Aantekeningen Griffie – Thema-avond – 21 september 2023 - Woo

Aantekeningen Griffie – Thema-avond – 21 september 2023 - Woo Aanwezig vanuit de raad: Pien Schrama-van Kessel, Romy van Dijk, Rowan v Leeuwen, Lucas Rademaker, Paul Platen, René Carlier College: Tom de Kleer Vanuit de ambtelijke organisatie: Jolanda Fokker VNG: Peter de Baat VNG (presentatie Wet open overheid): • Andere ambassadeur: Bert Bouwmeester • Voor Woo 40 jaar Wob. • Opdracht VNG: presentatie op bestuurlijk niveau. Centraal: communicatie, communicatie, communicatie. • Woo: 1. Op orde brengen informatiehuishouding 2. Openbaar maken van overheidsinformatie 3. Toegankelijk maken van informatie • Nieuwkoop te vinden op waarstaatjegemeente.nl woo. Nieuwkoop heeft Woocontactpersoon. • Nieuwkoop krijgt niet veel informatieverzoeken, maar worden wel allemaal binnen termijn afgehandeld. • Voor bestuursorganen is het met Woo een kerntaak geworden inwoners te voorzien in informatie, op dezelfde voet als het voorzien in huisvesting, bestaansminimum. Dus vanaf moment dat je informatie gaat produceren moet je er in beginsel van uitgaan dat die informatie openbaar gemaakt gaat worden. • Grote behoefte integrale kaderwet voor alle i-wetten. Afstemmen van begrippen en definities. • “Hoe wil ik mij verhouden tot inwoner” is centrale vraag voor strategische keuzes.

Mogen ze over dingen meedenken, meepraten, meebeslissen? Gemeenten die transparanter zijn, hebben vaak ook hoge ambitie participatie. • Begin met wat in jouw gemeente belangrijk is voor inwoner en maak dat als eerste openbaar (sport, dingen die spelen in het Groene Hart, woningbouw). Doe dat eenvoudig via je eigen website. • Verkorting termijn: van 56 naar 42 dagen. Hoe lager je de beslissingsbevoegdheid op een Woo-verzoek binnen de organisatie legt, hoe sneller het wordt afgehandeld. • Belangrijk voor vraag of iets openbaar moet: het moet gaan om (1) bestuursorgaan en (2) documenten. Individuele wethouder in beginsel geen bestuursorgaan, maar wat hij zegt wordt wel gezien als wat door bestuursorgaan wordt gedaan. Dus zijn/haar berichten van allerlei aard kunnen openbaar zijn. • Vuistregel: tekstberichten bestuurders tot in de eeuwigheid archiveren, van ambtenaren tot 10 jaar. Maar kabinet gaf allerlei voorbehouden: zijn er wel programma’s om dat allemaal te bewaren. Niet het opslagapparaat bepaalt wat bewaard moet worden, maar de aard van het berichtje. • Communicatie tussen griffie en raadsleden niet openbaar. Maar als griffie amendementen/moties doorstuurt naar vakambtenaar, dan is het dus WEL openbaar, want de informatie berust dan onder het college. Wel veel twijfel of dit standhoudt met oog op caoutchoucbeginsel. • Tips op orde brengen digitale informatiehuishouding. 1.

Wat gaan we doen? Wat betekent dit voor ons? 2. Informatiebeheerplan opstellen 3. Kan helpen om samen te werken met andere gemeenten (efficiency) • Verplichting om in begroting paragraaf op te nemen hoe om te gaan met openbaarheid Ambtelijke organisatie: • Stand van zaken implementatie in onze organisatie

• • • • • • • • • •

Bij team juridisch, bestuurlijke zaken woo-contactpersoon belegd. Jolanda tekent binnen uur elk binnenkomend Woo-verzoeken. 90% voldoen we binnen wettelijke termijn. Bellen als minder duidelijk is wat het informatieverzoek behelst. Sinds invoering woo-verzoeken 14 verzoeken. 3 omvangrijke verzoeken: 2 daarvan niet binnen wettelijke termijn gehaald. Geen lijn te trekken op onderwerpen van verzoeken. Implementatie informatiecategorieën extern belegd (projectleider, impactanalyse) Al jaren informatiebeleidsplan (2020-2024). Nu aan het onderzoeken op welke centrale plek we informatie kunnen ontsluiten. We hebben nu ook software voor zwartlakken en er wordt meer focus gelegd op zaaksysteem.

Vragen & opmerkingen vanuit de raad: • Kijkt VNG ook integraal, niet alleen bestuurlijk? --> De Baat: Ja, ook naar hoe praktische uitvoering gaat. • In Rv staat soms “we hebben gesproken met die en die organisatie”. Is het dan noodzakelijk om gespreksnotitie te hebben? --> Als je als raadslid zo’n vraag stelt aan college (in kader informatieplicht Gemw), dan is het voor college voldoende om aan te geven dat het gesprek heeft plaatsgevonden. Het is natuurlijk ook afhankelijk van hoe je de vraag als raadslid stelt. Als je vraagt, maak alles openbaar, zou het gespreksverslag wel openbaar moeten… als het er is, want dat is weer afhankelijk van bestendige praktijk van gemeente of die in dat soort gevallen gespreksnotities maakt. Als je als inwoner zo’n vraag zou stellen: je krijgt wat er is en waar je om vraagt. • Hoe staat het met ondersteuning gemeente bij actieve openbaarmaking nu dat PLOOI is vertraagd? --> PLOOI is mislukt, helemaal van de baan. Nieuw is de Wooindex. Is een soort verwijsindex waar mensen kunnen vinden waar ze informatie kunnen vinden bij gemeente over verschillende onderwerpen. Gebruikersvriendelijkheid is een groot vraagteken. Voor nu is het een stap richting iets anders. Binnen VNG veel gesprekken over rol VNG hierin.

Veel gemeenten willen actieve ondersteuning (kaders, afspraken, richtlijnen, informeren, gezamenlijke stappen richting de markt), maar niet alle gemeenten zitten op één lijn. Grotere gemeenten geneigd eigen initiatieven te ontplooien. VNG wil uniformering en standaardisering, maar is moeilijk. • Omgevingswet wordt maar uitgesteld. --> Ja, hier is de wet gewoon ingevoerd, maar er zijn veel open eindjes (banenschillen). • Zijn er al gerechtelijke uitspraken geweest over Woo specifiek? --> Ja • Ook Woo-verzoeken moeten gepubliceerd worden. Hoe gaat dat in zijn werk? --> Meneer x, wonende te y heeft een Woo-verzoek ingediend over z en daar is dit op besloten. • Realiseer je als raadslid dat als iemand je benadert en je die informatie doorzet naar ambtenaar, dat die informatie openbaar is. • Hoe ligt verantwoordelijkheid t.a.v. GR --> Jolanda: informatie die we niet hebben, daarvoor wordt inwoner naar GR verwezen. --> Maar wij verzorgen die GR toch samen. --> Dit is een stukje contractmanagement, ze zijn zelfstandig bestuursorgaan, dus zij moeten verzoek afhandelen. • Zijn er over dit soort samenloop/situaties ideeën voor één centraal punt? --> VNG: verplichting om het door te sturen naar juiste orgaan en daar indiener over informeren. Implementatie Woo gaat via de gemeenten.

• Wat doen we om continuïteit te bewaken in gegevens die we archiveren? Windows XP software inzien op Windows 11 is moeilijk--> Weten we nog niet hoe zich dat ontwikkeld en ook mag dat AVG-technisch wel.