Bijlage 4 Contoleprotocol Nieuwkoop 2018-2022 - Deze wordt in 2023 geactualiseerd

G18.1250 CONTROLEPROTOCOL GEMEENTE NIEUWKOOP 2018 - 2022 Behorend bij raadsbesluit 'Controleverordening 2018 en controleprotocol 2018-2022', 13 december 2018 (2018-123)

1 De accountant en het doel van het controleprotocol Gemeente Nieuwkoop geeft ieder jaar opdracht aan de accountant om de accountantscontrole uit te voeren overeenkomstig artikel 213 van de Gemeentewet. In het controleprotocol regelt de gemeenteraad een aantal zaken ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de accountantscontrole. 1.1 Aanwijzing accountant Op grond van artikel 213, lid 2, van de Gemeentewet wijst de gemeenteraad een of meer accountants, zoals bedoeld in artikel 393, 1e lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, aan die belast is met de controle van de in artikel 197 van de Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van de accountantsverklaring en het uitbrengen van het verslag van bevindingen. 1.2 Duur van de aanwijzing De aanwijzing van de accountant geschiedt voor een periode van 4 jaar met jaarlijks de mogelijkheid tot verlenging door de gemeenteraad. 1.3 Rechtsgrondslag controleprotocol Dit controleprotocol is een nadere uitwerking van artikel 2 en artikel 4 van de controleverordening, waarin sprake is van de opdrachtverlening aan de accountant, respectievelijk de inrichting van de accountantscontrole.

1.4 Doel controleprotocol Het controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de hiervoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringtoleranties voor de controle van de jaarrekening van de gemeente Nieuwkoop. Het controleprotocol wordt in duur zoveel mogelijk afgestemd op de duur van het contract met de door de raad aangewezen accountant. 2 Algemene uitgangspunten voor de controle Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de jaarrekening, uitgevoerd door de gemeenteraad benoemde accountant, gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: » De getrouwe weergave van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de activa en passiva; * Het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties in overeenstemming met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen; » Het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); » De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

3 Het hanteren van goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en (statistische) deelwaarnemingen en extrapolaties. De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. Hij controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten, balansmutaties en financiële beheershandelingen. 3.1 Definities goedkeuringstoleranties en rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie is het grensbedrag dat bepaalt of een door de accountant geconstateerde fout of onzekerheid wordt gerapporteerd in het verslag van bevindingen bij de jaarrekening. Een fout

of onzekerheid die in omvang de rapporteringstolerantie overschrijdt wordt gerapporteerd, maar heeft geen invloed op het oordeel in de accountantsverklaring. De goedkeuringstoleranties zijn grensbedragen die bepaalt of de accountant een goedkeurende verklaring afgeeft. Overschrijdt de som van fouten of onzekerheden de goedkeuringstoleranties, dan leidt dit tot een verklaring met beperking, een oordeelsonthouding of een afkeurende accountantsverklaring. 3.2 Goedkeuringstoleranties In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen. De goedkeuringstoleranties worden berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Goedkeuringstoleranties accountantscontrole 1 Strekking van de verklaring Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding — Fouten in de jaarrekening s r/o >^%<3% (o/o van lasten) S307o ^ 10o7o Onzekerheden in de controle >3%<^0% (07o van lasten) Bevindingen

Afkeurend ž 3 “/o

—

3.3 Rapporteringstolerantie De rapporteringstolerantie bedraagt C 100.000. Dit geldt zowel voor fouten als voor onzekerheden. 3.4 Rapporteringstolerantie en specifieke uitkeringen (waaronder Sisa) Op grond van artikel 5 lid 4 van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden, rapporteert de accountant in het rapport van bevindingen ook over de fouten en onzekerheden betreffende specifieke uitkeringen van het Rijk aan de gemeente. Voor specifieke uitkeringen gelden twee aanvullingen op de bovenstaande rapporteringstolerantie: 1. Specifieke uitkeringen die in het verantwoordingsjaar omvangrijker zijn dan ċ 125.000 vindt het rijk dermate materieel dat de accountant hierbij altijd een deelwaarneming uit dient te voeren. 2. Voor specifieke uitkeringen gelden afwijkende rapporteringstoleranties2. Afwijkende rapporteringstoleranties voor specifieke uitkeringen a C 12.500 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan C 125.000 zijn; b 10Vo indien de lasten groter dan C 125.000 en kleiner dan of gelijk aan C 1.000.000; c C 125.000 indien de lasten groter dan C 1.000.000 zijn. 4 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid is limitatief gericht op de naleving van de volgende kaders: 1. a. de begroting van de gemeente Nieuwkoop; b. de Financiële Verordening ex artikel 212 van de gemeente Nieuwkoop; c.

de Controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet van de gemeente Nieuwkoop. 2. De wettelijke kaders, zoals opgenomen in het vigerende gemeentelijke Normenkader. Dit geldt uitsluitend voor zover deze kaders directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. 3. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd, worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de gemeenteraad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. De interne regels van het college van B&W naar de ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van externe of interne regelgeving of raadsbesluiten. 5 Rapportage door de accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant. Hij doet dit op de volgende wijze: 5.1 Interim-controle In het laatste kwartaal van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de resultaten van deze tussentijdse controle wordt een verslag in de vorm van een managementletter uitgebracht.

In de managementletter worden de bevindingen opgenomen over de 1 Bron: http://wetten.overheid.nI/BWBR0015524/2017-12-09/0/ Bijlage behorende bij artikel 4, tweede lid: Goedkeuringstoleranties en strekking controleverklaringen 2 Bron: http://wetten.overheid.nI/BWBR0015524/2017-12-09/0/Artikel5/afdrukken

opzet en werking van de administratieve organisatie, de rechtmatigheid van het financieel beheer, aanwezige risico’s en het risicobeheer en de besturing en beheersing van de organisatie. De managementletter wordt verstrekt aan het college van B&W. Een samenvatting met de belangrijkste bevindingen wordt uitgebracht aan de gemeenteraad. 5.2 Verslag van bevindingen In overeenstemming met de Gemeentewet wordt over de controle van de jaarrekening een verslag van bevindingen uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van B&W. Indien nodig worden hierin ook essentiële ontwikkelingen en aanbevelingen opgenomen die tijdens de tussentijdse controle naar voren zijn gekomen. 5.3 Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden gespecificeerd toegelicht naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringtolerantie als bedoeld in dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautoriseerde informatieverzorging.

5.4 Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het college van B&W opgestelde jaarrekening kan vaststellen. 6 Specifieke controleopdrachten In de Controleverordening heeft de gemeenteraad de auditcommissie aangewezen om het overleg met de accountant over de jaarstukken. Gaandeweg kan blijken dat het werken in de vigerende omstandigheden nog aanvullende acties vergt. Het ligt voor de hand da de uitvoering van de controleopdracht in nauw overleg en in goede samenwerking met de organisatie gebeurt en dat bij belangrijke constateringen tussentijdse informatieverstrekking aan de gemeenteraad zal plaatsvinden. 7 Normenkader Bij het controleprotocol hoort een normenkader. Het Normenkader is een inventarisatie van de interne en externe regelingen op grond waarvan de financiële beheershandelingen worden verricht op basis waarvan de accountant zijn rechtmatigheidscontrole uitvoert. Het bij het controleprotocol behorende normenkader wordt jaarlijks geactualiseerd, vanwege wijzigende wet- en regelgeving.

8 Vaststelling Normenkader en Intern Beheersplan Het bij het Controleprotocol behorende Normenkader wordt voorafgaand aan het controlejaar door de gemeenteraad vastgesteld. De reden hiervan is dat het Normenkader ook dient als basis voor de interne controle die de organisatie zelf lopende het begrotingsjaar uitvoert. De interne controle is een aangelegenheid van het college van B en W en wordt nader uitgewerkt in het Intern Beheersplan en Uitvoeringsdocument Verbijzonderde Interne Controle. 9 Vaststelling 1. Het Controleprotocol gemeente Nieuwkoop 2014-2017 treedt buiten werking met ingang van de in het tweede lid genoemde datum; 2. Dit controleprotocol treedt in werking op de dag van bekendmaking en werkt terug tot 1 januari 2018, met dien verstande dat deze van toepassing is op de accountantscontrole van de jaarrekening en het verslagjaar 2018 en de verslagjaren daarna. 3. Dit controleprotocol kan worden aangehaald als de ‘Controleprotocol gemeente Nieuwkoop 20182022’.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van donderdag 13 december 2018, 2018-123.

E.R. van Holthe griffier