2023-088 Raadsvoorstel Verordening Auditcommissie 2023

Gemeente Nieuwkoop

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering: 9 november 2023

Opgesteld door: Griffie

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2023-088

Titel / onderwerp: Vaststellen Verordening Auditcommissie 2023 Samenvatting: Eind 2021 is uitgesproken om een ‘nieuwe’ start te maken met de Auditcommissie. Om het werk van de Auditcommissie legitiem en effectief te maken is de wens om weer een verordening door de raad vast te laten stellen. Voorgesteld besluit: 1. De Verordening Auditcommissie 2023 vast te stellen conform bijgaande gewaarmerkte bijlage.

1

Pagina 2 van 3

TOELICHTING Inleiding / aanleiding Eind 2021 is uitgesproken om een ‘nieuwe’ start te maken met de Auditcommissie. In 2021 en 2022 is de Auditcommissie enkele malen bij elkaar gekomen. Om het werk van de Auditcommissie legitiem en effectief te maken is de wens om weer een verordening door de raad vast te laten stellen. Beoogd (maatschappelijk) effect De auditcommissie voert namens de raad het periodieke overleg met de accountant (programma van eisen en jaarrekening). De auditcommissie vormt een oordeel over financiële verantwoordingsdocumenten en de werking van de P&C-cyclus als geheel. Door deze werkwijze krijgt de raad ondersteuning bij de controlerende taak met betrekking tot de financiën. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Op 19 juli 2007 is er eerder een Auditcommissieverordening vastgesteld. Deze is ingetrokken op 29 maart 2018 met als reden: ’De evaluatie over het functioneren van de Auditcommissie in 2017 bracht naar voren dat de commissie in praktijk anders functioneerde dan in de verordening van 2007 is vastgelegd.

Voorbeelden daarvan zijn: een lid zou zich volgens de verordening niet kunnen laten vervangen en er zouden niet meer leden in de Auditcommissie kunnen zitten dan het aantal fracties aan het begin van een raadsperiode.’ Op 26 september 2019 is besloten alle losse commissies, werk- en klankbordgroepen (9 stuks met een tijdsbeslag van 40 bijeenkomsten per jaar) op te laten gaan in ‘thema-avonden’ om het aantal vergaderavonden te beperken en met vaste data te werken. In 2021 is de wens uitgesproken om weer te starten met een aparte vergaderingen/avonden voor de Auditcommissie. In het vergaderschema 2023 zijn daarom weer aparte avonden voor de Auditcommissie ingepland. Meerdere keren is de verordening besproken tijdens vergaderingen van de auditcommissie, o.a. op 21 september 2022 en op 12 oktober 2023. De wensen die de auditcommissie had zijn telkens verwerkt in een nieuwe versie van de verordening. Participatie / betrokken partijen / personen Verschillende versies van dit raadsvoorstel en de verordening zijn besproken in diverse bijeenkomsten van de Auditcommissie. Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Nu de Auditcommissie in praktijk al functioneert als een commissie in de zin van de Gemeentewet, is het wenselijk dat een verordening die het functioneren ervan regelt, wordt vastgesteld.

De huidige situatie zonder verordening is niet onwerkbaar en kent een aantal voordelen: • de doelen van de commissie zijn minder rechtlijnig omschreven waardoor de commissie makkelijker taken naar zich toe kan trekken die zij belangrijk vindt; • Meer flexibiliteit in de werkwijze van de commissie; • Meer flexibiliteit in bezetting van de commissie (geen vast leden); 2

Pagina 3 van 3

maar ook nadelen: • de doelen van de commissie zijn minder rechtlijnig omschreven waardoor voor het college minder duidelijk is welke informatie ze aan de commissie moeten voorleggen; • wanneer de rol die de commissie in het politiek-bestuurlijk traject speelt, niet formeel is vastgelegd, ontstaat het risico dat het college de commissie gebruikt voor uitwisseling van informatie die aan de gehele raad beschikbaar gesteld moet worden. De voor- en nadelen van het wél vaststellen van een verordening: • De commissie trekt minder makkelijk taken naar zich toe die zij belangrijk vindt, maar niet tot de taakomschrijving behoort. • Duidelijkheid over informatie die college aan commissie moet voorleggen. • Meer in het algemeen: meer duidelijkheid over taken, bevoegdheden en werkwijze, richting college en richting raad. • Minder flexibiliteit in de werkwijze van de commissie. • Minder flexibiliteit in de bezetting van de commissie. Werkwijze verordening uit 2007: o o o o o

Ieder lid (dus ook de voorzitter) heeft 1 stem. Bij het advies naar de raad wordt aangegeven hoe de stemverhouding ligt zonder toevoeging van politieke partij. Wat is de vergaderfrequentie: begroting, jaarrekening en voor- en najaarsnota. De auditcommissie moet vergaderen voor de meningsvormende raad zodat het advies er tijdens die vergadering ligt. De vergaderingen van de auditcommissie zijn in beginsel besloten. Veel stukken zullen nog onder embargo zijn op het moment dat de auditcommissie deze bespreekt. De terugkoppeling naar de raad zal zoveel mogelijk schriftelijk gebeuren (advies en verslag) en door de voorzitter van de commissie. Er is een quorum; als er minder dan 4 leden aanwezig zijn wordt de vergadering niet gehouden

Voorgesteld besluit 1. De Verordening Auditcommissie 2023 vast te stellen conform bijgaande gewaarmerkte bijlage. Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Verordening versus praktijk De reden om in 2018 de verordening in te trekken was dat de commissie in praktijk anders functioneerde dan in de verordening van 2007 was vastgelegd. Auditcommissie versus thema-avond De auditcommissie is in 2020 opgegaan in ‘thema-avonden’ daardoor werd er minder maar wel vaker openbaar vergaderd en waren er meer raadsleden en fractieassistenten aanwezig. Financiële en juridische gevolgen Voor zowel vergaderingen van Auditcommissie als ook de thema-avonden ontvangen fractieassistenten een vergoeding. Bijlagen • Verordening Auditcommissie 2023 Advies meningsvormende raad: Niet van toepassing. Na bespreking van de verordening in de auditcommissievergadering van 12 oktober 2023 zijn een paar kleine wijzigingen doorgevoerd en is dit raadsvoorstel rechtstreeks op de agenda van de besluitvormende raadsvergadering geplaatst. 3