Bijlage 1a reactie op vragen raadsleden versie 20-1-22

Bijlage 1 bij raadsvoorstel ICT-middelen en -ondersteuning vanaf de raadsperiode 2022-2026 Vraag van Annette Pietersen (D66) bij presentatie 11 januari 2022 Op de VNG website staat bij ‘Veel gestelde vragen rechtspositie politieke ambtsdragers’ o.a. Per 1 januari 2019 geldt voor bestuurders en raads- en commissieleden dat zij recht hebben op ‘ter beschikking gestelde informatie- en communicatievoorzieningen’. Het gaat dan om ICT-middelen die noodzakelijk zijn voor de uitoefening van het ambt inclusief de noodzakelijke abonnementen. Met noodzakelijke abonnementen worden bijvoorbeeld mobiele abonnementen zoals dongels en databundels bedoeld. …. Zie ook deze aanvullende circulaire die door BZK is verstuurd aan gemeenten. Wettelijke grondslag: artikel 3.3.2 Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers Zijn op basis daarvan ICT-middelen afdwingbaar door raadsleden? Reactie: Zie website van het ministerie van Binnenlandse Zaken: www,politiekeambtsdragers.nl: Is het verplicht om ICT-middelen ter beschikking te stellen? Er is op gewezen dat artikel 3.3.2 niet is geformuleerd als een discretionaire bevoegdheid, een zogenaamde kan-bepaling, maar dwingend zou voorschrijven dat onder alle omstandigheden ICT-middelen ter beschikking moeten worden gesteld.

Op zich is het juist dat de formulering dwingendrechtelijk is, maar zoals in de circulaire is beschreven bij de toelichting op dit artikel, is terbeschikkingstelling een fiscaal begrip. Voor die terbeschikkingstelling is bepalend het noodzakelijkheidscriterium: kan het digitaal gereedschap noodzakelijk worden geacht voor de vervulling van de functie? Indien het oordeel van B&W is dat dit digitale gereedschap noodzakelijk is, dán is er geen discretionaire bevoegdheid meer en is terbeschikkingstelling verplicht. De gemeente is dus niet op basis van deze dwingende formulering gehouden om altijd ICT-middelen te verstrekken aan alle ambtsdragers onder alle omstandigheden. Het gaat er juist om dat de gemeente de ICT belastingvrij ter beschikking moet stellen als die noodzakelijk wordt geacht voor het werk als politieke ambtsdrager. Het verstrekken is dan alleen niet verplicht als het niet noodzakelijk is. De beslissing om al dan niet te verstrekken ten laste van de gemeente, is een afweging van de gemeente van de noodzakelijkheid en die kan verschillen per categorie functionarissen; die kan ook verschillen tussen gemeenten. Als bijvoorbeeld een commissie slechts eenmaal per jaar bijeenkomt, is het niet snel aannemelijk dat het voor deze commissieleden noodzakelijk is dat hun hiervoor door de gemeente een computer of telefoon ter beschikking wordt gesteld.

De gemeente is net als alle overheidsorganisaties gehouden om beschikbare middelen sober en doelmatig in te zetten. In tegenstelling tot de vroegere fiscale regeling ten aanzien van ICT (belaste vergoeding of verstrekking), kan tegenwoordig een belastingvrijstelling worden verkregen als het overheidsorgaan kan aantonen dat het digitale gereedschap van de ambtsdragers noodzakelijk is voor het vervullen van het ambt. Met deze nieuwe fiscale regeling komen genoemde twee belangen samen: beschikbaarheid van ICTvoorzieningen die benodigd zijn voor het werk, tegen zo laag mogelijke kosten. Het begrip 'digitaal gereedschap' kan fiscaal gezien redelijk breed worden uitgelegd, afhankelijk van de noodzakelijkheid in de lokale omstandigheden. Zo staat er in paragraaf 20.1.7 van het Handboek Loonheffingen, onder 'Computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur': ″Onder computers en mobiele communicatiemiddelen verstaan wij onder meer desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons en smartphones. Simkaarten, dongels, abonnementen voor internet en telefonie en software kunnen ook vrijgesteld zijn. Een voorbeeld van ’dergelijke apparatuur’ is een organizer, een printer of een navigatiesysteem omdat deze vooral bedoeld zijn om zelfstandig te gebruiken.″

Een ander argument vóór verstrekking is de veiligheid. Natuurlijk kan geen volledige zekerheid worden gegeven dat met het ter beschikking stellen van ICT-voorzieningen de beveiliging 100% is of dat er nooit datalekken zullen ontstaan. Maar de kans is wel aanmerkelijk kleiner dan bij eigen apparatuur met mogelijk verouderde soft- en hardware. Bovendien kan het zijn dat de gemeente in dat laatste geval de regie kwijt is over de beveiliging van de stukkenstroom. Het gaat er dus om dat de gemeente als zodanig verantwoordelijk is voor de beveiliging van die verstrekte ICT-voorzieningen. Essentieel is dat de gemeente niet afhankelijk wordt van het individuele raadslid of die de eigen beveiliging op orde heeft.

NB: De vraag van Annette Pietersen is ook uitgezet bij de VNG op 13 januari 2022. Zij hebben laten weten meert tijd nodig te hebben voor beantwoording. Ze proberen een reactie voor 28 januari aan te leveren. Dan volgt er een nieuwe versie van deze bijlage.

Benchmark op verzoek van Lizet Keijzers (SBN) – binnen Holland Rijnland gemeenten In Nieuwkoop verstrekten we van 2011 tot 2018 iPads aan raadsleden (die ze na een raadsperiode konden overnemen); en in de raadsperiode 2018-2022 gaven we eenmalig een extra bedrag per ftractie waarmee ze zelf ‘devices naar keuze’ konden kopen. Maar beide opties mogen niet meet vanwege beveiligingsbeleid (AVG, BIO, circulaires, standaarden, enz…..) Nu zijn we rijkelijk laat met het voorleggen van een raadsvoorstel aan de raad ICT middelen en – ondersteuning voor de volgende raadsperiode. Maar het zal een keuze worden uit de volgende scenario’s: 1.a. Bring your own device en iedereen is zelf verantwoordelijk voor veilige inrichting er van en gemeente levert @raadnieuwkoop.nl mailadres 1.b. Bring your own device en gemeente levert @raadnieuwkoop.nl mailadres en / of MS Office E3 en / of gebruik mogelijkheid van Helpdesk (als gemeente hebben we IT uitbesteed) 2. iPad in bruikleen met @raadnieuwkoop.nl mailadres en / of MS Office E3 en / of gebruik mogelijkheid van Helpdesk 3.

Notebook in bruikleen met @raadnieuwkoop.nl mailadres en / of MS Office E3 en / of gebruik mogelijkheid van Helpdesk Vraag: Hoe gaan jullie, op verantwoorde wijze, om met ICT middelen voor raadsleden in de komende raadsperiode? - Welke middelen bieden jullie aan? - Welke ondersteuning bieden jullie aan? Reacties: Katwijk: In Katwijk is 2 (iPad in bruikleen) gebruikt en wie geen bruikleen wil komt uit op 1b. Onze gemeentelijke helpdesk beantwoordt vragen over de techniek. Het gaat om een aardig bedrag, maar ooit gaven we ook flink wat geld uit aan papier en verder is het nu eenmaal ook nodig om budget beschikbaar te stellen voor veiligheid. Alphen aan den Rijn: Tot 2021 was sprake van Bring your own device. Inmiddels niet meer. Voor alle raads- en commissieleden zijn iPads en ‘oortjes’ aangeschaft (ongeveer 90 stuks). Allemaal voorzien van een Office 365 account (gegevens zijn van afstand door beheerder bijv. te deleten als iPad zoek raakt). Allen hebben ook een eigen raads-tenant. Op de iPad staat ook iBabs als applicatie. De ondersteuning, Helpdesk functie, is nog niet geregeld, maar dit wordt belegd bij de interne afdeling BVO (Bedrijfsvoering organisatie). Een Helpdesk wordt ervaren als noodzakelijk. Hillegom: In Hillegom werken raadsleden volgens 2 en 3 (iPad en notebook in bruikleen).

Dat betekent ook dat als er technische problemen zijn hun ICT afdeling hiervoor ook ondersteuning biedt. Als mensen hun eigen laptop willen gebruiken mag dat ook, maar dan wordt geen ondersteuning geboden. Voor zover bekend gebruikt niemand een eigen laptop. Deze wordt ook niet bij een probleem ondersteund van ICT. Advies griffier Hillegom: trek één lijn en geef de devices in bruikleen uit, waarbij er een keuze is voor een iPad of laptop (2 verschillende maten). Zo heb je ook zicht op de goede beveiliging van de laptops / iPads. Er worden in Hillegom overigens niet standaard elke 4 jaar nieuwe laptops besteld voor iedereen. Alleen voor de nieuwe niet eerder benoemde leden worden nieuwe devices besteld en voor de andere leden op verzoek. Teylingen: In Teylingen is structureel 500 euro per raads- en burgerlid beschikbaar voor ICT voorzieningen. Oftewel 2000 euro per raadsperiode. Voorheen konden raadsleden zelf een device aanschaffen, maar dat mag niet meer.

Nu kopen wij een device voor ieder raadslid. Een werkgroep van de raad is gevraagd om na te denken over 2 devices waaruit men in eerste instantie kan kiezen, maar mocht men echt iets anders willen dan kan dat ook. Wij regelen dit zelf als griffie en hebben afspraken gemaakt met een lokale computerwinkel die zorgt voor de praktische uitvoering en eerstelijns ondersteunen. Qua software hoeft werken wij in the cloud, er hoeft niets geïnstalleerd worden op de devices (sharepoint online E3 en Ibabs). Wel een tweetrapsverificatie voor deze software zodat men het device ook voor andere zaken kan gebruiken. Qua devices denken wij aan een Microsoft Surface Pro8 of een Hp envy zakelijke laptop. Alle devices blijven eigendom van de gemeente. Na 4 jaar is de restwaarde 0 euro en gaat het eigendom over naar het raadslid. De ervaring leert dat er eigenlijk geen ondersteuning nodig is omdat de software vrij stabiel is en in the cloud werkt. We hebben reservedevices mocht er eentje defect raken. Voorschoten: In Voorschoten kiezen ze ervoor om raadsleden dezelfde hybride laptop te verstrekken als personeel, dus een bruikleen á la optie 3. Het voordeel is dat dit zo mee kan lopen in de aanbesteding door de gemeente die nu loopt en raadsleden op dezelfde manier door ICT ondersteund worden als medewerkers.

Ieder raadslid heeft recht op een laptop en per fractie één burgercommissielid; als een fractie een tweede burgercommissielid heeft, betalen ze ervoor (dat is ooit in het kader van bezuinigingen afgesproken). Dus één lijn voor bestuur (college en raad) en medewerkers, onder het motto ‘het is één gemeente’.

NB: Het benchmark verzoek van Lizet Keyzers is ook uitgezet bij de VNG op 13 januari 2022. Zij hebben laten weten meert tijd nodig te hebben voor beantwoording. Ze proberen een reactie voor 28 januari aan te leveren. Dan volgt er een nieuwe versie van deze bijlage.

Vragen van Gerrit Splinter (SGP-ChristenUnie) ná de presentatie 11 januari 2022 Vraag 1: Moet die applicatie echt gehost worden op een raad-specifieke server? Of kan hij gewoon in de huidige omgeving blijven bij de leverancier? Reactie: Niet helemaal duidelijk is wat met “die applicatie” wordt bedoeld, ik neem aan iBABS. iBABS is SAAS-toepassing (Software As A Service) en staat gehost bij de leverancier iBABS Vraag 2: Waarom is er een Office pakket, inclusief OneDrive nodig (OneDrive zou je uit moeten schakelen lijkt me trouwens, omdat je niet wil dat het gebruikt wordt)? Reactie: Als alleen gebruik wordt gemaakt van iBabs is een Office pakket niet nodig. Als de raad kiest voor ieder raadslid een persoonlijke postbus met adres naam.raadslid@raadnieuwkoop.nl dan heb je een Office pakket nodig. In de Office365 licentie zit bijvoorbeeld wat vroeger heette een Cliënt Acces Licentie (CAL), om contact te kunnen maken met de Exchange Online Server. (o.a. de mailserver) Als de raad kiest voor een iPad of Notebook zijn onderdelen uit de Office licentie nodig voor beheeren beveiligingsvoorzieningen. Als de raad Word, Excel bestanden wil opstellen en/of bewerken dan is programmatuur nodig zoals Word, Excel, etc. Met de Office365 licenties is het bijvoorbeeld ook mogelijk om beter gebruik te maken van Teams, zoals bijvoorbeeld per fractie een teams.

Onedrive is een onderdeel van de Office365 suite en heeft vele functies, zoals het online opslaan, bewerken en delen van bestanden. Op het netwerk van de gemeente Nieuwkoop is Onedrive een essentieel onderdeel, bijvoorbeeld om bestanden op veilige wijze te verzenden. Conform de BIO wordt gebruik maken van public domain toepassingen als Dropbox, WeTransfer, etc. voor een overheid sterk ontraden. WeTransfer maakt bijvoorbeeld gebruik van servers op verschillende plekken in de wereld. Je weet dus niet zeker of je bestanden binnen Europa blijven. Hierdoor kan je in de knel komen met de AVG. Vraag 3: Standaardprijs E3 is € 19,70 - waarom € 31? Reactie: De standaardprijs voor Office 365 E3 is € 19,70 De standaardprijs voor Microsoft 365 E3 is € 31,50 Zie deze site van Microsoft : Vergelijk Office 365 E3 en Microsoft 365 E3 enterprise-oplossingen Om op een vanuit de BIO voorgeschreven wijze beveiligingsvoorzieningen toe te passen is de Microsoft E3 licentie noodzakelijk. Vraag 4: Waarom zijn er kosten aan de tenant verbonden inclusief €6.500 inrichting Tenant is gratis. Of gaat het daar over de hosting van de Azure server? Reactie: De inrichting en beheer van de ICT van de gemeente Nieuwkoop is uitbesteed via een europese aanbesteding. Om de gewenste oplossing te begrootten is een proforma begroting gevraagd aan de ICT dienstenleverancier.

Een tenant zelf is gratis, de € 6.500,- betreft een richtprijs voor de inrichtingskosten, de structurele kosten zijn de kosten van de Azure Server. De prijzen zijn als kostenindicatie opgevraagd bij de ICT dienstverlener. Uiteraard zien we bij een definitieve keuze toe op een goede en efficiënte uitvoering, hiervoor moeten we een Request For Change indienen bij de leverancier. Deze wordt conform de vastgestelde procedures getoetst door de verschillende specialisten. Vraag 5: Waarom niet exchange online met enterprise mobility + security E3? Reactie: De oplossing wordt inhoudelijk afgestemd tussen de ICT Dienstenleverancier en de ICT specialisten van de gemeente Nieuwkoop. Over inhoudelijke security voorzieningen worden conform de richtlijnen geen mededelingen gedaan.