Concept actielijst MR I van 20 januari 2022 met beeldlink

MENINGSVORMENDE RAAD I van 20 januari 2022

ACTIELIJST (CONCEPT)

De vergadering kunt u hier terugkijken Als bovenstaande link niet werkt kunt u de volgende URL kopiëren en lakken in een browser: www.nieuwkoop.nl/gemeenteraad en kies dan voor (live) uitzendingen gemeenteraad. Nr

Onderwerp

Actie

1.

Opening (om 20:00 uur)

Aanwezig: Voorzitter: Kees Egberts Griffie: Petra van der Poel Samen Beter Nieuwkoop: Wilfred Geerlof en Mariëlle de Romijn, Fractieassistenten: Lise Domburg en Dyanne Metzelaar. CDA: Nick Draper en Arie van Wijk, VVD: Tom de Kleer Natuurlijk Nieuwkoop: Pien Schrama Fractieassistenten: Bas Oostwouder D66: Fractieassistenten: Tom van den Braak en Marcel Touw SGP-ChristenUnie: Fractieassistent: Mariska van Buren-Gorissen, Collegeleden: Gerben van Duin en Antoinette Ingwersen Rekenkamerdirecteur: Frank Hordijk Ambtelijke ondersteuning: Ariaan van der Vlugt en Edward van ’t Zelfde Insprekers: geen

2.

Vaststellen agenda

3.

Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek ‘investeringen met maatschappelijk nut – van planvorming tot evaluatie’

Ongewijzigd vastgesteld

De Rekenkamerdirecteur geeft antwoord op vragen en opmerkingen over: - hoogte voorziening zijn deze bedragen echt nodig (dotatie-holiday); verstandig om het een keer extern valideren (niet te hoog of te Besluit dat het college van B&W: 1. de meerjarig geprojecteerde hoogte van laag) de voorziening voor groot onderhoud - ambtelijke uren buiten de P&C-cyclus om; (extern) moet toetsen op ‘redelijke informeren van de raad hoeft niet buiten de noodzaak’. De onderliggende bedragen, P&C-cyclus om. Informatie is er al zoals volgend uit het meerjarige onderhoudsplan, interne terugkoppeling hoeft niet veel tijd te dienen eenmalig (extern) te worden kosten. - welke rol voor de raad en wat voor het gevalideerd. college; proces goed geborgd, geen 2. de raad met een vaste frequentie en in kwetsbaarheden, processen, grote een vast format moet informeren over

gemeente nieuwkoop griffie

(voorgenomen) wijzingen in (de uitvoering van) projecten die zijn opgenomen in het meerjarige plan, of die daaraan bij nader inzien mogelijk zouden moeten toegevoegd. In de bovenbedoelde rapportage moet ook melding gemaakt worden van afgesloten projecten, voorzien van een korte inhoudelijke en financiële evaluatie (waarin ook wordt ingegaan op mogelijke verbeterpunten in de externe communicatie). 3. de materie van de grondexploitaties, hoe lastig dat ook is, in volgende PenCdocumenten zodanig toegankelijk moet maken dat ieder raadslid zonder Raadsvoorstel Rekenkameronderzoek ‘investeringen met maatschappelijk nut – van planvorming tot evaluatie’ Besluit dat het college van B&W: 1. de meerjarig geprojecteerde hoogte van de voorziening voor groot onderhoud (extern) moet toetsen op ‘redelijke noodzaak’. De onderliggende bedragen, volgend uit het meerjarige onderhoudsplan, dienen eenmalig (extern) te worden gevalideerd. 2. de raad met een vaste frequentie en in een vast format moet informeren over (voorgenomen) wijzingen in (de uitvoering van) projecten die zijn opgenomen in het meerjarige plan, of die daaraan bij nader inzien mogelijk zouden moeten toegevoegd.

In de bovenbedoelde rapportage moet ook melding gemaakt worden van afgesloten projecten, voorzien van een korte inhoudelijke en financiële evaluatie (waarin ook wordt ingegaan op mogelijke verbeterpunten in de externe communicatie). 3. de materie van de grondexploitaties, hoe lastig dat ook is, in volgende PenCdocumenten zodanig toegankelijk moet maken dat ieder raadslid zonder veel moeite kan begrijpen (a) waarmee zou moeten worden ingestemd c.q. welke alternatieven denkbaar zouden zijn (bij een actualisatie en bij de behandeling van een programmabegroting) en (b) wat het college precies verantwoordt (in de jaarrekening). 4. moet zorgen voor een consequente en ‘sluitende’ vastlegging van geplande en bestede ambtelijke uren. De zogenoemde directieraming van een project dient niet alleen de out-of-pocket-kosten te omvatten, maar ook de (voorcalculatorische) uren maal integraal tarief van de bij het project betrokken ambtelijk medewerkers. 5. de shortlist van te benaderen aannemers, om onnodige kwetsbaarheden te vermijden, zeker bij ‘grote’ projecten (stel met een directieraming vanaf € 250.000),

bedragen, enz. - bestede uren pas einde jaar toegevoegd (pagina 15); op basis van toedeling vooraf en achteraf toerekening aan project. Zie antwoord op zelfde vraag door wethouder en ambtelijke ondersteuning. De wethouder en ambtelijke ondersteuning geven antwoord op vragen en opmerkingen over: - hoeveel tijd gaat dat kosten als alle adviezen worden opgevolgd; aantal aanbevelingen oké maar gaat om de mate van detail. Verantwoording projecten via P&C wel iets betere verantwoording. 4 tot 6 ogen principe waarom dan nog extern naar kijken. Advies aanbestedingen gesprekken voeren met andere gemeenten. - evaluatie projecten: doen we altijd. Korte schriftelijke evaluatie neemt college ter harte. - ambtelijke capaciteit n.a.v. van technische vragen en niet naar aanleiding van het rapport rapport; alleen voor rapportage buiten P&C-cyclus; verantwoording via de reguliere P&C-cyclus - opbouw extra uren bij technische vragen; projectboek zoals bij GREX kost veel tijd (detailniveau) - hoogte voorziening zijn deze bedragen echt nodig (dotatie in voorziening); nieuwe beheerplan 25 jaar vooruit dekkend. Zie verloop van de voorziening. - tekenbevoegdheid ambtenaar tot een bepaald bedragen; door meerwerk of extra boven het bedrag dan wordt de gemeentesecretaris geconsulteerd - urenbesteding; in tijdschrijfsysteem uren per project (GREX en investeringen).

Project Achttienkavel (voorziening) wordt ook werkelijke uren geschreven. Exploitatie is op basis van inschatting - (pagina 17) overschrijding projecten versus aanbesteding. Lering voor andere projecten meerkosten; altijd onverwachte zaken ook al maak je inschattingen. Er zijn projectevaluaties die intern worden gehouden. Er zijn geen discussiepunten. Reactie wethouder: rapport dwingt je om kritisch door de processen te lopen en verbeterpunten te nemen. Zal een aantal punten meenemen in de reguliere processen. Reactie Rekenkamerdirecteur: strekking rapport is positief en bedoeld om de raad te ondersteunen.

2

gemeente nieuwkoop griffie

mede moet opstellen of tenminste laten valideren door een onafhankelijke buitenstaander (bijvoorbeeld een wisselende deskundige, werkzaam bij een buurgemeente). 6. bij het hanteren van alternatieve, innovatieve inschrijvingsdocumenten moet zorgen voor de expliciete instemming van het college. 7. per project ook een interne evaluatie moet opstellen. Die evaluatie dient dan mede een analyse van de verschillen tussen ‘uitgebreide directieraming’ (inclusief vooraf ingeschatte ambtelijke uren maal tarief) en realisatie (van de combinatie uitgegeven en toegerekende Euro’s) te omvatten. Bespreek die evaluaties periodiek in het college, voorzien van mogelijke actie- of verbeter-punten.

De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering. (tot 20:40 uur)

Samenvatting: De Rekenkamer heeft de werkwijze rond ‘investeringen met maatschappelijk nut’ onderzocht aan de hand van twee recent uitgevoerde projecten. De Rekenkamer heeft per saldo een positieve indruk opgedaan. Tegelijk geeft een aantal aantekeningen aanleiding om het college te verzoeken opvolging te geven aan de onderstaande aanbevelingen. 4.

Raadsvoorstel Het verplaatsen van de bebouwde komgrens in Vrouwenakker op de N231 Vrouwenakker

De wethouder en ambtelijke ondersteuning geven antwoord op vragen en opmerkingen over: - verzoek van de provincie maar wie betaalt B&W stelt de raad voor: dat; komborden zijn van de gemeente en de 1. De grens van de bebouwde kom op de gemeente verzet hem weg ‘Vrouwenakker’, bekend als N231 in - de kosten van de belijning; zijn voor de Vrouwenakker, ingevolge de provincie - ter bevordering van de veiligheid; om Wegenverkeerswet en de Wegenwet te snelheid bij wegversmalling al te verlagen. verplaatsen, zoals aangegeven op de bij dit Is logischere inrichting besluit behorende tekening. 2. Gedeputeerde Staten van de Provincie - beheer en onderhoud van de weg; is voor Zuid-Holland, te verzoeken op grond van de provincie artikel 27, tweede lid, van de Wegenwet de - speelt dat ook op andere locaties; er zijn geen andere plekken nieuwe bebouwde komgrens op de weg ‘Vrouwenakker’, bekend als N231 in Er zijn geen discussiepunten. Vrouwenakker, vast te stellen. Samenvatting: De provincie Zuid-Holland heeft een verzoek ingediend om de bebouwde komgrens te verplaatsen. In de huidige situatie ligt de bebouwde komgrens van Vrouwenakker aan de N231 Vrouwenakker, na het passeren van een verkeersremmer in de vorm van een middengeleider. Om een logische plek te situeren voor de bebouwde komgrens, is het nodig om deze bebouwde komgrens in zuidelijke richting te verplaatsen.

De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering. (tot 20:50 uur)

3

gemeente nieuwkoop griffie

5.

Mededelingen uit en/of input voor overleggen gemeenschappelijke regelingen

Geen gebruik van gemaakt

6.

Berichten uit B&W en de raad

Wethouder Ingwersen over pilot afsluiting Ziendeweg; is een besluit van Alphen aan den Rijn; Zie reactie geplaatst op de gemeentelijke website.

7.

Rondvraag

Vragen van het CDA en SBN over ophalen van oud papier. Blauwe containers: tijden van ophalen zijn onduidelijk, er worden geen nieuwe blauwe containers geleverd, verzoeken om extra op te halen bij containers bij supermarkten, afvalbrengstation minder open om het daar te brengen, vrijwilligers moeten meer uren maken voor de zelfde opbrengst. Wethouder Van Duin en ambtelijke ondersteuning beantwoorden de gestelde vragen en de vervolgvragen. (tot 21:20 uur) Vragen van de VVD over de motie snelle verbinding N231. De reactie van de provincie Zuid-Holland, of het GVVP is meegenomen, of gesproken is met provincies én gemeenten, de plannen van Ronde Venen. Wethouder Ingwersen beantwoordt de vragen en geeft aan dat het college zich blijft hardmaken voor een goede ontsluiting naar het noorden; in de breedte (tot 21.40 uur)

8.

9.

Actielijst Meningsvormende Raad I vaststellen • Actielijst van de MR I van 2 december 2021 Sluiting

Ongewijzigd vastgesteld

Om 21.41 uur

4