Document · PDF

Bijlage 2 ICT-Beheerplan 2023-2026 versie 1.1

Meningsvormende raad II 9 juni 2022, gemeente nieuwkoopBij agendapunt: Raadsvoorstel ICT Beheerplan 2023-20269.181 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

ICT-Beheerplan 2023- 2026 versie 1.1

Inhoud Managementsamenvatting ............................................................................................................4 Inleiding ..........................................................................................................................................6 1.

Centrale ICT ............................................................................................................................8 1.1 Het team I&A ..........................................................................................................................8 1.1.1 Informatisering.....................................................................................................................8 1.1.2 Gegevensmanagement .......................................................................................................8 1.1.3 Informatiebeveiliging ...........................................................................................................9 1.1.4 Automatisering ....................................................................................................................9 1.2 De kostenposten van Informatisering en Automatisering toegelicht ....................................10 1.3 Reserve instandhouding ICT ................................................................................................15 1.4 Vervangingsinvesteringen ....................................................................................................15 1.4.1 Afschrijvingsbeleid.............................................................................................................18 1.4.2 Toelichting afschrijvingen

..................................................................................................19

Decentrale ICT ......................................................................................................................21

ICT-projecten ........................................................................................................................29 3.1 Centrale ICT-projecten .........................................................................................................29 3.2 Decentrale ICT-projecten .....................................................................................................30

Bijlage 1: Applicaties per afdeling..............................................................................................32

Overzicht tabellen 1 2 3 4 5 6 7

Kostenoverzicht totaal I&A formatie Exploitatie centrale ICT (structurele kosten) Vervanging/investeringen centrale ICT Afschrijvingsbeleid Totale afschrijvingen Totale structurele decentrale ICT kosten

8 9 10 11 12 13

ICT, Afdeling Publiekszaken ICT, Afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling ICT, Afdeling Beheer Openbare ruimte ICT, Afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf ICT, Afdeling Bedrijfsvoering Roadmap ICT-projecten

Managementsamenvatting Het ICT-Beheerplan geeft een overzicht van de aan ICT gerelateerde kosten in meerjarenperspectief. Op 9 juli 2020 verscheen het eerste ICT Beheerplan met de raming voor de jaren 2021-2024. De daarop volgende jaren vindt elk jaar een actualisatie van het ICT beheerplan plaats, waarbij telkens vier jaar vooruit wordt gekeken. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie noodzakelijk is. Dit plan betreft de ICT-kosten voor de jaren 2023-2026 en volgt het ICT-Beheerplan van 2021-2025 (dat de plannen voor 2022-2025 bevatte) op. Het referentiejaar 2022 uit het ICT-beheerplan van vorig jaar is opgenomen om eventuele verschillen inzichtelijk te maken. Zowel structurele als de eenmalige kosten zijn opgenomen als gevolg van projecten. U vindt in tabel 1 (op de volgende pagina) de totalen van de ramingen voor de volgende posten: • De exploitatie budgetten, oftewel de raming voor de structurele kosten voor het beheer van ICT-componenten. Het betreft kosten die vaak voortvloeien uit meerjarige software en automatiseringscontracten.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen: o Centraal: de ICT die voor de hele gemeente Nieuwkoop van toepassing zijn en waarvoor de afdeling Bedrijfsvoering, team I&A verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de kantoorautomatisering (Office 365), digitaal samenwerken (MS Teams). De kosten nemen hier af met bijna € 52.000. o Decentraal: de ICT-componenten die slechts voor bepaalde afdelingen of teams van toepassing zijn en waarvoor de desbetreffende afdeling verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de applicatie die voor de afhandeling van burgerzaken wordt gebruikt. Decentraal nemen de kosten met € 3.553 toe. • De exploitatiekosten als gevolg van projecten betreffen zowel de eenmalige kosten die bij aanschaf en implementatie aan de orde zijn als de kosten voor het beheer die in het eerste jaar worden gemaakt. Ook hier is een toename van kosten te zien, in dit geval van € 19.000. • De afschrijvingen betreffen de centrale hardware van de gemeente. Alle ICT-componenten die in beheer zijn bij de gemeente Nieuwkoop zijn voor dit overzicht in kaart gebracht. Om geen achterstallig onderhoud op te lopen zijn de hardwarecomponenten voorzien van een technisch en economisch verantwoorde afschrijvingstermijn. De afschrijvingskosten zijn een cumulatie van reeds gedane investeringen waarop thans wordt afgeschreven plus de verwachte afschrijvingen gebaseerd op het vervangingsplan.

Bij de uitbesteding van de ICT-dienstverlening in 2017 werd de aan te schaffen ICT-apparatuur niet opgevoerd als investering.Hierdoor zijn er geen afschrijvingskosten over de periode 2017-2021. De apparatuur die aan de beurt is om te vervangen wordt nu wel als investering opgevoerd en daaruit ontstaan afschrijvingskosten (kapitaalslasten). Vandaar de toename van de afschrijvingskosten.

Er wordt ook steeds getoetst of het technisch verantwoord is of apparatuur langer mee kan. Uitstel van vervanging zorgt ook voor fluctuatie op de afschrijvingskosten en kan toekomstige besparingen opleveren. Een meer gedetailleerde toelichting op de hiervoor vermelde wijzigingen wordt gegeven vanaf pagina 12.

Tabel 1 Kostenoverzicht totaal Exploitatie Jaar Exploitatie budgetten Centraal Exploitatie budgetten Decentraal

2020

2021

2022

2023

2024

2025

2026

€ 1.795.685 € 1.440.350 € 1.524.450 € 1.472.700 € 1.486.300 € 1.506.610 € 1.526.920 € 654.069

€ 654.070 € 1.004.955 € 1.008.508

€ 983.426

Exploitatiekosten als gevolg van projecten

€ 537.795

€ 381.000

€ 400.000

€ 310.000

€ 676.000

€0

Afschrijvingen

€ 260.383

€ 131.118

€ 249.028

€ 339.921

€ 317.905

€ 321.905

Exploitatie totaal vlgs ICT beheerplan 2023-2026 € 2.449.754 € 2.892.598 € 3.041.523 € 3.130.236 € 3.119.647 € 3.483.941 € 2.832.251

De kolommen 2020 t/m 2022 zijn ter informatie overgenomen uit versies van vorige jaren van het ICT-Beheerplan. De kolommen 2023 t/m 2026 zijn de geactualiseerde bedragen.

Inleiding Voor u ligt een actualisatie van het ICT-Beheerplan van vorig jaar. Dit plan betreft de ICT-kosten voor de jaren 2023-2026. Dit plan betreft de ICT-kosten voor de jaren 2023-2026 en volgt het ICT-Beheerplan van 2021-2025 (dat de plannen voor 2022-2025 bevatte) op. Het jaar 2022 is in de tabellen opgenomen als het referentiejaar van waaruit verder wordt geredeneerd voor 2023 tot en met 2026. Het beheerplan wordt jaarlijkse geactualiseerd en is gebaseerd op: • het Informatiebeleidsplan 2020-2024 • de begroting 2022 • de decembernota 2021 • de voorjaarsnota 2022 Deze zijn op hun beurt het gevolg van nieuwe wet- en regelgeving en van ambities die ICTkosten met zich meebrengen. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie zoals Covid 19 leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan ontzettend snel. Dit maakt vooruitkijken een uitdaging. Daarom is er een kleine kans dat projecten (nog) niet in dit plan genoemd worden maar wel op ICT gebied kunnen gaan spelen. Het ICT-Beheerplan geeft inzicht in de structurele en projectmatige ICT-activiteiten met de daarbij behorende financiën.

Het plan beoogt de kosten die de gemeente maakt ten aanzien van ICT inzichtelijk en transparant te maken en deze te beheersen en voorspelbaar te maken. Door op deze manier meer aandacht te geven aan specifieke ICT-kosten, is de bewustwording daarover toegenomen. Medewerkers boeken ICT-kosten consequenter op ICT-uitgaven. Zo zijn er nu kosten opgevoerd die voorheen niet als ICT-kosten werden gezien en andersom: kosten waren opgevoerd als ICT-kosten, maar blijken dat niet te zijn. Hierdoor ontstaat een beter beeld van de werkelijke ICT kosten en is regie en toezicht op deze kosten beter uitvoerbaar. Leeswijzer Hoofdstuk 1 betreft de centrale ICT-omgeving waarvoor de afdeling I&A verantwoordelijk is. Allereerst wordt deze afdeling en hun werkzaamheden kort geïntroduceerd. Vervolgens is in dit hoofdstuk een overzicht van de reguliere exploitatie, vervangingen en investeringen te vinden. Het betreft onder andere het ICT-netwerk, generieke applicaties als Microsoft Office, generieke database, ICT apparatuur en de dienstverlening voor onderhoud van de centrale omgeving. Dit hoofdstuk is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de teamleider en het management van het team I&A. Hoofdstuk 2 betreft de decentrale ICT-omgeving waarvoor de vakafdelingen verantwoordelijk zijn.

De betreffende leidinggevende draagt zorg voor contractbewaking en functioneel beheer en beschikt daarvoor over een budget. In dit hoofdstuk is een overzicht van de reguliere exploitatie te vinden, alsmede vervangingen en projecten van de ICT die specifiek gericht zijn op het gebruik binnen het desbetreffende team. Daarin worden onderdelen benoemd, zoals applicaties, koppelingen, specifieke databases, etc. Dit hoofdstuk is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de teamleiders en het management van de diverse afdelingen. Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van nieuwe ICT-projecten. Het betreft onder meer projecten vanwege nieuw beleid of aangepaste wetgeving, alsmede de uitvoering van richtlijnen zoals 6

bijvoorbeeld de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De ICT-projecten in dit hoofdstuk kunnen de volgende jaren doorwerking hebben naar de structurele kosten, zoals vermeld in de hoofdstukken 1 en 2, indien de aangepaste ICT-onderdelen de daarop volgende jaren in stand moeten worden gehouden. De projecten die onder de centrale ICT vallen, zijn de verantwoordelijkheid van I&A. De projecten die onder de decentrale ICT vallen, zijn de verantwoordelijkheid van het desbetreffende team, c.q. de desbetreffende afdeling. Bijlage 1 biedt een overzicht van de applicaties die de gemeente Nieuwkoop gebruikt bij de uitvoering van haar werkzaamheden. De applicaties zijn per afdeling uitgesplitst.

1. Centrale ICT 1.1 Het team I&A Het team I&A is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering. Het team I&A beheert alle centrale ICT voor de hele organisatie. Het gaat om zowel software als hardware. Daarnaast ontwikkelt I&A informatiserings-, gegevens- en beveiligingsbeleid. De verschillende aandachtsgebieden worden later toegelicht. In tabel 2 is een overzicht te vinden van de formatie zoals die in de personeelsbegroting is opgenomen. Tabel 2: I&A formatie

I&A Functie Teamleider Informatisering & automatisering Informatisering Strategisch Informatieadviseur Informatieadviseur Informatieadviseur gegevensmanagement CISO/Informatiebeveiliging Automatisering Functioneel Beheerder Topdesk Medewerker ICT Medewerker Servicepunt ICT / Functioneel Beheerder Teams Totaal

Fte 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,24 7,24

De Teamleider I&A is behalve teamleider ook de accountmanager voor PQR, dat is de ICTleverancier die het centrale ICT-netwerk beheert.

1.1.1 Informatisering De eenheid informatisering is belast met het managen van de informatiehuishouding. Deze eenheid bestaat uit de volgende functies: - De strategisch informatieadviseur vertaalt landelijke ontwikkelingen en trends naar beleid en projecten, biedt regie en sturing bij de uitvoering van projecten. De strategisch adviseur bewaakt de informatiearchitectuur. - De informatieadviseur assisteert de strategisch adviseur. Staat in contact met de functioneel beheerders van applicaties. Deze adviseur begeleidt aanvragers van wijzigingsverzoeken en is projectleider voor het uitvoeren van een aantal ICT-projecten

1.1.2 Gegevensmanagement Gegevensmanagement omvat het geheel van activiteiten om in een organisatie op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken1. Ook is de gegevensbeheerder degene die het functioneel beheer uitvoert van de gegevensmakelaar(s). Het informatiebeleid en de uitvoeringsplannen laten zien welke ambities gemeente Nieuwkoop op dit gebied heeft. Om invulling te geven aan die ambitie is budget nodig om het gegevensmanagement verder op orde te krijgen en om te kunnen blijven voldoen aan

1 Zie katern GEMMA Tactisch Gegevensmanagement

regelgeving. Het structureel budget voor gegevensmanagement is opgenomen in het exploitatieoverzicht. In 2022 wordt gewerkt aan het gedetailleerd inzichtelijk krijgen van de applicaties waar data wordt gegenereerd, uitgewisseld, opgehaald of gebruikt. In 2023 zal alle opgeslagen data van onze gemeente in beeld moeten worden gebracht; daarvoor is een data catalogus tool benodigd. Het zicht op data, en het combineren daarvan, levert kansen op . Op basis van (deze gecombineerde) data ontstaat inzicht, waarover kan worden besloten en waarnaar kan worden gehandeld. Dit kan extra waarde genereren voor onze inwoners, gemeente en organisatie.

1.1.3 Informatiebeveiliging De eenheid Informatiebeveiliging bestaat uit één fte: de Chief Information Security Officer, kortweg CISO, ook wel: medewerker Informatiebeveiliging. De CISO is een verplichte functie. Informatiebeveiliging is niet alleen ICT, maar gaat verder. De bewustwording dat informatiebeveiliging niet alleen een technische uitdaging is, maar vooral gaat om bewust handelen door medewerkers, is een belangrijk onderdeel van deze functie. Informatiebeveiliging is een continu proces conform de kwaliteitscirckel van Deming (PDCAcyclus). In de eerste fase (Plan) wordt er een plan opgesteld waarin de beoogde resultaten op het gebied van informatiebeveiliging duidelijk zijn omschreven (beleid en procedures). Vervolgens wordt in de tweede fase (Do) het goedgekeurde plan uitgevoerd en gerealiseerd. In de derde stap (Check) worden de resultaten geanalyseerd en geëvalueerd. Tot slot wordt er, indien nodig, in de vierde stap (Act) bijgestuurd. Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid worden richtlijnen voorgeschreven die gecoördineerd door de CISO worden geïmplementeerd en gemonitord. Daarnaast houdt de CISO regie op de uitvoering van de jaarlijkse ENSIA audit.

1.1.4 Automatisering Automatisering bestaat uit drie medewerkers met de volgende functies: - De Functioneel Beheerder TOPdesk die zorgdraagt voor de inrichting van de ITIL applicatie, waarbij aanvragen en meldingen procesmatig worden afgehandeld. De vanuit de BIO verplicht voorgeschreven registratie van applicaties en ICT-middelen maakt onderdeel uit van dit beheer. - De Medewerker ICT voert het werkplekbeheer uit en biedt service voor alle ICT middelen die niet binnen het contract van PQR vallen. De medewerker biedt ondersteuning op alle locaties van de gemeente en is daarom veel onderweg. Ook het beheer van certificaten, domeinregistraties, e-herkenningsmiddelen, etc. worden verzorgd door deze medewerker. - De Medewerker Servicepunt ICT bemenst het Servicepunt ICT. Deze medewerker zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers een goede start kunnen maken op een virtueel goed ingerichte werkplek; daarnaast ontvangen nieuwe medewerkers een laptop en mobiele telefoon die volledig is geinstalleerd en ingericht conform de eisen van de gemeente. Deze functie wordt vervuld voor 20 uur per week. Daarnaast geeft deze medewerker voor 12 uur invulling aan het functioneel beheer voor Teams en Onedrive. Nieuwe medewerkers van de gemeente ontvangen ingerichte ICT-middelen en vertrekkende medewerkers leveren deze apparatuur weer in.

Het Servicepunt ICT is de vraagbaak voor medewerkers als het voor hen onduidelijk is waar ze moeten zijn. Medewerkers van PQR en andere ICT leveranciers schakelen met het Servicepunt ICT in geval er ondersteuning op locatie geboden moet worden. Op de locatie Nieuwveen is het Servicepunt één dagdeel per week aanwezig. De inrichting van het Servicepunt ICT is gedaan vanuit de behoefte van de organisatie. Geen centraal punt voor ICT ondersteuning resulteerde namelijk in onvrede vanuit de organisatie.

Sinds de komst van het Servicepunt ICT is deze onvrede grotendeels verdwenen. Het Servicepunt is anno 2022 niet meer weg te denken en voorziet in een grote behoefte.

1.2 De kostenposten van Informatisering en Automatisering toegelicht In dit hoofdstuk worden allereerst de posten beschreven die worden opgevoerd in het overzicht van de centrale ICT. Met centrale ICT worden al die zaken bedoeld die door de gehele organisatie worden gebruikt. Deze zaken worden beheerd bij het team I&A. Software- en automatiseringscontracten 4620502-438020 Op deze post staan de contractkosten van software, de applicaties die in gebruik zijn en de automatiseringscontracten. In de tabel staat onder deze post de doorrekening nieuwe contractkosten. Dit zijn kosten die na het eerste implementatiejaar doorvloeien naar de exploitatie. Doorrekening nieuwe contractkosten De kosten in het eerste jaar van een project worden toegerekend aan het betreffende project. Na het eerste jaar komen de contractkosten/structurele kosten bij de exploitatie. Om een inzicht te geven in de toename van deze kosten is de post “doorrekening nieuwe contractkosten” toegevoegd aan het exploitatieoverzicht. Infrastructuur 4620502 – 438023 De ICT infrastructuur bestaat uit het geheel aan bekabeling, datalijnen (o.a. internet, Gemnet) noodstroomvoorziening, netwerkcomponenten, Wi-Fi voorziening en ICT-ruimtes.

Nieuw is de aansluiting op het Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur, dit GGI netwerk is een stelsel van besloten netwerken specifiek bedoeld voor gemeenten en gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden. Op deze post worden de structurele kosten van de datalijnen geboekt. Hardware 4620502 – 438036 Op deze post worden de structurele kosten geboekt voor huur en onderhoud van hardware, de kosten van de multifunctionals (printer/copiers), de A0 plotter en verbruiksmaterialen, etc. Investeringen <25K 4620502 – 438063 Op deze post worden incidentele vervangingen en/of uitbreidingen geboekt, bijvoorbeeld vervangen van apparatuur die defect raakt waarvan de reparatiekosten hoog zijn, uitbreiding van apparatuur bij (tijdelijke) uitbreiding, of incidentele vervanging of aanschaf i.v.m. gewijzigde techniek. Vaste telefonie 4620503 – 438049 De gemeente Nieuwkoopheeft voor de vervanging van de telefooncentrale meegedaan met de VNG aanbesteding GT Connect. De VNG heeft de aanbesteding ongeldig verklaard in verband met wanprestaties van ATOS, ATOS in hiertegen in beroep gegaan. Omdat het huidige contract aflopend is en de gemeente uiteraard telefonisch bereikbaar moet blijven is een “tijdelijke” oplossing aanbesteed, in afwachting van de uitspraak betreffende ATOS.

De “tijdelijke” oplossing is het bellen via Microsoft Teams, waarbij de kosten van de licenties drukken op GRB 4620502 CAT 438020 en de kosten voor de SIP Trunk op 4620503 – 438049. De kosten voor de telefooncentrale zelf komen ten laste van het KCC. Mobiele telefonie 4620503 – 438109 De gemeente Nieuwkoop heeft ingeschreven op de door de VNG uitgeschreven aanbesteding GT Mobiele communicatie. Hierbij zijn zeer aantrekkelijke tarieven bedongen. Dit contract loopt in 2022 af. De VNG heeft besloten een nieuwe aanbesteding uit te schrijven waar de gemeente Nieuwkoop weer aan deelneemt.

De mobiele abonnementen bestaan uit simkaarten voor de smartphones van medewerkers en simkaarten voor speciale toepassingen. Diensten De gemeente Nieuwkoop heeft haar ICT-beheer en -ondersteuning op onderdelen uitbesteed. Het huidige contract met ICT-dienstenleverancier PQR loopt in 2025 af. Dit betekent dat een nieuw contract voor beheer van de hele ICT-omgeving in 2024 moet worden aanbesteed. Het is uiteraard van belang dat we tijdig met de voorbereidingen starten. De techniek ontwikkelt zich in rap tempo, waardoor het concept van de huidige inrichting om aanpassing vraagt. Bovendien wordt de ICT-omgeving met veel koppelingen naar cloudtoepassingen steeds complexer. Dat vraagt in een aanbestedingstraject om extra expertise om de gewenste ICT-omgeving te kunnen uitvragen. Doordat in 2017 een langjarig contract met PQR is afgesloten zijn door langjarige prijsafspraken de uitgaven stabiel. Het is een reële verwachting dat er in de toekomst sprake zal zijn van een toename van de centrale ICT kosten, gelet op de steeds complexer wordende ICT-omgeving. Ook moet er rekening worden gehouden met een eenmalige investering zoals ook in 2016/2017 heeft plaatsgevonden. Op basis van de cijfers uit deze periode wordt rekening gehouden met een werkbudget (investeringsbedrag) van € 900.000.

ICT Beheer 4620502 – 438070 Het centrale ICT-netwerk wordt beheerd door PQR, het contract hiervoor is Europees aanbesteed. Via dit contract heeft de gemeente Nieuwkoop de beschikking over een ICTnetwerk, inclusief beheer en licenties van (besturings-)software. Aanpassing van dit contactbedrag kan plaatsvinden op basis van resources als aantal netwerkaccounts, onderhoud van virtuele en fysieke werkplekken, opslagcapaciteit, backupoplossing voor MS Teams, af te nemen cloud resources zoals Azure, etc. Request for Change (RFC’s) 4620502 – 438071 Als ICT onderdelen als applicaties, koppelingen, netwerkverbindingen, etc. op het ICT-netwerk moeten worden aangepast kan de ICT partner op basis van het afgesloten contract en een goedgekeurde RFC (Request for Change) kosten in rekening brengen. Dit geldt ook als onderdelen op het netwerk end-of-life worden verklaard door bijvoorbeeld Microsoft of Oracle. Ketenafhankelijkheid leidt tot een update of upgrade van applicaties, de kosten voor de updates en upgrades brengt de ICT leverancier additioneel in rekening. De kosten voor een goedgekeurde RFC die specifiek voor een andere organisatie-eenheid is worden doorbelast aan de aanvrager van de RFC. Hiermee wordt het bewustzijn van de kosten vergroot en worden de doorbelaste kosten extra getoetst.

Overige diensten 4620502 – 438058 Voor het beheer van specifieke ICT-onderdelen die op de centrale ICT-omgeving zijn geplaatst is specifieke kennis nodig. Vanuit de gedachte dat we in Nieuwkoop niet alle ICT-kennis in huis kunnen hebben, zijn deze onderdelen in beheer gegeven van partners. Een overzicht van de onderdelen die onder deze kostenpost vallen zijn o.a.: • Beheer- en releasemanagement en hostingkosten van de gegevensmakelaar (basisregistratie Personen, BAG, etc.) en de koppeling met de landelijke voorziening, • Beheer van de Oracle database, • Aanpassingen op ICT onderdelen, die niet in beheer zijn bij PQR (TopDesk, Gegevensmakelaar, etc.) Helpdesk en Inhuur Expertise 4620502 – 438038 Soms is op incidentele basis in te huren expertise noodzakelijk. Complexe trajecten waarbij specifieke kennis nodig is in verband met bijvoorbeeld ketenafhankelijkheid , een specifieke

toepassing, projectbegeleiding, vertaling van de door te voeren aanpassingen naar ICT oplossingen naar uit te voeren roadmaps, etc. Inhuur Expertise bij calamiteiten 4620502 – 438072 De praktijk leert dat expertise op onderdelen per direct nodig kan zijn, bijvoorbeeld ingeval van een calamiteit, een security issue of een op te lossen issue waarbij het Service Level Agreement (SLA) niet dekkend is. Sociaal Intranet 4620502 – 438073 Voor interne communicatie wordt gebruik gemaakt van Microsoft SharePoint/Office 365. Inmiddels zijn de beheercontracten afgelopen; ter ondersteuning is met een ter zake kundige partij een contract afgesloten om gebruik te kunnen maken van helpdeskondersteuning. Informatiebeveiliging 4620502 – 438062 Jaarlijks wordt een vast budget opgevoerd om te kunnen blijven investeren in informatiebeveiliging om te kunnen voldoen aan de normering die wordt gesteld in de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Het beschikbare budget voor specifieke voorzieningen op het gebied van Informatiebeveiliging is vanuit 438020 (automatiseringscontracten) over gebracht naar 438062 (informatiebeveiliging).

In tabel 3 vindt u de structurele kosten voor de hiervoor beschreven onderdelen. In de kolom wijzigingen ziet u of de situatie zodanig wijzigt dat er vanaf 2023 meer of minder kosten worden gemaakt. Een verklaring voor deze wijzigingen wordt puntsgewijs op de volgende pagina gegeven. De cijfers van 2022 zijn overgenomen uit het vorige ICT-beheerplan. Tabel 3 Exploitatie centrale ICT (structurele kosten)

GrootboekCategorie 2022 Wijzigingen 2023 2024 2025 2026 nummer Software- en Aut. Contracten 4620502 438020 € 343.350 € 23.340 € 366.690 € 368.790 € 380.100 € 391.410 Omschrijving

Infrastructuur

4620502

438023

€ 132.800

-€ 14.400

€ 118.400

Hardware

4620502

438036

€ 43.500

€0

€ 43.500

Investeringen < 25.000

4620502

438063

€ 30.000

€0

€ 30.000

Helpdesk incl. Inhuur

4620502

438038

€ 50.000

-€ 20.000

€ 30.000

Overige diensten

4620502

438058

€ 160.400

-€ 900

€ 159.500

€ 162.500

€ 165.500

Vaste Kosten ICT (PQR)

4620502

438070

€ 426.000

€ 5.000

€ 431.000

€ 436.000

€ 441.000

€ 446.000

Variabele kosten (PQR)

4620502

438071

€ 50.000

€0

€ 50.000

Inhuur bij calamiteiten

4620502

438072

€ 10.000

€0

€ 10.000

Social Intranet

4620502

438073

€ 8.500

€0

€ 8.500

Informatiebeveiliging

4620502

438062

€ 199.700

€0

€ 199.700

Telefonie-vast

4620503

438049

€ 57.000

-€ 44.790

€ 12.210

€ 18.710

€ 19.710

€ 20.710

Telefonie-mobiel

4620503

438109

€ 13.200

€0

€ 13.200

Totaal

€ 1.524.450

-€ 51.570 € 1.472.700 € 1.486.300 € 1.506.610 € 1.526.920

Toelichting op de wijzigingen Grootboeknummer en kostencategorie 4620502-438020 (Software- en Aut. Contracten) 4620502-438020 (Software- en Aut. Contracten) 4620502-438020 (Software- en Aut. Contracten)

Bedrag € 15.940 € 10.000 € 7.500

4620502-438020 (Software- en Aut. Contracten) 4620502-438020 (Software- en Aut. Contracten) 4620502-438023 (Infrastructuur) 4620502-438023 (Infrastructuur) 4620502-438038 Helpdesk incl. Inhuur

-€ 3.000 € 5.000 -€ 18.000 € 3.600 -€ 20.000

4620502-438058 Overige diensten 4620502-438058 Overige diensten 4620502-438058 Overige diensten 4620502-438070 Vaste Kosten ICT (PQR) 4620503-438049 Telefonie vaste kosten

-€ 22.000 € 6.100 € 15.000 € 5.000 -€ 44.790

Reden Toename door prijsverhogingen software Toename aantal Microsoft licenties Meer PKI certificaten nodig door toename dataverkeer en meer beveiliging op datalijnen Oracle licenties alleen nog voor één server benodigd Ophoging ivm overname budget E-herkenning vanuit Finaniën Vervanging datalijnen door GT Vast datalijnen Toename beheerkosten o.a. WIFI Aframing begroting omdat voorgaande jaren minder een beroep werd gedaan om externe expertise Kosten AS400 voor FMS zijn vervallen Diverse aanpassingen, o.a. SLA’s voor hybride vergaderen Applicatie integratie (o.a. testomgevng, commono groud, etc.) Prijsindexactie Omzetting telefonie naar bellen via Teams (kosten centrale nu voor KCC, licentiekosten micirosoft en SIP trunk voor I&A)

1.3 Reserve instandhouding ICT Bij de bestemming van het resultaat van de jaarrekening 2021 wordt voorgesteld om het positieve resultaat van product 6205 (Informatisering en automatisering) te storten in een nieuw te vormen bestemmingsreserve. Hardware en Software worden periodiek vervangen, in het ene jaar kunnen de uitgaven hier veel groter zijn dan in het andere jaar, afhankelijk van wanneer iets is afgeschreven of wanneer de contracten aflopen en opnieuw moeten worden aanbesteed. Door het instellen van een bestemmingsreserve kunnen incidentele hoge kosten door bijvoorbeeld implementatie kosten bij Europese aanbestedingen in de toekomst worden gedekt uit deze reserve. Een voorbeeld hiervan zijn de kosten die in 2024 en 2025 worden verwacht omdat het huidige contract met de ICT Dienstleverancier opnieuw moet worden aanbesteed.

1.4 Vervangingsinvesteringen Evenals in het vorige hoofdstuk, wordt allereerst kort beschreven wat bedoeld wordt met de verschillende onderdelen. Daarna vindt u in tabel 4 een overzicht van de begrote kosten. -

Laptops voor specifieke doeleinden: een aantal laptops dat specifiek voor presentaties wordt gebruikt, zoals in de raadszaal. Daarnaast een MacBook voor het uitvoeren van grafisch geavanceerde taken. GT Vaste communicatie – GGI: betreft de datalijnen die worden ondergebracht in het contract van Vodafone-Ziggo. Voor 2021 gaat dit om alle lijnen van Ziggo (voorzover deze niet onder dit contract vallen), alle lijnen van XS4all, Signet Fiber (Zwembad) en Fiber Revolution (Schoterhoek); voor 2022 zijn dit de lijnen van de KPN. Daar is een extra groot bedrag voor geraamd omdat glasvezel moet worden aangebracht op diverse locaties Alle dienstverlening die nu over Gemnet gaat bij de KPN moet over naar het GGI netwerk; daar is inmiddels een lijn bij PQR (in het datacenter in Haarlem) voor aangesloten. Netwerkcomponenten ICT ruimtes: betreffen de ICT ruimtes in Nieuwveen en Ter Aar. De hier gerealiseerde patchkasten, workgroupswitches en firewalls, moeten periodiek worden vervangen. Netwerkcomponenten op locatie: betreft de periodieke vervanging van de netwerkcomponenten op de locaties Schoterhoek, CJG en het Zwembad. ICT ruimtes: de ICT ruimtes, met name in Ter Aar, zijn voorzien van bepaalde bewakingsvoorzieningen en koeling. Met Bouwkunde is afgesproken deze ICT-ruimte opnieuw in te richten. Dat vindt plaats nadat de server AS400 die hier nog staat, is afgevoerd.

UPS ICT ruimtes: de ruimtes in Ter Aar en Nieuwveen zijn voorzien van UPS’en. Onderzocht wordt of het beter is nieuwe patchkasten aan te schaffen waar UPS al is ingebouwd. Desktops 1x desktop bij DFD van project Djuma

De bedragen in kolom 2022 zijn overgenomen uit het ICT-beheerplan 2021-2025. De begroting vanaf 2023 (t/m 2025) was ook al eerder opgegeven. Door allerlei factoren kan deze uiteraard veranderen. Denk aan het overboeken van ICT-kosten vanuit een andere kosten categorie, verouderde software, nieuw beleid of wetswijzigingen. De effecten op financieel gebied worden aangegeven in de kolom “wijzigingen” en later tekstueel toegelicht. Indien er al sprake is van wijzigingen in het begrotingsjaar 2022, dan worden deze meegenomen in de reguliere planning & controlcyclus. Als een bedrag grijs is gemarkeerd, betekent dit dat de investering naar een volgend jaar is doorgeschoven. Meer informatie in de toelichting onder deze tabel.

Tabel 4: Vervanging/investeringen centrale ICT Omschrijving Telefoon – Android Mobiel (2017) Telefoon – IOS Mobiel ( 2020 ) Tablets – Android Tablets – IOS Vaste telefonie GT Vaste communicatie – GGI Laptops Elite X360 Laptops AutoCad Laptops voor specifieke doeleinden Dockingstations Mini PC’s Desktops Monitoren Headsets t.b.v. IP telefonie Presentatieschermen Vergaderruimtes Presentatieschermen Nw raadszaal + commissiekamer Wifi accespoints Polycom (5 ruimtes) Bekabeling Netwerkcomponenten ICT ruimtes Netwerkcomponenten op locatie ICT ruimtes UPS ICT ruimtes Thuiswerkplek

Investeringsbedrag € 77.001

Jaar van investering 2021

Afschrijvings termijn 2 jaar

2022

€ 2.081

2020

2 jaar

€ 3.500*

€ 8.044 €10.500

2018 2020

4 jaar 4 jaar 5 jaar 5 jaar

€ 10.000*

2017 2019 2018 1 x 2021

4 jaar 4 jaar 4 jaar

€ 400.000 € 10.000

€ 2.600

€10.000

2017 2018 1x 2021 2017 2017

4 jaar 4 jaar 5 jaar 5 jaar 7 jaar

€ 40.000 € 20.000 € 20.000

€0

€ 50.000 € 20.000 € 5.000

€ 20.000

2018

7 jaar

€ 15.000

2021

7 jaar

€ 35.000 € 20.000 € 170.000 € 100.000

2022 2020

5 jaar 4 jaar 15 jaar 5 jaar

€ 357.431 € 13.722

€ 37.195 € 15.400 € 46.048

2018

5 jaar

€ 17.000

2020

7 jaar 5 jaar 5 jaar

2023

2024

€ 200.000

2025

2026

€ 200.000 € 3.500

€ 4.000 €10.000

€ 25.000 € 5.000 € 425.000 € 15.000

€ 50.000 € 15.000 € 20.000*

€ 20.000 € 200.000 € 100.000 € 10.000

€ 20.000

Toelichting op de wijzigingen • • • •

De Dockingstations zijn verplaatst van 2025 naar 2026 omdat deze in 2022 worden vervangen en dan met 4 jaar afschrijving is 2026. De Printers klein zijn verwijderd uit het overzicht, omdat deze zijn ondergebracht in het contract met PCI De Bekabeling is doorgeschoven naar 2023 omdat we in afwachting zijn van de huisvestingsplannen Voor de onderdelen Netwerkcomponenten op locatie, ICT ruimtes en UPS ICT ruimtes is er onderzocht dat deze nog voldoen en daarvoor is er gekozen om de investering een jaar later te doen.

1.4.1 Afschrijvingsbeleid In tabel 4 is weergegeven welke hardware centraal in beheer is. De gemeente Nieuwkoop hanteert daarbij het afschrijvingsbeleid, dat hierna in tabel 5 is weergegeven. Tabel 5 Afschrijvingsbeleid

Omschrijving Desktops / thin cliënts Convertibles / ultrabooks (laptops) Smartphones Tablets Netwerkcomponenten Servers Bekabeling Presentatieschermen

Afschrijvingstermijn (in jaren) 5 4 2 4 5 5 15 7

Bij het bepalen van een afschrijvingstermijn wordt rekening gehouden met de technische en economische afschrijving. Smartphones worden voorzien van het goedkopere Android besturingssysteem. Bij de aanschaf wordt niet het nieuwste model gekozen, dit scheelt behoorlijk in de prijs. De korte afschrijvingstermijn wordt bepaald door intensief gebruik van smartphones, door de apps die steeds meer resources vragen van smartphones en door de mate waarin securityupdates worden uitgebracht voor oudere versies van Android. Applicaties ontwikkelen zich door en houden rekening met de huidige ICT-capaciteit van onderliggende hardware. Op apparatuur zoals wifi-accespoints wordt firmware geplaatst met protocollen om veilig te kunnen werken. Als een dergelijk protocol niet kan worden geplaatst op een wifi-accespoint ben je genoodzaakt tot vervanging over te gaan, omdat sommige nieuwe apparatuur anders geen contact meer kan maken omdat deze de nieuwe protocollen vereist. Mobiele apparatuur valt ook technisch gezien uit, het is niet altijd mogelijk om nog oudere modellen te verkrijgen. De apparatuur wordt voorzien

van één installatie-image, het bijhouden van meerdere images is beheersmatig onwenselijk en ook duur. Issues worden opgelost voor één standaard, het komt voor bij meerdere standaards dat een issue wordt opgelost voor type A, maar dat daardoor een issue ontstaat voor type B. Om met één standaard te blijven werken is periodieke vervanging nodig. Netwerkbekabeling wordt ook steeds meer belast, er gaat veel meer data over de lijnen dan 10 jaar geleden. Daarom zal op enig moment de huidige verouderde bekabeling moeten worden vervangen. Routers en Switches moeten samenwerken met Workgroupswitches, deze apparatuur is essentieel voor de goede werking van het netwerk en ook hiervoor geldt dat deze onderdelen worden voorzien van firmware met beveiligingsvoorzieningen, te lang met oude modellen heeft risico’s Het vervangingsplan hanteert de afschrijvingstermijnen om er voor te zorgen dat een vervanging mogelijk is, bij iedere vervanging wordt uiteraard getoetst of de vervanging nodig is. Daar waar er geen bezwaar is om nog een jaartje langer door te draaien zal uiteraard gekozen worden om dit te doen.

1.4.2 Toelichting afschrijvingen In tabel 6 is per jaar en per onderdeel aangegeven hoeveel jaarlijks wordt afgeschreven. Afschrijvingen starten na het jaar van investering. Wellicht valt op dat in 2019 en 2020 enkele projecten worden vermeld. Dit werd in het verleden boekhoudkundig zo uitgevoerd. Met ingang van het ICT-Beheerplan 2021-2024 worden projecten in het jaar van de (start van de) uitvoering opgevoerd als incidentele kosten. Tabel 6 Toelichting afschrijvingen

Omschrijving

jaar van investering

Kapitaallasten 2023

8620512

Switches en nodes 2018 (afschr 5 jr)

2019

€ 14.207

8620516

Mobiele telefoon 2020 (afschr 2 jr)

2020

8620514

Uitbreiding werkstation (afschr.4 jr)

2020

8620515

Diverse projecten I&A (afschr.4 jr)

8620518

Kapitaallasten 2024

Kapitaallasten 2025

Kapitaallasten 2026

€ 14.207

€0

€ 50.000

€0

€ 12.065

2020

€ 18.184

€0 €0 €0

Overige investering I&A (afschr.5 jr)

2021

€ 11.500

8620519

Laptops voor specifieke doeleinden

2021

€ 12.500

8620520

Overige investering I&A (afschr.7 jr)

2021

€ 3.571

€ 122.028

€ 72.028

€ 27.571

€0

€ 100.000

€0

Subtotaal Vervanging ICT middelen afschr.2 jr

2023

Vervanging ICT middelen afschr.2 jr

2025

€0

€ 100.000

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2022

€ 120.000

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2023

€0

€ 8.750

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2024

€0

€ 6.250

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2026

€0

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2022

€ 7.000

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2023

€0

€ 10.000

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2025

€0

€ 4.000

Vervanging ICT middelen afschr. 15 jr

2024

€0

€ 13.333

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2023

€0

€ 20.000

Vervanging ICT middelen afschr. 7 jr

2023

€0

€ 2.143

Vervanging ICT middelen afschr. 7 jr

2024

€0

€ 2.857

Subtotaal

€ 127.000

€ 267.893

€ 290.333

€ 294.333

TOTAAL

€ 249.028

€ 339.921

€ 317.905

€ 321.905

2.Decentrale ICT Het beheer van de vakapplicaties is decentraal belegd bij de leidinggevenden van de desbetreffende teams. Dat betekent onder meer dat het functioneel beheer en het contractbeheer de verantwoordelijkheid van het team is dat de desbetreffende applicatie overwegend gebruikt. De financiële verantwoordelijkheid van deze applicaties is bij de leidinggevenden van deze afdelingen belegd. Dit heeft onder meer als doel de bewustwording van de kosten te vergroten bij gebruikers en eindverantwoordelijken en zo tot verantwoorde en gecontroleerde budgetten te kunnen komen. In de tabellen in dit hoofdstuk zijn de decentrale ICT-kosten per team uiteengezet voor de jaren 2023 tot en met 2026. De bedragen in kolom 2022 zijn overgenomen uit het ICT-beheerplan van het vorige jaar. De begroting vanaf 2023 (t/m 2025) was ook al eerder opgegeven. Door allerlei factoren kan deze veranderen. Denk aan nieuw beleid, wetswijzigingen of de gevolgen van een nieuwe aanbesteding. De effecten op financieel gebied worden aangegeven in de kolom “wijzigingen” en later tekstueel toegelicht. Indien er al sprake is van wijzigingen in het begrotingsjaar 2022, dan worden deze meegenomen via de reguliere planning & controlcyclus. In 2022 is de nieuwe gemeenteraad geïnstalleerd. Om de gemeenteraad te voorzien van ICT-faciliteiten is een voorstel opgesteld, dat aan de ‘oude’ gemeenteraad is voorgelegd.

Dit voorstel is aangehouden. Bij de totstandkoming van dit plan is dan ook niet duidelijk welke kosten daarmee uiteindelijk gemoeid zijn. Daarom is er voor deze ICT-faciliteiten geen post opgenomen (noch bij de griffie, noch bij de afdeling I&A). Allereerst wordt in tabel 6 een overzicht gegeven van alle structurele decentrale ICT-kosten bij elkaar opgeteld. Daarna wordt in de tabellen 7 t/m 11 per afdeling een overzicht gegeven van de kosten gevolgd door een toelichting bij de wijzigingen. Tabel 7 Totale structurele decentrale ICT kosten

Structurele decentrale ICT-kosten TOTAAL Afdeling

2022

Wijziging

2023

PUZA

€ 339.215

€ 35.085

€ 374.300

€ 374.300 € 374.300 € 374.300

€ 55.800

€ 14.400

€ 70.200

BOR

€ 121.196

€ 22.719

€ 143.915

€ 147.915 € 147.915 € 147.915

RO&G

€ 44.500

€ 3.600

€ 48.100

BV, exclusief I&A

€ 434.464

€ -62.471

€ 371.993

€ 342.911 € 342.911 € 342.911

DIR

€ 9.780

€ -9.780

€0

Totaal

€ 1.004.955

€ 3.553

2024

€0

2025 € 70.200 € 48.100 €0

2026 € 70.200 € 48.100 €0

€ 1.008.508 € 983.426 € 983.426 € 983.426

Tabel 8 ICT, afdeling PUZA

Decentrale ICT PUZA Afdeling

Team

2023

2024

2025

2026

PUZA

PUZA algemeen

4040499

438020

€0

€ 77.100

PUZA

PUZA Verkiezingen

4380102

438020 € 118.615 € -93.615

€ 25.000

PUZA

Burgerzaken

N.n.t.b.

PUZA

Fysieke Leefomgeving

4070299

438020

€ 85.500 € -11.300

€ 74.200

PUZA

Communicatie

4400105

438020

€ 58.000

€ 20.000

€ 78.000

€ 339.215

€ 35.085 € 374.300 € 374.300 € 374.300 € 374.300

Totaal PUZA

Grootboek-nummer Categorie

2022 Wijziging € 77.100

€ 0 € 120.000 € 120.000 € 120.000 € 120.000 € 120.000

Toelichting op de wijzigingen PUZA Algemeen: De algemene kosten zijn gelijk gebleven.Wel is het budget van iBabs van directie overgeheveld naar PUZA en zijn de kosten van telefonie overgeheveld. Ook zijn budgetten van PUZA Algemeen overgeheveld naar andere teams binnen PUZA die hieronder benoemd worden. PUZA Verkiezingen: De kosten dalen omdat een deel van het budget overgeheveld wordt naar een ander grootboeknummer. PUZA Burgerzaken: Voor de kosten van Burgerzaken wordt vanaf 2023 een apart grootboeknummer aangemaakt zodat de kosten goed te onderscheiden zijn. Dit budget komt voornamelijk van het budget van verkiezingen (4380102). Daarnaast is er een stijging van de kosten van Burgerzaken door extra modules die in 2022 aangeschaft zijn voor het pakket iBurgerzaken. PUZA Fysieke Leefomgeving: De applicatie RX Base was aeeanvankelijk opgenomen in de begroting van het team PUZA Fysieke Leefomgeving. Het eigenaarschap is echter belegd bij de de afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondzaken. De kosten voor deze applicatie zijn met ingang van 2023 begroot bij deze afdeling, team Ruimte & economie. Derhalve wordt de begroting van PUZA FLO met de kosten voor RX Base verlaagd. PUZA Communicatie: het budget is met €20.000 gestegen door de stijging van kosten van de website en extra applicaties die in beheer zijn genomen.

Tabel 9 ICT, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling

Afdeling

Team

Team Sociaal domein en team Verbinding

Zwembad

Totaal MO Zwem

Zwembad

Totaal MO

Decentrale ICT Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) Grootboek- Categorie 2022 Wijzigingen 2023 nummer 4210599 438020 € 47.800 € 12.200 € 60.000

4280110 4280111 4280113

438020 438020 438020

€ 2.200 € 4.200 € 1.600 € 8.000

€ 2.200

€ 3.900 € 4.800 € 1.500 € 10.200

€ 55.800

€ 14.400

€ 70.200

2024

2025

2026

€ 60.000

€ 3.900 € 4.800 € 1.500 € 10.200

€ 70.200

Toelichting op de wijzigingen MO Sociaal Domein: Het Sportplatform is uitgebreid met een module. Daarnaast zijn vorig jaar te weinig kosten voor Zorgned begroot, waardoor de kosten stijgen. MO Zwembad: De kosten voor het zwembad stijgen omdat er aan meer kinderen zwemles wordt gegeven waardoor het aantal licenties voor een applicatie (voor ouders) toeneemt. Daarnaast wordt een plan & roosterprogramma aangeschaft.

Tabel 10 ICT, afdeling Beheer Openbare Ruimte

Decentrale ICT Beheer Openbare Ruimte (BOR) Afdeling BOR

Algemeen

Grootboeknummer

Categorie

2022

4620701

438020

4220103 6602199 Totaal BOR

Algemeen

Totaal BOR W&U

Werk & Uitvoering

4612291

BOR

Beheer

Totaal BOR Beheer

Beheer

Totaal BOR Buitendienst

Buitendienst

2023

2024

2025

2026

€0

€ 25.000

438020

€0

€ 18.500

438020

€0

€ 46.500

€0

€ 126.496

€ 90.000

438020

€ 36.496

€ -36.496

€0

4220103

438020

€ 18.500

€0

6602199

438020

€ 22.500

€0

4630399

438020

€ 5.500

4110111

438020

€ 13.000

€ 20.000

4140102

438020

€ 0,00

€ 5.000

4160302

438020

€ 1.500

€ 1.725

4110104

438020

€0

€ 6.000

4110104

Tabel wordt vervolgd op de volgende pagina.

Wijziging

438020

€ 61.000

€ -22.775

€ 38.225

€ 10.000

€ -10.000

€0

Decentrale ICT Beheer Openbare Ruimte (BOR) vervolg tabel 9 Afdeling BOR

Totaal BOR T&H

Totaal BOR

Toezicht & Handhaving

Grootboeknummer

Categorie

2022

4460199

438020

4440199 4070199

Wijziging

2023

2024

2025

2026

€ 13.700

€0

438020

€0

€ 10.000

€ 14.000

438020

€0

€ 5.690

€ 13.700

€ 1.990

€ 15.690

€ 19.690

€ 121.196

€ 22.719

€ 143.915

€ 147.915

Toelichting op de wijzigingen • BOR Algemeen: De kostenposten van BOR Werk & Uitvoering zijn toegevoegd aan de begroting van BOR Algemeen, evenals de kosten voor FME, iBegraven en de Bouwapp van BOR Beheer. • BOR Werk & Uitvoering (binnendienst): Alle ICT-kosten die BOR Werk & Uitvoering maakt, zijn opgenomen in de begroting van BOR Algemeen. Derhalve worden alle eerder begrote bedragen m.i.v. 2023 op € 0,00 gezet. • BOR Beheer: De kosten voor BOR Beheer lijken af te nemen, maar dat wordt vooral veroorzaakt door de overboeking naar BOR Algemeen. De kosten stijgen echter als gevolg van de uitbreiding van het Moor Platform en vanwege de digitalisering van de vaarvergunningen plaats. De kosten van de buitendienst onder grootboeknummer 4110104 zijn overgeveld naar BOR Beheer. Deze kosten nemen wel af, als gevolg van uitfasering van een applicatie. • BOR Buitendienst: De kosten voor de buitendienst zijn toegevoegd aan de begroting voor BOR Beheer. Derhalve wordt het eerder begrote bedrag m.i.v. 2023 op € 0,00 gezet. • BOR Toezicht & Handhaving: Vanaf 2023 nemen de structurele kosten toe als gevolg van: o een extra licentie voor het Vaartoezicht, BOA Natuur en Milieu o de aanschaf in 2022 van een Digitaal Nachtregister (instrument tegen ondermijning) o na een proefperiode is de module Informatie Gestuurd Handhaven van City Control per 1 oktober 2024 niet meer kosteloos.

Tabel 11 ICT, afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf

Afdeling

Team

RO&G

Ruimte & Economie Projecten, Grondbedrijf en Vastgoed

RO&G

Totaal RO&G

Decentrale ICT Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf (RO&G) Grootboek Categorie 2022 Wijziging 2023 2024 nummer 4080199 438020 € 44.500 €0 € 44.500 € 44.500

2025

2026

€ 44.500

4330170

438020

€ 0,00

€ 3.600

€ 44.500

€ 3.600

€ 48.100

Toelichting op de wijzigingen Met ingang van 2022 is de afdeling Ruimte Ordening & Grondbedrijf met een team uitgebreid. Er zijn nu drie teams, te weten - Ruimte & Economie, - Projecten, Grondbedrijf en Vastgoed - Woningbouw Het team Woningbouw heeft geen eigen ICT-kosten. Het Team PGV beheert één applicatie voor de verhuur van accommodaties, waarvoor de kosten zijn opgevoerd. De exploitatiekosten voor uitbreiding van de software ten behoeve van het Digitale Stelsel Omgevingswet waren al in 2022 opgevoerd in deze begroting. De kosten blijven vanaf 2023 dan ook gelijk.

Tabel 12 ICT, afdeling Bedrijfsvoering

De ICT kosten van het team I&A betreft centrale ICT-kosten en zijn terug te vinden in de tabellen 4 en 5 in het vorige hoofdstuk. Decentrale ICT Bedrijfsvoering (BV) Grootboeknummer

Afdeling

Team

BV FIN

Financiën

4030299

438020

€ 267.500

BV DFD

Documentaire Facilitaire Dienstverlening

4620499

438020

BV P&O

Personeel & Organisatie

4620399

438020

Totaal BV

Categorie

2022 Wijziging

2023

2024

2025

2026

€ -77.500

€ 190.000

€ 109.712

€ 8.389

€ 118.101

€ 89.019

€ 57.252

€ 6.640

€ 63.892

€ 434.464

€ -62.471

€ 371.993

€ 342.911

Toelichting op de wijzigingen BV Financiën: De kosten van team Financiën dalen met €77.500 in 2023. De structurele kosten met betrekking tot het gehele financiële applicatielandschap vallen op dit moment lager uit dan vooraf ingeschat. Dit betreft voornamelijk het overstappen naar een andere Service Level Agreement, waarbij we lagere jaarlijkse kosten hebben. Daarnaast is ook de ingeschatte extra inzet op kleine projecten meegevallen. Naast de verlaging van de structurele kosten verwachten wij wel incidenteel kosten in de jaren 2023 en 2024. De contracten van de drie kernapplicaties binnen het team Financiën lopen af en dienen aanbesteding technisch gezien Europees aanbesteed te worden. De voorbereidingen hiervoor worden al getroffen, maar wij verwachten in 2023 wel te starten met de implementatie van de drie kernapplicaties. De incidentele bedragen zijn inschattingen die gemaakt zijn op basis van een marktonderzoek dat voorafgaand aan de Europese aanbesteding is gedaan. De Europese aanbesteding wordt in september in de markt gezet. De uitkomst van de Europese aanbesteding ,die wij eind vierde kwartaal 2022 verwachten, zal een beter beeld geven over de daadwerkelijke implementatiekosten. (zie hoofdstuk 3 projecten/ investeringsprogramma voor meer toelichting).

BV DFD: De kosten van DFD stijgen in 2023 omdat migratie van het Corsa archief pas in 2023 is gepland, waardoor de kosten pas vanaf 2024 gaan dalen. in de Daarnaast worden in 2022 doorontwikkeling van Djuma meer koppelingen gelegd met andere applicaties (Teams, anonimiseringssoftware), waardoor de kosten voor Djuma stijgen. BV P&O: Samen met de te verwachten prijsstijging in 2023 is aangegeven dat het bedrag in het ICT-beheerplan opgehoogd dient te worden met € 60.00 van € 57.892 naar € 63.892,--. Hiervan komt € 2.000 van een eigen budget. De rest is te verklaren uit prijsverhogingen en het feit dat wij op 2022 na nooit gewerkt hebben met prijsverhogingen.

3. ICT-projecten In dit hoofdstuk worden de projecten voor de komende tijd weergeven. De systematiek van de gemeente Nieuwkoop is dat voor projecten projectgelden worden aangevraagd. Deze projectgeleden kunnen worden aangevraagd op basis van geschatte bedragen. Onderstaand worden de projecten benoemd, inclusief: omschrijving, eigenaar (afdeling/team), startjaar, status en raming. Bij projecten geldt dat de eenmalige kosten + contractkosten van het eerste jaar worden opgenomen als projectgelden. De doorlopende vaste kosten worden vanaf het tweede jaar opgenomen in de exploitatie. Investeringen in hardware worden in beginsel geactiveerd en als kapitaallasten ten laste van toekomstige begrotingen worden gebracht. We maken onderscheid tussen centrale ICT-projecten, waarvoor I&A verantwoordelijk is en de decentrale ICT-projecten, waarvoor de afdelingen verantwoordelijk zijn. Bij de decentrale projecten is het verantwoordelijke team terug te vinden bij ‘eigenaar’.

3.1 Centrale ICT-projecten Een aantal projecten dat in 2022 wordt uitgevoerd, loopt door in 2023. De kosten voor deze projecten worden ook in 2022 gemaakt, maar verder gaande implementatie vindt (ook) in 2023 plaats. In dat kader vermelden wij: - Algemeen: basis op orde -> het inventariseren en inzichtelijk maken van het applicatielandschap, netwerken, architectuur, informatiesystemen, enz., - Informatiebeveiliging: de inrichting van de authorisatiestructuur op basis van Role-Bases Acces Control + verdere implementatie van de BIO, - Gegevensmanagement: starten met Applicatie integratie en Datagedreven werken. Moderne werkplek Omschrijving In verband met uitrol van een nieuwe werkplek, voorschriften vanuit de BIO en doorontwikkeling op ICT gebied (steeds meer applicaties werken buiten Citrix) is een modernisering van de digitale werkplek nodig om gebruiksvriendelijkheid, efficiëntie en veiligheid op peil te houden. Eigenaar BV / I&A Startjaar 2022 / 2023 Status Te starten in 2022 Raming Eenmalige kosten: dekking uit projectbudget 2022 Structurele kosten: € 18.500 (licenties Liquid). Dekking is reeds voorzien vanuit informatiebeveiligingsbudget (4620502 - 438062) Data catalogus tool Omschrijving Voor 2023 zal alle centraal opgeslagen data in beeld moeten worden gebracht, daarvoor is een tool voor datavisualisatie benodigd.

Eigenaar BV / I&A Startjaar 2023 Status Te starten Raming Eenmalige kosten: PM Structurele kosten: PM.

3.2 Decentrale ICT-projecten Migratie Archief Omschrijving Eigenaar Startjaar Status Raming

Migratie Archief 2015 t/m 2019 Corsa naar andere applicatie. Er dient een nieuwe applicatie aangeschaft met als doel een digitaal archief BV/ DFD 2023 Te starten Dekking is reeds voorzien in budget doorontwikkeling Djuma

2e doorontwikkeling Djuma Omschrijving 2e doorontwikkeling Djuma (Nieuwe ontwikkelingen implementeren, koppeling met andere systemen gemeente, processen specifiek maken) Eigenaar BV/ DFD Startjaar 2023 Status Te starten Raming PM Koppeling Djuma en RX Mission Omschrijving Koppeling Djuma en RX Mission (indien koppeling beschikbaar is) Eigenaar PUZA / FLO Startjaar 2023 Status Te starten Raming PM Aanbesteding nieuw personeels- en salarissysteem Omschrijving Aanbesteding nieuw personeels- en salarissysteem Eigenaar BV/ P&O Startjaar 2023 (implementatiedatum 1 januari 2024) Status Te starten in eerste kwartaal 2023 Raming Eenmalige kosten: € 50.000 voor 2023 Structurele kosten: het streven is om binnen het reeds aanwezige budget een (nieuwe) leverancier te vinden voor het personeels- en salarissysteem. Aanschaf nieuw financieel applicatielandschap Omschrijving Aanbesteding drie kernapplicaties in het kader van aflopende contracten Eigenaar BV/ Financien Startjaar 2023 Status Te starten in eerste kwartaal 2023 Raming Eenmalige kosten: 2023: € 350.000 2024: € 60.000 Structurele kosten: het streven is om binnen het reeds aanwezige budget een (nieuwe) leverancier te vinden voor het totale financiele applicatielandschap.

Tabel 12 is een totaaloverzicht van de projecten die in het Beheerplan 2022-2025 en het huidige Beheerplan 2023-2026 zijn opgenomen. De projecten die waren aangevraagd voor 2022 worden grotendeels al gerealiseerd. Deze projecten (aangevraagd voor 2022) worden niet meer vermeld in het volgende ICT-Beheerplan. Vanwege de PM-posten is het niet mogelijk een totaalbedrag af te geven. Tabel 13 Roadmap ICT-Projecten ICT-Projecten Centrale Projecten Opgenomen Aan Aan in ICT gevraagd voor gevraagd voor beheerplan 2022 2023 2020-2024 € 170.000

Naam Project

Afdeling en Team

GT Vaste Communicatie (GT Vast), inclusief moderne werkplek Nieuwkoop gaat digitaler werken Programma datagedreven werken Applicatie Integratie Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM) Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur Data catalogus tool

BV – I&A

ICT infrastructuur zwembad

MO Zwembad BV - P&O/ DFD PUZA - BURG BV - DFD

Personeelsdossiers in Motion Uitbreiding i-Burgerzaken Migratie Archief 2e doorontwikkeling Djuma Koppeling Djuma en RX Mission Aanbesteding nieuw personeels- en salarissysteem Aanschaf nieuw financieel applicatielandschap

BV – I&A BV – I&A BV – I&A BV – I&A

2021-2025 2021-2025 2021-2025 2021-2025

BV – I&A

2021-2025

BV – I&A

Aan gevraagd voor 2024

Aan gevraagd voor 2025

€ 250.000 *)

€ 900.000 **)

€ 30.000 € 50.000 € 30.000 € 25.000

2023-2026 PM ICT-Projecten Decentrale Projecten 2021-2025 € 15.000 2021-2025

€ 6.000

2021-2025 2023-2026

€ 30.000

BV - DFD BV - DFD BV - P&O

2023-2026 2023-2026 2023-2026

Dekking reeds voorzien PM PM € 50.000

BV - FIN

2023-2026

€ 350.000

€ 60.000

*) Deze kosten zijn reeds in het ICT-Beheerplan van 2021-2025 opgevoerd en geaccordeerd. **) De dekking voor dit bedrag ad € 900.000 wordt deels voorzien uit de bij de resultaatbestemming 2021 te vormen bestemmingsreserve ad € 224.000.

Aan gevraagd voor 2026

Bijlage 1: Applicaties per afdeling Naam applicatie

Budgethouder

Leverancier

Producent

Aquaview ++

BOR - BEHEER

Xylem

Autocad Map 3d

BOR - BEHEER

iBegraven

BOR - BEHEER

PinkRoccade

Civiel Client

BOR - BEHEER

Bakkerspees

Cyclomedia

BOR - BEHEER

Cyclomedia

FME

BOR - BEHEER

Esri

GeoVisia 6.3.5.

BOR - BEHEER

Dataquint

Hydronet

BOR - BEHEER

Hydrologic

ModelEditor 5.1.0.

BOR - BEHEER

Cadac

MOOR Platform®

BOR - BEHEER

Visma Roxit

NedBRK 2.2.0.1.

BOR - BEHEER

Cadac

NedBrowser 7.6

BOR - BEHEER

Cadac

NedMagazijn 4.0.4.

BOR - BEHEER

Cadac

NedWIBON

BOR - BEHEER

Cadac

NGDW Datawarehouse 4.2.21

BOR - BEHEER

Cadac

Perfectview CRM

BOR - BEHEER

Perfectview

QGIS

BOR - BEHEER

Cadac

SynergieNL

BOR - BEHEER

Synergie NL

Ultimo

BOR - BEHEER

Ultimo

XML Converteer

BOR - BEHEER

Cadac

De Bouwapp

BOR - BEHEER

Playmapping

BOR - BEHEER

Speaking Visuals

BOR - BEHEER

AutoLogic Route Creator / IntelliOPS

BOR - BUITEN

Aebi Schmidt

Digitaal Nachtregister

BOR - T&H

City Control

BOR - T&H

Sigmax

Leica Smartnet

BOR - T&H

Leica

DWG TrueView 2018

BOR - W&U

Cadac

TopoCAD

BOR - W&U

Cadac

ViaNLCS

BOR - W&U

ViaNLCS

Corsa (2016 ucr 12 (2018)

BV - DFD

BCT BV

Djuma

BV - DFD

Circle

I-Navigator

BV - DFD

VHIC

Mijn Overheid Berichtenbox

BV - DFD

Rijksoverheid

Mijn Overheid Lopende Zaken

BV - DFD

Rijksoverheid

Power PDF 2.1

BV - DFD

Kofax

Selecttool 2020

BV - DFD

VNG

Autodesk

ValidSign

BV - DFD

ValidSign

Kofax Capture Scan Oplossing

BV - DFD

E-Verbinding

BV - FIN

EConnect

Lias Enterprise

BV - FIN

Inergy

Mentimeter

BV - FIN

Mentimeter AB

Sensus

BV - FIN

Sensus

Tim Enterprise

BV - FIN

Aenova

UNIT4 Financials

BV - FIN

Unit4

eHerkenning

BV - FIN

KPN

Rijksoverheid

7-ZIP File Manager

BV - I&A

7Zip

Anywhere Attendant 365

BV - I&A

KPN

7Zip Workstreampeopl e B.V.

CIR / COO (iNzicht)

BV - I&A

PinkRoccade

Citrix Netscaler

BV - I&A

PQR B.V.

Citrix

Citrix XenDesktop

BV - I&A

Citrix

Foxit Reader

BV - I&A

Foxit Software

IrfanView

BV - I&A

Makelaarsuite

BV - I&A

PinkRoccade

Office 365

BV - I&A

Bechtle Direct BV Microsoft

Oracle Database

BV - I&A

Oracle

Outlook Room Booker

BV - I&A

Scope4mation

TOPdesk

Papercut (printomgeving)

BV - I&A

PCI

MS Project

BV - I&A

Microsoft

RDS Cal (Licenties)

BV - I&A

Bechtle Direct BV Bechtle Direct BV

Secumailer

BV - I&A

Secumailer

SharePoint

BV - I&A

Bechtle Direct BV Microsoft

Skype for Business

BV - I&A

KPN

Snagit

BV - I&A

Bechtle Direct BV

MS Teams

BV - I&A

Bechtle Direct BV Microsoft

TOPdesk

BV - I&A

TOPdesk

Visio

BV - I&A

Bechtle Direct BV Microsoft

OneDrive

BV - I&A

Bechtle Direct BV Microsoft

IDU

BV - P&O

Rijksoverheid

Motion (pro)

BV - P&O

Centric

Gemboxx (CORV koppeling) Inforing RIS Matching en Regiesysteem RIS Vroeg Eropaf

MO - SD

Gemboxx

MO - SD

Inforing

Khonraad

MO - SD

Khonraad

Sportplatform

MO - SD

ZorgNed Wmo-Ned

MO - SD

ZorgNed

Plan Plan Internet - IT de Haan

MO - ZWEM

PlanPlan

DigiDoc Inspectieplanner

MO - ZWEM

Floorconsult

Zwemscore

MO - ZWEM

Zwembad de Wel Zwembad de Wel

Secumailer Microsoft

TOPdesk

Anywhere 365

PUZA

KPN

Workstreampeopl e B.V.

Cipers/IZRM/ SAS

PUZA

PinkRoccade

GVOP DROP

PUZA

Rijksoverheid

iBabs

PUZA

iBabs

JCC Betalen (G-KAS)

PUZA

JCC Software

JCC Klantgeleiding

PUZA

JCC Software

JCC Tjooner

PUZA

JCC Software

JCC-Afspraken (G-Plan) Nederlandse Vereniging van Burgerzaken (NVVB)

PUZA

JCC Software

Verloren of Gevonden

Perfectview

TSA Groep Delft

PinkRoccade

Suwinet

PUZA PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN PUZA BURGERZAKEN

BKWI

Adobe Creative Cloud

PUZA - COMM

Adobe

Citizenlab

PUZA - COMM

Citizenlab

OBI4wan

PUZA - COMM

HowAboutYou

Piktochart

PUZA - COMM

Piktochart

Readspeaker

PUZA - COMM

Readspeaker BV

SIMsite

PUZA - COMM

SIM

Survalyzer

PUZA - COMM

Survalyzer

Rx.Launch (Roxit evenementen platform)

PUZA - FLO

Visma Roxit

Squit 20/20 Omgevingsdossier / Rx Mission

PUZA - FLO

Visma Roxit

Squit 20/20 Publiceren

PUZA - FLO

Visma Roxit

Squit Op Pad (app)

PUZA - FLO

Visma Roxit

Squit XO

PUZA - FLO

Visma Roxit

Squit2GO

PUZA - FLO

STTR Builder

PUZA - FLO

Accomomdatiehuur

ROG - PR/G&V

Visma Roxit Geodan FLO Legal Accommodatiehu ur BV

Dezta Plan 3.4.0

ROG - R&E

Visma Roxit

NedPlan 3.2

ROG - R&E

Cadac

RX.Base

ROG - R&E

Visma Roxit

RX.Zone en Archiveren

ROG - R&E

Visma Roxit

Cipers iSeries Dboxx E-learning Elektor Helpdesk OSV I-Burgerzaken Stembureau App

PUZA

SketchUp Pro

ROG - R&E

Sketchup

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Nieuwkoop&id=2b3d1463-c784-419a-989a-1a925c0d05ad