Hoe dan - Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips gemeenteraad Nieuwkoop 2014
Tekst van het document
• I l l mi ui m u irnurn G14.0949
Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips gemeenteraad Nieuwkoop 2014, versie 15 septemb» In deze afsprakenlijst worden puntsgewijs onderlinge gedrag afspraken en procesafspraken genoemd van de gemeenteraad. Daarbij zijn ook vergadertips meegegeven. Deze punten zijn niet of niet uitgebreid opgenomen in het reglement van orde of in de wet, maar zijn ook weer niet helemaal vrijblijvend. Het houden aan de afspraken blijft ieders eigen verantwoordelijkheid, maar na vaststelling van deze lijst kunnen alle deelnemers aan de vergadering met hulp van de voorzitter er wel op terugvallen. Als iedereen zich aan de afspraken houdt is de voorspelbaarheid van het proces van raadsvergaderingen voor alle deelnemers en toehoorders groter en daarmee zijn de vergaderingen duidelijker. Alle raadsleden en fractieassistenten hebben daar belang bij.
Gedrag afspraak
Procesafspraak
Tip
Wees duidelijk over agenda.
Geef ten minste 32 uur voor de vergadering gemotiveerd en met steun van welke fracties door aan de qriffie om hamerstuk te wiiziqen in discussiestuk.
Gebruik andere argumenten dan gebruikt in meningsvormende raad of beperk tot stemverklaring.
Besluitvormende raadsvergadering 1.
2.
Kijk voor de vergadering op extranet voor laatste ontwikkelingen. Bespreek alleen onderwerpen die voor toehoorder interessant zijn.
Geef ten minste 32 uur voor de vergadering wijzigingsvoorstellen voor notulen door aan de qriffie.
Geef wijzigingsvoorstel direct na lezing door.
4.
Geef ten minste 32 uur voor de vergadering wijzigingsvoorstellen voor wiize van afhandelinq inqekomen stukken door aan de qriffie.
Geef wijzigingsvoorstel direct na lezing door.
5.
Stel geen vragen over feiten of verduideliikinqsvraqen (technische vraqen die ambteliik beantwoord kunnen worden) tiidens de vergadering.
Zorg dat alle technische vragen voor de meningsvormende raad al zijn beantwoord. En lever de vragen dus ten minste 32 uur voordien al aan.
3.
I
6.
Treed niet in details.
Bedenk waar het voorstel in essentie over gaat (wat is de hoofdlijn).
7.
Gun anderen een goede voorbereiding.
Lever moties en amendementen (ten minste 32 uur) voor de vergadering aan bij de griffie. Meld daarbij altijd of het verspreid mag worden naar raad en B&W (meestal) of niet (soms).
Zoek steun voor moties en amendementen voor de vergadering.
8.
Maak betoog aantrekkelijk om naar te luisteren.
Val niet in herhalinqen qedurende betoog.
Bereid betoog goed voor.
9.
Herhaal niet inbreng uit meningsvormende raad, maar ga in OD de resterende verschillen.
Luister naar de geluidsopnamen.
10.
Beperk het aantal ordedebatten.
11.
Lees spreektekst niet voor.
Bereid betooq in steekwoorden voor.
12.
Leq uzelf een spreektijd op van maximaal 3 minuten.
Iedere belangrijke boodschap is kort weer te geven. Goede voorbereiding is wel noodzakelijk. Bedenk waar het u(w fractie) om te doen is.
13.
Gebruik een stemverklarina als het debat over uw standpunt al gevoerd is en het nog altijd afwijkend is.
Geef met een stemverklaring (maximaal halve minuut) de reden van uw stemgedrag aan.
In DrinciDe één woordvoerder oer fractie. De voorzitter mag vragen wie de fractiewoordvoerder is.
Spreek vooraf in fractie af wie woordvoerder zal zijn.
Spreek, indien de faciliteiten het toestaan (als er een spreekgestoelte is), staand de eerste termijn uit. U
Bereid betoog in steekwoorden voor.
14.
15.
Laat fractiestandpunt helder zijn
2
bent dan voor publiek zichtbaar en u spreekt duidelijker. 16.
Beperk aantal interrupties
17.
Houd energieniveau op peil
Gebruik interruptie alleen voor verduidelijking van andermans standpunt.
Juist als u het oneens bent met standpunt van een ander kan het interessant zijn dat andere standpunt bij interruptie te verhelderen. In de eigen termijn is dan genoeg bagage om eigen standpunt naar voor te brengen. Stel voor de vergadering om 21.30 uur voor 5 minuten te schorsen als de vergadering nog lang lijkt te gaan duren.
Meningsvormende raad 18.
Houd vast aan doel van de vergadering.
Wissel meninqen uit en formuleer noq geen standpunten.
19.
20.
21.
Luister goed naar insprekers en naar de inbreng van andere fracties. Conclusie van voorzitter Der onderwerp: - Genoeg informatie beschikbaar om besluit te nemen; - Agenderen als hamerstuk of discussiestuk - Opsomming van resterende verschilpunten
Bespreek alleen onderwerpen die voor toehoorder interessant zijn.
Stel vragen over feiten of verduideliikinqsvraqen (technische vraqen die ambteliik beantwoord kunnen worden) ruim voor de vergadering via de griffie.
Stel de vragen zo spoedig mogelijk, direct na het lezen van de stukken.
Treed niet in details.
Bedenk waar het voorstel in essentie
3
over gaat (wat is de hoofdlijn). 22.
Laat fractiemening helder zijn
In principe één woordvoerder per fractie. De voorzitter mag vragen wie de fractiewoordvoerder is.
Spreek vooraf in fractie af wie woordvoerder zal zijn.
23.
Zet in op haalbaarheid
Agendeer een raadsvoorstel alleen als discussiestuk als twee of meer fracties dat willen.
Als slechts een fractie het voorstel terug wil zien als discussiestuk, kan die beter andere methoden gebruiken om hun afwijkend standpunt kenbaar te maken. Bereid bijvoorbeeld een stemverklaring voor.
Houd vast aan doel van de bijeenkomst.
Luister qoed naar 'derden' en aeef deze mensen voldoende ruimte om hun verhaal te doen.
Oriënterende bijeenkomsten zijn ideaal om uw netwerk uit te breiden.
Oriënterende bijeenkomst 24.
25.
Als u mensen of instanties een specifiek uitnodiqinq wilt sturen, neem dan hiervoor contact op met de griffie.
26.
Als u zelf suqqesties heeft voor onderwerpen draag deze dan via de griffie voor aan de agendacommissie. Fractie
27.
28.
Zorg voor afstemming
Bespreek wie de woordvoerder over een onderwerp zal zijn.
Bespreek voor vergaderingen de fractie-inzet, de fractiemening en of het fractiestandpunt. Gebruik daarbij bijvoorbeeld het Debatrix 'debat model'.
Bespreek de agenda van de agendacommissie door met fractievertegenwoordiger die in
Geef fractievertegenwoordiger suggesties voor gastsprekers (stakeholders) van bepaalde
4
agendacommissie zit.
Koppel na oriënterende bijeenkomsten en meningsvormende raden, maar ook na agendacommissies, regiocommissies, e.d. de fractie-inbreng en het verloop van de discussie teruq aan de fractie.
29.
30.
onderwerpen door. Geef ook suggesties voor oriënterende bijeenkomsten door.
Wees goed voorbereid
Lees de raadsvoorstellen, zeker waarover u het woord voert, aandachtig door.
Geef direct aan de griffie door als een deel van een raadsvoorstel niet duidelijk is.
5