ACHTERGRONDINFORMATIE - Reactie op technische vragen VVD - MJOP

Technische vragen VVD Meerjarenonderhoudsplan gemeentelijke gebouwen 2025-2034 1. Kunt u motiveren waarom u een beheerplan voor 10 jaar aan de raad voorlegt tegen de achtergrond dat de effecten van mogelijke verduurzaming van vastgoed nog niet duidelijk zijn, het integraal beoordelen van het behoud dan wel afstoten van gemeentelijk vastgoed nog niet heeft plaatsgevonden en strategische keuzes buiten beschouwing zijn gebleven. Antwoord: Voor de actualisatie van het MJOP hebben wij een vijfjaarlijkse-cyclus. Iedere vijf jaar wordt het MJOP geactualiseerd waarbij er steeds een doorkijk is naar de komende 10 jaar. Een Meerjarenonderhoudsplan is bedoeld om de lasten van groot onderhoud over de jaren te spreiden. Dit doen wij om grote schommelingen in onze begroting te voorkomen. Het éne jaar wordt er namelijk veel meer uitgegeven aan groot onderhoud dan het andere jaar. Een klein voorbeeld: op basis van het voorliggende MJOP wordt in 2028 zo’n € 740.000 uitgegeven en in 2029 ‘slechts’ € 395.000. Door gebruikt te maken van een MJOP kan (en mag) jaarlijks eenzelfde bedrag worden gereserveerd voor het groot onderhoud. In jaren met hogere uitgaven wat minder en in jaren met lagere uitgaven wat meer dan werkelijk besteed wordt.

De systematiek van een MJOP werkt alleen en mag volgens de regelgeving alleen gebruikt worden wanneer er een actueel beheerplan is dat voldoende ver vooruit kijkt en de reservering voor het MJOP ‘te onderbouwen’ is. Om deze reden is periodieke actualisatie noodzakelijk. Zoals u al aangeeft staan wij de komende jaren voor een aantal strategische keuzes met betrekking tot ons vastgoed. Om geen voorschot te nemen op die discussie hebben wij een ‘conserverend’ MJOP opgesteld. Alleen reeds genomen besluiten m.b.t. de aanpassing van functies of gebruik van gemeentelijke panden zijn in het MJOP verwerkt (denk aan de nieuwbouw van de Ringkant of sloop van het voormalig schoolgebouw van ‘De Tamboerijn’). Verder is uitgegaan van een sobere en doelmatige instandhouding van onze vastgoedportefeuille. Het nu niet actualiseren van het MJOP zou betekenen dat het MJOP steeds verder uit de pas gaat lopen met de werkelijkheid. Ons onderhoud is dan gebaseerd op een onderhoudsplanning en budgetten van 6 of meer jaar geleden. Dit heeft gevolgen voor de wijze waarop wij het benodigde onderhoud kunnen plegen (en dus de kwaliteit en levensduur van onze gebouwen) maar ook voor de wijze waarop wij ons hierover kunnen verantwoorden. Stortingen en onttrekkingen aan de voorziening groot onderhoud moeten namelijk gebaseerd zijn op en kunnen worden onderbouwd met een actueel en ‘deugdelijk’ beheerplan.

Dit is een eis die ook door de raad is vastgelegd in onze ‘Nota reserves en voorzieningen’: “Toevoegingen aan voorzieningen zijn gebaseerd op de noodzakelijke omvang van de voorziening.” en “Ter onderbouwing van de bestedingen dienen actuele beheerplannen of deugdelijke calculaties aanwezig te zijn”. Hierop ziet onze accountant toe en bevraagd ons in het kader van de jaarrekeningcontrole. Wanneer wij de stand van de onderhoudsvoorziening niet meer voldoende kunnen onderbouwen, betekent dit dat we de systematiek met een MJOP niet meer mogen gebruiken. We zullen dan per jaar de verwachtte lasten in de begroting moeten opnemen. Dit zal leiden tot grote schommelingen in onze Meerjarenbegroting.

Uiteraard houden we scherp in de gaten dat we bij onderhoudswerkzaamheden geen keuzes maken die gevolgen hebben voor de strategische afwegingen die nog gemaakt moeten worden. Op het moment dat nog niet duidelijk is of een pand de komende jaren verduurzaamd zal worden zullen wij bijvoorbeeld geen gasketel vervangen. Een dergelijke beslissing wordt dan aangehouden tot er duidelijkheid is over de toekomst van het gebouw. Tot slot is het juist voor de nog te maken strategische keuzes van belang een actueel en kloppend MJOP te hebben. Om een transparante businesscase te kunnen opstellen en een eerlijke vergelijking te kunnen maken tussen de huidige en een alternatieve toekomstige situatie (bijvoorbeeld bij verduurzaming), is het belangrijk om inzicht te hebben in wat de kosten zouden zijn bij voortzetting van de huidige situatie. Zonder actueel MJOP hebben wij die vergelijkingsmogelijkheid niet. 2. Is er een alternatief voor een MJOP 2025-2034 zodat (1) het noodzakelijke beheer en onderhoud van gebouwen (een aantal jaren) is verzekerd en (2) wordt voldaan aan de eis dat Nieuwkoop beschikt over een actueel onderhoudsplan. E.e.a. tot de bij vraag 1 benoemde onderwerpen (deels of grotendeels) opgenomen kunnen worden in een integraal meerjarenonderhoudsplan. Antwoord: Er is eigenlijk geen goed alternatief voor het vaststellen van een geactualiseerd en compleet MJOP.

Zoals ook bij antwoord 1 is toegelicht is het huidige plan conserverend en zet dus in op de sobere en doelmatige instandhouding van onze gemeentelijke panden zonder grote planmatige aanpassingen (zoals verduurzaming, verbouwing, vernieuwing, etc.). Hiermee wordt dus geen voorschot genomen op de toekomst en worden geen keuzes gemaakt die niet terug te draaien zijn. Op het moment dat de raad een besluit neemt over de toekomst van een gebouw, bijvoorbeeld m.b.t. verduurzaming, herontwikkeling, verbouwing, etc. kan dit in het MJOP verwerkt worden in een (deels) geactualiseerde versie. Op dat moment is het ook juist belangrijk dat er reeds een actueel en kloppend onderhoudsplan ligt.