2025-077 Raadsvoorstel Vaststellen vergaderschema gemeenteraad 2026

Gemeente Nieuwkoop Gemeenteraad

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering 25 september 2025

Opgesteld door: Griffie

Raadsnummer 2025-077

Titel / onderwerp: Vaststellen vergaderschema gemeenteraad 2026 Samenvatting: Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de raadsvergaderingen van het komende jaar vastgesteld, zodat voor inwoners, raadsleden en de gemeentelijke organisatie duidelijk is wanneer vergaderd wordt. In maart 2026 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Het kan dan zijn dat de nieuwe raad voor een ander vergaderschema kiest. Voorgesteld besluit: Het vergaderschema 2026, variant 2 (versie 16 september 2025) van de gemeenteraad vast te stellen.

1

Pagina 2 van 5

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwkoop vastgesteld. Het is wenselijk om het vergaderschema voor heel 2026 vast te stellen omdat de ambtelijke organisatie hierop de planning van zijn werkzaamheden baseert en ook raadsleden dan weten waar ze aan toe zijn. Echter, in maart 2026 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Het is in theorie mogelijk dat de nieuwe raad dan een ander vergadermodel kiest met een andere vergaderfrequentie. De agendacommissie heeft, zoals ieder jaar, de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen. Dit kan voorkomen als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. Beoogd (maatschappelijk) effect Vaststellen wat in 2026 de vergaderdagen van de raad zijn / wanneer Oriënterende Raad, Meningsvormende Raad en Besluitvormende Raadsvergadering zijn. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Vergaderschema 2023 In 2023 heeft de raad gekozen om met minder raadscycli (in totaal zeven) te experimenteren. De raad heeft bij de evaluatie aangegeven dat dit te weinig was in vergelijking met het aantal raadsbesluiten dat genomen moest worden. Daarop is in 2024 weer gekozen voor 10 raadscycli. Vergaderschema 2024 Per 1 januari 2024 is gedurende een halfjaar een pilot van start gegaan.

Daarbij bestaat één raadscyclus uit Oriënterende Raad (informatie verzamelen), Meningsvormende Raad (debat) en Besluitvormende Raadsvergadering (besluit). Deze pilot was bedoeld om in de gemeenteraad meer te kunnen debatteren. Vergaderschema 2025 Het werken met een OR, MR en BR is in 2025 voortgezet en het reglement van orde is daarop aangepast. In de 2e helft wordt gestart met ‘Met de raad aan tafel’ op dinsdagavonden. Daar kunnen inwoners nieuwe ideeën of ideeën hoe iets beter kan, bespreken met raadsleden. Het vergaderschema 2026 is gebaseerd op de werkwijze 2025. Participatie / betrokken partijen / personen Een aantal raadsleden heeft aangegeven met de invoering van de raadscyclus OR-MR-BR meer werkdruk te ervaren. Voor het opstellen van het vergaderschema 2026 is de vergaderwijze van 2025 de basis geweest. In maart 2026 zijn er gemeenteraadsverkiezingen. Het kan dus zo zijn dat het vergaderschema door de nieuwe raad wordt gewijzigd. Duurzaamheidsaspecten n.v.t.

2

Pagina 3 van 5

Gezondheid Als een te hoge werkdruk wordt ervaren, heeft dat aandacht nodig. Mogelijk kan het vergaderschema helpen bij het verlagen van de werkdruk. In 2025 is er al voor gekozen om alle vergaderingen alleen op donderdagen te plannen. De gemeenteraad kan de werkdruk verminderen door prioriteiten te stellen. Voorbeelden daarvan zijn: • • • •

•

Focus op kerntaken van een gemeenteraad (kaders stellen, controleren en volksvertegenwoordiger zijn) en blijf op hoofdlijnen. Minder donderdagen inplannen voor formele vergaderingen (over de raadsvoorstellen van B&W), zodat er donderdagen door de gemeenteraad zelf ingevuld worden. Efficiënter vergaderen door duidelijke afspraken te maken over tijdsbesteding, aantal vragen en hoe de discussie gevoerd wordt en de voorzitters hierin te ondersteunen. Eerst schriftelijke informatie via een raadsinformatiebrief van B&W ontvangen voordat een (extra) presentatie of bijeenkomst ingepland wordt, zodat de raad zelf (beter) kan beoordelen of een bijeenkomst noodzakelijk is. Binnen de fractie taken duidelijk te verdelen, zodat een raadslid of fractieassistent niet bij elke vergadering/bijeenkomst aanwezig hoeft te zijn.

Varianten met argumenten voor en tegen Twee varianten zijn door de griffie uitgewerkt en in het presidium besproken. Het grootste verschil tussen de twee varianten is dat er acht of negen raadscycli zijn ingepland. Gehanteerde algemene uitgangspunten: • Donderdagavond is de vaste vergaderavond; alleen bij uitzondering wordt op een andere avond vergaderd. • In de vakanties van de basisscholen worden geen formele raadsvergaderingen (OR-MR-BR) ingepland. De meivakantie vormt hierop een uitzondering. Voor wat betreft de schoolvakanties vallen de basisscholen in onze gemeente in twee verschillende regio’s. De eerstvolgende donderdag na die periode van drie weken vakantie is het Hemelvaartsdag, zodat vier weken geen vergadering plaats zou kunnen vinden. • Vaste data (Gemeentewet artikel 191 en 200): op 15 juli moeten de jaarstukken en op 15 november de begroting ingediend worden bij de provincie. • Tussen Meningsvormende Raad en Besluitvormende Raadsvergadering zit 2 weken. Dit in verband met het voorbereiden van moties en amendementen en de publicatie van de agenda en de stukken. • De Begroting (november) loopt wel mee in een reguliere raadscyclus en wordt in die reguliere planning ingepland. In planning moet er qua aanlevering van andere stukken wel rekening mee worden gehouden. • De ‘zwaarte van financiële stukken’ zit in de Kadernota (juli).

Dat is in Nieuwkoop ook het moment waarop de algemene beschouwingen worden gehouden. • Agendacommissies en auditcommissies worden ook op donderdagen ingepland. Dit is overgenomen uit 2025 en dit kan gevolgen hebben voor de aanvangstijden. Bijzonderheden in 2026 • Er zijn gemeenteraadsverkiezingen op woensdag 18 maart 2026. Gevolg is dat er twee extra raadsvergaderingen zijn: dinsdag 31 maart voor het afscheid van de oude raad en woensdag 1 april voor de installatie van de nieuwe raad (wettelijk verplicht). • Er zijn nog twee Besluitvormende Raadsvergaderingen gepland vóór de verkiezingen. • Donderdagavond 5 en 12 maart zijn vrijgehouden voor activiteiten rondom de verkiezingen, bijvoorbeeld voor een debat.

3

Pagina 4 van 5 • • • •

•

De vrijdagmiddag of -avond 20 maart is ingepland voor een gesprek over de duiding van de verkiezingsuitslag en eventueel formatieproces. Mogelijk komt er ook nog een extra BR om wethouders te benoemen en eventuele nieuwe raadsleden (als wethouder vanuit de gemeenteraad komt). Agendacommissie voor cyclus 3 is gepland op 2 april, zodat de nieuwe agendacommissie de agenda van de OR en MR kan bepalen. Er zijn drie trainingsavonden voor de nieuwe raad ingepland op donderdagen: 19 en 26 maart en 2 april. Eén van deze avonden kan gebruikt worden om kennis te maken met de ambtelijke organisatie. De inschatting is dat er ook in de 2e helft van 2026 nog trainingsavonden nodig zijn. Die zijn echter nog niet ingepland bij de variant met negen cycli. AB-Holland Rijnland zijn op dinsdag 9 maart en woensdagen: 24 juni, 28 oktober en 16 december.

Cyclus 2026 – verschillen in twee mogelijke schema’s die aan het presidium waren voorgelegd Om negen raadscycli te kunnen houden is het nodig om een aantal vergaderingen op één avond te combineren. Voor het geval dat dat niet gewenst is, heeft de griffie een alternatief vergaderschema opgesteld waarbij van acht raadscycli wordt uitgegaan. Het presidium heeft in zijn vergadering van 11 september 2025 een voorkeur uitgesproken voor het schema met acht raadscycli (variant 2). Presentaties van B&W Bij de voorgelegde varianten zouden presentaties van B&W ook weer op vrij in te vullen avonden (Raad) kunnen of voorafgaand aan een OR, MR of BR, na instemming van de agendacommissie. Omdat de afgelopen jaren veel avonden gebruikt zijn voor presentaties B&W en de werkdruk voor raadsleden als hoog wordt ervaren, kunnen er vooraf afspraken gemaakt worden. Te denken valt aan: • Eerst een raadsinformatiebrief sturen met de relevante informatie en daarbij de vraag stellen of er naar aanleiding van de brief nog behoefte is aan een presentatie. • Maximaal 15 minuten presentatie en 15 minuten vragen stellen. Mocht er daarna dan behoefte zijn aan een extra bijeenkomst, dan kan die alsnog ingepland worden. • Vooraf context (waarom nú en wat moet de raad doen), doel, enz. voorleggen aan agendacommissie.

• Minimaal twee dagen voorafgaand de presentatie aanleveren zodat raadsleden kunnen voorbereiden. • Presentaties gaan niet over al voorliggende raadsvoorstellen (anders is het raadsvoorstel niet duidelijk genoeg). • Bundelen van meerdere presentaties op 1 avond om aantal avonden te beperken. De vrij in te vullen avonden ‘Raad’ waren oorspronkelijk bedoeld voor o.a. werkbezoeken en/of door de raad georganiseerde informatieve avonden met inwoners en/of externe experts. In 2024 en 2025 zijn ze vooral ingevuld met presentaties B&W. Geen stuwmeren van raadsvoorstellen Het presidium verzoekt, net als de agendacommissie, B&W om zo realistisch mogelijk te plannen zonder ‘stuwmeren van raadsvoorstellen’. Een evenwichtige verdeling van raadsvoorstellen over de raadscycli voorkomt langdurige vergaderingen en maakt dat alle raadsvoorstellen voldoende besproken kunnen worden. Openbaar maken agenda’s en inspreken Er is tijd nodig om agenda’s te maken en te publiceren zodat inwoners kunnen inspreken en/of meekijken. Naast website www.raadnieuwkoop.nl en www.overheid.nl is ook Nieuwkoop Nieuws zeer geschikt om inwoners op de hoogte te stellen. Deze huis-aan-huis krant komt tweewekelijks uit en van kopij aanleveren tot thuisbezorging kost dat 1,5 week (maandagochtend aanleveren en de week erna op woensdag of donderdag op de mat bij mensen thuis). 4

Pagina 5 van 5

Voorgesteld besluit Het vergaderschema 2026, variant 2 (versie 16 september 2025) van de gemeenteraad vast te stellen. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen n.v.t. Financiële en Juridische gevolgen Iedere vergadering brengt kosten met zich. Onder andere presentiegelden fractieassistenten en (live) uitzenden van de vergaderingen. In een verkiezingsjaar zijn er altijd extra besluitvormende raadsvergaderingen nodig. Bijlagen • Het vast te stellen vergaderschema 2026 , variant 2 (versie 16 september 2025) • Vergaderschema 2026, variant 1 Advies meningsvormende raad Dit voorstel heft voorgelegen in het presidium en is daarna rechtstreeks op de agenda van de Besluitvormende Raadsvergadering geplaatst.

5