2022-129 Raadsvoorstel Griffie op sterkte brengen
Tekst van het document
Griffie gemeente Nieuwkoop
Raadsvoorstel
Portefeuillehouder: N.v.t. > Gemeenteraad
Besluitvormende vergadering: 15 december 2022
Opgesteld door: Griffier
Registratienummer collegebesluit: n.v.t.
Raadsnummer: 2022-129
Titel / onderwerp: Griffie op sterkte brengen Samenvatting: De huidig plaatsvervangend-griffier / raadsadviseur maakt vanaf medio 2023 gebruik van ‘het generatiepact’; zij zal 50% van haar huidige tijd (0,83 FTE schaal 11) gaan werken. Dit in combinatie met de verhoogde werkdruk bij de griffie leidt tot dit voorstel om de formatie van de griffie uit te breiden met 1,0 FTE (voor een plaatsvervangend-griffier / raadsadviseur). Voorgesteld besluit: 1. In te stemmen met formatie-uitbreiding van de griffie met 1,0 FTE raadsadviseur in de wetenschap dat de huidige formatie van 2,5 FTE met 0,42 FTE zal verminderen vanaf medio 2023. 2. Vast te stellen begrotingswijziging 2023 - 02
1
Pagina 2 van 5
TOELICHTING Inleiding / aanleiding Goede ondersteuning van de raad maakt de lokale democratie sterker. Een juiste omvang van een griffie is noodzakelijk voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De huidige omvang van de griffie is te beperkt om alle taken goed uit te voeren (er is geen ruimte om gemaakte ‘plus-uren’ te compenseren en taken blijven liggen of er is onvoldoende aandacht voor). Daarvoor is het wenselijk om de griffie uit te breiden met een raadsadviseur / plaatsvervangend griffier en daarmee te groeien van 2,5 FTE naar 3,08 FTE. Beoogd (maatschappelijk) effect Een juiste omvang van de griffie voor de kwaliteit van de ondersteuning van de raad. De ondersteuning van de raad door de griffie aan laten sluiten bij de huidige en toekomstige verwachtingen en ambities van de raad en samenleving. En de kwetsbaarheid van de griffie verminderen, stabiliteit en continuïteit normaliseren, de werkdruk verminderen. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis De huidige griffie heeft dezelfde formatie als direct na de herindeling van de gemeenten Liemeer, Ter Aar en Nieuwkoop in 2007. Sindsdien zijn meer taken gedecentraliseerd en dus bij de gemeenteraden terecht gekomen. De ondersteunende taken van de griffie zijn langzaam maar zeker ook mee gegroeid.
Hieronder is door de Nederlandse Vereniging van Raadsleden in beeld gebracht welke rollen in 2022 bij een griffie passen.
2
Pagina 3 van 5 Participatie / betrokken partijen / personen De werkgeverscommissie heeft in een regionale training een beslisboom onder ogen gekregen waaruit omvang van griffies bepaald kunnen worden. Op basis daarvan is de formatie van de griffie Nieuwkoop kleiner dan wenselijk. Daarnaast hebben veel griffies in Nederland met een hoge werkdruk / een capaciteitstekort te maken, bleek tijdens het laatste jaarcongres van de vereniging van griffiers. In Nieuwkoop is dat merkbaar aan de hand van werk dat blijft liggen in combinatie met gemaakte ‘plus-uren’ die niet gecompenseerd kunnen worden. Ook de Nederlandse Vereniging van Raadsleden heeft resultaten van onderzoeken op hun website gepubliceerd waaruit blijkt dat veel griffies in Nederland nu onderbezet zijn.
Duurzaamheidsaspecten Een extra medewerker neemt een plek in in het gemeentehuis; gebruikt devices en andere middelen van de gemeente. Maar daartegenover heeft er wel iemand een baan in een prachtige functie, wordt de griffie minder kwetsbaar en kan daardoor de raad beter in positie worden gebracht. Gezondheid Vanwege o.a. de werkdruk heeft de griffie in 2022 een coachingstraject (KATA, van Quality Contact) gevolgd. Dat heeft bijgedragen aan het ‘behapbaar’ houden van het werk. Door vermindering van de griffie-formatie en het vermoedelijk lastig invullen van ‘slechts’ het wegvallende deel à 15 uur per week, zal de griffie nog kwetsbaarder worden op o.a. gezondheidsvlak. Varianten met argumenten voor en tegen Variant 1: Niets doen Iedere medewerker die aan vereisten voldoet kan van de Generatiepact regeling gebruik maken. Vanaf halverwege 2023 zal de griffie dan niet meer met 2,5 FTE zijn, maar met 2,08 FTE. Variant 2: Alleen vacature plaatsen voor de vrijvallende uren Invulling van de vrijvallende 15 uur per week lijkt in de huidige arbeidsmarkt voor iemand van het niveau raadsadviseur niet mogelijk.
Variant 3: Moment benutten om griffie op sterkte te krijgen Door aanvulling met 1 FTE ongeveer tegelijk te laten vallen met het moment dat een griffiemedewerker gebruik maakt van het Generatiepact zal er niet nog meer werk blijven liggen, maar kan de griffie zich blijvend inzetten om de raad goed in positie te brengen. Variant 4: Inzetten op een griffie van ideale omvang volgens de Nederlandse Vereniging van Raadsleden Dan is werving van meer dan één persoon nodig, zijn de financiële gevolgen daardoor hoger. En in Nieuwkoop gaat het dan om zo’n grote stap in één keer dat als het al aan de orde zou zijn het raadzaam is dit gefaseerd in te voeren. Effecten van een grotere griffie kunnen dan ervaren worden. Voorgesteld besluit 1. In te stemmen met formatie-uitbreiding van de griffie met 1,0 FTE raadsadviseur in de wetenschap dat de huidige formatie van 2,5 FTE met 0,42 FTE zal verminderen vanaf medio 2023. 2. Vast te stellen begrotingswijziging 2023 - 02
3
Pagina 4 van 5 Structurele doorwerking Programma X € 1.000
2022 Lasten Baten
2023 Lasten Baten
2024 Lasten Baten
2025 Lasten Baten
2026 Lasten Baten
1 Ruimtelijke ontwikkeling
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
2 Ruimtelijk beheer
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
3 Sociaal domein
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
4 Bestuur en dienstverlening
56
0
56
0
56
0
56
0
56
0
5 Bedrijfsvoering
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
6 Algemene dekkingsmiddelen Saldo
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
56
0
56
0
56
0
56
0
56
-
1 Ruimtelijke ontwikkeling
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
2 Ruimtelijk beheer
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
3 Sociaal domein
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
4 Bestuur en dienstverlening
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
5 Bedrijfsvoering
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
6 Algemene dekkingsmiddelen Saldo
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
0
0
0
0
0
0
0
0
-
-
Totaal
56
0
56
0
56
0
56
0
56
-
Per saldo *)
56
Mutaties reserves
56
56
56
56
*) Let op: Een 'min'teken betekent een voordeel
Begrotingswijziging 2023 - 02 Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Op dit moment is de griffie met 2,5 FTE niet op sterkte. Halverwege 2023 zal de werkdruk zonder aanpassing alleen maar groter worden. Bijlage 1 is een beslisboom van 2022 van de website van de Nederlandse Vereniging van Raadsleden om te komen tot de ideale omvang van de griffie. Deze beslisboom is ook bij de training voor werkgeverscommissies getoond. Volgens deze beslisboom: Zouden er in Nieuwkoop 2 griffiemedewerkers gewenst zijn vanwege formaat raad (21 raadsleden); 1 FTE vanwege aantal (6) fracties; 3 griffiemedewerkers vanwege aantal beleidsvelden (uitgaande van 3: Fysiek domein, Maatschappelijk domein en Financieel & Algemeen); 1 griffiemedewerker vanwege niet meer dan regelingen en verbonden partijen; 1 griffiemedewerker vanwege aantal inwoners (~ 30.000); 1 voltijds griffiemedewerker vanwege ondersteuning accountant, rekenkamer, ombudsman e.d. In totaal dus 8 personen over minimaal 5 FTE. Deze berekening toont een ‘ideale situatie’, maar gezien waar we vandaan komen met 2,5 FTE en wat de griffie ook nu al wel in Nieuwkoop te bieden heeft, wel overvloedige grote stap om te komen tot een Nieuwkoopse griffie op sterkte. Maar het schetst wel een beeld van de werkdruk. Financiële en juridische gevolgen De huidig griffier werkt contractueel 36 van 36 uur = 1,0 FTE De huidig plv.
griffier / raadsadviseur werkt nu contractueel 30 van 36 uur/week = 0,83 FTE De huidig raadsassistent werkt contractueel 24 van 36 uur/week = 0,67 FTE Op dit moment heeft de griffie dus 2,5 FTE Als de huidig plv. griffier / raadsadviseur de helft werkt, komt dit neer op 15 uur/week = 0,42 FTE (en dat tot aan pensioen of uit dienst treding) Bij instemming van de extra formatieplaats à 1,0 FTE zal de griffie beschikken over een formatie van 3,08 FTE Een uitbreiding van de huidige formatie met: 0,58 FTE
4
Pagina 5 van 5 Bij de berekening van de loonkosten voor en na gebruik van het generatiepact met 50% komt het in dit raadsvoorstel globaal neer op twee dagen minder werken één dag minder kosten voor de gemeente. Het gaat hier om een dekking van € 22.000 die benut kan worden voor de totale loonkosten van een nieuwe extra medewerker. Bij instemming van de extra formatieplaats op het niveau schaal 11 zijn de totale loonkosten hiervoor maximaal € 78.000. Dan zou nog voor een bedrag van € 56.000 aan structurele dekking gevonden moeten worden. Er is immers al € 22.000 aan dekking (zie hierboven). Het bedrag van € 56.000 zal dus ten laste van het begrotingssaldo komen. In de bijgevoegde concept begrotingswijziging 2023 – 02 zijn de financiële gevolgen meerjarig verwerkt. Of de maximale kosten direct al benut moeten worden is afhankelijk van de kandidaat, maar het gaat hier wel om de mogelijke financiële consequenties. De functie raadsadviseur is in Nieuwkoop gewaardeerd in schaal 11.
Bijlagen • beslisboom van 2022 ‘ideale omvang van de griffie’ Advies meningsvormende raad: Niet van toepassing. Tijdens bijpraatmoment met werkgeverscommissie voor besproken en per mail met werkgeverscommissie afgestemd.
5