Bijlage 7 Criteria en Weging offertes van accountant

Bijlage 6 Waarderingsmethode van de criteria en de open vragen die als criterium gelden

De opdracht wordt gegund op basis van het Gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving op basis van de “beste prijs-kwaliteitverhouding” zoals bedoeld in artikel 2.114 lid 2a Aanbestedingswet 2012. In totaal zijn maximaal 100 punten door een inschrijver te scoren op de gunningscriteria prijs en kwaliteit. Het gunningscriterium is opgedeeld in de volgende gunningscriteria: Criteria 1. Basisprijs 2. Open vragen 3. Presentatie

Weging 30 50 20

Beoordeling Basisprijs De prijzen dienen te worden opgegeven in het daarvoor bestemde calculatieblad. Een inschrijving die niet op deze wijze is ingediend, wordt terzijde gelegd. De basisprijs is de prijs voor alle onderdelen (inclusief eventuele kortingen) zoals weergegeven onderaan op het calculatieblad. De inschrijver maakt geen aanspraak op vergoeding van welke extra kosten dan ook. Inschrijver kan gedurende de looptijd van de overeenkomst dus geen andere kosten factureren dan in het calculatieblad vermeld, tenzij elders expliciet vermeld. De prijs dient in Euro’s exclusief btw te zijn vermeld. De (totale) basisprijs wordt beoordeeld op basis van het door de inschrijver ingevulde calculatieblad. De inschrijver met de laagste (totale) basisprijs behaalt de maximale score. De score van de andere inschrijvers wordt berekend aan de hand van de volgende formule: Xmin = Inschrijving met laagste prijs Xlev = Uw inschrijving (Xmin / Xlev) x weging basisprijs De scores voor het gunningscriterium prijs worden afgerond op twee decimalen. De door de inschrijver aangeboden prijzen dienen marktconform en reëel te zijn, zodat er geen sprake lijkt te zijn van een abnormaal lage inschrijving in de zin van artikel 2.116 van de Aanbestedingswet 2012.

Het moet voor de Aanbestedende dienst in alle redelijkheid aannemelijk zijn dat de inschrijver de opdracht voor de door hem aangeboden prijzen kan uitvoeren. Het indienen van een irreële of een manipulatieve inschrijving, zulks naar het oordeel van de Aanbestedende dienst, leidt tot uitsluiting van de inschrijver van de aanbesteding. Zoals in het programma van eisen onder artikel 4.1 vermeld geldt dat wijzigingen in ‘accountancy weten regelgeving’ tijdens de contractperiode voor risico van de inschrijver zijn. De wijzigingen in ‘wet- en regelgeving die van toepassing is op gemeenten’ tijdens de contractperiode zijn voor risico van de opdrachtgever (dit kan mogelijk meerwerkkosten voor de gemeente opleveren na een vooraf afgegeven schriftelijke akkoordverklaring van opdrachtgever (de auditcommissie namens de gemeenteraad).

Beoordeling Open vragen Inschrijver wordt in het kader van kwaliteit gevraagd om de volgende open vragen te beantwoorden en uit te werken. Opdrachtgever wenst inzicht te krijgen in onderstaande open vragen.

Vraag 1.

Omschrijving Organisatie, ervaring en controleaanpak

Omschrijving en aandachtspunten Opdrachtgever wenst een inschrijver te selecteren en te contracteren die ervaring heeft met de gevraagde dienstverlening voor een gemeente. Geef een beschrijving van uw organisatie en ga daarbij in ieder geval in op: • Omschrijving van de organisatie van inschrijver;

Weging 10 punten

• Ervaring van inschrijver bij gemeenten; • Toelichting op werkwijze bij interim-controle en de jaarrekeningcontrole; • De wijze waarop tussentijdse bevindingen met de organisatie worden gedeeld en gezamenlijk met de organisatie wordt opgetrokken. 2.

Expertise

Opdrachtgever wenst een inschrijver te selecteren en te contracteren die een kundig team inzet om de dienstverlening uit te voeren. Bij de beoordeling wordt onder meer gekeken naar onderstaande elementen: • Het kwaliteits- en kennisniveau van de in te zetten medewerkers. Dit geldt in het bijzonder voor de kwaliteit van de controleleider, de senior manager en de tekenend accountant en diens vervanger(s) die als contactpersoon voor de opdrachtgever fungeren; • Borging van het verloop bij inschrijver; • De samenstelling, continuïteit en kwalificatie van het controleteam voor de jaarrekeningcontrole; • De maatregelen die worden genomen om de continuïteit en kennisbehoud binnen het team te waarborgen en te voorkomen dat dezelfde vragen opnieuw gesteld worden; • De mate waarin aangetoond wordt dat algemene branchekennis aanwezig is en de manier waarop deze kennis op peil wordt gehouden; • Kennis op het gebied van de Sisa-regeling; • De mate waarin inschrijver overtuigend kan bepleiten waar de grootste risico’s voor een ‘veelkernige’ (13 dorpen) gemeente van omvang en ligging van Nieuwkoop liggen.

20 punten

3.

Samenwerking

Inschrijver dient aan de hand van onderstaande punten te beschrijven hoe de inschrijver invulling geeft aan de samenwerking met de opdrachtgever: • Wat verwacht de inschrijver van de opdrachtgever?

20 punten

• Wat moet de opdrachtgever wanneer aanleveren? • Hoe ziet u het mogelijke spanningsveld van de accountant als opdrachtnemer van de Raad inzake de controle van de jaarrekening en adviseur van het College van Burgemeester en Wethouders inzake de inrichting van de organisatie.

Eventuele kosten, verbonden aan de door de inschrijver gegeven antwoorden, dient de inschrijver in zijn prijsopgave mee te nemen. Er kunnen dus geen separate kosten in rekening worden gebracht voor de door u aangeboden oplossingen, tenzij hier expliciet naar wordt gevraagd. Het totaal aantal pagina’s voor de drie open vragen samen bedraagt maximaal acht pagina’s A4, Arial 10, regelafstand exact 13 (zie de afbeelding hieronder). Bij overschrijding van het maximaal toegestane aantal pagina’s, wordt enkel het toegestane aantal pagina’s beoordeeld. Pagina’s die het maximum overschrijden, worden niet beoordeeld.

Iedere beoordelaar geeft individueel per open vraag een score. De beoordelaars vergelijken hierbij de antwoorden van de verschillende inschrijvers en kijken of de vragen zijn beantwoord en hoe de vragen inhoudelijk zijn beantwoord. Nadat alle beoordelaars individueel hun scores hebben gegeven vindt er een gezamenlijke bijeenkomst plaats. Tijdens deze bijeenkomst worden alle scores genoteerd en besproken. Dit kan er toe leiden dat beoordelaars hun individuele score aanpassen, maar dit hoeft niet het geval te zijn. Als beoordelaars goede argumenten hebben voor hun scores, dan worden de scores niet aangepast. De definitieve individuele scores van de beoordelaars worden per open vraag bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars. De uitkomst hiervan (afgerond op twee decimalen) is de score van de inschrijver voor de betreffende open vraag. De beoordelaars hebben de volgende scoremogelijkheden: Oordeel Uitstekend: De gegeven informatie sluit volledig aan bij de punten zoals opgenomen in onderhavige Aanbestedingsstukken. De informatie geeft een uitstekend beeld van de dienstverlening en levert een zeer positieve bijdrage hieraan. Het overtreft de verwachtingen van Aanbestedende dienst.

Scoringsmogelijkheden per vraag Vraag 1 Vraag 2 en 3 10 punten 20 punten

Goed: De gegeven informatie sluit goed aan bij de punten zoals opgenomen in onderhavige Aanbestedingsstukken. De informatie geeft een goed beeld van de dienstverlening en levert een positieve bijdrage hieraan. De informatie voldoet aan de verwachtingen van Aanbestedende dienst.

7 punten

14 punten

Matig: De gegeven informatie sluit matig aan bij de punten zoals opgenomen in onderhavige Aanbestedingsstukken. De informatie voldoet minimaal aan de verwachtingen van Aanbestedende dienst en/of er missen aspecten uit de vraagstelling.

3 punten

7 punten

Slecht: De gegeven informatie sluit slecht aan bij de punten zoals opgenomen in onderhavige Aanbestedingsstukken en/of er ontbreken significante punten. De informatie is niet overtuigend en laat veel openingen over en/of geeft onvoldoende antwoord op de vragen.

0 punten

0 punten

Beoordeling Presentatie Inschrijver wordt gevraagd om de uitgebrachte offerte toe te lichten en om eventuele vragen te beantwoorden. Iedere beoordelaar geeft individueel een score over de professionele indruk die het team op hen maakt. De beoordelaars vergelijken hierbij de inhoud en bondigheid van de presentaties en van de reacties op vragen. Nadat alle beoordelaars individueel hun scores hebben gegeven vindt er een gezamenlijke bijeenkomst plaats. Tijdens deze bijeenkomst worden alle scores genoteerd en besproken. Dit kan er toe leiden dat beoordelaars hun individuele score aanpassen, maar dit hoeft niet het geval te zijn. Als beoordelaars goede argumenten hebben voor hun scores, dan worden de scores niet aangepast. De definitieve individuele scores van de beoordelaars worden per open vraag bij elkaar opgeteld en gedeeld door het aantal beoordelaars. De uitkomst hiervan (afgerond op twee decimalen) is de score van de inschrijver voor de betreffende open vraag. De beoordelaars hebben de volgende scoremogelijkheden: Oordeel Uitstekend

Scoringsmogelijkheden per vraag 20 punten

Goed

10 punten

Matig

1 punt