ACHTERGRONDINFORMATIE Reactie op technische vragen SBN over raadsvoorstel ICT middelen - AANGEPAST BIJ 8

Reactie op technische vragen van Lizet Keijzers over het ICT raadsvoorstel. Technische vragen: 1. Is denkbaar weer i pads te verschaffen in plaats van notebooks? Reactie: Ja, dat is denkbaar. Het leek op voorhand alleen haalbaar en wel zo praktisch dat alle gebruikers (de volksvertegenwoordiging en de ambtelijke organisatie) met dezelfde middelen (notebooks) werken. Beheer gaat dan op zelfde wijze. En een eerste hulpvraag kan misschien al door de griffie, die met dezelfde middelen werkt, worden afgedaan. Wij kunnen voorzien in iPads of laptops. Dit betekent: a. Alle raadsleden en fractie assistenten werken met een door de gemeente Nieuwkoop beheerde iPad. of b. Alle raadsleden en fractie assistenten werken met een door de gemeente Nieuwkoop beheerde laptop. 2. Wat is de omvang en het gewicht van de notebook? Reactie: 31,56 x 22,4 cm (iets groter dan A4) x 1,92 cm 1,36 kg Kijk eventueel bij een notebook van de griffie, een collegelid of van iemand van de organisatie. 3. Is denkbaar de meest kleine vorm van een notebook te verschaffen en wat is daarvan de omvang en het gewicht? Reactie: Dat is niet denkbaar / niet mogelijk. Door een aanbesteding van de gemeentelijke ICT zit de gemeente Nieuwkoop vast aan één vooraf bepaald type / model laptop. 4.

Is en mag het email adres dat verstrekt wordt ook op andere devices te gebruiken / gebruikt worden? Reactie: Zie bijgevoegde achtergrondinformatie bij - en pag. 3 van raadsvoorstel. Dit kunnen we niet verbieden, maar het wordt wel ontraden. Maar het door de gemeente Nieuwkoop verstrekte e-mailadres voor de gemeenteraad kan ook op andere apparaten gebruikt worden. Dit is alleen mogelijk via de (mobiele) Outlook app of de webbrowser (outlook.com). Door dit te gebruiken op een niet-beheerd apparaat, zijn er beperkingen / beveiligingsmaatregelen van toepassing, zoals een blokkade op het maken van schermafbeeldingen en extra authenticatieverzoeken (met grotere regelmaat vragen om het invoeren van het wachtwoord en/of Multi Factor Authenticatie). 5. Zijn raadsleden en fractie assistenten verplicht / te verplichten betreffend email adres te gebruiken? Reactie: Om te kunnen voldoen aan geldende wet- en regelgeving en rekening houdend met beginselen zoals integriteit, zorgvuldigheid, vertrouwelijkheid en rechtmatigheid, zijn raadsleden en fractie assistenten verplicht om het door de gemeente Nieuwkoop verstrekte e-mailadres te gebruiken.

Denk hierbij aan data opslag en verwerking van persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), voldoen aan verzoeken om openbaarmaking van informatie conform de Wet Open Overheid (WOO) en kernprincipes uit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid zoals het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie, logging en monitoring van informatie en versleuteling van informatie.

1/3

De griffie zal met de introductie van de nieuwe gemeenteraad aandacht besteden aan en de verantwoordelijkheid die raadsleden hierbij hebben op het gebied van: a. Veilig e-mailgebruik. b. Het onwenselijk gebruik van het privé e-mailadres. c. Het gebruik van het door de gemeente Nieuwkoop verstrekte e-mailadres (stimuleren). 6. Is en mag i-Babs ook op andere devices te gebruiken / gebruikt worden? Reactie: Zie pag. 3 van raadsvoorstel. Dit kunnen we niet verbieden, maar het gebruik van iBabs op een niet-beheerd apparaat wordt sterk afgeraden omdat bij het openen van een document er een tijdelijke kopie op het niet-beheerde apparaat geplaatst wordt, wat het risico op een datalek verhoogd. De griffie zal met de introductie van de nieuwe gemeenteraad aandacht besteden aan het veilig gebruik van een raadsinformatiesysteem en de verantwoordelijkheid die raadsleden hierbij hebben. Maar volgens Rechtspositieregeling decentrale politieke ambtsdragers art. 3.3.2 is B&W verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van informatie- en communicatievoorzieningen en de daarbij behorende abonnementen. 7. Werken in de beveiligde omgeving van gemeente Nieuwkoop brengt controlemogelijkheden met zich mee op mailverkeer en bestanden van raadsleden van politieke partijen.

Acht u dat wenselijk? Is dit op dusdanige wijze in te regelen opdat controlemogelijkheden worden uitgesloten? Reactie: Medewerkers van de gemeente Nieuwkoop en medewerkers van de ICT partner van de gemeente Nieuwkoop hebben geen toegang tot de inhoud van e-mails en bestanden. Van controlemogelijkheden op de inhoud van e-mails en/of bestanden van medewerkers is absoluut geen sprake en zou ook onwenselijk zijn. Wel zijn er geautomatiseerde processen die op basis van kernwoorden in het e-mailbericht de vertrouwelijkheid bepalen. Op basis daarvan wordt bepaald op welke beveiligde wijze een e-mail afgeleverd moet worden (bijvoorbeeld e-mails met medische informatie conform NTA 7516 eisen en e-mails met BSN conform AVG eisen). Persoonlijke omgevingen zoals Teams, SharePoint en/of OneDrive zijn ook niet inhoudelijk zichtbaar voor medewerkers van de gemeente Nieuwkoop en medewerkers van de ICT partner van de gemeente Nieuwkoop. 8. Kan geregeld worden dat de huidige raadsleden en fractieassistenten de huidige iPads in bruikleen, tegen een vergoeding kunnen overnemen? Reactie: Zie bijgevoegde achtergrondinformatie bij raadsvoorstel. Het kan, onder voorwaarden. Nee, de raad heeft zelf in Verordening Raads- en commissieleden en fractieassistenten art. 6 lid 2 vastgelegd dat zij hun middelen altijd inleveren.

En de mogelijkheid voor belaste vergoedingen voor de aanschaf of gebruik van een eigen computer is komen te vervallen op 1 januari 2019 met de inwerkingtreding van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. 9. Kunt u de verordening op de ambtelijke bijstand en de bijbehorende toelichting en betreffend raadsvoorstel verstrekken? Reactie: Klik hier (of via website via www.raadnieuwkoop.nl > ‘Hoe werkt de gemeenteraad’ > ‘Interne regels’) 10. Vervalt met het intrekken van betreffend niet geoormerkt artikel uit die verordening zowel het eenmalig bedrag van 500 euro per raadslid als het eenmalige bedrag van 2500 euro per fractie? Reactie: 2/3

Ja. Fracties behouden wél het jaarlijkse bedrag van € 700 aangevuld met € 50 per raadszetel. 11. Is er nagedacht over compensatie daarvan gezien de beperkte inkomsten van fracties en gezien overige IT kosten zoals domein- en website en social-media beheer? Reactie: Het bedrag van € 500 per fractielid en € 2.500 is pas in 2018 toegevoegd, met de bedoeling dat het voor ICT middelen gebruikt zou worden. Maar dit was i.i.g. in 2022 al vanuit het Rijk niet meer toegestaan. Dus zijn toen middelen (iPads) in bruikleen verstrekt.

Donderdag 4 december is er om 19.00 uur een presentatie / toelichting over dit onderwerp.

3/3