Document · PDF

Bijlage 1 Samenvatting en verantwoording Raad ICT Beheerplan 2023-2026

Meningsvormende raad II 9 juni 2022, gemeente nieuwkoopBij agendapunt: Raadsvoorstel ICT Beheerplan 2023-20261.928 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Bijlage 1 bij raadsvoorstel voor meningsvormende raad d.d. 23-6-2022

Samenvatting en verantwoording

ICT-Beheerplan 2023-2026

Samenvatting

Het ICT-Beheerplan geeft een overzicht van de aan ICT gerelateerde kosten in meerjarenperspectief. Op 9 juli 2020 verscheen het eerste ICTBeheerplan met de raming voor de jaren 2021-2024. De daaropvolgende jaren vindt elk jaar een actualisatie van het ICT-beheerplan plaats, waarbij telkens vier jaar vooruit wordt gekeken. De ontwikkelingen gaan zo snel dat deze jaarlijkse actualisatie noodzakelijk is. Dit plan betreft de ICT-kosten voor de jaren 2023-2026. Informatie uit voorgaande jaren (uitgegrijsd in de tabel) is opgenomen om eventuele verschillen inzichtelijk te maken. In tabel 1 een totaaloverzicht van de ramingen die onder de tabel kort worden toegelicht. De totale kosten stijgen als gevolg van met name hogere afschrijvingen. Tabel 1 Kostenoverzicht totaal Exploitatie Jaar

2020

2021

2022

2023

2024

2025

2026

Exploitatie budgetten Centraal

€ 1.795.685

€ 1.440.350

€ 1.524.450

€ 1.472.700

€ 1.486.300

€ 1.506.610

€ 1.526.920

Exploitatie budgetten Decentraal

€ 654.069

€ 654.070

€ 1.004.955

€ 1.008.508

€ 983.426

Exploitatiekosten als gevolg van projecten

€ 537.795

€ 381.000

€ 400.000

€ 310.000

€ 676.000

€0

Afschrijvingen

€ 260.383

€ 131.118

€ 249.028

€ 339.921

€ 317.905

€ 321.905

€ 2.892.598

€ 3.041.523

€ 3.130.236

€ 3.119.647

€ 3.483.941

€ 2.832.251

Exploitatie totaal vlgs ICT beheerplan 20232026

•

€ 2.449.754

De exploitatie budgetten, oftewel de raming voor de structurele kosten voor het beheer van ICT-componenten. Het betreft kosten die vaak voortvloeien uit meerjarige software en automatiseringscontracten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: o Centraal: de ICT die voor de hele gemeente Nieuwkoop van toepassing zijn en waarvoor de afdeling Bedrijfsvoering, team I&A verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de kantoorautomatisering (Office 365), digitaal samenwerken (MS Teams). De kosten nemen hier af met € 51.570. o Decentraal: de ICT-componenten die slechts voor bepaalde afdelingen of teams van toepassing zijn en waarvoor de desbetreffende afdeling verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de applicatie die voor de afhandeling van burgerzaken wordt gebruikt. Decentraal nemen de kosten met € 3.553 toe.

•

De exploitatiekosten als gevolg van projecten betreffen zowel de eenmalige kosten die bij aanschaf en implementatie aan de orde zijn als de kosten voor het beheer die in het eerste jaar worden gemaakt. In dit kader wordt alvast vermeld dat het contract met ICT dienstenleverancier PQR in 2025 afloopt. Evenals in 2016/2017 is een Europese aanbesteding noodzakelijk waarbij we rekening moeten houden met voorbereidingskosten en de initiële kosten van de nieuwe dienstenleverancier. Dit is zichtbaar in de bedragen van 2024 en 2025. De afschrijvingen betreffen de centrale hardware van de gemeente. Alle ICT-componenten die in beheer zijn bij de gemeente Nieuwkoop zijn voor dit overzicht in kaart gebracht. Om geen achterstallig onderhoud op te lopen zijn de hardware componenten voorzien van een technisch en economisch verantwoorde afschrijvingstermijn. De afschrijvingskosten zijn een cumulatie van reeds gedane investeringen waarop thans wordt afgeschreven plus de verwachte afschrijvingen gebaseerd op het vervangingsplan. Bij de uitbesteding van de ICT dienstverlening in 2017 werd de aan te schaffen ICT apparatuur niet opgevoerd als investering.Hierdoor zijn er geen afschrijvingskosten over de periode 2017-2021. De apparatuur die aan de beurt is om te vervangen wordt nu wel als investering opgevoerd en daaruit ontstaan afschrijvingskosten (kapitaalslasten).

Vandaar de toename van de afschrijvingskosten. Er wordt ook steeds getoetst of het technisch verantwoord is of apparatuur langer mee kan. Uitstel van vervanging zorgt ook voor fluctuatie op de afschrijvingskosten en kan toekomstige besparingen opleveren.

Op volgende pagina’s wordt dit verder verantwoord in: Tabel 2: Exploitatie budgetten Centraal Tabel 3: Exploitatie budgetten Decentraal Tabel 4: Exploitatiekosten als gevolg van projecten Tabel 5: Afschrijvingen Voor nog meer detail wordt verwezen naar het integrale ICT-Beheerplan 2023-2026.

Tabel 2 Exploitatie budgetten Centraal

De belangrijkste wijzigingen met ingang van 2023 worden in de rechter kolom toegelicht. In totaal is er sprake van een afname van de kosten met €- 51.570. Omschrijving

Grootboeknummer

Categorie 2022

Wijzigingen 2023

2024

2025

2026

Toelichting bij de wijzigingen m.i.v. 2023

Software- en Aut. Contracten

4620502

438020

€ 343.350

€ 23.340

€ 366.690

€ 368.790

€ 380.100

€ 391.410

Toename ad € 26.340 door: Prijsverhogingen software, extra Microsoft licenties, meer PKIcertificaten door toename dataverkeer + extra beveiliging op datalijnen, overname budget Eherkenning vanuit Financiën. Afname kosten ad € 3.000 omdat nog maar voor 1 server oracle licenties nodig zijn.

Infrastructuur

4620502

438023

€ 132.800

€ - 14.400

€ 118.400

Vervanging datalijnen door GT Vast datalijnen.

Hardware

4620502

438036

€ 43.500

€0

€ 43.500

Investeringen < 25.000

4620502

438063

€ 30.000

€0

€ 30.000

Helpdesk incl. Inhuur

4620502

438038

€ 50.000

€ - 20.000

€ 30.000

Overige diensten

4620502

438058

€ 160.400

€ - 900

€ 159.500

€ 162.500

€ 165.500

Vaste Kosten ICT (PQR)

4620502

438070

€ 426.000

€ 5.000

€ 431.000

€ 436.000

€ 441.000

€ 446.000

Variabele kosten (PQR)

4620502

438071

€ 50.000

€0

€ 50.000

Inhuur bij calamiteiten

4620502

438072

€ 10.000

€0

€ 10.000

Social Intranet

4620502

438073

€ 8.500

€0

€ 8.500

Informatiebeveiliging

4620502

438062

€ 199.700

€0

€ 199.700

Telefonie-vast

4620503

438049

€ 57.000

€ - 44.790

€ 12.210

€ 18.710

€ 19.710

€ 20.710

Telefonie-mobiel

4620503

438109

€ 13.200

€0

€ 13.200

Totaal

€ 1.524.450 €- 51.570

€ 1.472.700 € 1.486.300 € 1.506.610 € 1.526.920

Aframing begroting omdat voorgaande jaren minder een beroep werd gedaan op externe expertise

Prijsindexatie

Omzetting telefonie naar bellen via Teams (kosten centrale nu voor KCC, licentiekosten Microsoft en SIP trunk voor I&A).

Tabel 3 Exploitatie budgetten Decentraal

De belangrijkste wijzigingen met ingang van 2023 worden in de rechter kolom toegelicht. In totaal is er sprake van een toename van de kosten met € 3.553. Structurele decentrale ICT-kosten TOTAAL Afdeling

2022

Wijziging

2023

2024

2025

2026

PUZA

€ 339.215

€ 35.085

€ 374.300

€ 55.800

€ 14.400

€ 70.200

BOR

€ 121.196

€ 22.719

€ 143.915

€ 147.915

RO&G

€ 44.500

€ 3.600

€ 48.100

BV, exclusief I&A € 434.464

€ -62.471

€ 371.993

€ 342.911

DIR

€ 9.780

€ -9.780

€0

Totaal

€ 1.004.955 € 3.553

€ 983.426

€ 1.008.508 € 983.426

Toelichting bij de wijzigingen m.i.v. 2023 Het budget voor iBabs van Directie is overgeheveld naar PUZA evenals de kosten van telefonie van I&A naar PUZA. Toename van de kosten vanwege uitbreiding van licentiekosten en de aanschaf van nieuwe applicaties, zoals uitbreiding van het sportplatform en een plan & roosterprogramma. Toename van de kosten vanwege uitbreiding van licentiekosten en de aanschaf van nieuwe applicaties, zoals Digitaal nachtregister en de digitalisering van de vaarvergunningen. Kleine toename van de kosten vanwege het in beheer nemen van een applicatie voor de verhuur van accommodaties. Met name vanwege een flinke besparing bij het team Financiën, nemen de kosten af. Lagere kosten als gevolg van het overstappen naar een andere Service Level + de ingeschatte extra inzet op kleine projecten wordt lager. De kosten voor i-Babs zijn overgeboekt naar de afdeling PUZA.

Tabel 4 Exploitatiekosten als gevolg van projecten

Tabel 4 is een totaaloverzicht van de projecten die in het Beheerplan 2022-2025 en het huidige Beheerplan 2023-2026 zijn opgenomen. De projecten die waren aangevraagd voor 2022 worden grotendeels al gerealiseerd. Voor projecten in 2023 wordt € 400.000 aangevraagd. Vanwege de PM-posten is het niet mogelijk een totaalbedrag voor alle beoogde projecten af te geven. Naam Project

ICT-Projecten Centrale Projecten Afdeling en Opgenomen in Aan Team ICT - beheerplan gevraagd voor 2022

GT Vaste Communicatie (GT Vast). Inclusief moderne werkplek Nieuwkoop gaat digitaler werken Programma datagedreven werken Applicatie Integratie Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM) Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur

BV – I&A

2020-2024

€ 170.000

BV – I&A BV – I&A BV – I&A BV – I&A

2021-2025 2021-2025 2021-2025 2021-2025

€ 30.000 € 50.000 € 30.000 € 25.000

BV – I&A

2021-2025

Data catalogus tool

BV – I&A

2023-2026

ICT infrastructuur zwembad Personeelsdossiers in Motion Uitbreiding i-Burgerzaken Migratie Archief

ICT-Projecten Decentrale Projecten MO - Zwembad 2021-2025 € 15.000 BV - P&O / DFD 2021-2025 € 6.000 PUZA - BURG 2021-2025 € 30.000 BV - DFD 2023-2026

2e doorontwikkeling Djuma Koppeling Djuma en RX Mission Aanbesteding nieuw personeels- en salarissysteem Aanschaf nieuw financieel applicatielandschap

Aan gevraagd voor 2023

Aan gevraagd voor 2024

Aan gevraagd voor 2025

€ 250.000 *)

€ 900.000 **)

Aan gevraagd voor 2026

BV - DFD BV - DFD BV - P&O

2023-2026 2023-2026 2023-2026

Dekking reeds voorzien PM PM € 50.000

BV - FIN

2023-2026

€ 350.000

€ 60.000

*) Deze kosten zijn reeds in het ICT-Beheerplan van 2022-2025 opgevoerd en geaccordeerd. **) De dekking voor dit bedrag ad € 900.000 wordt deels voorzien uit de bij de resultaatbestemming 2021 te vormen bestemmingsreserve ad € 224.000.

Tabel 5 Afschrijvingen

In het verleden werd niet afgeschreven; alle investeringen zijn in het verleden in 1 x afgeschreven, t.w. in 2017. Daardoor nemen de kosten voor afschrijvingen toe. Afschrijvingen starten in het jaar nadat de investering is gedaan. Id

Omschrijving

jaar van investering 2019

Kapitaallasten 2023 € 14.207

Kapitaallasten 2024 € 14.207

8620512

Switches en nodes 2018 (afschr 5 jr)

8620516

Mobiele telefoon 2020 (afschr 2 jr)

2020

€ 50.000

€0

8620514

Uitbreiding werkstation (afschr.4 jr)

2020

€ 12.065

8620515

Diverse projecten I&A (afschr.4 jr)

2020

€ 18.184

8620518

Overige investering I&A (afschr.5 jr)

2021

€ 11.500

8620519

Laptops voor specifieke doeleinden

2021

8620520

Overige investering I&A (afschr.7 jr)

2021

Subtotaal

Kapitaallasten 2025

Kapitaallasten 2026 €0

€0

€ 18.184

€0 €0 €0

€ 11.500

€ 12.500

€ 3.571

€ 122.028

€ 72.028

€ 27.571

Vervanging ICT middelen afschr.2 jr

2023

€0

€ 100.000

€0

Vervanging ICT middelen afschr.2 jr

2025

€0

€ 100.000

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2022

€ 120.000

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2023

€0

€ 8.750

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2024

€0

€ 6.250

Vervanging ICT middelen afschr.4 jr

2026

€0

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2022

€ 7.000

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2023

€0

€ 10.000

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2025

€0

€ 4.000

Vervanging ICT middelen afschr. 15 jr

2024

€0

€ 13.333

Vervanging ICT middelen afschr. 5 jr

2023

€0

€ 20.000

Vervanging ICT middelen afschr. 7 jr

2023

€0

€ 2.143

Vervanging ICT middelen afschr. 7 jr

2024

€0

€ 2.857

€ 127.000

€ 267.893

€ 290.333

€ 294.333

Subtotaal

TOTAAL

€ 249.028

€ 339.921

€ 317.905

€ 321.905

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Nieuwkoop&id=fc5a4422-c004-4849-b837-58b200d2e602