Bijlage 1 Inrichtingsplan warmtebedrijf

20 NOVEMBER 2025

INRICHTINGSPLAN WARMTEBEDRIJF LANGERAAR B.V. GEMEENTE NIEUWKOOP

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding .......................................................................................................................................... 3 Introductie Warmtebedrijf Langeraar B.V. ............................................................................................................ 3 Relevant juridisch kader ......................................................................................................................................... 4

2. Missie en basisprincipes................................................................................................................. 5 Missie ....................................................................................................................................................................... 5 Basisprincipes .......................................................................................................................................................... 5 Betaalbaar............................................................................................................................................................ 6 Eenvoudig ............................................................................................................................................................ 6 Transparant en duidelijk ..................................................................................................................................... 6

3. Governance .................................................................................................................................... 7 Balans tussen publiek en privaat ............................................................................................................................ 7 Besloten Vennootschap (BV) .................................................................................................................................. 7 (Bestuurlijke) rollen en bevoegdheden ................................................................................................................. 8 Aandeelhouder .................................................................................................................................................... 8 Toezichthouder .................................................................................................................................................... 9 Directie 9 Inwoners en klanten ............................................................................................................................................ 10

4. Inrichting bedrijfsvoering ............................................................................................................... 11 Organisatiefilosofie ................................................................................................................................................. 11 Taken en verantwoordelijkheden .......................................................................................................................... 11 Bedrijfsvoering ........................................................................................................................................................ 11 Bedrijfsmanagement .............................................................................................................................................. 11 Bedrijfsmanager .................................................................................................................................................. 12 Management ondersteuner ............................................................................................................................... 12 Periodiek bedrijfsoverleg ....................................................................................................................................

12 IT-beheer ............................................................................................................................................................ 13 Online teamomgeving ......................................................................................................................................... 13 Financieel beheer .................................................................................................................................................... 13 Administrateur .................................................................................................................................................... 13 Samenwerking boekhoudkantoor ...................................................................................................................... 13 Mogelijkheden uitbesteden financiële administratie ....................................................................................... 13 Verzekeringen ..................................................................................................................................................... 13 Communicatie .........................................................................................................................................................

14 Communicatieadviseur/redacteur ..................................................................................................................... 14 Website en e-mail ............................................................................................................................................... 14 Telefoonnummer ................................................................................................................................................ 14 Logo ....................................................................................................................................................... 15 Beheer ..................................................................................................................................................................... 15 Beheer 15 Overige diensten ................................................................................................................................................. 15 Levering / Tariefstelling .......................................................................................................................................... 15 Warmte en koude en tariefdifferentiatie .......................................................................................................... 15

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 1 van 17

5. Participatie ..................................................................................................................................... 15 Informeren........................................................................................................................................................... 16 Raadplegen .......................................................................................................................................................... 16

6. Bijlagen ........................................................................................................................................... 17 Huidige taaktoewijzing ........................................................................................................................................... 17 Tekenbevoegd bestuurder ................................................................................................................................. 17 Bedrijfsmanager .................................................................................................................................................. 17 Management ondersteuner ............................................................................................................................... 17 Administrateur .................................................................................................................................................... 17 Communicatieadviseur/redacteur ..................................................................................................................... 17 IT-beheer .............................................................................................................................................................

17 Technisch beheer ................................................................................................................................................ 17

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 2 van 17

1. Inleiding De gemeente Nieuwkoop besloot eind 2024 om Warmtebedrijf Langeraar B.V. op te richten. Het doel is het realiseren en exploiteren van een duurzaam warmtenet voor het Integraal Kindcentrum De Poel en twintig appartementen, met mogelijkheid tot uitbreiding naar 400 tot 500 aansluitingen. Warmtebedrijf Langeraar B.V. is honderd procent eigendom van de gemeente Nieuwkoop. Dit Inrichtingsplan beschrijft de gekozen inrichting van het warmtebedrijf, inclusief governance, bedrijfsvoering, dienstverlening, en toekomstscenario's. Veel besluiten zijn al genomen tijdens het opstellen van dit inrichtingsplan. Het beschrijft de gemaakte keuzes en motiveert deze. We evalueren het inrichtingsplan ieder jaar bij het opstellen van het jaarplan. Waar nodig stellen we het bij.

Introductie Warmtebedrijf Langeraar B.V. Het leveren van warmte aan de eindverbruiker vereist het doorlopen van de warmteketen. Die bestaat uit productie, transport, distributie en levering van warmte. Warmtebedrijf Langeraar B.V. (hierna te noemen Langeraar B.V.) is een integraal warmtebedrijf en heeft daarmee al deze functies in handen. Het richt zich op klein-collectieve warmtesystemen. Het Nationaal Programma Lokale Warmtetransitie (NPLW) spreekt van miniwarmtenetten bij twee tot vijftig aansluitingen en van kleinschalige warmtenetten van 51 tot 1.500 aansluitingen. Taken en verantwoordelijkheden van het Langeraar B.V.:

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 3 van 17

Relevant juridisch kader Het belangrijkste juridische kader voor warmtenetten is de Warmtewet. De huidige Warmtewet reguleert via algemeen geldende regels en vergunningen de markt. De Autoriteit Consument & Markt (ACM) reguleert de tarieven en leveringszekerheid en stelt eisen aan facturen. De Warmtewet wordt binnenkort hoogstwaarschijnlijk vervangen door de Wet collectieve warmte (Wcw). De omvang van warmtenetten is bepalend voor de mate waarin regelgeving op deze netten van toepassing is. Voor Langeraar B.V. zijn de volgende juridische kaders belangrijk:

Onder de huidige Warmtewet geldt voor mini- en kleinschalige warmtenetten: Warmteleveranciers die warmte leveren aan minimaal twee verbruikers met een kleine aansluiting van maximaal 100 kW, moeten het warmtenet aanmelden bij de ACM. De instructies hiervoor staan op de website van de ACM. Warmtenet aanmelden | ACM In principe is het verboden zonder vergunning warmte te leveren aan verbruikers. Dit geldt niet ten aanzien van een leverancier die: Warmte levert aan ten hoogste tien gebruikers tegelijk, Per jaar niet meer warmte levert dan 10.000 GJ, of De verhuurder of de eigenaar is van het gebouw Langeraar B.V. levert momenteel niet meer dan 10.000 GJ per jaar en heeft daarom geen vergunning van de ACM nodig. Zodra het bedrijf meer dan 10.000 GJ levert, is een vergunning wel verplicht. Om deze te verkrijgen moet Langeraar B.V. aantonen dat zij voldoet aan de wettelijke eisen op het gebied van betrouwbare levering en organisatorische, financiële en technische kwaliteit. Dit moet Langeraar B.V. onderbouwen met diverse documenten, zoals een ondernemingsplan, gegevens over de administratieve organisatie en prognoses van de warmtevraag. De precieze eisen en procedure staan op de website van de ACM: Eisen warmtevergunning | ACM.

Onder de Wcw geldt voor mini- en kleinschalige warmtenetten: Er is een volwaardig warmtebedrijf nodig dat financiële stabiliteit, leveringszekerheid, duurzaamheid en redelijke tarieven borgt. De ACM stelt eisen aan de capaciteit van de organisatie. Het warmtebedrijf kan door de omvang van minder dan 1.500 aansluitingen zowel in publiek als privaat (bijvoorbeeld bewoners of de markt) eigendom zijn. Als de Wcw in werking treedt, is er voor Langeraar B.V. sprake van een situatie van feitelijke levering. Dit betekent dat zij in het kader van het overgangsrecht een kavelaanwijzing bij de gemeente kan aanvragen. Gezien de beperkte omvang van het warmtenet kan zij er ook voor kiezen om gebruik te maken van de vrijstellingsregeling. In dat geval heeft zij enkel te voldoen aan de meldplicht. De gemeente kan er in het kader van het overgangsrecht voor kiezen een klein kavel te definiëren en Langeraar B.V. aanwijzen voor het realiseren en exploiteren van het warmtenet. Het beschikken over een kavelaanwijzing betekent dat: o Langeraar B.V. moet voldoen aan de jaarlijkse monitoring- en rapportageverplichtingen van de ACM (art. 2.46), én; o Iedere drie jaar een ACM-toets moet doorstaan om aan te tonen dat zij organisatorisch, financieel en technisch bekwaam is (art. 3.8).

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 4 van 17

Wijst de gemeente geen klein kavel aan, dan resteert de mogelijkheid van een vrijstelling van het verbod op het leveren van warmte door Langeraar B.V. We kiezen ervoor gebruik te maken van vrijstellingsregeling vanwege de beperkte omvang van het warmtenet. o Meer informatie staat in paragraaf 4.3 van de memorie van toelichting bij wetsvoorstel Wcw Verder schrijft de Wcw voor: Op basis van welke kosten de tarieven moeten worden gebaseerd (art. 7.22); Welke informatie er op een factuur staat (art. 2.36); Dat de verbruikskosten gebaseerd moeten worden op het gemeten verbruik (art 2.40 t/m 2.42); Hoe de verbruikskosten gebaseerd moeten worden op het gemeten verbruik (art. 2.40 t/m 2.42); Hoe het warmtebedrijf de storingscompensatie inregelt (art. 2.10); Dat het warmtebedrijf voldoet aan de normen voor uitstootreductie (art. 2.20); Dat het warmtebedrijf driejaarlijks een plan opstelt (art. 3.9) en daarover rapporteert aan gebruikers (art. 2.21) en het brede publiek (art. 2.22) Verwijzingen relevante wet- en regelgeving: Leidraad Warmtelevering Verplichtingen voor de warmteleverancier (ACM) Warmtewet Besluit van de ACM tot vaststelling van de Regulatorische accountingregels (RAR) warmteleveranciers 2024, Autoriteit Consument en Markt (ACM) Wetsvoorstel Wet collectieve warmte (Wcw) Memorie van toelichting bij wetsvoorstel Wcw

2. Missie en basisprincipes Missie Langeraar B.V. voorziet afnemers van betaalbare, duurzame basiswarmte én koude. Dat doen we via zeer lage temperatuur netten (ZLT-netten). De organisatie van deze netten houden we zo eenvoudig mogelijk.

Basisprincipes Duurzaam Onze drijfveer is zo zuinig mogelijk omgaan met onze aarde. Dat doen we door onze lokale beschikbare bronnen (bodem en water) te benutten, zonder deze uit te putten. Daarmee versnellen we de transitie naar een aardgasvrije gebouwde omgeving en dragen we bij aan een duurzame, klimaatbestendige, groene en gezonde leefomgeving. We streven naar het behalen van energetische winst. Ons systeem is erop gericht een basistemperatuur water (twaalf tot zestien graden) aan te leveren zonder deze centraal op te warmen naar midden of hoge temperatuur. Dat voorkomt onnodig verbruik van energie. We stimuleren (potentiële) afnemers van het warmtenet hun gebouwen te isoleren en de ruimteverwarming te optimaliseren. Dit zorgt ervoor dat een laag vermogen warmtepomp (twee tot vier kW) voldoende is om het gebouw warm of koel te houden. Het ZLT-net voorziet in (passieve) koeling. Dat maakt voorkomt hittestress in de woningen en draagt daarmee bij aan een gezond leefmilieu in de gebouwen.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 5 van 17

Betrouwbaar Afnemers kunnen vertrouwen op levering. We borgen de leveringszekerheid door warmte en koude uit bodem en water en bodembronnen die we via continue uitwisseling en regeneratie (aquathermie) op constante temperatuur houden. Komt deze door storingen onder druk, dan schakelen we binnen 24 uur over op alternatieve leveringsopties1. We bieden afnemers veiligheid. Dit borgen we doordat Langeraar B.V. een publiek-private onderneming is zonder winstoogmerk. De gemeente is honderd procent aandeelhouder en dient het publieke belang. Dit laatste is vastgelegd in het besluit dat de activiteit van Langeraar B.V. het algemeen economisch belang dient (bijlage 4). Betaalbaar We bieden betaalbare warmte. Dat betekent dat we de kosten voor de afnemer van bronenergie zo laag mogelijk houden. Ons uitgangspunt is dat de afnemer hetzelfde of minder betaalt dan bij een investering in een lucht-water warmtepomp (op basis van Total Cost of Ownership-berekening (TCO)). We zetten het ZLT-net in als publieke voorziening om energie tegen zo laag mogelijke maatschappelijke kosten toegankelijk te houden. Daarnaast exploiteren we het net tegen transparante en eerlijke prijzen voor de eindgebruiker volgens het kostprijsplusmodel. Dit model baseert de tarieven op de werkelijke kosten van het warmtenet door er opslag is belangrijk voor continuïteit en investeringskracht.

Dit is haalbaar, omdat Langeraar B.V. achter het ZLT-net honderd procent gemeentelijk is en werkt zonder winstoogmerk. Eenvoudig We houden het zo simpel mogelijk houden, omdat: ZLT-netten relatief kleine netten zijn met weinig aansluitingen (in Langeraar in eerste instantie rond de vierhonderd woningen). Hierdoor komen minder inkomsten binnen in vergelijking met warmtenetten met meer aansluitingen. Het aantal aansluitingen (afnemers van het net) bepaalt de hoogte van de inkomsten van het warmtebedrijf. Deze moeten in verhouding staan met de kosten om het ZLT-net draaiend te houden. Gemeente Nieuwkoop is de aandeelhouder van het Langeraar B.V.. Het is een relatief kleine gemeente en heeft beperkte capaciteit en middelen tot haar beschikking. Langeraar B.V. is verantwoordelijk voor de levering tot en met de afleverset op de gevel van het gebouw. De afnemer/gebouweigenaar is verantwoordelijk voor de binneninstallatie. We brengen alleen vastrecht in rekening voor de geleverde bronenergie (ZLT). De extra energie die de afnemer is het gebruik van elektriciteit door de water-water warmtepomp. Deze kosten staan los van het vastrecht en staan op de factuur van de energieleverancier (waar de afnemer al een contract bij heeft). Door deze scheiding aan te houden, houden we het klein en eenvoudig, voor zowel Langeraar B.V. als de afnemer. Transparant en duidelijk Langeraar B.V.

is transparant in haar verantwoording naar de afnemers, gemeenteraad, financiële instellingen en andere belanghebbenden (zoals de adviesraad bestaande uit bewoners van Langeraar ). Geïnteresseerde inwoners bieden we een duidelijk overzicht hoe zij kunnen aansluiten op het ZLT-net en wat de voordelen daarvan zijn. Langeraar B.V. zet zich in om het aansluiten op het ZLT-net zo aantrekkelijk - voor warmtestoringen van acht tot twaalf - voor elke vier uur extra storing. Warmteleveranciers maken dit bedrag binnen zes maanden over. Eén keer per twaalf maanden mogen warmteleveranciers een grote storing hebben, zonder daarvoor te betalen. Zij moeten het probleem dan binnen 24 uur oplossen. 1

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 6 van 17

mogelijk te maken. Langeraar B.V. is transparant in wat zij doet en geeft helder en duidelijk aan wat aansluiting op het ZLT-net inhoudt (transport en levering warmte en koude, tariefstelling, demarcatie, klantenservice et cetera). Langeraar B.V. geeft duidelijke instructies hoe met storingen om te gaan en is bereikbaar voor vragen, meldingen en klachten.

3. Governance Langeraar B.V. is een publiek warmtebedrijf en voor honderd procent in handen van de gemeente Nieuwkoop. Governance bepaalt hoe we rollen, verantwoordelijkheden en checks-and-balances organiseren. Voor een publieke partij van de gemeente Nieuwkoop dient een rechtsvorm voor de aanleg, exploitatie en het beheer van een ZLT-net ruimte bieden aan maatschappelijke waarden, publieke toezicht én flexibiliteit richting de toekomst. Hier past een project B.V. met een duidelijke governance en een balans tussen publiek en privaat goed bij.

Balans tussen publiek en privaat De governance is zo ingericht dat publieke waarden binnen een private B.V.-structuur zijn geborgd. Zo brengen we de spanning tussen publieke doelen en private bedrijfsvoering zoveel mogelijk in balans (zie onderstaande figuur).

De bestuursstructuur geeft ruimte voor voldoende bestuurlijke grip om de publieke waarden te borgen zonder dat het de schaal en inzet van personeel en middelen overvraagt. De governance is dus zodanig ingericht dat het recht doet aan de publieke regie, democratische legitimiteit, operationele uitvoerbaarheid en maatschappelijke verankering; en dat binnen een kleinschalige, financieel beheersbare en overzichtelijke bedrijfsvoering.

Besloten Vennootschap (BV) De gemeente kiest voor een B.V.-vorm omdat: In het wetsvoorstel Wet Collectieve Warmte (Wcw) is een B.V.-vorm de norm: een aangewezen warmtebedrijf moet beschikken over in aandelen verdeeld kapitaal. De B.V.-vorm is nodig om in aanmerking te komen voor de WIS-subsidie (Warmtenetten Investeringssubsidie). De B.V.-vorm biedt de mogelijkheid om bedrijfsmatig te werken met behoud van publiek toezicht. Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 7 van 17

-

-

Als enig aandeelhouder heeft de gemeente de volledige zeggenschap over de exploitatie en uitbreiding van het warmtenet. Dit maakt de weg vrij voor exploitatie op basis van kostprijs (volgens het kostprijsplusmodel). Bovendien voldoet het Langeraar B.V. hiermee aan het principe van een publiek meerderheidsbelang uit de Wcw, hoewel dat voor warmtebedrijven met minder dan vijftienhonderd aansluitingen geen vereiste is. Voor de risicobeheersing is een rendement op de investering noodzakelijk om een reserve op te bouwen voor minder goede tijden. Een B.V. vorm past hier goed bij. De aansprakelijkheid ligt in beginsel bij de B.V. zelf en niet bij de bestuurders en aandeelhouders. Dat beperkt de financiële risico's voor de gemeente. Binnen een B.V. is er ruimte voor deelneming van andere belanghebbenden (toekomstig partnerschap of uitbreiding binnen dezelfde structuur). Dat zou leiden tot een aanpassing van de governance.

(Bestuurlijke) rollen en bevoegdheden

In kleine organisaties met een beperkte bezetting bestaat het risico dat toezichthouders te dicht op de dagelijkse uitvoering zitten of onvoldoende afstand houden. Wethouders, ambtenaren en/of ingehuurde directeuren kunnen bovendien meerdere rollen combineren. Daarom beschrijft dit inrichtingsplan expliciet de verschillende rollen (waaronder toezicht), de bijbehorende taken, de besluitvormingsmomenten en de inzet van externe adviesstructuren, zoals een aandeelhouderscommissie. Met externe adviesstructuren in Langeraar B.V. betrekken we bewoners (de mogelijk toekomstige afnemers) structureel bij de activiteiten van het warmtebedrijf en laten we hun stem meewegen in beleidskeuzes. Zonder die betrokkenheid kunnen twijfels ontstaan over tarieven, comfort en betrouwbaarheid. Dat geeft een risico op lagere aansluitpercentages, wat drukt op de continuïteit van Langeraar B.V.. Hieronder zijn de verschillende bestuurlijke rollen en bevoegdheden beschreven. Aandeelhouder De Gemeente Nieuwkoop is als rechtspersoon aandeelhouder van Langeraar B.V.. De gemeente bezit honderd procent van de aandelen. Het college van Burgemeester en Wethouders is bevoegd te besluiten hoe namens de gemeente wordt gestemd als aandeelhouder. De burgemeester of een gemachtigde vertegenwoordigt de Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 8 van 17

gemeente op de AVA en is bevoegd tot het uitbrengen van de stem. In de huidige situatie is de wethouder Financiën gemachtigd namens de burgemeester om de gemeente te vertegenwoordigen als aandeelhouder in de AVA, met ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie. Het college van B&W stemt onderling af welke wethouder(s) gemachtigd is/zijn. De gemeente heeft in haar rol als aandeelhouder de volgende bevoegdheden: Benoeming, schorsing en ontslag van bestuurders; Goedkeuring van beleidsplannen en jaarlijkse begroting; Vaststelling van de jaarrekening en besluitvorming over winstbestemming of dividend; Wijziging van de statuten of het aandelenkapitaal; Besluitvorming over fusies, splitsingen of ontbinding van de vennootschap; Goedkeuring van grote investeringen, borgstellingen en leningen. De besluitvorming van het college over zijn stemgedrag in de AVA wordt voorbereid in een collegevergadering. Dat zorgt voor een transparante, consistente en collectieve wijze uitvoering van het aandeelhouderschap. De AVA is minimaal eenmaal per jaar, conform de statuten van de B.V. en indien nodig vaker. Tijdens deze vergadering zijn aanwezig: De wethouder namens het college als aandeelhouder; Ambtelijk adviseurs ter ondersteuning; De directie van Langeraar B.V.. De AVA neemt strategische besluiten die van wezenlijk belang zijn voor het beleid en de koers van Langeraar B.V..

In de AVA is de wethouder het publieke gezicht. Hij/zij legt jaarlijks aan de gemeenteraad verantwoording af over de vertegenwoordigingsrol. Die verantwoording over de vertegenwoordigingsrol is belangrijk, omdat het gaat om publieke waarden als betaalbaarheid, eigenaarschap en duurzaamheid. Het warmtebedrijf is immers een gemeentelijke deelneming: een B.V. die een openbaar belang behartigt. Toezichthouder Autoriteit Consument & Markt (ACM) heeft de rol van onafhankelijke landelijke toezichthouder op de naleving van de door haar gestelde maximumtarieven voor het leveren van bronenergie (warmte en koude). Ook houdt zij toezicht op de naleving van energie wet- en regelgeving (zoals Wcw) door warmtebedrijven. De gemeenteraad heeft de rol van lokale toezichthouder op Langeraar B.V.. Gezien het maatschappelijke belang van het warmtebedrijf, de verbonden financiële de gemeenteraad de positie om vanuit haar controlerende rol richting te geven aan het aandeelhouderschap. Dit gebeurt door het stellen van kaders, het formuleren van wensen en bedenkingen, het beoordelen van financiële stukken en het voeren van debat over de koers van het gemeentelijk energiebeleid. De gemeenteraad onthoudt zich van inmenging in de dagelijkse bedrijfsvoering van Langeraar B.V..

De financiële verantwoording van Langeraar B.V.is verankerd in de gemeentelijke planning en controlcyclus, als deelneming in de verschillende jaarstukken (in de paragraaf Verbonden Partijen). Directie De directie (dagelijks bestuur) is verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van Langeraar B.V. De directie van de B.V. wordt ingevuld door de afdelingsmanager van Ruimtelijke Ontwikkeling & Grondbedrijf (ROG), die daarmee de rol van directeur vervult. De directeur mandateert een tekenbevoegde, te weten de afdelingsmanager Beheer Openbare Ruimte (BOR), die zo nodig als waarnemer van de honneurs optreedt. De directeur wordt bijgestaan door een bedrijfsmanager. Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 9 van 17

De taken en bevoegdheden van de directeur (afdelingsmanager ROG) zijn: Het ondertekenen van formele stukken die de bedrijfsmanager voorbereidt; Fungeren als sparringpartner voor de bedrijfsmanager en als aanspreekpunt voor bestuurlijke besluitvorming. De directeur (afdelingsmanager ROG) is formeel ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK). De werkzaamheden van de directeur en de tekenbevoegde maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst tussen Gemeente Nieuwkoop en Langeraar B.V. De tekenbevoegde (afdelingsmanager BOR) ondersteunt de directeur door: Het ondertekenen van stukken wanneer vervanging noodzakelijk is; Waar nodig waarnemen van bestuurlijke taken in overleg met de directeur. Om de rol van aandeelhouder en bestuurder (directeur) van Langeraar B.V. goed uit elkaar te houden, is de directeur geen lid van het college van B&W. Daarmee is geborgd dat politiek en bedrijfsvoering gescheiden zijn. Tot de verantwoordelijkheden van de directie horen: Het opstellen en uitvoeren van beleidsplannen; Het aansturen van de bedrijfsvoering; Het voeren van gesprekken met externe partijen en het opstellen van de benodigde financiële rapportages en begrotingen. Operationele taken die met deze verantwoordelijkheden samenhangen, vallen binnen het takenpakket van de bedrijfsmanager.

In het hoofdstuk Inrichting Bedrijfsvoering beschrijven we de verschillende bedrijfsonderdelen binnen Langeraar B.V., inclusief rollen en taken.

Inwoners en klanten Inwoners zijn klant of belanghebbende van het Langeraar B.V. Ze hebben recht op heldere informatie, transparantie en inspraak. De primaire relatie tussen het warmtebedrijf en de inwoners is die van leverancier en afnemer. Afnemers kunnen voor vragen over tarieven, storingen, leveringszekerheid of aansluiting op het warmtenet terecht bij de klantenservice van Langeraar B.V. Om inspraak structureel vorm te geven, stellen we een adviesraad van klanten in. Deze adviesraad fungeert als vertegenwoordiging van de afnemers en vormt een belangrijk klankbord voor de directie van Langeraar B.V.. De adviesraad kan signalen, vragen en zorgen van klanten bespreekbaar maken en gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen over onderwerpen als dienstverlening, tariefontwikkeling, communicatie en klanttevredenheid. De directie betrekt deze adviezen bij beleidsvoorstellen en besluitvorming. De adviesraad bestaat uit een representatieve afspiegeling van de klanten van Langeraar B.V.. Daarbij streeft Langeraar B.V. naar deelname van verschillende klantgroepen, zoals huurders, woningeigenaren en bedrijven. Leden worden geworven via een open oproep onder de klantenkring van Langeraar B.V.. Voorafgaand aan de AVA vergadert de adviesraad met de directie van Langeraar B.V..

Daarin worden actuele directie deelt hierbij relevante informatie, zodat de adviesraad een goed geïnformeerd advies kan geven.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 10 van 17

De adviesraad heeft een adviserend karakter en geen formele besluitbevoegdheid. De adviezen en signalen worden schriftelijk vastgelegd en meegenomen in de besluitvorming van de directie en de aandeelhouders.

4. Inrichting bedrijfsvoering Organisatiefilosofie Bij de inrichting van de bedrijfsvoering is bewust gekozen om zoveel mogelijk werkzaamheden in te kopen bij de gemeentelijke organisatie via een dienstverleningsovereenkomst (bijlage 2). Deze keuze is ingegeven door de wens om kosten laag te houden, gebruik te maken van bestaande gemeentelijke expertise en structuur én tegelijkertijd de continuïteit van dienstverlening te waarborgen in een fase waarin Langeraar B.V. nog een beperkte schaal heeft. In plaats van zelf personeel aan te nemen of brede uitbesteding aan derden, is gekozen voor een hybride model waarin Langeraar B.V. slechts een beperkt aantal taken uitbesteedt. Dit is het geval indien inkoop bij de gemeente duurder uitvalt dan uitbesteding, zoals het geval is bij de financiële administratie (zie toelichting aldaar).

Taken en verantwoordelijkheden Bedrijfsvoering

Binnen Langeraar B.V. zijn meerdere personen betrokken bij de uitvoering van de werkzaamheden. Een heldere verdeling van taken en verantwoordelijkheden is belangrijk voor een effectieve samenwerking. Hieronder lichten we de rollen en verantwoordelijkheden die daarbij horen toe. De werkzaamheden van deze rollen maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeente en Langeraar B.V..

Bedrijfsmanagement

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 11 van 17

Het bedrijfsmanagement werkt volgens de principes van een gesplitst exploitatiemode. Dat betekent dat de verantwoordelijkheid voor het inpandig systeem (leidingwerk en warmtepomp) inclusief de aanleg daarvan bij de ontwikkelaar ligt. Na oplevering ligt dat bij de woning- of gebouweigenaar. De woning- of gebouweigenaar is verantwoordelijk voor de investering en het onderhoud van het inpandige leidingwerk en voor het onderhoud en de energiekosten van de warmtepomp. De afnemer kan warmte en koude afnemen. Langeraar B.V. levert tot en met de afleverset, inclusief de warmtewisselaar. Daardoor brengen we alleen vastrecht in rekening en hanteren we geen variabel verbruikstarief. Bovendien is op die manier het continu opwaarderen en opslaan van warmte niet nodig. Dat voorkomt onnodig gebruik van elektra en brandstoffen. Bijkomend voordeel is dat de investeringen voor het ZLT-net laag blijven en de organisatie van het ZLT-net klein kan blijven. Om binnen de capaciteit van de WKO te blijven, moet het aantal afnemers beperkt blijven tot circa vierhonderd woningen.

Bedrijfsmanager De bedrijfsmanager is verantwoordelijk voor de dagelijkse aansturing van Langeraar B.V.. Hij of zij heeft verschillende taken en verantwoordelijkheden, namelijk: initiëren van periodiek overleg met het team van medewerkers dat gezamenlijk de werkzaamheden voor het warmtebedrijf uitvoert; vervullen van de rol van opdrachtgever voor de realisatie van de technische installaties; aansturen van het technisch beheer en onderhoud; onderhouden van contacten met leveranciers; uitvoeren/aansturen van de klantenservice; fungeren als aanspreekpunt voor gemeentelijke collega's; vaststellen van het jaarplan en de begroting; voorbereiden van aandeelhoudersvergaderingen; beheren van contracten en overeenkomsten.

Verder is de bedrijfsmanager verantwoordelijk voor naleving van de compliance-verplichtingen, zoals de huidige warmtewet, de Wet collectieve warmtevoorziening (Wcw), regelgeving van de Autoriteit Consument en Markt (ACM), Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en statutaire regels. De werkzaamheden van de bedrijfsmanager maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst. Management ondersteuner De management ondersteuner ondersteunt de bedrijfsmanager met onder andere: actualiseren van het inrichtingsplan; plannen van afspraken; versturen van de agenda voor overleggen; maken van verslagen; beheren van de online teamomgeving. De werkzaamheden van de management ondersteuner maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst. Periodiek bedrijfsoverleg Langeraar B.V. heeft een periodiek overleg met het team van medewerkers dat gezamenlijk de werkzaamheden voor het warmtebedrijf uitvoert.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 12 van 17

IT-beheer Team Informatisering & Automatisering (I&A) levert diensten zoals domeinnaamregistratie, het aanmaken emailadressen en het servicepunt ICT. De medewerkers van de gemeente die ook voor Langeraar B.V. werken, gebruiken hiervoor de door de gemeente ter beschikking gestelde hardware en software inclusief de services die de team I&A hiervoor levert. De werkzaamheden van de afdeling I&A maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst. De ondersteuning is beperkt tot de gemeentelijke applicaties. Online teamomgeving Langeraar B.V. houdt zelfstandig de online teamomgeving bij. Hierin houdt zij relevante documenten, correspondentie en actuele werkprocessen bij.

Financieel beheer Administrateur De administrateur is verantwoordelijk voor het opzetten en bijhouden van de financiële administratie (onder andere de openingsbalans) en de kapitaalstortingen. De administrateur verzorgt de financiële verantwoording in de gemeentelijke begroting. Omdat de gemeente honderd procent aandeelhouder is van het Langeraar B.V., wordt het resultaat van de B.V. in de exploitatie opgenomen als Resultaat Deelneming op de balans van de gemeente. Financieel beheer voert twee boekhoudingen: één voor de bedrijfsvoering van Langeraar B.V. en één voor de gemeente. De taken van de administrateur zijn voor een groot deel uitbesteed aan een extern boekhoudkantoor. Er is een contract aangegaan met een extern boekhoudkantoor voor één jaar. Op basis van een evaluatie bepalen we het vervolg. De taken zijn: inboeken en verwerken van inkoop- en verkoopfacturen; uitvoeren van debiteuren- en crediteurenbeheer; verzorgen van belastingaangiften (BTW en VPB); opstellen van financiële rapportages. De werkzaamheden van de administrateur maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst.

Samenwerking boekhoudkantoor [invoegen welk boekhoudkantoor en link naar contracten en overige afspraken] Mogelijkheden uitbesteden financiële administratie klantenservice voor warmtebedrijven op zich kunnen nemen of specifieke software beschikbaar stellen als aanvulling op de standaard boekhoud-software. Voorbeelden van zulke organisaties zijn: ZeroFriction, InWarmte en Kelvin. Gemeenten die ervaring hebben met dergelijke organisaties zijn Roosendaal (ZeroFriction), Nijmegen (InWarmte) en Heeg (Kelvin). In de opstartfase kiezen we er nog niet voor . We besteden de facturatie uit aan een lokaal administratiekantoor in Nieuwkoop. Hiermee houdt de gemeente de lijnen kort en grip op de service richting afnemers. Als de samenwerking met het externe boekhoudkantoor wordt geëvalueerd, bekijken we dit opnieuw. Verzekeringen Voor Langeraar B.V. sluiten we een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering, een bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en een rechtsbijstandverzekering af. Bij voorkeur wordt dit een uitbreiding Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 13 van 17

van de gemeentelijke polissen, omdat dit vooralsnog de meest eenvoudige weg lijkt om de polissen af te sluiten. We sluiten deze voor de B.V. en de bestuurder te beheersen en de bestuurder comfort te geven in het uitvoeren van de bestuurderstaken.

Communicatie Communicatieadviseur/redacteur De communicatieadviseur/redacteur ontwikkelt en beheert de communicatie van Langeraar B.V.. Dit omvat het: ontwikkelen van de huisstijl, inclusief het logo en toezien op het gebruik hiervan; ontwikkelen van een communicatieplan inclusief de bijbehorende communicatiemiddelen en hier uitvoering aan geven. De werkzaamheden van de communicatieadviseur/redacteur maken deel uit van de dienstverleningsovereenkomst. Website en e-mail Langeraar B.V. gebruikt de domeinnaam www.warmtebedrijflangeraar.nl voor het geven van informatie. De website van Langeraar B.V. publiceren we op www.duurzaamnieuwkoop.nl/warmtebedrijflangeraar. Daarmee maakt het gebruik van de bestaande websitestructuur van de gemeentelijke organisatie. Voor het einde van 2025 zorgt de afdeling I&A voor een doorverwijzing van www.warmtebedrijflangeraar.nl naar www.duurzaam-nieuwkoop.nl/warmtebedrijflangeraar Op de website publiceren we een pagina met meestgestelde vragen over het warmtebedrijf voor het afvangen van de eerste vragen. We gebruiken twee e-mailadressen: contact@warmtebedrijflangeraar.nl en administratie@warmtebedrijflangeraar.nl. Totdat die operationeel zijn gebruiken we duurzaam@nieuwkoop.nl. Telefoonnummer Langeraar B.V.

heeft een telefoonnummer nodig, zodat klanten het warmtebedrijf kunnen bereiken voor: De klantenservice, bij vragen over facturen, eindafrekening en klachten; De storingsdienst, bij technische storingen. Eén telefoonnummer (een 085-bedrijfsnummer) dat met een keuzemenu doorschakelt naar beide diensten verbetert de bereikbaarheid van het Langeraar B.V.. Met één telefoonnummer kan geen verwarring ontstaan over welk telefoonnummer afnemers moeten bellen bij vragen.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 14 van 17

Logo Langeraar B.V. heeft een eigen logo in lijn met het logo van de gemeente Nieuwkoop.

Beheer Beheer In opdracht van Langeraar B.V. verzorgt de aannemer/installateur van de centrale technische ruimte en de verschillende afleversets bij de woningen en gebouwen het technisch beheer en de storingsdienst. Dit technische beheer betreft het gehele ZLT-net tot en met de afleversets bij de aangesloten woningen en gebouwen. Het technisch beheer achter de afleversets (binnen de woningen en gebouwen) ligt bij de partij (over het algemeen de bewoner/eigenaar van de woning) waarmee Langeraar B.V. een aansluit- en/of leveringsovereenkomst afsluit. Overige diensten Omdat we niet op voorhand kunnen voorzien voor welke diensten het warmtebedrijf een beroep doet op de gemeente, is hiervoor in de dienstverleningsovereenkomst een categorie Overige opgenomen. Denk hierbij aan : telefoondienst en adviezen op juridisch, strategisch, organisatorisch of administratief gebied.

Levering / Tariefstelling Warmte en koude en tariefdifferentiatie Langeraar B.V. baseert haar tarieven op het kostprijs-plusmodel. Daarnaast rekent Langeraar B.V. voor ZLTnetten alleen een vastrechttarief en geen variabel tarief per gigajoule vanwege het gesplitste exploitatiemodel. Het tarief is opgebouwd uit een deel vastrechttarief voor warmte en een deel vastrechttarief voor koude. Het vastrechttarief is gebaseerd op het vermogen dat vanuit het bron-net geleverd wordt aan de woning. Voor de aansluiting wordt een aansluitingsbijdrage (BAK) gevraagd. De maximale tarieven voor het warmtenet bepaalt de ACM. De meest actuele informatie staat hier: Tarieven warmte en koude | ACM

5. Participatie Door bewoners actief te betrekken bij de ontwikkeling en werking van het warmtenet versterkt de maatschappelijke legitimiteit van Langeraar B.V. Door de kleinschalige opzet kiezen we ervoor om geen formele medezeggenschap of aandelenparticipatie door bewoners mogelijk te maken. Deze vormen zijn complex en staan niet in verhouding tot de huidige schaalgrootte. In plaats daarvan kiezen we voor een aanpak die bestaat uit informeren en raadplegen.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 15 van 17

Informeren Langeraar B.V. verstrekt tijdig en begrijpelijk informatie over tarieven, prestaties, besluitvorming en uitbreidingsplannen. Communicatie vindt plaats via nieuwsbrieven, een toegankelijke website en bewonersavonden. Hiermee voldoen we aan de wettelijke transparantievereiste en versterken we het vertrouwen in het publieke karakter van het warmtebedrijf. Raadplegen We richten een adviesraad op waarin (toekomstige) afnemers en belanghebbenden (huurders, woningeigenaren deelnemen. Deze groep heeft een rol als sparringpartner van de bedrijfsmanager en kan gevraagd en ongevraagd advies geven over dienstverlening, communicatie en maatschappelijke vraagstukken. We nodigen de adviesraad minimaal één keer per jaar uit voor overleg en reflectie op het jaarplan en eventuele uitbreidingsplannen. Zij geeft belangrijke input richting de AVA.

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 16 van 17

6. Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

Huidige taaktoewijzing Procuratiebesluit Dienstverleningsovereenkomst Collegebesluit Dienst Algemeen Economisch Belang Afstudeeronderzoek Inrichting Warmtebedrijf Langeraar B.V., 25 mei 2025

Huidige taaktoewijzing Tekenbevoegd bestuurder Manager Ruimtelijke Ontwikkeling en Grondzaken Bedrijfsmanager Procesmanager Ruimtelijke Ontwikkeling Management ondersteuner Medewerker Planning en Interne Organisatie Administrateur (2 administrateurs i.v.m. borgen continuïteit financiën bij afwezigheid) Financieel beleidsadviseur Financieel administrateur Communicatieadviseur/redacteur Communicatie adviseur IT-beheer Via servicepunt ICT Technisch beheer Beheer en Openbare Ruimte

Inrichtingsplan Warmtebedrijf Langeraar B.V. Pagina 17 van 17