Hoe dan - Concept Raadsvoorstel Advies Hoe dan - versie 15-2

Gemeente Nieuwkoop gemeenteraad

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: n.v.t.

Besluitvormende vergadering:

CONCEPT (versie 15-2)

Opgesteld door: Petra van der Poel, afdeling Griffie Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2021-

Titel / onderwerp: Advies werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn; #Hoe dan?’ Samenvatting: De werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn; # Hoe dan?’ is op 7 januari 2021 bij elkaar gekomen om het jaar 2020 te evalueren en komt nu met een aantal adviezen aan de raad. De bedoeling is deze adviezen eerst in een meningsvormende raad te bespreken, deze daarna uit te werken in werkafspraken en deze dan later in een besluitvormende raadsvergadering vast te stellen.

Voorgesteld besluit: De werkgroep ‘Wat voor raad willen we zijn # Hoe dan?’ stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. Alle 11 (of een deel van de) adviezen opvolgen en keuze maken bij advies nummer 3 en 6 2. Deze vastleggen in ‘werkafspraken’ en vaststellen in een besluitvormende raadsvergadering

{{esl:Signer1:capture:size(250

{{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Op 29 september 2018 is de gemeenteraad voor het eerst bij elkaar geweest om de vraag ‘Wat voor raad willen we zijn?’ te beantwoorden. Tijdens deze bijeenkomst is ‘Onze belofte aan Nieuwkoop’ geformuleerd waarbij regelmatig opgemerkt werd en hoe gaan we dat dan doen? Omdat verder uit te werken is een werkgroep opgericht met de naam ‘Wat voor raad willen de zijn; # Hoe dan?’. De werkgroep is op 7 januari 2021 bij elkaar gekomen om het jaar 2020 te evalueren en komt nu met een aantal adviezen aan de raad. Beoogd (maatschappelijk) effect De drie hoofdpunten uit de belofte nastreven. Dit zijn:  volksvertegenwoordigers te zijn door aandacht te geven aan wat belangrijk is voor Nieuwkoop en aan de mensen voor wie dat belangrijk is.  betrouwbaar te zijn door te werken aan meer legitimiteit van de besluiten en de uitvoering ervan  kaderstellend te zijn door heldere bestellingen bij het college te plaatsen Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis De werkgroep heeft in 2019 een aantal zaken uitgewerkt en daarover de raad teruggekoppeld en geadviseerd bijvoorbeeld in de:  MR I van 18 april 2019 over o.a. inloopspreekuur, thema-avonden, presentaties B&W, enz.  MR II van 12 september 2019 over o.a.

participatie Dit heeft geleid tot een ‘nieuwe werkwijze’ van de raad vanaf 2020 met als doelen: (1) minder tijd aan vergaderen te besteden, (2) meer initiatief vanuit de gemeenteraad en (3) meer openbaar te vergaderen. In de bijlage ‘Jaarverslag griffie 2020’ staat daar meer informatie over. Andere afspraken over de werkwijze van de gemeenteraad van Nieuwkoop staan in:  Reglement van orde (voor het laatst gewijzigd op 15 september 2016)  Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips Nieuwkoop 2014, versie 15 september 2014 (vastgesteld 16 oktober 2014) Participatie / betrokken partijen / personen In de werkgroep zitten van elke fractie één vertegenwoordiger, de burgemeester en de griffier. Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen In rood de adviezen. Bijeenkomsten-algemeen 1. bewuster omgaan met openbare en niet openbare bijeenkomsten. Met als uitgangspunt: alles openbaar tenzij. # Hoe dan? Oproep aan agendacommissie om daar goed bij stil te staan. 2. op tijd starten met de voorbereidingen van OB/WB en thema-avonden. Dit om sprekers op tijd vast te leggen en de bijeenkomsten te kunnen publiceren. # Hoe dan? Oproep aan agendacommissie bepaal vroegtijdig de onderwerpen en wie van de raadsleden mee helpen organiseren 3. ‘wandelgangen en napraten’. Advies om ná de vergaderingen iets ‘digitaals’ te organiseren. # Hoe dan?

2

Pagina 3 van 4

4.

a. Via Teams in vergadering blijven; nadelen bij twee gelijktijdige MR-en, live uitzending loopt nog, opname kan nog lopen, insprekers en ambtenaren nog aanwezig. b. Via aparte Teams vergadering waar de raadsleden en collegeleden in kunnen c. Via aparte kamers zoals Nieuwjaarsreceptie uitloop BR-vergaderingen voor zomer- en kerstvakantie waren in 2020 al ingecalculeerd in vergaderschema en dat werkte goed. In 2021 ook in vergaderschema rekening mee gehouden door ze als ‘vrijhouden’ aan te merken. # Hoe dan? De agendacommissie te vragen de data van 15 juli en 23 december 2021 te reserveren voor uitloop van de besluitvormende raadsvergaderingen.

Oriënterende bijeenkomsten 5. hou vast aan de jaarplanning 5x per jaar en niet alleen in begin van het jaar # Hoe dan? Geef data niet weg voor andere bijeenkomsten. Oproep aan agendacommissie: bepaal vroegtijdig de onderwerpen en wie van de raadsleden mee helpen met organiseren. Meningsvormende raden: 6. inloopspreekuur vóór de MR; laatste afspraak was omdat 1 keer per kwartaal te doen. # Hoe dan? Digitaal via (a.) Teams (maar dan alle inwoners ná elkaar) of (b.) Kamers zoals Nieuwjaarsreceptie (kun je inwoners apart spreken). Mensen kunnen dus niet zomaar ‘inlopen’ moeten zich vooraf aanmelden. Frequentie en moment (tot nu toe vóór de MR) zou anders kunnen. 7. hou streng vast aan 2 politieke vragen (geen inhoudelijke) aan portefeuillehouder. Zorg er voor dat niet te snel gekeken wordt naar de portefeuillehouder voor een antwoord. # Hoe dan? Voorzitters vragen dezelfde werkwijze aan te houden. Nu erg veel verschillende stijlen; eventueel weer een training organiseren. 8. herhaling MR en BR beperken # Hoe dan? Voorzitter sluit agendapunt af met de discussiepunten die in de BR zullen terugkomen. In de BR komt de discussie dan op die punten te liggen. Eventueel voert een fractie voorafgaand aan de BR nog een discussiepunt toe (andere fracties kunnen zich dan ook nog voorbereiden).

Idee om de ‘opmerkingen voorzitter’ daar mee uit te breiden en deze voor alle raadsleden beschikbaar te stellen voorafgaand aan de BR. Besluitvormende raadsvergadering 9. hoe maak je inwoners duidelijk waar je voor staat en het debat te volgen is # Hoe dan? Nu veel op (detail) inhoud; duidelijkere stellingname. Focus op openstaande / vooraf bekende discussiepunten uit de MR (zie punt hierboven). Tijdsbesteding versus volksvertegenwoordigen 10. het aantal avonden vanuit Nieuwkoop loopt terug door vaste avonden B&W-presentaties en Thema-avonden (i.p.v. losse werkgroepjes). Vanwege corona lastig om die tijd (zoals de bedoeling was) aan ‘volksvertegenwoordigen’ te besteden. Trend is ook dat er nu meer bijeenkomsten vanuit de ‘regio’ worden georganiseerd. # Hoe dan? Grote onderwerpen 2021 publiceren + instructie wat je als inwoner kunt doen. Onderzoeken of ‘denk mee’ daarin een rol kan spelen. (zie kanttekening; overlaten aan nieuwe raad) 11. communicatie met inwoners vóór de MR (nu vaak verrassing dat er iets op de agenda staat) # Hoe dan? Ook verantwoordelijkheid van de organisatie bij raad ligt eigenlijk al een ‘voldragen’ voorstel. Meer gebruikmaken van ‘Denk mee’ (ook bij beleidsstukken!). Daar proces schetsen met instructie voor inwoners wanneer die er wat van kan vinden. Dus ook het besluitvormingsproces van de gemeenteraad.

College verzoeken om hier meer invulling aan te geven. Voorgesteld besluit  Alle 11 (of een deel van de) adviezen opvolgen en keuze maken bij advies nummer 3 en 6  Deze vastleggen in ‘werkafspraken’ en vaststellen in een besluitvormende raadsvergadering* (*) Vraag bij besluitpunt: als er nu nieuwe werkafspraken gemaakt worden moeten dan ook de oude afspraken ‘Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips Nieuwkoop 2014, versie 15 september 2014

3

Pagina 4 van 4 (vastgesteld 16 oktober 2014)’ weer meegenomen worden zodat er 1 document is met werkafspraken?

Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Technische mogelijkheden voor ‘communicatie met inwoners vóór MR’ in ‘Denk mee’ (zie punt 10):  maak bijv. projectmap aan met ‘Raadsonderwerpen’ en daar kunnen sub-projecten onder hangen (bijv. ‘bodemdaling’, ‘Schiphol’ of concreter bijv. ‘centrumplan Nieuwveen’) Doel moet wel helder zijn en het moet niet dubbelop zijn (RES participatie al door B&W) ‘Denk mee’ is actief platform. Duidelijk dát iets met inbreng gedaan wordt en wát en door wíe ermee gedaan wordt. Het kan benut worden om ‘onduidelijkheden’ op te helderen en ‘vragen’ te beantwoorden (zou daardoor inspraak-verminderend kunnen werken / Bij formele participatie kan het in voorfase daardoor mogelijk ook zienswijzen voorkomen). Een peiling (bijv. voor verkiezingsprogramma’s: welke onderwerpen moeten ter discussie worden gesteld) zou kunnen. Rol van raad moet helder zijn en er moet een vaste termijn benut worden. Reacties van inwoners op elkaar is nuttig, maar voorkom dat het ‘FaceBook-achtig’ wordt. Als het puur informatief platform moet zijn, dan kan website beter benut worden. Kortom invulling van ‘Denk mee’ gebruik moet nader bepaald worden. # Hoe dan?: overlaten aan nieuwe raad, raads- en/of collegeprogramma als basis Algemeen  Thema’s in verkiezingswijzer zo kiezen dat profilering beter kan.

Niet besproken in de werkgroep #Hoe dan:  de belofte: ‘kaderstellend te zijn door heldere bestellingen bij het college te plaatsen’.  in het meerderheidsbesluit de wijsheid van de minderheid mee te nemen Financiële en juridische gevolgen n.v.t. Bijlagen  Jaarverslag griffie 2020 (ter kennisname als achtergrondinformatie)  Verslag (verwerkt in de presentatie) van de werkgroep bijeenkomst van 7 januari 2021(ter kennisname als achtergrondinformatie)  Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips Nieuwkoop 2014, versie 15 september 2014 (vastgesteld 16 oktober 2014)’ Advies meningsvormende raad

4