ACHTERGRONDINFORMATIE Raadsvoorstel ICT middelen

Raadsvoorstel ICT-middelen

Bovenal geldt dat de gemeente Nieuwkoop met dit voorstel een beroep doet op het bewustzijn en verantwoordelijkheidsgevoel van de gemeenteraadsleden voor veilig werken. Het is van belang dat gemeenteraadsleden daarvan doordrongen zijn.

Als het voorstel zoals aangeboden niet wordt geaccepteerd en gemeenteraadsleden met eigen devices werken, zijn zij niet strafbaar. Er zijn ook geen sancties, maar wel grotere risico’s! Mensen kunnen achterlopen met software updates of iemand zou nog met een Windows 98 machine kunnen werken; de gemeente weet niet of / hoe / welke virusdetectie is ingesteld, waardoor er mogelijk minder veilig wordt gewerkt. Beheerde devices zijn in dat opzicht hoe dan ook zeer goed beveiligd. Als raadsleden niet te overtuigen zijn van een beheerd device, kan de gemeente als minimale maatregel een beveiligde mailbox (@raadnieuwkoop.nl) aanbieden. Dit is niet eerder zo aangeboden omdat de gemeente dan nog steeds maar beperkt grip hebben op de beveiliging van het device – dus minder wenselijk – maar het is ook een optie. Wat het Team IT betreft is dit de absoluut minimale variant. Ze kunnen de mailbox dan afschermen voor beveiligingsrisico’s. Dat kan wel leiden tot meer ongemak voor de gebruiker: vaker met Multi Factor Authenticatie (MFA) moeten inloggen, vaker een gedwongen wachtwoordwijziging of blokkade bij te vaak verkeerd inloggen. i-Babs blijft zo ingericht om hier goed grip te houden.

Ander enigszins gelieerd onderwerp: overname bruikleen i-Pads Voor alle decentrale politieke ambtsdragers geldt bij aftreden of ontslag dat betrokkene de ICT-middelen die hem of haar ter beschikking waren gesteld tijdens zijn of haar ambt, kan overnemen en tot zijn of haar eigendom maken. Dit aanbod moet dan wel aan alle raadsleden worden gedaan. Het is niet toegestaan dit uitsluitend zo te regelen voor de mensen die daar om vragen. Aan de volgende voorwaarden moet worden voldaan: a. Het overheidsorgaan is bereid het ICT-middel af te stoten. b. Het ICT-middel is door of namens het overheidsorgaan geschoond met speciale software (conform BIO). Let op: hier zijn kosten aan verbonden. Voor wiens/r rekening komen die? c. Betrokkene betaalt het overheidsorgaan de resterende waarde in het economische verkeer van het ICT-middel. Meer informatie in de bijgevoegde circulaire. Ten aanzien van bij b. te verwachten vragen, hierbij een nadere toelichting: Waarom wipen nog steeds verplicht is, ook als het device alleen iBabs gebruikte. 1. iBabs bevat vertrouwelijke informatie Ook al is iBabs een afgescheiden omgeving, raadsinformatie kan vertrouwelijk, geclassificeerd of niet-openbaar zijn. Een apparaat dat nog ingelogd is, of lokale data/bestanden achterlaat, kan dit lekken. 2.

Caching & lokale opslag Zelfs als iBabs “browser-only” lijkt, kan er op het device het volgende achterblijven:  PDF’s die geopend zijn  downloads in de bestanden-app  tijdelijke data  lokale tokens  browsercookies die automatisch opnieuw inloggen Een device mag nooit buiten beheer raken terwijl zulke restanten aanwezig kunnen zijn. 3. BIO / AVG blijft gelden De BIO stelt dat apparatuur vóór einde levenscyclus of overdracht aan derden moet worden opgeschoond of gewist. De AVG eist “passende maatregelen” → een wipe is daarvan de standaard.

DG Openbaar Bestuur en Democratische Rechtsstaat Directie Democratie en Bestuur Turfmarkt 147 Den Haag Postbus 20011 2500 EA Den Haag www.politiekeambtsdragers.n l Contactpersoon postbus.helpdeskpa@minbzk. nl

Doelstelling

Overname ICT na ambtstermijn decentrale politieke ambtsdragers Informatie

Juridische grondslag

Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers

Relaties met andere circulaires

Ingangsdatum

Circulaires van 10 december 2019 (Specifieke aandachtspunten Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers voor gemeenten/provincies/ waterschappen) 1 maart 2022

Geldig tot

Nader bericht

Onderwerp

Datum 29 maart 2022 Kenmerk 2022-0000173050

Publicatie op internet Circulaires met betrekking tot de rechtspositie van politieke ambtsdragers worden uitsluitend bekend gemaakt op de site van de officiële bekendmakingen (Staatscourant) en op de website www.politiekeambtsdragers.nl. U kunt zich met een RSS-feed of e-mail-attendering abonneren op deze site. Als er een circulaire op deze site wordt gepubliceerd, ontvangt u een attendering. 1. Inleiding Via deze circulaire wordt bekend gemaakt dat het onder voorwaarden mogelijk wordt dat de voormalige ambtsdrager na afloop van het ambt de hem of haar tijdens het ambt ter beschikking gestelde ICT-apparatuur kan behouden. In paragraaf 2 wordt de achtergrond geschetst van deze aanpassing van het tot nu toe gevoerde beleid. In paragraaf 3 wordt het nieuwe beleid uiteengezet. 2. Achtergrond aanpassing beleid In de circulaires van november 2018 (gemeenten) en januari 2019 (provincies en waterschappen) over de introductie van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, is aangegeven dat overname van ICT-middelen na de bestuursperiode niet is toegestaan. In paragraaf 4 van de Circulaires van 10 december 2019 (Specifieke aandachtspunten Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers voor gemeenten/ provincies/waterschappen) is herhaald dat overname van ICT-bedrijfsmiddelen ongewenst werd geacht.

Pagina 1 van 4

Datum 29 maart 2022 Kenmerk 2022-0000173050

De achtergrond hiervan was dat het risico van datalekken zo veel mogelijk moet worden voorkomen. Politieke ambtsdragers hebben veel politiek-vertrouwelijke en privacygevoelige informatie op hun ICT-bedrijfsmiddelen. Bij overname zou het overheidsorgaan hierover de regie kwijt zijn, ook als de apparaten geschoond zijn. Verder werd gewezen op de door decentrale overheden zelf (mede) vastgestelde Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) die sinds 1 januari 2019 geldt (Stcrt. 26526). In die baseline wordt in control 8.1.4, die specifiek betrekking heeft op het teruggeven van bedrijfsmiddelen, het volgende gesteld: ″Alle medewerkers en externe gebruikers moeten alle bedrijfsmiddelen van de organisatie die ze in hun bezit hebben bij beëindiging van hun dienstverband, contract of overeenkomst teruggeven″. Intussen is het rechtspositiebesluit geëvalueerd in samenwerking met het Overleg Rechtspositie Decentrale Politieke Ambtsdragers (ORDPA) waarin de koepels (IPO, VNG en UvW) en de beroepsverenigingen van de decentrale politieke ambtsdragers zitting hebben. In het kader van deze evaluatie heeft ook een digitale enquête plaatsgevonden onder de decentrale politieke ambtsdragers, griffiers en ondersteuners. Samen met het ORDPA is geconcludeerd dat het rechtspositiebesluit voldoet, maar dat een beperkt aantal aanpassingen van het rechtspositiebesluit nodig is.

Deze zullen dit jaar worden opgepakt en daarover zal u te zijner tijd nader worden geïnformeerd. Wat betreft één onderwerp kan op dit moment al wat worden gezegd. Besloten is namelijk dat: a. gehandhaafd blijft dat ICT-apparatuur uitsluitend in bruikleen ter beschikking gesteld wordt; b. de overname van de ter beschikking gestelde ICT-apparatuur na afloop van het ambt onder voorwaarden mogelijk wordt. Dit onder voorwaarden mogelijk maken van het overnemen van ICT-middelen na afloop van het ambt, is een aanpassing van het bovengenoemde, tot nu toe uitgedragen beleid. Zij vergt geen regelgeving omdat er als zodanig geen sprake is van vergoedingen of tegemoetkomingen ten laste van het overheidsorgaan. Overwogen is dat het risico van datalekken en dat van het kwijtraken van de regie op de informatie niet (meer) zwaar genoeg zijn om overname te verbieden. Veel van de informatie zit bovendien tegenwoordig “in the cloud”. Navraag over het veiligheidsaspect en de BIO leert dat de ICT in principe moet worden ingeleverd, maar dat het overheidsorgaan zelf mag bepalen wat het er daarna mee doet, mits het maar opgeschoond is met speciale software. Ook de argumenten van duurzaamheid, gemak en fiscale afschrijvingstermijnen hebben meegespeeld.

Er wordt onderscheid gemaakt tussen apparatuur die opnieuw wordt ingezet en apparatuur die wordt afgestoten omdat de functionele levensduur is beëindigd. In het eerste geval geldt een minder streng regime dan bij afstoting omdat de apparatuur weer wordt ingezet voor dezelfde groep, met dezelfde risico’s en met dezelfde beveiligingsprotocollen en geheimhoudingsplicht.

Pagina 2 van 4

Datum 29 maart 2022 Kenmerk 2022-0000173050

Het voldoende goed wissen van data is niet heel eenvoudig, en moet dus door of namens het overheidsorgaan gebeuren. Als het gaat om afstoting van apparatuur zijn daarom de punten uit 8.3.2 van de BIO van toepassing:

NB: deze maatregelen zijn altijd van toepassing bij afstoting; onafhankelijk of er vervolgens overname plaatsvindt. 3. Nieuw beleid: onder voorwaarden overname ICT mogelijk Het overheidsorgaan verstrekt ICT-middelen in bruikleen aan de politieke ambtsdragers omdat dit noodzakelijk gereedschap is voor het vervullen van de politieke functie. Het fiscale noodzakelijkheidscriterium vereist dat dit digitale gereedschap bij aftreden of ontslag weer door de ambtsdrager wordt ingeleverd bij het overheidsorgaan. Dit geeft het overheidsorgaan ook de mogelijkheid om dit ICT-middel te schonen op de door de BIO voorgeschreven wijze. Daarna is het aan het overheidsorgaan of het dit desbetreffende ICT-middel wil hergebruiken of afstoten. Het overnemen van het ICT-middel is dus geen recht van de ambtsdrager maar het gevolg van een keuze van het overheidsorgaan. Zoals beschreven in paragraaf 2 kan het overheidsorgaan het ingeleverde ICTmiddel afstoten, ook richting de politieke ambtsdragers. Hoewel de functionele levensduur van ICT na vier jaar is geëindigd, wil dat niet zeggen dat het desbetreffende ICT-middel geen waarde meer heeft in het economische verkeer. Die waarde moet het overheidsorgaan individueel bepalen. Het overheidsorgaan kan ervoor kiezen dit met de belastinginspecteur af te stemmen.

Voor alle decentrale politieke ambtsdragers geldt bij aftreden of ontslag dat betrokkene de ICT-middelen die hem of haar ter beschikking waren gesteld tijdens zijn of haar ambt, kan overnemen en tot zijn of haar eigendom maken, mits op dat moment van aftreden of ontslag voldaan is aan de volgende voorwaarden: a. Het overheidsorgaan is bereid het ICT-middel af te stoten. b. Het ICT-middel is door of namens het overheidsorgaan geschoond met speciale software (conform BIO). c. Betrokkene betaalt het overheidsorgaan de resterende waarde in het economische verkeer van het ICT-middel.

Pagina 3 van 4

Datum 29 maart 2022 Kenmerk 2022-0000173050

Met deze lijn is een balans gevonden tussen de verschillende, hierboven genoemde, belangen. 4. Vragen en informatie op internet Informatie die betrekking heeft op politieke ambtsdragers kunt u vinden op de volgende internetsite: www.politiekeambtsdragers.nl. Voor eventuele nadere vragen kunt u ook contact opnemen met het ministerie van BZK via postbus.helpdeskpa@minbzk.nl. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, voor deze,

Ellen van Doorne, Directeur Democratie en Bestuur

Pagina 4 van 4