2023-098 Raadsvoorstel rekenkamerrapport raadsinstrumentarium

Gemeente Nieuwkoop

Raadsvoorstel griffie

Portefeuillehouder: n.v.t.

Opgesteld door: Griffie

Besluitvormende vergadering: 14 december 2023

Raadsnummer 2023-098

Titel / onderwerp: Rekenkamerrapport Raadsinstrumentarium Samenvatting: De raad wordt gevraagd om de aanbevelingen en conclusies uit het Rekenkamerrapport Raadsinstrumentarium over te nemen. Voorgesteld besluit: De raad wordt voorgesteld het volgende te besluiten: 1. De aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’ over te nemen. 2. Om, in ieder geval jaarlijks aan de hand van het jaarverslag van de griffie, de inzet en afdoening van het raadsinstrumentarium in een meningsvormende raad te bespreken; 3. De burgemeester, griffier en gemeentesecretaris de opdracht te geven om een instrument in te richten dat een totaaloverzicht biedt van de opvolging en afdoening van raadsinstrumenten, conform aanbeveling 2a van het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’, en de raad hierover te informeren. 4. De griffier de opdracht te geven om een voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde op te stellen waarmee de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de bewaking van het tijdig en adequaat afdoen van raadsinstrumenten, wordt vastgelegd.

Dit voorstel regelt: 1) meer in het algemeen ten aanzien van alle moties: a) dat de lijst met aangenomen moties standaard in de vergadering van de agendacommissie wordt geagendeerd; b) dat het college vóór de vergadering van de agendacommissie aangeeft of een motie op deze lijst is uitgevoerd; c) dat ingeval het college aangeeft dat een motie op de lijst is uitgevoerd, de raadsleden die voor de betreffende motie hebben gestemd, twee weken de tijd hebben om aan te geven of zij het standpunt van het college delen; d) dat wanneer de raad in meerderheid aangeeft het collegestandpunt omtrent de afdoening van de motie te delen, de ‘status’ van de motie wordt veranderd in ‘afgerond’; e) dat het uitblijven van een reactie van een raadslid wordt geïnterpreteerd als dat dat raadslid het collegestandpunt deelt; 2) meer specifiek ten aanzien van moties die geen uiterste datum van afdoening bevatten dat het college de raad na het verstrijken van een periode van zes maanden na een besluitvormende raadsvergadering waarin zo’n motie werd aangenomen, informeert over de uitvoering van de motie;

1

Pagina 2 van 5 3) ten aanzien van schriftelijke vragen: a) dat indien een schriftelijke vraag niet op tijd beantwoord kan worden, het college dit via een tussenbericht aan de raad kenbaar dient te maken; b) dat deze kennisgave vergezeld moet gaan van een onderbouwing; c) dat deze kennisgave middels een mailbericht van de gemeentesecretaris via de griffie aan de raadsleden kan plaatsvinden.

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Het doel van dit rekenkameronderzoek is om inzicht te krijgen in de mate waarin de gemeenteraad van Nieuwkoop gebruikmaakt van raadsinstrumenten en of de inzet daarvan effectief is. Op basis van dit inzicht kan de rekenkamer van Nieuwkoop de raad: • bewustmaken van het samenspel tussen raad en college op het gebied van het raadsinstrumentarium; • bewustmaken van de mogelijkheden van het volledig instrumentarium, waar de mogelijkheden worden benut en waarin nog niet; • succes, kansen en aandachtspunten meegeven; • concrete handvatten bieden voor de succesvolle inzet van het instrumentatrium in de tweede helft van deze raadsperiode. In het licht van het voorgaande is de volgende hoofdvraag geformuleerd: In hoeverre benut de gemeenteraad van Nieuwkoop het raadsinstrumentarium en hoe effectief is de inzet van deze instrumenten?

Beoogd (maatschappelijk) effect Het versterken van de volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad door het inzetten van raadsinstrumenten.

Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Op 20 april 2023 heeft een gesprek tussen de raad en de rekenkamerdirecteur plaatsgevonden om te komen tot suggesties voor uit te voeren rekenkameronderzoeken. Tijdens dit gesprek zijn drie onderzoeksonderwerpen bepaald; in 2023 zou de rekenkamer onderzoek doen naar het gebruik en de effectiviteit van het raadsinstrumentarium in Nieuwkoop. Op 25 mei 2023 heeft de raad, middels de klankbordgroep rekenkamer, kennisgenomen van de onderzoeksopzet van dit onderzoek.

Participatie / betrokken partijen / personen Drie raadsleden, de voorzitter van de raad, de concerncontroller en de griffier zijn voor het rekenkameronderzoek geïnterviewd. Zij hebben ook ‘ambtelijk wederhoor’ kunnen toepassen.

Duurzaamheidsaspecten n.v.t.

2

Pagina 3 van 5

Gezondheid n.v.t.

Varianten met argumenten voor en tegen Zie rekenkamerrapport. Aanbevelingen uit het rapport: 1. Blijft periodiek stilstaan bij het instrumentarium van de gemeenteraad. Zo zorg je ervoor dat je het juiste instrument kiest en dat ook effectief inzet. Heb hierbij specifieke aandacht voor de ondersteuning die de griffie en organisatie aan de raad kunnen bieden bij het schrijven van initiatiefvoorstellen of het meelezen op moties en amendementen. De raad kan en mag de griffie ook meer benutten bij het vragen van dergelijke advisering op concepten van raadsinstrumenten, zodat de kwaliteit toeneemt. De griffie kan hierbij ook adviseren om te kiezen voor een ander instrument. Een uitgebreide motie kan soms met net iets meer werk een mooi initiatiefvoorstel worden, een mondelinge vragenserie of 'motie vreemd' kan ook een interpellatiedebat zijn. Kortom: benut als raad meer de advisering en ondersteuning op het gebruik van je instrumentarium die voor handen is. 2. Maak afspraken tussen raad, College, griffie en organisatie over de transparante opvolging en afdoening van de raadsinstrumenten en richt hiertoe een goed overzicht in waarmee de raad een actueel inzicht in de opvolging van zijn instrumenten krijgt. Deze aanbeveling heeft twee onderdelen: a.

Het inrichten van een goed instrument waarbij er een totaaloverzicht komt dat functioneert voor gemeenteraad, College, griffie, organisatie en inwoners. Dat maakt het werk van de gemeenteraad ook navolgbaar. De gemeenteraad kan hier de bestuurlijke driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier verzoeken om dit te realiseren. b. Het maken van afspraken tussen raad, College, griffie en organisatie over tijdige en adequate afdoening van raadsinstrumenten. Aandachtspunten hierbij vanuit dit onderzoek zijn: i.

ii. iii.

iv.

3

Het afdoen van toezeggingen, waarbij het aandacht vraagt wie bepaalt of een toezegging is afgedaan. Het principe kan worden gehanteerd dat het College zegt op welke wijze een toezegging in haar ogen is afgedaan en dit ook zo wordt geregistreerd. Het tijdig beantwoorden van schriftelijke vragen en (in het geval dit niet lukt) het informeren van de vragensteller hierover door het College. Het maken van afspraken over de opvolging van moties en de terugkoppeling aan de raad hierover. Het College kan hiervan de status bijvoorbeeld vermelden in een overzicht, een andere mogelijkheid is de afspraak dat het College per brief de raad binnen een bepaalde termijn over de afdoening van een motie informeert Het uitgangspunt bij deze afspraken is dat het de verantwoordelijkheid van het College is om de informatie aan te leveren over de afdoening. Het is aan de raad om aan de bel te trekken als men de afdoening onvoldoende vindt en hierop vervolginstrumenten in te zetten.

Blijf raadsinstrumenten effectief gebruiken. De rol van de raad wordt niet uitgedrukt in het aantal instrumenten dat wordt ingezet, maar in de doelbewuste inzet en effectiviteit ervan. Daarom is het belangrijk dat de raad van Nieuwkoop zijn instrumenten blijft kiezen passend bij het samenspel met het College om zo zijn rollen van volksvertegenwoordiging, kaderstelling 3

Pagina 4 van 5 en controle te vervullen. De inzet van raadsinstrumenten moet geen doel op zich worden.

Voorgesteld besluit De griffie heeft bovengenoemde algemene aanbevelingen vertaald in concrete besluitpunten die door de raad ‘amendeerbaar’ zijn. Besluit: 1. De aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’ over te nemen. 2. Om, in ieder geval jaarlijks aan de hand van het jaarverslag van de griffie, de inzet en afdoening van het raadsinstrumentarium in een meningsvormende raad te bespreken; 3. De burgemeester, griffier en gemeentesecretaris de opdracht te geven om een instrument in te richten dat een totaaloverzicht biedt van de opvolging en afdoening van raadsinstrumenten, conform aanbeveling 2a van het rekenkameronderzoek ‘Raadsinstrumentarium’, en de raad hierover te informeren. 4. De griffier de opdracht te geven om een voorstel tot wijziging van het Reglement van Orde op te stellen waarmee de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de bewaking van het tijdig en adequaat afdoen van raadsinstrumenten, wordt vastgelegd.

Dit voorstel regelt: 1) meer in het algemeen ten aanzien van alle moties: a) dat de lijst met aangenomen moties standaard in de vergadering van de agendacommissie wordt geagendeerd; b) dat het college vóór de vergadering van de agendacommissie aangeeft of een motie op deze lijst is uitgevoerd; c) dat ingeval het college aangeeft dat een motie op de lijst is uitgevoerd, de raadsleden die voor de betreffende motie hebben gestemd, twee weken de tijd hebben om aan te geven of zij het standpunt van het college delen; d) dat wanneer de raad in meerderheid aangeeft het collegestandpunt omtrent de afdoening van de motie te delen, de ‘status’ van de motie wordt veranderd in ‘afgerond’; e) dat het uitblijven van een reactie van een raadslid wordt geïnterpreteerd als dat dat raadslid het collegestandpunt deelt; 2) meer specifiek ten aanzien van moties die geen uiterste datum van afdoening bevatten dat het college de raad na het verstrijken van een periode van zes maanden na een besluitvormende raadsvergadering waarin zo’n motie werd aangenomen, informeert over de uitvoering van de motie; 3) ten aanzien van schriftelijke vragen: a) dat indien een schriftelijke vraag niet op tijd beantwoord kan worden, het college dit via een tussenbericht aan de raad kenbaar dient te maken; b) dat deze kennisgave vergezeld moet gaan van een onderbouwing; c) dat deze kennisgave middels een mailbericht van

de gemeentesecretaris via de griffie aan de raadsleden kan plaatsvinden. Kanttekeningen / risico’s en beheersmaatregelen In het rapport wordt ook het advies gegeven om de adviserende rol van de griffie beter te benutten.

Financiële en Juridische gevolgen n.v.t.

Bijlagen Rekenkamerrapport Raadsinstrumentarium d.d. 25 oktober 2023 Bijlage: Samenvatting wederhoor en aanpassingen onderzoek Raadsinstrumentarium 4

Pagina 5 van 5

Advies meningsvormende raad II 30 november 2023 De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering.

5