Concept actielijst MR II 10 februari 2022

MENINGSVORMENDE RAAD II

10 februari 2022

ACTIELIJST (CONCEPT)

Nr

Onderwerp

Actie

1.

Opening

Aanwezig: Voorzitter: Berry Dors Griffie: Edzard van Holthe Samen Beter Nieuwkoop: Lizet Keijzers, Wilfred Geerlof, CDA: Kees Egberts, Nick Draper, Arie van Wijk VVD: Paul Platen Fractieassistent: Glenn Fransen Natuurlijk Nieuwkoop: René Carlier Fractieassistenten: Larissa Baartman, Bas Oostwouder (beiden ná afloop MR I) D66: Annette Pietersen Fractieassistent: Marcel Touw SGP-ChristenUnie: Elias van Belzen Fractieassistenten: Gerrit Splinter, Mariska van Buren-Gorissen Collegeleden: Robbert-Jan van Duijn en Antoinette Ingwersen Ambtelijke ondersteuning: Marco Steen (bij agendapunt 3), Paula Zwijgers (bij agendapunt 5)

2.

Vaststellen agenda

Ongewijzigd vastgesteld

3.

Actualisatie Financiële Verordening

De concerncontroller en of griffier geeft antwoord op vragen en opmerkingen over: - Sheet 12, 13 en 14 De P&C cyclus - Sheet 23 M.u.v. verkoop grond, Waarom? - Sheet 11 Geen technische vragen bij Jaarstukken Met huidige werkwijze is er een te grote tijdspanne tussen aanlevering en de besluitvorming Het document zal ook niet zoveel aanleiding geven, want anders van aard De auditcommissie geeft antwoord op vragen en opmerkingen over: - Sheet 17: Art. 5 lid 4 over over- en onderschrijvingen / Is onderscheid gemaakt tussen incidentele en structureel Nee Wel bij over art 3 bij incidentele baten en lasten - Sheet 4 Koppeling aan beleidsmatige kant

gemeente nieuwkoop griffie

begrenst Wel binnen thema’s schuiven maar niet tussen programma’s< Raad autoriseert op programmaniveau Discussie- & gesprekspunten zijn: - Verantwoording in P&C cyclus zo lean & mean mogelijk / raad controlerende rol UPN kaderstellend / nieuw beleid en ontwikkelingen VJN en NJN vooral financieel technisch en decembernota tbv overheveling In begroting septembercirculaire verwerken VJN bijstuur mogelijkheid Decembernota alleen rechtmatigheid en overheveling en dus terugblik loskooppelen - Bij begroting subsidieplafond vaststellen (zou moeten, maar gebeurd niet en waar moet het vastgelegd worden / Fin.verordening?) - Hoeveelheid technische vragen bij financiële stukken Reactie concerncontroller: Nog wel uitzoekwerk nodig. T.a.v. doorlooptijd stukken: de septembercirculaire opnemen in begroting heeft als consequentie dat begroting later wordt aangeleverd (dus minder tijd om technische vragen te stellen). En meerwaarde is niet overdreven groot, in praktijk is Gemeentefonds verdeling vooral afhankelijk van feitelijke uitgaven van Rijk. Afweging is niet om ambtelijk te maken Reactie wethouder Ingwersen: Geagendeerd is geen voorstel van B&W over Fin.verordening. Er zal nog een slag met auditcommissie gemaakt moeten worden. Hoe om te gaan met verantwoording in 2e helft van het jaar, zonder sturingsmogelijkheid. We zijn er nog niet.

4.

De raad wil graag dat de auditcommissie een tussenresultaat bespreekt van de uitwerking n.a.v. inbreng in o.a. deze MR II van organisatie + B&W in een extra bijeenkomt. Raadsvoorstel financiële verordening zal worden geagendeerd op 30 maart met de mogelijkheid om dan van de agenda af te voeren als het niet zonder discussie afgetikt kan worden. Tot 21.12 uur Raadsvoorstel Verzoek om wensen en De burgemeester geeft antwoord op vragen bedenkingen t.a.v. deelname Stichting en opmerkingen over: Risicobeheer door de Veiligheidsregio - T.b.v. wie is dit risicobeheer? Om efficiency en kwaliteitsslag te maken. Hollands Midden (VRHM) Van verzekerings-denken naar risicoHet college van burgemeester & wethouders stelt de raad voor het volgende denken (aanspraak). Dus vooral vanuit te besluiten: medewerker gedacht. 1. Geen wensen en bedenkingen in te - Wat is probleem dienen ten aanzien van deelname van de Verzekering loopt af is aanleiding. Huidige VRHM aan de stichting risicobeheer opzet is kwetsbaar.

2

gemeente nieuwkoop griffie

2. de VRHM hiervan in kennis te stellen, overeenkomstig bijgaande concept-brief.

Zie genoemde voorbeelden in reactie op technische vragen van D66 - Potentiële besparingen (zin in reactie op vraag 6 van D66)? - Waarborgfonds, hoe te vullen? Wel logisch gevolg, maar oordeel raad zal ongetwijfeld nodig zijn. - Waarom stichting en niet een bijzondere verenigingsvorm. Is dat transparant genoeg. Juist vorm met meest lichte structuur Discussiepunten zijn er niet

5.

De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering. Tot 21.29 uur De burgemeester en griffier geven antwoord op vragen en opmerkingen over: - Helpdesk in kantoortijd, alleen gedurende eerst jaar - Is gebruik eigen device met bijv. iBabs wel of niet toegestaan - Is gebruik van mailadres @raadnieuwkoop.nl verplicht - Waarom gekozen voor 3 fractieassistenten die een device zouden krijgen, terwijl er maximaal 5 per fractieassistenten worden toegestaan. Krijgen andere twee geen @raadnieuwkoop.nl mailadres? - Andere applicaties op bruikleen device toegestaan? - Is dit het meest efficiënte voorstel? - Wat als budget voor maximaal 6 x 5 fractieassistenten, maar in praktijk gemiddeld 3 fractieassistenten per fractie?

Raadsvoorstel ICT middelen en ondersteuning vanaf de raadsperiode 2022 De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. Vanaf de raadsperiode 2022 de domeinnaam en e-mailadres @raadnieuwkoop.nl te hanteren voor alle raadsleden en fractieassistenten van de gemeente Nieuwkoop; 2. Te kiezen voor het scenario ‘iPad in bruikleen’; Met de volgende opties a. inrichting met Microsoft Office E3; b. beschikbaarheid van een eerste lijns helpdesk binnen kantoortijden door de IT leverancier van de gemeente Nieuwkoop; 3. Besluitpunt 2 beschikbaar te stellen aan alle raadsleden en aan maximaal drie fractieassistenten per fractie; 4. De kosten voor de bovenstaande besluitpunten te dekken uit: a. het beschikbaar gestelde bedrag (zie Discussiepunten zijn: - Het aantal fractieassistenten naar 5 verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2016 - besluit van 12 - Hoogte kosten vs gekozen oplossing Oorspronkelijke aanleiding was dat 7 2018 nr. 2018-058) voor een vergoeding voor device zoals in 2018 raadsperiode van vier jaar: € 500 per gedaan niet meer mogelijk is. raadszetel + € 2.500 per fractie; totaal met Bekijk nogmaals (second opinion) minimale zes fracties is € 25.500 per raadsperiode; b.

het restant à € 265.000 voor een periode variant en bijbehorende kosten van vier jaar uit de algemene reserve; en Wat is echt nodig – binnen contract van de financiële consequenties van dit besluit organisatie te verwerken in een bijpassende Kan raad buiten contract van organisatie begrotingswijziging 2022 20% voor raadswerk plus 80% extra (voor wat) Democratie kost geld Alle fracties hebben behoefte aan second opinion - Is dit wel goed en handig (toegankelijkheid, Helpdesk in kantoortijd) Hangt altijd af van gebruiker. - Helpdesk in kantoortijd, alleen gedurende eerst jaar - Beveiliging beter uitleggen

3

gemeente nieuwkoop griffie

Reactie burgemeester: Het betreft terecht vooral een discussie voor de raad onderling. Als raad de voorgelegde oplossing niet fijn vindt, moet de raad er zelf wat aan doen. Hij benadrukt dat het raadsvoorstel geformuleerd is aan hand van eigen inbreng van raadsleden bij verschillende bijeenkomsten.

6.

De raad heeft nog niet voldoende informatie om een besluit te nemen. Er moet eerst een second opinion – met o.a. uitwerking van een minimale variant – worden gedaan. Het wordt niet geagendeerd in de volgende besluitvormende raadsvergadering. Tot 22.15 uur Jaarverslag Griffie en raad 2021 De griffier geeft antwoord op vragen en De griffie ondersteunt de gemeenteraad, de opmerkingen over: - Analyse over kwart van de schriftelijke raadsleden en de fractieassistenten bij de uitvoering van hun werk. Dit jaarverslag vragen die buiten de termijn geeft een beeld van wat er zoal is gebeurd - Prettig te lezen. Kort en bondig en overzichtelijk bij de gemeenteraad en griffie in 2021. Naar aanleiding van dit jaarverslag kunnen - Optelling op pag. 4: 110 avonden klopt niet er mogelijk nog aandachtspunten helemaal meegegeven worden aan de nieuwe raad. - Mening over thema-avonden Doel lijkt wel bereikt. Verbetering zal altijd mogelijk blijven. Uitblijven van avonden over sociale leefomgeving in 2021 is best opvallend. Voor raad om onderling te bespreken. Discussiepunten zijn: - In toekomst meer werkbezoeken, afgelopen jaar was verklaarbaar, maar na verkiezingen is hopelijk veel meer mogelijk De raad heeft dit onderwerp voldoende besproken. Tot 22.34 uur

7.

Mededelingen uit en/of input voor overleggen gemeenschappelijke regelingen

Geen gebruik van gemaakt

8.

Berichten uit B&W en de raad

Geen gebruik van gemaakt.

9.

Rondvraag

SGP-CU stelt vragen over QR-codes bij zwemlessen. Het is een pijnlijk onderwerp. Gesprekken met betrokkenen zijn niet ‘leuk’. Voorzieningenrechter heeft voor specifieke geval van zwembad in Hilversum een uitspraak gedaan, omdat het onderwijs betrof en geen recreatie. In De Wel is zwemles geen hoofdactiviteit. Dat ‘sluipwegen’ worden gezocht is bekend. QR code niet meer vragen is niet aan orde: de landelijke richtlijn wordt gevolgd. Hoop is op snelle versoepeling. Die landelijke lijn laat op dit moment weinig (creatieve) mogelijkheden toe. Op basis waarvan andere gemeenten anders handelen wordt nauwgezet gevolgd.

4

gemeente nieuwkoop griffie

Zo zal ook contact worden gezocht met de voorbeelden genoemd in inleiding van vragen. 10.

Actielijst Meningsvormende Raad II Ongewijzigd vastgesteld vaststellen De actielijst van de meningsvormende raad II van 20 januari 2022.

11.

Sluiting

Om 22.45 uur

5