2022-126 Bijlage 1 AC - ter vaststelling - Programma van Eisen accountant 2023 tm 2026 versie 12-12-22.pdf

Programma van Eisen

Gemeente Nieuwkoop

Accountantscontrole Jaarrekening 2023, 2024, 2025 en 2026

Versie 12 december 2022

1

1.

DOELSTELLING

1.1

Doel De gemeente Nieuwkoop, wil conform de Controleverordening op grond van artikel 213 Gemeentewet voor de controlejaren 2023, 2024, 2025 en 2026 de accountantsdiensten aanbesteden op basis van een programma van eisen als hier beschreven.

1.2

Overeenkomst De gemeente wil een overeenkomst sluiten met een accountantskantoor voor het verrichten van controlewerkzaamheden gericht op: • het verstrekken van een accountantsoordeel bij de jaarrekening van de gemeente (de algemene certificerende functie) • het uitvoeren van de natuurlijke adviesfunctie • de bestuurlijke ondersteuning • het verstrekken van aanvullende accountantsverklaringen op verzoek en dan op basis van een aanvullende offerte De overeenkomst betreft de controle van de controlejaren 2023, 2024, 2025 en 2026. Dit betekent dat het controle jaar 2026 afgerond wordt met inbegrip van de verklaring bij de jaarrekening en de benodigde aanvullende accountantsverklaringen over dat boekjaar.

2.

ALGEMENE INFORMATIE

2.1

Algemene gegevens gemeente Officiële naam en postadres: Gemeente Nieuwkoop T.a.v. de heer Edzard van Holthe, griffier Postbus 1 2460 AA Ter Aar

Bezoekadressen: Locatie Ter Aar: Aardamseweg 4 Locatie Nieuwveen: Teylersplein 1

Inlichtingen: Om inschrijvende partijen zo goed mogelijk te informeren over de gemeente, wordt op < datum januari 2023 > een (ambtelijke) informatiebijeenkomst georganiseerd. Vragen over de procedure en inhoudelijke vragen over bijvoorbeeld de interne beheersing of anderszins worden bij voorkeur daar gesteld. Contactpersoon zijn de heer Michel Groeneveld, Teamleider Financiën of de heer Marco Steen, concerncontroller via telefoonnummer 14-0172. 2.2

Kerngegevens van de gemeente Inwoners Begroting (2023, lasten) Fte’s

+ 29.000 € 90 miljoen + 200

De gemeente Nieuwkoop bestaat in totaal uit 13 kernen. 2.3

Structuur ambtelijke organisatie De organisatie is opgebouwd op basis van het directiemodel, en bestaat uit organisatieonderdelen die worden aangeduid als afdelingen. Voor meer informatie zie bijlage 1a: Organisatiebesluit (versie 21 augustus 2018) en bijlage 1b: Organogram.

2

Een aantal taken van de gemeente Nieuwkoop is uitbesteed aan andere gemeenten en/of samenwerkingsverbanden. Het gaat om Holland Rijnland (regionale projecten en (deel van) Jeugdzorg), ODWH (omgevingsrecht), RDOG (gezondheidszorg), VRHM (o.a. Brandweer), SVHW (belastingtaak), Cyclus (vuilinzameling) en gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem (o.a. participatie (specialistische) maatschappelijke zorg). 2.4

Beoordelingscommissie Beoordeling van uw offerte vindt plaats door een beoordelingscommissie bestaande uit: • Leden van de auditcommissie • Griffier (of plaatsvervangend griffier) • Portefeuillehouder financiën • Teamleider Financiën (of concerncontroller) Opdrachtverlening vindt plaats door de gemeenteraad.

2.5

Financieel systeem en intern controlesysteem De gemeente maakt gebruik van het geautomatiseerde financieel pakket Unit 4 Financials (en op dit moment zitten we midden in een aanbesteding voor de komende periode). De afdeling Bedrijfsvoering zorgt voor de verwerking van gegevens in de administratie. Het applicatiebeheer vindt ook plaats op de afdeling Bedrijfsvoering. Voor de vastlegging van de interne controlerapportages wordt gebruik gemaakt van gestandaardiseerde controle memoranda.

2.6

Begroting, rapportage en verslaglegging De gemeente werkt met een programmabegroting, productgroepraming en jaarrekening/verslag. De afdelingen werken met afdelingsplannen. Het college legt tussentijds verantwoording af aan de gemeenteraad door middel van de voor-* en najaarsnota* en een jaarrekening/-verslag. De gemeenteraad stelt per jaar 2 tussentijdse rapportages* en een slotwijziging* vast. Daarnaast wordt voor ieder raadsbesluit met financiële gevolgen een separate begrotingswijziging vastgesteld. [ * de Financiële verordening moet momenteel worden geactualiseerd vanwege de rechtmatigheidsverantwoording en daarmee is er ook discussie over de P&C cyclus. De controleverordening moet ook aangepast worden ]

3.

LEVERANCIERSEISEN

3.1

Algemene voorwaarden Op deze offerteaanvraag zijn de Algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwkoop 2019 van toepassing. Zie bijlage 2. In verband met de aard van de werkzaamheden wordt uitzondering gemaakt voor artikel 8 lid 1 en lid 2, artikel 15 lid 1 en artikel 17 lid 2. Deze zijn niet van toepassing.

3.2

Aanvullende eisen

3.2.1

Beroepskwalificaties De verantwoordelijk partner van het accountantskantoor dient in ieder geval deel uit te maken van de beroepsgroep der accountants als bedoeld in artikel 393, 1e lid van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

3.2.2

Goed geïnformeerd Het is van belang dat de aanbieder goed op de hoogte is van de voor de gemeente relevante ontwikkelingen en hierin de gemeente kan ondersteunen en adviseren. De aanbieder dient vroegtijdig op de hoogte te zijn van veranderingen op het gebied van wet- en regelgeving. Daarnaast is de accountant op de hoogte van actuele ontwikkelingen op het gebied van bedrijfsvoering, automatisering, fiscale regelgeving,

3

enzovoort. 3.2.3

Continuïteitswaarborging en kwaliteit personeel De aanbieder dient te waarborgen dat medewerkers van het accountantskantoor tijdens de contractperiode voor langere duur worden ingezet bij de controlewerkzaamheden van de gemeente. Het aantal personeelswisselingen dient tot een minimum beperkt te worden. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om accountantsmedewerkers af te wijzen óf te laten vervangen indien er twijfel bestaat over de kwalificaties of kwaliteit van geleverd werk. De uit afwijzing of vervanging voortkomende gevolgen zijn voor verantwoordelijkheid van de accountant.

3.2.4

Reactiesnelheid De aanbieder dient snel en adequaat te kunnen inspelen op actuele gebeurtenissen binnen de gemeente. We vragen de aanbieder duidelijk aan te geven of zij dit kunnen garanderen en hoe zij dit organiseren.

3.2.5

Nederlandstalig We vragen de aanbieder een verklaring af te geven dat deze gedurende deze aanbesteding en de gehele contractperiode de communicatie en documentatie in het Nederlands zal voeren.

3.2.6

Onafhankelijkheid De accountant dient een onafhankelijke (rechts)positie in te nemen binnen de gemeente. Dat betekent dat, om belangenverstrengeling te voorkomen, geen andere (additionele) diensten door hetzelfde team van het accountantskantoor worden verricht bij de gemeente anders dan de uitoefening van de natuurlijke adviesfunctie. Hiervan kan incidenteel worden afgeweken met vooraf schriftelijke instemming van de auditcommissie namens de gemeenteraad.

3.2.7

Meerwerk De gemeente verwacht dat alle controlewerkzaamheden en bijbehorende kosten zijn opgenomen in de offerte (waarbij rekening is gehouden met de rechtmatigheidscontrole die vanaf 2023 primair de verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders is). Onder normale omstandigheden kan meerwerk niet aan de orde zijn. Indien opdrachtnemer toch meerwerk nodig heeft om tot een oordeel te komen, dient dit op basis van een vooraf afgegeven schriftelijke akkoordverklaring van opdrachtgever (de auditcommissie namens de gemeenteraad) te geschieden. In deze akkoordverklaring dienen de te verwachten kosten én een maximumlimiet aan de te besteden meerwerk kosten te zijn opgenomen. Bij facturering van meerwerk dient deze akkoordverklaring gelijktijdig met de factuur ingeleverd te worden door de opdrachtnemer. Nadrukkelijk wordt aangegeven dat achteraf in rekening brengen van meerwerk niet wordt geaccepteerd.

3.2.8

Geheimhouding Opdrachtnemer houdt het bestaan, de aard en de inhoud van de overeenkomst evenals de overige bedrijfsinformatie van opdrachtgever die haar uit hoofde van de relatie met opdrachtgever ter kennis zijn gekomen geheim en maakt niets daarvan openbaar zonder schriftelijke toestemming van opdrachtgever. Een en ander is tevens van toepassing op personeel van opdrachtnemer of door haar ingeschakelde derden.

4.

INHOUDELIJKE EISEN ACCOUNTANTSFUNCTIE

4

Bij de verdere uitwerking van het programma van eisen maken we onderscheid in: • de algemene certificerende functie • het verstrekken van aanvullende accountantsverklaringen • de natuurlijke adviesfunctie • de bestuurlijke ondersteuning 4.1

Algemene eisen en begrippen In de controleverordening, op grond van art. 213 Gemeentewet, zijn door de gemeenteraad regels gesteld voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Tevens is op grond van deze verordening de gemeenteraad bevoegd een accountant aan te wijzen, die de jaarrekening controleert, een accountantsverklaring terzake verstrekt en een verslag van bevindingen uitbrengt, een interim controle doet met als resultaat een Managementletter. De accountantsverklaring dient aan te geven of: a) de jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samenstelling van het vermogen; b) de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregelen van bestuur te stellen regels. Het verslag van bevindingen bevat in ieder geval bevindingen over: a) de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie. Is deze effectief om controle op een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk te maken? b) de wijze van opname van onrechtmatigheden in de jaarrekening.

Onder accountantscontrole valt dus de controle op de getrouwheid van de gemeenterekening, op de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties, op de overeenstemming met bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, alsmede op de inrichting van het financiële beheer en de financiële organisatie. De controlewerkzaamheden betreffen derhalve ook de administratieve organisatie en (verbijzonderde) interne controle. Als referentiekader gelden hierbij de (Gemeente)wet, het Besluit Begroting en Verantwoording, het Besluit Accountantscontrole Gemeenten, richtlijnen in het kader van de single audit single information, wettelijke regelingen, controleprotocollen van de diverse departementen, raadsbesluiten, gemeentelijke verordeningen, gemeentelijke voorschriften en richtlijnen. NB: Wijzigingen in ‘accountancy wet- en regelgeving’ tijdens de contractperiode zijn bij de prijs inbegrepen. Wijzigingen in ‘wet- en regelgeving die van toepassing is op gemeenten’ tijdens de contractperiode kunnen zo nodig meerwerkkosten voor de gemeente opleveren na een vooraf afgegeven schriftelijke akkoordverklaring van opdrachtgever (de auditcommissie namens de gemeenteraad). In bijlage 3 zijn de onderliggende Controleverordening en -protocol (vastgesteld op 13 december 2018)

4.2

Het verstrekken van aanvullende accountantsverklaringen De accountant verstrekt aanvullende accountantsverklaringen bij declaraties, jaaropgaven en andere verantwoordingen ten behoeve van de rijksoverheid en andere instanties.

5

De accountant offreert separaat per aanvullende verantwoording de kosten van het afgeven van een verklaring. 4.3

De natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij adviseert het ambtelijk management en het bestuur zowel gevraagd (op verzoek van de gemeente) als ongevraagd (op eigen initiatief). Deze advisering richt zich met name op de activiteiten van het management die een relatie hebben met de taakuitoefening van de accountant, zoals de opzet en werking van de administratieve organisatie, (verbijzonderde) interne controle, de doelmatigheid, automatisering en informatievoorziening, subsidiemogelijkheden, fiscale zaken, risico’s, de decentralisaties en dergelijke. Het zijn adviezen van beperkte omvang: • die een logisch gevolg zijn van de controlebevindingen • die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van besprekingen van bepaalde rapportages • die betrekking hebben op ontwikkelingen binnen de organisatie, zoals het beoordelen van nieuwe procedures, andere werkwijzen en de inrichting van de administratieve organisatie • die voortvloeien uit bevindingen in gemeenten • die voortvloeien uit bevindingen over speciale uitkeringen (SPUK) • die voortvloeien uit ontwikkelingen op het vakgebied • die voortvloeien uit informatie van de rijksoverheid of provincie De adviezen zijn oplossingsgericht en op de gemeente Nieuwkoop.

Ook het op verzoek (mondeling dan wel schriftelijk) adviseren over de ontwikkeling van instrumenten voor de controlfunctie wordt tot de natuurlijke adviesfunctie gerekend. De teamleider financiën en of de concerncontroller houden de accountant op de hoogte van de ontwikkelingen binnen het gemeentelijk apparaat. Bij ontwikkelingen op het gebied van financieel beheer, administratieve organisatie en interne controle wordt van de accountant een kritische, actief meedenkende en ondersteunende rol verwacht. In dit licht moet de accountant gezien worden als een ‘sparringpartner’ die ideeën kan en wil leveren over verbetering van instrumenten en daarbij tevens oog heeft voor de organisatorische- en beheersconsequenties. Dit betekent dat de accountant een uitgewerkte visie heeft op het ‘wat’ en ‘hoe’ van een moderne gemeentelijke organisatie. De accountant kan worden gevraagd om periodiek deel te nemen aan bepaalde overlegstructuren. Qua omvang moet gedacht worden aan eenmaal per kwartaal deelname aan een overleg met de ambtelijke organisatie.

Ten aanzien van andere adviesfuncties dient, op verzoek van de gemeenteraad, een duidelijke scheiding aangebracht te worden tussen controle en advies en worden adviesopdrachten - anders dan de hiervoor bedoelde natuurlijke adviezen – niet verstrekt aan de accountant belast met de algemene certificerende functie, tenzij de auditcommissie namens de gemeenteraad hier uitdrukkelijk vooraf toestemming voor geeft.

4.4

Bestuurlijke ondersteuning De accountant verstrekt op verzoek algemene bestuurshulp aan de gemeente door: a) deelname aan besprekingen van de auditcommissie en/of gemeenteraad bij het onderzoek naar de jaarrekening en de interim controle (maximaal 4 per jaar); b) het geven van informatie aan en het adviseren van het college van Burgemeester en Wethouders.

6

c) van alle correspondentie wordt een afschrift naar of college en/of gemeenteraad verstuurd. 5.

OFFERTE EN IN TE LEVEREN STUKKEN De offerte dient minimaal de elementen te bevatten die in de vorige hoofdstukken als selectiecriteria zijn vermeld. Daarnaast dient – mede t.b.v. de gemeenteraad - een beknopte beschrijving van de visie van het accountantsbureau te worden gegeven over de samenwerking met de gemeente, zoals • de rol en taak accountant • de controlevisie (relatie tussen interne en externe controle) • de adviesfunctie • de aandachtspunten met een significant risico voor ‘gemeenten van kleine middelgrote omvang’ in landelijk gebied in het huidige tijds- en wereldbeeld Deze visie dient beknopt schriftelijk weer te worden gegeven. De in de offerte vermelde tarieven zijn gebaseerd op prijspeil 2023 en liggen vast voor de complete periode van 2023, 2024, 2025 en 2026. Inflatiecorrectie moet expliciet zijn aangegeven in de offerte. Indien het wettelijk vereiste pakket van werkzaamheden substantiële veranderingen ondergaat zal de prijs voorafgaand aan het controlejaar bijgesteld worden op basis van een open calculatie van het meer- of minderwerk met goedkeuring van de auditcommissie namens de gemeenteraad. Op basis hiervan stellen partijen in overleg een bijstelling van het geoffreerde tarief vast. Het gaat hier om belangrijke wijzigingen in de controleprocedures, wijziging van taken, onvoorziene zaken, omvangrijke organisatieveranderingen e.d.

Ook het uitbesteden of verzelfstandigen (privatiseren) van bedrijfsonderdelen betekent bijstelling van de offerteprijs. In de offerte dient de aanbieder expliciet aan te geven of hij akkoord gaat met dit programma van eisen en de inkoopvoorwaarden van de gemeente Nieuwkoop (bijlage 2). Waar de aanbieder wenst af te wijken van de gegeven eisen dient dit gemotiveerd te worden aangeven, onder overlegging van een alternatief tekstvoorstel. Bij de beoordeling wordt de mate van overeenstemming met het programma van eisen meegewogen.

6.

PROCEDURE

6.1

Algemeen Het in behandeling nemen van deze offerteaanvraag houdt in dat de aanbieder met de bepalingen van deze offerteprocedure instemt. De aanbieder mag de gegevens die de opdrachtgever hem in verband met deze offerteaanvraag ter beschikking stelt alleen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. De offerte dient in de Nederlandse taal gesteld te zijn en een geldigheidsduur te hebben van minimaal drie maanden. Gedurende deze periode is de offerte onvoorwaardelijk en bindend. Correspondentie en ontvangen aanbiedingen zullen na afloop niet aan u worden geretourneerd.

6.2

Informatieverstrekking Door de gemeente wordt op < datum januari 2023 > een informatiebijeenkomst georganiseerd waarbij alle uit te nodigen partijen aanwezig kunnen zijn.: Tijdens deze bijeenkomst worden de verschillende, voor de accountantscontrole, relevante onderwerpen toegelicht en besproken. Tijdens dit overleg is er gelegenheid tot het stellen

7

van vragen. 6.3

Wijze van aanbieden van offerte De procedure voor het aanbieden van een offerte verloopt via TenderNed. Dit Programma van Eisen is te een bijlage van de aanbestedingsleidraad.

Uitsluitend offertes waarvan alle gegevens aangeleverd zijn, benodigd voor de beoordeling, worden in behandeling genomen. Door de opdrachtgever worden geen kosten vergoed inzake het uitbrengen van de offerte. Indien een offerte onduidelijkheden bevat, kan de gemeente aanvullende informatie opvragen bij de aanbieder en zal deze deel uitmaken van de offerte. De offertes worden ter beoordeling aan de ‘beoordelingscommissie’ (zie art 2 lid 4) aangeboden. Bij de beoordeling wordt gekeken naar diverse criteria met een vooraf vastgestelde wegingsfactor. Dit zijn de volgende criteria en wegingsfactoren (in bijlage 7 zijn deze meer gespecificeerd): Criteria Weging 1. Basisprijs 30 2. Open vragen 50 3. Presentatie 20

6.4

Presentatie De aanbieders presenteren hun offerte via TenderNed.

6.5

Opdrachtverlening De gunning van de opdracht zal schriftelijk kenbaar worden gemaakt. Vanzelfsprekend zal van de overeenkomst pas gebruik gemaakt worden nadat door beide partijen de overeenkomst rechtsgeldig is ondertekend. Uw algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op het af te sluiten contract. Mocht de opdrachtgever de indruk krijgen dat er gedurende het gunningproces onregelmatigheden hebben plaatsgevonden die de ingediende offertes in een voor opdrachtgever nadelige wijze hebben beïnvloed, dan staat het opdrachtgever vrij om de gunningprocedure direct en zonder enig recht op het betalen van schade- of andere vergoedingen te beëindigen.

8

Bijlage 2a: Organisatiebesluit (gepubliceerd op 29 augustus 2018) Bijlage 2b: Organogram Bijlage 3:

Controleverordening 2018 (vastgesteld door de gemeenteraad op 13 december 2018)

Bijlage 4:

Controleprotocol 2018 (vastgesteld door de gemeenteraad op 13 december 2018)

Bijlage 5:

Algemene voorwaarden van inkoop en opdrachtverlening van de gemeente Nieuwkoop versie 2019 (website Nieuwkoop)

Bijlage 6:

Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)

Bijlage 7:

Waarderingsmethode van de criteria en de open vragen die als criterium gelden

9