ACHTERGRONDINFORMATIE: reactie op technische vragen NN over raadsvoorstel ICT middelen en ondersteuning

Reactie op technische vragen van René Carlier (Natuurlijk Nieuwkoop) over het raadsvoorstel ICT middelen en ondersteuning Technische vragen: In de notitie is geen minimum scenario beschreven. Tijdens de presentatie van het voorstel is aangegeven dat het minimum scenario de toegang tot iBabs is en dat iBabs ook in de nieuwe situatie op een niet door de gemeente verstrekt device geopend kan worden. 1. Is het openen van iBabs op een niet verstrekt device volgens de regelgeving toegestaan of wordt hiermee wetgeving overtreden? Reactie: Ja, het is toegestaan om webapplicatie iBabs op een eigen device te gebruiken. Raadsleden kunnen alleen de documenten die de griffie in iBabs geplaatst heeft lezen. Raadsleden kunnen in deze situatie geen andere documenten onderling delen of opstellen en geen gebruik maken van email. Dit is dus geen realistische optie. Uit de inventarisatie van de wijze waarop het bij andere gemeenten is geregeld komt naar voren dat bij enkele gemeenten raadsleden kunnen kiezen voor een eigen device maar dat er dan geen ondersteuning is. 2. Kan een raadslid ervoor kiezen om geen gebruik te maken van de regeling en afzien van het ter beschikking te stellen device met office account? Reactie: Nee, dat is niet toegestaan omdat het risico te groot is dat niet voldaan wordt aan de richtlijnen van de Rijksoverheid. 2b.

En zo ja, krijgt het raadslid dan wel ondersteuning bij de toegang tot iBabs? Reactie: Niet relevant. De griffie kan gebruikers ondersteuning bieden bij het gebruik van de iBabs Email-account @raadnieuwkoop.nl 3. Kan het gebruik van dit mailadres worden geweigerd? Het is een extra mailaccount die moet worden beheerd. Reactie: Nee. een email account van Nieuwkoop is een voorwaarde om te voldoen aan de richtlijnen van de Rijksoverheid. Two-factor authenticatie 4. Is de organisatie op de hoogte van het feit dat de leverancier van iBabs two-factor authenticatie ondersteunt, dat dit gratis is en een hoog beveiligingsniveau heeft? Reactie: Ja, dat is bij de laatste presentatie aan raadsleden over dit onderwerp ook genoemd. De besluitvormende vergaderingen vinden vooralsnog online plaats. Dit vergt toegang tot Notubiz. In Notubiz zijn dezelfde documenten opgenomen als in iBabs (waaronder de geheime). De praktijk wijst uit dat er voor het vergaderen meerdere devices nodig zijn (1 voor teams; 1 voor iBabs/Notuvote, 1 voor de onderlinge communicatie). 5. Hoe voorziet het voorstel in het gebruik van meerdere devices tijdens de besluitvormende raad? Reactie: De gemeente stelt één device ter beschikking en ondersteunt het gebruik van meerdere devices niet. Voor het raadswerk is het niet noodzakelijk om meerdere devices te gebruiken.

In Teams kan bijvoorbeeld een Teams-groep per fractie aangemaakt worden waarin de onderlinge communicatie kan plaatsvinden door middel van chat of bellen. Daarnaast kunnen op het device meerdere web applicaties tegelijkertijd gebruikt worden.