlijnen. Wat gaan wij hiervoor doen? Het aantal documenten in de P&C cyclus wordt beperkt tot: • Jaarrekening en begroting (wettelijk verplicht) • Jaarlijkse kadernota • Verwerken uitgangspunten in nieuwe financiële verordening. Wat mag het kosten? De vernieuwing van de P&C cyclus brengt eenmalige kosten met zich mee.

Deze kosten nemen wij mee in de maatregelen die nodig zijn voor de doorontwikkeling van de organisatie en specifiek van planning en control en financiën in brede zin. Wat levert het op? Een vereenvoudigde P&C cyclus met minder documenten. De gemeenteraad kan duidelijk sturen op programma niveau en dus op de hoofdlijnen. Daarnaast wordt de doorlooptijd van de stukken kleiner. Nieuwe uitgangspunten: • 3 documenten op vaste periodes in het jaar (jaarrekening en begroting (verplicht) en een kader nota. De kadernota besteedt aandacht aan: 1. Financiële technische uitgangspunten (o.a. loon- en prijsontwikkelingen) 2. Doorkijk doorlopende dagelijkse activiteiten 3. Nieuwe ontwikkelingen gericht op de komende jaren. Dit laatste (nieuw beleid) gaat over 2024 en volgende en niet over het lopende jaar. • Wij werken met de verplichte paragrafen op grond van het BBV. Dit wordt uitgebreid met een extra paragraaf over duurzaamheid. • De programma's sluiten aan op het collegeprogramma. • Het programma algemene dekkingsmiddelen vervalt. Het overzicht algemene dekkingsmiddelen wordt voortaan opgenomen in de paragraaf weerstandvermogen en risicobeheersing. • Het programma bedrijfsvoering vervalt. Het overzicht van overhead wordt opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering.

• De gemeenteraad autoriseert de baten en lasten afzonderlijk per programma • De inrichting van de documenten wordt gebaseerd op de 4 W's: 1. Wat willen wij bereiken (bestuurlijk doel) 2. Wat gaan wij ervoor doen? 3. Wat mag het kosten? 4. Wat levert het op? • De gemeenteraad hanteert 3 procedures voor het beschikbaar stellen van geld voor nieuw beleid: 1. Procedure A: bij het vaststellen van de begroting stelt de gemeenteraad deze gelden direct beschikbaar voor besteding:

2. Procedure B: bij het vaststellen van de begroting stelt de raad deze gelden beschikbar aan het college, maar besteding wort pas vrijgegeven nadat het college hierover heeft besloten. 3. Procedure C: bij het vaststellen van de begroting stelt de raad het voornemen om dat bedrag te gaan besteden vast, maar het bedrag wordt pas daadwerkelijk beschikbaar gesteld nadat de raad daar expliciet over heeft besloten op basis van een raadsvoorstel. • Tussentijdse afwijkingen of ontwikkelingen met significante impact worden gemeld via een raadsbrief. • De auditcommissie stelt vast voor welke thema's de raad een vaste voortgangssignalering wil ontvangen (voorbeelden: grondexploitaties, voortgang woningbouw, investeringen niet meer dan 1 miljoen EUR niet zijnde grondexploitaties). • Bedrag afwijkingen EUR 500.000 op lasten en op baten op programmaniveau. De frequentie van vaststellen van aparte financiële nota's wordt op eens in de 4 jaar gesteld. Dit betreft de nota's: reserves en voorzieningen, nota kaders prijzen en tarieven, nota grondbeleid. • De nota activabeleid wordt geïntegreerd in de financiële verordening. • Wij nemen een uitgave onvoorzien op (verplicht) van EUR 3,-- per inwoner. Algemeen De nieuwe Financiële verordening heeft als basis de modelverordening zoals die door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) aan de gemeenten in Nederland beschikbaar is gesteld.

Aangezien we nu enkele jaren verder zijn, zijn tussentijdse landelijke ontwikkelingen verwerkt in de nieuwe modelverordening. Deze zullen wij hier niet toelichten omdat het geen specifieke Nieuwkoopse aandachtspunten zijn. Begrippen in bijlage Definities van begrippen zijn in de nieuwe verordening als bijlage 1 opgenomen om de leesbaarheid van de verordening te verbeteren. Activabeleid opgenomen De wijze waarop we in Nieuwkoop met activa omgaan is in de verordening opgenomen. Een aparte nota activabeleid is niet meer nodig. Investeringen onder het bedrag van € 25.000 worden niet meer geactiveerd. Onvoorzien heeft nieuwe norm Er wordt een raming van € 3 per inwoner opgenomen. Onvoorzien wordt gebruikt voor kosten die onvoorzienbaar, onontkoombaar en onuitstelbaar (de zogenaamde “3 O’s”) zijn en zich gedurende het begrotingsjaar voordoen. Het BBV bepaalt dat er een post onvoorzien moet zijn maar geeft geen handvatten hoe die te bepalen. De modelverordening geeft twee suggesties: een bedrag of een percentage van de totale lasten. De provincie geeft als toezichthouder de variant van een bedrag per inwoner aan. Zowel de commissie BBV als de provincie geven geen harde norm voor een omvang van de post onvoorzien. Alle drie genoemde varianten zijn eenvoudig te bepalen en relatief stabiel.

De variant van een percentage van de totale lasten is wel afhankelijk van incidentele fluctuaties in de omvang van de begroting door bijvoorbeeld grondexploitaties. De keuze is aan de raad. Tussentijdse informatie gaat anders De wijze waarop het college de raad informeert verandert. In plaats van omvangrijke boekwerken op afgesproken tijden zal de raad op een praktische wijze worden geïnformeerd als er sprake is van een onverwachte beleidsontwikkeling. Ook zullen dan eventuele financiële gevolgen in beeld worden gebracht. Over door de raad aangegeven specifieke onderwerpen wordt de raad met regelmaat afzonderlijk geïnformeerd. Omvang afwijkingen aangepast Afwijkingen met een minimale omvang van 1% van de programmalasten en groter dan € 100.000 (advies auditcommissie 15 maart 2023) worden toegelicht.

Rechtmatigheidsverantwoording Deze verantwoording is nieuw en ligt sinds kort bij het college. Het is van belang dat de raad toetsingscriteria vaststelt voor het college. Reserves en voorzieningen specifieker Uit de auditcommissie is de wens geuit om de eisen voor het instellen van reserves specifieker te omschrijven. Die wens is verwerkt in de nieuwe verordening. Kostprijsberekening in bijlage Om de leesbaarheid van de verordening te verbeteren is dit specifieke en technisch aandoende artikel in een bijlage bij de verordening opgenomen. Aparte beleidsnota’s eens in de 4 jaar In de nieuwe verordening worden de beleidsnota’s met betrekking tot grondbeleid, reserves en voorzieningen, beleidsuitgangspunten beheer en onderhoud openbare ruimte zoveel mogelijk aan het begin van een nieuwe raadsperiode geactualiseerd. Dat is een natuurlijk moment waarop een nieuwe raad, met mogelijk nieuwe inzichten, het beleid en de bijbehorende financiële kaders voor de komende 4 jaar kan bepalen waardoor er gedurende 4 jaar ook voor het college en organisatie duidelijk is welke kaders gelden. Beheerplannen door college vastgesteld In overleg met de auditcommissie wordt in de nieuwe verordening ook bepaald dat beheerplannen, voor zover passend binnen de door de raad vastgestelde kaders, door het college worden vastgesteld. En dus niet meer in de raad. Enkele artikelen m.b.t.

paragrafen niet meer opgenomen De artikelen met betrekking tot de paragrafen lokale heffingen, weerstandsvermogen en risicobeheersing, financiering, bedrijfsvoering en verbonden partijen zijn niet meer opgenomen omdat Nieuwkoop aansluit bij de (minimum)eisen van het BBV. Het opnemen daarvan in de verordening is dan overbodig.