2022-126 Raadsvoorstel PvE accountant 2023 2024 2025 2026

Griffie gemeente Nieuwkoop

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: N.v.t. > Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering: 15 december 2022

Opgesteld door: Griffier

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2022-126

Titel / onderwerp: Programma van eisen aanbesteding accountantscontrole jaarrekening 2023 t/m 2026 Samenvatting: De Gemeentewet bepaalt dat na afloop van ieder begrotingsjaar het college verantwoording aflegt aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. De Controleverordening gemeente Nieuwkoop 2018 bepaalt dat de raad voor de aanbesteding van de accountantscontrole een programma van eisen vaststelt en welke zaken daarin in elk geval worden opgenomen. Voorgesteld besluit: 1. Het Programma van Eisen accountantscontrole jaarrekening 2023, 2024, 2025 en 2026, versie 12-12-2022, vast te stellen. 2. Het College van B&W opdracht te geven de aanbesteding in overleg met de Auditcommissie voor te bereiden en uit te voeren. 3. De auditcommissie te machtigen waarderingspunten bij de vereiste criteria toe te kennen en ‘open vragen’ te formuleren als criterium voordat de Europese aanbesteding op TenderNed wordt geplaatst.

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING Inleiding / aanleiding De Gemeentewet bepaalt dat na afloop van ieder begrotingsjaar het college verantwoording aflegt aan de raad over het gevoerde bestuur door overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Voor het overleggen van deze stukken aan de raad moet de jaarrekening door een bevoegd accountant zijn gecontroleerd. De accountant controleert de jaarrekening in opdracht van de raad. Het is dan ook de raad, die de accountant aanwijst. De Controleverordening gemeente Nieuwkoop 2018 bepaalt (artikel 2 lid 3) dat de raad voor de aanbesteding van de accountantscontrole een programma van eisen vaststelt en welke zaken daarin in elk geval worden opgenomen. Beoogd (maatschappelijk) effect Een duidelijk Programma van Eisen leidt tot een heldere offerte, een duidelijke en eenduidige opdrachtverlening en duidelijkheid over de te leveren rapportages. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Het contract met de huidige accountant Baker Tilly loopt tot en met de jaarrekening 2022. Als de gemeenteraad vóór de zomer 2023 een keuze maakt voor een nieuwe accountant kunnen de werkzaamheden voor de (interim) controle van de jaarrekening 2023 tijdig ingepland en uitgevoerd worden.

Participatie / betrokken partijen / personen Bij het opstellen van het programma van eisen zijn betrokken geweest: de leden van de auditcommissie, teamleider financiën, concerncontroller, inkoopcoördinator en de griffie. In de Auditcommissie van 21 september 2022 zijn uitgangspunten besproken (vergelijkbaar met vorige programma van eisen met enkele actualisaties) en in de Auditcommissie van 6 december is het programma van eisen besproken. Duurzaamheidsaspecten N.v.t. Al vindt de aanbesteding plaats via TenderNed in plaats van per post papieren versies van de offertes. Gezondheid N.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Opdrachtverlening voor vier controlejaren De auditcommissie heeft gekozen voor vier jaren: 2023, 2024, 2025 en 2026. Dit betekent dat in het verkiezingsjaar 2026 de nieuwe raad niet direct de aanbesteding hoeft te regelen. Beoordelingscriteria en wegingsfactoren: De Opdracht wordt gegund op basis van het Gunningscriterium economisch meest voordelige inschrijving op basis van de “beste prijs-kwaliteitverhouding” zoals bedoeld in artikel 2.114 lid 2a Aanbestedingswet 2012. In totaal zijn maximaal 100 punten door een Inschrijver te scoren op de gunningscriteria prijs en kwaliteit.

2

Pagina 3 van 4 Het gunningscriterium is opgedeeld in de volgende gunningscriteria: Criteria 1. Basisprijs 2. Open vragen 3. Presentatie

Weging 30 50 20

In bijlage 7 is de waarderingsmethode van deze criteria en zijn de bedoelde open vragen terug te vinden. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Nieuwkoop Het college van B&W heeft de ‘Algemene voorwaarden van inkoop en opdrachtverlening versie 2019’ vastgesteld. Deze worden van toepassing verklaard waardoor in het programma van eisen er nog maar enkele aanvullende eisen worden gesteld. B&W bereidt (Europese) aanbesteding voor In artikel 2 lid 2 van de Controleverordening Gemeente Nieuwkoop 2018 staat: ‘Het college bereidt in overleg met de raad de aanbesteding van de accountantscontrole voor’. De Auditcommissie stelt voor dat het college overlegt met de Auditcommissie als vertegenwoordiging uit de raad. De raad wijst uiteindelijk de accountant aan en verleent de opdracht. Bron: Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Nieuwkoop 2019 Verantwoordelijken; Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De uitvoering is gemandateerd aan het ambtelijk apparaat. Wijze van aanbesteden Gezien de te verwachten kosten voor verlening van accountantsdiensten voor een periode van vier jaar zal Europees aanbesteed moeten worden. TenderNed wordt hiervoor gebruikt. De auditcommissie heeft hier kennis van genomen en de ‘eisen’ namens de raad voorbereid en met dit voorstel aan de raad voorgelegd. Voorgesteld besluit 1.

Het Programma van Eisen accountantscontrole jaarrekening 2023, 2024, 2025 en 2026, versie 8-12-2022, vast te stellen. 2. Het College van B&W opdracht te geven de aanbesteding in overleg met de Auditcommissie voor te bereiden en uit te voeren. 3. De auditcommissie te machtigen waarderingspunten bij de vereiste criteria toe te kennen en ‘open vragen’ te formuleren als criterium voordat de Europese aanbesteding op TenderNed wordt geplaatst. Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Goedkeuringstoleranties Een goedkeuringstolerantie is een tolerantie voor fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle in de vorm van een percentage van de totale lasten van de gemeente. De goedkeuringstoleranties worden door de accountant gehanteerd bij zijn oordeelsvorming over de jaarrekening. De wettelijke toleranties zijn 1% voor fouten in posten van de jaarrekening en eventuele door de raad aan te wijzen deelverantwoordingen en 3% voor onzekerheden in de controle. De toleranties kunnen door de raad lager worden vastgesteld. Een lagere tolerantiegrens leidt tot een hogere controledruk voor accountant en organisatie en hogere kosten van de accountantscontrole. In voorgaande aanbestedingen werden deze als aparte bijlage toegevoegd; nu wordt daarvoor verwezen naar het Controleprotocol 2018 Bron: Controleprotocol 2018

3

Pagina 4 van 4 3.2 Goedkeuringstoleranties In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstoleranties opgenomen. De goedkeuringstoleranties worden berekend als een percentage van de totale lasten van de gemeente. Goedkeuringstoleranties accountantscontrole 1 Bevindingen Strekking van de verklaring Goedkeurend Met beperking Oordeelonthouding Fouten in de jaarrekening ≤ 1% > 1% < 3% – (% van lasten) Onzekerheden in de controle ≤ 3% > 3% < 10% ≥ 10% (% van lasten)

Afkeurend ≥ 3% –

Beschikbaarheid accountants De markt van accountants voor gemeenten staat al een aantal jaren onder druk. Een aantal (grotere) accountantskantoren willen slechts onder voorwaarden offertes uitbrengen aan (kleinere en middelgrote) gemeenten. Openbare Europese aanbesteding (via TenderNed) vergroot de kansen op voor Nieuwkoop passende offertes. Financiële en juridische gevolgen De offertes kunnen lager of hoger uitvallen dan het in de begroting opgenomen bedrag. Bijlagen 1. Programma van Eisen (pve); (ter vaststelling) 2. a. Organisatiebesluit 2018 (als bijlage bij het pve) b. Organogram gemeente Nieuwkoop (als bijlage bij het pve) 3. Controleverordening 2018; vastgesteld op 13 december 2018 (als bijlage bij het pve) 4. Controleprotocol 2018; vastgesteld op 13 december 2018 hetgeen in 2023 geactualiseerd wordt (als bijlage bij het pve) 5. Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Nieuwkoop versie 2019 (als bijlage bij het pve) 6. Waarderingsmethode van de criteria en de open vragen die als criterium gelden (als bijlage bij het pve) Advies meningsvormende raad Dit raadsvoorstel is niet in een meningsvormende raad besproken. De voorbereiding heeft plaatsgevonden met de auditcommissie.

4