ACHTERGRONDINFORMATIE - Reactie op technische vragen NN over het reglement van orde

Reactie op technische vragen Pien Schrama (Natuurlijk Nieuwkoop) over het raadsvoorstel Vaststellen Reglement van Orde 2025 gemeenteraad Nieuwkoop Vraag 1. Definities: a) in diverse artikelen wordt gesproken van raadsvergaderingen. Het woord is niet apart in de definities opgenomen maar opgenomen bij vergadering. Er lopen zo twee woorden door elkaar. Voorstel: vergadering veranderen in raadsvergadering in de definities. b) in de definities is het woord geloofsbrieven niet opgenomen. Zou dat voor de duidelijkheid niet beter zijn dat wel te doen? Reactie: a) Of het bij het opstellen van het concept reglement van orde consequent is toegepast weet de griffier niet, maar vanuit het verleden hanteerden we op verzoek van de eerste waarnemend burgemeester van Nieuwkoop een onderscheid tussen meningsvormende raad en besluitvormende raadsvergadering. De gedachte hierbij was dat een ‘raadsvergadering’ in de Gemeentewet genoemd is en meningsvormende ‘raad’ een Nieuwkoopse invulling is. Bij het lezen van deze vraag stel ik mij voor dat waar raadsvergadering staat, de besluitvormende raadsvergadering wordt bedoeld. Daar is alles formeler geregeld. In de gevallen waar ‘vergadering’ staat, kan ook een oriënterende raad, een meningsvormende raad of een vergadering van een commissie worden benoemd. Daar is alles wat vrijer geregeld of ter invulling aan de voorzitter en deelnemers.

Het is zeker niet de intentie om alles met het reglement van orde te reguleren. Het moet een document zijn om vooral te kunnen hanteren als verschillen van mening zich manifesteren. Voor de besluitvormende raadsvergadering van 3 april 2025 zal de griffie de tekst nogmaals doorlopen en zo nodig corrigeren op inconsequenties. b) Geloofsbrieven kan, indien gewenst, worden opgenomen bij de definities. Maar het is een woord dat door bijv. woordenboek Winkler Prins wordt omschreven als “de schriftelijke bewijsstukken, die een afgevaardigde bij een vertegenwoordigend lichaam (bijv. gemeenteraad) moet overleggen, om te doen blijken dat hij op wettige wijze gekozen is en dat er tegen zijne verkiezing geene bezwaren zijn”. Beschrijving bij de definities leek de griffier overbodig. Er zullen wel meer begrippen ontbreken op de definitielijst (artikel 1). Vraag 2. Agendacommissie: a) in de agendacommissie hebben we al jaren een andere invulling dan zoals verwoord in het reglement. Is het dan niet beter om in dit artikel op te nemen dat namens elke fractie één raadslid in deze commissie zitting heeft. Dan kan in de toelichting de werkafspraak "in principe de benoemde voorzitters" blijven staan. b) we regelen in de verordening niet de vervanging.

Is daar een reden voor? Reactie: a) Wat de griffier betreft was er geen aanleiding om het artikel over de agendacommissie aan te passen ten opzichte van wat het altijd is geweest. Het is deze raadsperiode 2022-2026 voor het eerst dat één partij, Natuurlijk Nieuwkoop, structureel iemand afvaardigt in de agendacommissie die niet door de raad benoemd is als (vice-)voorzitter. In de praktijk maakt niemand daar bezwaar tegen. Theoretisch is er wel een voordeel, naar de mening van de griffier, dat alle leden van de agendacommissie wel voorzitterservaring hebben. b) Zoals gemeld bij de reactie op 1 b) is het niet de bedoeling om alles te reguleren. Gelukkig lopen aspecten als ‘vervanging’ over het algemeen gewoon goed. Vraag 3. Spreektermijnen: de zin in art, 12 lid 5 loopt niet lekker. voorstel: ... het woord heeft gevoerd, wordt het spreken over het voorstel van orde niet meegerekend. Reactie: Dit zal voor de besluitvormende raadsvergadering van 3 april 2025 worden aangepast.

Vraag 4. Toelichting Begripsbepaling: Onder art.1 staat bij art.1q. vooraf geeft de agendacommissie van maximaal 4 agendapunten aan welke besproken worden. De overige raadsvoorstellen worden niet besproken tenzij er insprekers zich voor aanmelden. Wij zijn van mening dat ook fracties, na vaststelling van de agenda voor de OR, een verzoek om een als niet bespreekstuk gelabeld onderwerp wel te bespreken in de OR. En dat dit de intentie was toen we hierover met elkaar spraken in de voorbereiding. Volgens de werkafspraken zou dit nu niet kunnen. Reactie: Het was de intentie van de griffier om de werkafspraken van de evaluatie van ‘experimentjaar 2024’ over te nemen. Bij deze afspraak is dat niet goed gegaan. Voor de besluitvormende raadsvergadering van 3 april 2025 gaan wij de tekst in de toelichting aanpassen. Overigens kunnen raadsleden altijd ordevoorstellen doen om af te wijken van de vastgestelde regels en al helemaal van de minder formeel verwoorde ‘werkafspraken’. Het is bij de omzetting naar een bespreekstuk wel aan te bevelen om dit ruim van tevoren (bijv. 32 uur) te doen. Dit is niet afgesproken, maar alleen dan hebben andere raadsleden en collegeleden de gelegenheid om zich ook voorbereiden.