2022-127 Concept Programma van Eisen rekenkamerdirecteur 2023-2029 (versie 12-12-22 na correctie)

Programma van Eisen

Gemeente Nieuwkoop

Rekenkamer Nieuwkoop 2023 tot 2029

Versie 12 december 2022

1

1.

DOELSTELLING

1.1

Doel De gemeente Nieuwkoop, wil conform de verordening Rekenkamer (voorlopig de vastgestelde versie van 18 december 2008, zie bijlage 1, in de wetenschap dat die actualisatie behoeft hetgeen tegelijk met dit programma van eisen aan de raad ter vaststelling wordt aangeboden) op grond van artikel 81oa Gemeentewet voor de jaren 2023, 2024, 2025, 2026, 2027 en 2028 de rekenkamerwerkzaamheden onderhands aanbesteden op basis van een programma van eisen als hier beschreven.

1.2

Overeenkomst De gemeente wil een overeenkomst sluiten met een bureau voor het verrichten en opleveren van rekenkameronderzoeken gericht op een breed palet aan beleidsterreinen van de gemeente Nieuwkoop. De functionaris die door het bureau wordt voorgedragen als rekenkamerdirecteur van Nieuwkoop vormt een belangrijk element van de overeenkomst. De overeenkomst betreft de periode van de kalenderjaren 2023, 2024, 2025, 2026, 2027 en 2028.

2.

ALGEMENE INFORMATIE

2.1

Algemene gegevens gemeente Officiële naam en postadres: Gemeente Nieuwkoop T.a.v. de heer E.R. van Holthe, griffier Postbus 1 2460 AA Ter Aar

Bezoekadressen: (Gemeentekantoor Ter Aar: Aardamseweg 4) Gemeentehuis Nieuwveen: Teylersplein 1

Inlichtingen: Om inschrijvende partijen zo goed mogelijk te informeren over de gemeente, wordt op < datum januari 2023 > een (ambtelijke) informatiebijeenkomst georganiseerd. Vragen over de procedure en inhoudelijke vragen over bijvoorbeeld de interne beheersing of anderszins worden bij voorkeur daar gesteld. Contactpersoon zijn de heer Edzard van Holthe, griffier of mevrouw Petra van der Poel, raadsadviseur. Zij zijn bereikbaar via het algemene telefoonnummer van de gemeente Nieuwkoop: 140172. 2.2

Kerngegevens van de gemeente Inwoners Begroting (lasten) Fte’s

+ 29.000 + € 90 miljoen + 200

De gemeente Nieuwkoop bestaat in totaal uit 13 dorpskernen. 2.3

Structuur ambtelijke organisatie De organisatie is opgebouwd op basis van het directiemodel, en bestaat uit organisatieonderdelen die worden aangeduid als afdelingen. Voor meer informatie zie bijlage 2 “Organisatiebesluit”.

2

Een aantal taken van de gemeente Nieuwkoop is uitbesteed aan andere gemeenten en/of samenwerkingsverbanden zoals de inning van gemeentelijke belastingen en de uitvoering van de WWB en (specialistische) maatschappelijke zorg. 2.4

Beoordelingscommissie Beoordeling van uw offerte vindt plaats door een beoordelingscommissie bestaande uit: • Leden van de klankbordgroep rekenkamer • Griffier (of zijn plaatsvervanger) Opdrachtverlening vindt plaats door de gemeenteraad.

3.

LEVERANCIERSEISEN

3.1

Algemene voorwaarden Op deze offerteaanvraag zijn de algemene voorwaarden van inkoop en opdrachtverlening van de gemeente Nieuwkoop van toepassing, zoals zijn vastgesteld op 11 december 2018 door het college van burgemeester en wethouders en gedeponeerd bij de Kamer van koophandel onder nummer 27364328. Zie bijlage 3. In verband met de aard van de werkzaamheden wordt uitzondering gemaakt voor artikel 8 lid 1 en lid 2 en artikel 17 lid 2. Deze zijn niet van toepassing.

3.2

Aanvullende eisen

3.2.1

Goed geïnformeerd Van de aanbieder wordt verwacht dat die zich goed op de hoogte stelt van de voor de gemeente relevante ontwikkelingen om hierin de gemeente te kunnen ondersteunen en adviseren. De aanbieder dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving en heeft in dit kader een dusdanige relatie met de rijksoverheid, de VNG of andere instanties dat deze informatie ook vroegtijdig bekend is.

3.2.2

Continuïteitswaarborging en ‘onderzoeks’kwaliteit personeel Het bureau waar de rekenkamerdirecteur werkt dient te waarborgen dat de rekenkamerdirecteur tijdens de contractperiode wordt ingezet bij het rekenkamerwerk van de gemeente. Als dit onverhoopt niet mogelijk is, bijvoorbeeld omdat de rekenkamerdirecteur binnen de contractperiode niet meer werkzaam is bij het bureau waarmee de overeenkomst is afgesloten, dan krijgt dit bureau de mogelijkheid een passende vervanger aan te bieden voor de rest van de periode. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om een vervanger af te wijzen en het contract te beëindigen indien er twijfel bestaat over de kwalificaties of kwaliteit van geleverd werk. De uit afwijzing of vervanging voortkomende gevolgen zijn voor verantwoordelijkheid van het bureau. De overeenkomst kan dan tussentijds eenzijdig door de opdrachtgever worden opgezegd. De rekenkamerdirecteur moet aantoonbaar over relevante bewezen onderzoeksmethodische expertise beschikken, blijkend uit zijn of haar referenties.

3.2.3

Nederlandstalig We vragen de aanbieder een verklaring af te geven dat deze gedurende deze aanbesteding en de gehele contractperiode de communicatie en documentatie in het Nederlands zal voeren.

3.2.4

Onafhankelijkheid De rekenkamerdirecteur dient een onafhankelijke (rechts-) positie in te nemen binnen de gemeente. Dat betekent dat, om belangenverstrengeling te voorkomen, geen andere (additionele) diensten door het bureau waar de rekenkamerdirecteur werkzaam is worden verricht bij de gemeente anders dan het doen van rekenkameronderzoeken. Hiervan kan incidenteel worden afgeweken met vooraf schriftelijke instemming van de klankbordgroep

3

rekenkamer namens de gemeenteraad. De klankbordgroep bestaat uit een benoemde afvaardiging van raadsleden en / of fractieassistenten namens de gemeenteraad. 3.2.5

Budgetoverschrijding De gemeenteraad stelt jaarlijks bij de begrotingsbehandeling het beschikbare budget vast. Dit bedrag wordt niet overschreden. Nadrukkelijk wordt aangegeven dat rekeningen die het budget overschrijden niet worden geaccepteerd.

3.2.6

Geheimhouding Opdrachtnemer houdt het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst evenals de overige bedrijfsinformatie van opdrachtgever die haar uit hoofde van de relatie met opdrachtgever ter kennis zijn gekomen geheim en maakt niets daarvan openbaar zonder schriftelijke toestemming van opdrachtgever. Een en ander is tevens van toepassing op personeel van opdrachtnemer of door haar ingeschakelde derden.

4.

INHOUDELIJKE EISEN REKENKAMERDIRECTEUR

4.1

Algemene eisen en begrippen In de Verordening Rekenkamer Nieuwkoop, zie bijlage 1 voor de huidige versie, op grond van art. 81oa Gemeentewet, is door de gemeenteraad de werkwijze beschreven voor het uitvoeren van rekenkameronderzoeken. De klankbordgroep rekenkamer is het aanspreekpunt van de gemeenteraad voor de rekenkamerdirecteur.

4.2

Proces De rekenkamerdirecteur biedt het onderzoeksprogramma voor het volgend jaar uiterlijk in oktober aan de raad aan. Hieraan voorafgaand heeft de rekenkamerdirecteur overleg met de klankbordgroep rekenkamer. De rekenkamerdirecteur is weliswaar zelf verantwoordelijk voor het vaststellen van het onderzoeksprogramma, maar door bijvoorbeeld een groslijst van onderzoeken met de klankbordgroep te bespreken kan binding met de gemeenteraad worden gewaarborgd. De klankbordgroep kan dan eventueel vanuit haar adviserende rol ook nog zelf suggesties voor onderzoeken aandragen. Bij de selectie van onderwerpen dient de rekenkamer de criteria te hanteren die vermeld worden in art. 7-6 van de Verordening Rekenkamer: a. moet betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van beleid; b. er moet sprake zijn van een substantieel belang; c. het moet het door de gemeente te beïnvloeden beleid betreffen; d. er moet sprake zijn van enige evenwichtige spreiding over de gemeentelijke beleidsterreinen in de opvolgende onderzoeken; e. de resultaten moeten communiceerbaar zijn naar de bevolking. Het staat de rekenkamerdirecteur vrij om specifieke onderzoeksopzetten, ook vanwege binding met de gemeenteraad, vooraf met de klankbordgroep rekenkamer af te stemmen. De gemeenteraad waardeert het als voor onderzoeken expertise uit de Nieuwkoopse samenleving wordt benut.

Het kan versterkend voor bepaalde onderzoeken werken als de rekenkamerdirecteur informatie bij inwoners, bedrijven of verenigingen inwint. De rekenkamerdirecteur legt het onderzoeksresultaat na afronding eerst voor aan de bij het onderzoek betrokken ambtenaren voor een controle van de feitelijke juistheid van de

4

bevindingen. Vervolgens biedt de rekenkamerdirecteur het aan het college van B&W aan om bevindingen te verwoorden. Samen met deze bevindingen wordt het rapport ter bespreking en vaststelling aan de raad aangeboden. De rekenkamerdirecteur is aanwezig bij de beraadslaging over het rapport in de meningsvormende raad om zich te kunnen verantwoorden. De oplevering, bespreking en vaststelling van het rapport kan in overleg met de klankbordgroep rekenkamer plaatsvinden in het jaar na het betreffende onderzoeksjaar. Dit kan dus ook nog buiten de contractperiode zijn. De kosten van het rapport zullen echter altijd drukken op het onderzoeksjaar. 5.

OFFERTE EN IN TE LEVEREN STUKKEN De offerte dient minimaal de elementen te bevatten die in de vorige hoofdstukken als eisen zijn vermeld. Daarnaast dient – mede t.b.v. de gemeenteraad – een beknopte beschrijving van de visie van het bureau te worden gegeven over de samenwerking met de gemeente, zoals de rol en taak van de rekenkamerdirecteur. Deze visie dient beknopt (max. 1A4) schriftelijk weer te worden gegeven. Tot slot dient u aan te geven welke beleidsterreinen tot uw aandachtsgebied behoren, zo mogelijk met verwijzingen naar eerder uitgevoerde rekenkameronderzoeken. De raad heeft met het vaststellen van de begroting 2023 in totaal € 30.000 beschikbaar gesteld voor de Rekenkamer. Voor het eerste deel van de contractperiode 2023 heeft de raad dus € 30.000 beschikbaar gesteld voor de Rekenkamer. In de offerte geeft u weer hoe u dit budget wilt benutten bij het uitvoeren van onderzoeken. U geeft aan wat u globaal voor onderzoeken kunt verrichten van het beschikbare budget (bijvoorbeeld vier quick scans of één diepgaand onderzoek). In de offerte vermeld u een concept onderzoeksprogramma voor 2023. De klankbordgroep is benieuwd naar uw suggestie. Ter inspiratie vindt u op de website www.nieuwkoop.nl/gemeenteraad onder de kop ‘Rekenkamer’ een overzicht van de in Nieuwkoop uitgevoerde onderzoeken.

In de offerte dient de aanbieder expliciet aan te geven of hij akkoord gaat met dit programma van eisen en de inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwkoop (bijlage 3). Waar de aanbieder wenst af te wijken van de gegeven eisen dient dit gemotiveerd te worden aangegeven, onder overlegging van een alternatief tekstvoorstel. Bij de beoordeling wordt de mate van overeenstemming met het programma van eisen meegewogen.

6.

PROCEDURE

6.1

Algemeen Het bij deze onderhandse aanbesteding in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt. De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerteaanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De offerte dient in de Nederlandse taal gesteld te zijn en een geldigheidsduur te hebben van minimaal drie maanden. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend.

5

Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd. 6.2

Informatieverstrekking Vragen over deze offertevraag kunt u aanleveren voor < datum januari 2023 >. Een reactie op alle gestelde vragen zal verspreid worden onder alle voor deze onderhandse aanbesteding uitgenodigde bedrijven.

6.3

Wijze van aanbieden van offerte Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de offerte. De offerte dient rechtsgeldig ondertekend te zijn en moet in tweevoud worden ingezonden in een gesloten envelop. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de gemeente schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder. Deze aanvullende informatie dient schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. Uw offerte dient uiterlijk op < datum januari 2023 > om 12.00 uur in het bezit van de gemeente te zijn. De offertes worden ter beoordeling aan de “beoordelingscommissie” aangeboden. Bij de beoordeling wordt gekeken naar diverse criteria met een vooraf vastgestelde wegingsfactor. Per criterium zijn maximaal 10 punten te vergeven. Het gaat om de volgende criteria en wegingsfactoren: Criteria Visie op rol en taak rekenkamerdirecteur (Houding ten opzichte van: mogelijk gevonden ‘pijnlijke punten’, presentatie ‘bestraffend’ of ‘ter lering’ en het betrekken van derden) Kwaliteitsborging Indruk van de onderzoeks-competenties van beoogd directeur / bureau

Wegingsfactor 30%

30% 40%

6.4

Presentatie De aanbieders krijgen de gelegenheid zich te presenteren bij de beoordelingscommissie. Tijdens deze presentatie kunnen zij hun offerte mondeling toelichten. De presentatie is < datum januari 2023 > in de avond gepland. Aanbieders krijgen 45 minuten voor zowel de presentatie als voor het beantwoorden van vragen.

6.5

Opdrachtverlening De gunning van de opdracht zal schriftelijk kenbaar worden gemaakt. Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik gemaakt worden nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend. Uw algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op het af te sluiten contract. Mocht de opdrachtgever de indruk krijgen dat er gedurende het gunningproces onregelmatigheden hebben plaatsgevonden die de ingediende offertes in een voor opdrachtgever nadelige wijze hebben beïnvloed, dan staat het opdrachtgever vrij om de gunningprocedure direct en zonder enig recht op het betalen van schade- of andere vergoedingen te beëindigen.

6