2024-043 Raadsvoorstel opheffen of opleggen geheimhouding stukken

Gemeente Nieuwkoop griffie

Raadsvoorstel opheffen en/of opleggen geheimhouding stukken

Portefeuillehouder: Niet van toepassing

Besluitvormende vergadering: 6 juni 2024

Opgesteld door: Edzard van Holthe, griffier, griffie

Raadsnummer 2024-043

Titel / onderwerp: Opheffen en / of opleggen geheimhouding stukken Samenvatting: De gemeenteraad heeft in 2012 besloten om periodiek de lijst met stukken waarop geheimhouding rust te evalueren en daarbij te beoordelen of de geheimhouding al dan niet kan worden opgeheven. Dit raadsvoorstel gaat over het opheffen van geheimhouding op concrete stukken afkomstig van het college van B&W. En als de gemeenteraad zelf geheimhouding wil opleggen op stukken, dan kan dat bij het bijbehorende raadsbesluit. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De geheimhouding op te heffen a. van de volgende stukken die door de gemeenteraad zelf zijn opgelegd op basis van de oude wetgeving (Artt. 87 t/m 89 Gemeentewet van voor 1 april 2023) - Zie de lijst in het bijbehorende concept raadsbesluit 2024-043 b.

van de volgende stukken die door het college van burgemeester & wethouders zijn opgelegd op basis van de huidige wetgeving (Artt. 87 t/m 89 Gemeentewet van na 1 april 2023) - Zie de lijst in het bijbehorende concept raadsbesluit 2024-043 -

1

Pagina 2 van 3

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De raad heeft in 2012 besloten om periodiek (bijvoorbeeld in het 1e en 3e jaar van de raadsperiode) de lijst met stukken waarop geheimhouding rust te evalueren en daarbij te beoordelen of de geheimhouding al dan niet kan worden opgeheven. Eerder opheffen van geheimhouding van stukken is door de raad gedaan op: 29 november 2012, 19 maart 2015, 8 maart 2018 en 26 september 2019. Geheimhouding stukken - de procedure was tot 1 april 2023: • het college van B&W kan ‘onder geheimhouding’ stukken aan de gemeenteraad aanbieden op grond van artikel 25 van de Gemeentewet • de gemeenteraad kan de door het college van B&W aan de gemeenteraad opgelegde geheimhouding in zijn eerstvolgende besluitvormende raadsvergadering bekrachtigen* • als de gemeenteraad de geheimhouding niet in zijn eerstvolgende besluitvormende raadsvergadering bekrachtigt, komt deze te vervallen • alleen de gemeenteraad kan de geheimhouding weer opheffen via een raadsbesluit. (*) bij elke besluitvormende raadsvergadering stond daarom het agendapunt ‘bekrachtigen van geheimhouding stukken’ als vast punt op de agenda. Geheimhouding stukken - de procedure is sinds 1 april 2023: • o.a.

het college van B&W kan ‘onder geheimhouding’ stukken aan de gemeenteraad aanbieden op grond van artikel 87 van de Gemeentewet • alleen de gemeenteraad kan de geheimhouding weer opheffen via een raadsbesluit** (**) tot nader orde staat daarom bij elke besluitvormende raadsvergadering het agendapunt ‘opheffen of opleggen geheimhouding stukken’ als vast punt op de agenda. Beoogd (maatschappelijk) effect De geheimhouding op grond van Gemeentewet art. 87, art. 88 en art. 89 van mails, brieven, bijlagen en andere informatie formeel op te heffen als dit niet meer wenselijk of nodig blijkt te zijn. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Op 29 november 2012 heeft de gemeenteraad raadsbesluit 2012-114 genomen. Hierin staan uitgangspunten verwoord voor het al dan niet opheffen van geheimhouding. De uitgangspunten voor het opheffen van geheimhouding zijn: a. grondexploitaties worden na 10 jaar aan raad voorgelegd om wel of niet geheimhouding op te heffen; b. bij brieven over aankoop van gronden of woningen wordt zes maanden na afronden van de transactie de geheimhouding opgeheven. Zolang de transactie loopt of indien deze niet is gerealiseerd de geheimhouding handhaven; c. brieven over verkoop van gronden of woningen worden na tien jaar aan raad voorgelegd om wel of niet geheimhouding op te heffen; d. bij offertes van derden wordt de geheimhouding niet opgeheven.

Participatie / betrokken partijen / personen De totaallijst is bekeken door een bestuursadviseur (namens de gemeentesecretaris) en de griffier voor een advies.

2

Pagina 3 van 3

Duurzaamheidsaspecten N.v.t. Gezondheid N.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen • Voordelen van opheffen geheimhouding: meer informatie wordt openbaar, transparantie achteraf over bepaalde besluiten van de gemeente en geen straf meer op het openbaar maken van de genoemde stukken • Voordelen van niet opheffen: alles blijft geheim Voorgesteld besluit 1. De geheimhouding op te heffen a. van de volgende stukken die door de gemeenteraad zelf zijn opgelegd op basis van de oude wetgeving (Artt. 87 t/m 89 Gemeentewet van voor 1 april 2023) Zie lijst eerder in dit raadsvoorstel. b. van de volgende stukken die door het college van burgemeester & wethouders zijn opgelegd op basis van de huidige wetgeving (Artt. 87 t/m 89 Gemeentewet van na 1 april 2023) Zie lijst eerder in dit raadsvoorstel. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen In 2012 werd geconstateerd dat sommige uitgebreide brieven een kleine hoeveelheid informatie bevatten die geheim moest blijven. Het presidium heeft toen verzocht om bij alle stukken die door B&W worden aangeleverd de geheime informatie tot een minimum te beperken. Gevoelige informatie moet bij voorkeur verwoord worden in een bijlage die geheim verklaard kan worden. Ook is gevraagd om embargo’s te voorzien van een datum en tijd. Dan moet ook ‘embargo’ worden vermeld en niet ‘geheim’.

Na 2012 is het nog een enkele keer voorgekomen dat aan B&W is gevraagd een brief zo te herformuleren dat de geheime informatie uit de brief is gehaald en als aparte bijlage is bijgevoegd. Op deze manier hoefde alleen de bijlage geheim verklaard te worden. Over de rest van de inhoud kon dan wel gewoon publieke gesproken worden. De huidige wetgeving vraagt een actualisatie van de vastgestelde uitgangspunten. B&W komt naar verwachting op korte termijn met een voorstel hiervoor. Financiële en Juridische gevolgen • Openbaar maken van geheime informatie kan de gemeenten of derden financiële, personele of juridische schade toebrengen. Maar op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zullen bij openbaarmaking o.a. de persoonsgegevens toch eerst onzichtbaar (zwartgelakt) moeten worden. • Op het openbaar maken van geheime stukken door bestuurders en/of ambtenaren staat een gevangenisstraf of hoge geldboete. • Als de gemeenteraad de geheimhouding handhaaft, kan die informatie niet via de Wet Openbaarheid van Bestuur worden aangeboden. Bijlagen Advies meningsvormende raad 3