2022-006 Raadsvoorstel Rekenkamerrapport 'Investeringen met maatschappelijk nut - van planvorming tot evaluatie'

Gemeente Nieuwkoop Gemeenteraad

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: n.v.t.

Besluitvormende vergadering: 3 februari 2022

Opgesteld door: Griffie

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2022-006

Titel / onderwerp: Rekenkameronderzoek ‘investeringen met maatschappelijk nut – van planvorming tot evaluatie’ Samenvatting: De Rekenkamer heeft de werkwijze rond ‘investeringen met maatschappelijk nut’ onderzocht aan de hand van twee recent uitgevoerde projecten. De Rekenkamer heeft per saldo een positieve indruk opgedaan. Tegelijk geeft een aantal aantekeningen aanleiding om het college te verzoeken opvolging te geven aan de onderstaande aanbevelingen. Voorgesteld besluit: Besluit dat het college van B&W: 1 de meerjarig geprojecteerde hoogte van de voorziening voor groot onderhoud (extern) moet toetsen op ‘redelijke noodzaak’. De onderliggende bedragen, volgend uit het meerjarige onderhoudsplan, dienen eenmalig (extern) te worden gevalideerd. 2 de raad met een vaste frequentie en in een vast format moet informeren over (voorgenomen) wijzingen in (de uitvoering van) projecten die zijn opgenomen in het meerjarige plan, of die daaraan bij nader inzien mogelijk zouden moeten toegevoegd. In de bovenbedoelde rapportage moet ook melding gemaakt worden van afgesloten projecten, voorzien van een korte inhoudelijke en financiële evaluatie (waarin ook wordt ingegaan op mogelijke verbeterpunten in de externe communicatie).

3 de materie van de grondexploitaties, hoe lastig dat ook is, in volgende PenCdocumenten zodanig toegankelijk moet maken dat ieder raadslid zonder veel moeite kan begrijpen (a) waarmee zou moeten worden ingestemd c.q. welke alternatieven denkbaar zouden zijn (bij een actualisatie en bij de behandeling van een programmabegroting) en (b) wat het college precies verantwoordt (in de jaarrekening). 4 moet zorgen voor een consequente en ‘sluitende’ vastlegging van geplande en bestede ambtelijke uren. De zogenoemde directieraming van een project dient niet alleen de out-of-pocket-kosten te omvatten, maar ook de (voorcalculatorische) uren maal integraal tarief van de bij het project betrokken ambtelijk medewerkers. 5 de shortlist van te benaderen aannemers, om onnodige kwetsbaarheden te vermijden, zeker bij ‘grote’ projecten (stel met een directieraming vanaf € 250.000), mede moet opstellen of tenminste laten valideren door een onafhankelijke buitenstaander (bijvoorbeeld een wisselende deskundige, werkzaam bij een buurgemeente). 1

Pagina 2 van 4 6 7

bij het hanteren van alternatieve, innovatieve inschrijvingsdocumenten moet zorgen voor de expliciete instemming van het college). per project ook een interne evaluatie moet opstellen. Die evaluatie dient dan mede een analyse van de verschillen tussen ‘uitgebreide directieraming’ (inclusief vooraf ingeschatte ambtelijke uren maal tarief) en realisatie (van de combinatie uitgegeven en toegerekende Euro’s) te omvatten. Bespreek die evaluaties periodiek in het college, voorzien van mogelijke actie- of verbeter-punten.

ize(250,100)}} De Rekenkamer Nieuwkoop

{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

Frank Hordijk Rekenkamerdirecteur Nieuwkoop

2

Pagina 3 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding De Rekenkamer opereert geheel onafhankelijk, en kiest dus ook zelf onderwerpen om te onderzoeken. Om (toch) te zorgen voor een goede aansluiting bij eventuele wensen vanuit de raad heeft de Rekenkamer enkele malen per jaar een afstemmingscontact met de daarvoor ingerichte Klankbordgroep. De Rekenkamer wordt rond diverse formele en praktische zaken ondersteund vanuit de griffie. Memoranda van de Rekenkamer – dus ook het voorliggende – zijn primair bedoeld voor de raad. Hordijk heeft bij zijn Rekenkamerwerk, dat hij in eenzelfde rol ook voor enkele andere gemeenten mag doen, altijd de intentie om vanuit een kritisch-positieve insteek een zo feitelijk mogelijke analyse te maken, waaruit dan meestal enkele (kleinere of grotere) potentiële aandachts- of verbeterpunten voortkomen. De raad kan die punten vervolgens desgewenst vertalen in vragen of verzoeken aan het college. Beoogd (maatschappelijk) effect De Rekenkamer heeft zich voor het onderzoek de volgende centrale vraag gesteld: tot welke aantekeningen – kleiner of groter, kritisch of positief – leidt een beoordeling van de volledige dossiers van twee in tijd, financiën en/of ‘tijdelijke overlast voor inwoners’ omvangrijke projecten, die in 2019 en/of 2020 zijn uitgevoerd onder de (begrotings-)noemer ‘investeringen met maatschappelijk nut’? Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis Zie rapport.

Participatie / betrokken partijen / personen Bestuurlijke wederhoor; zie bijlage in het rapport Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Voor de bevindingen ten aanzien van: • Afweging, keuze en onderbouwing (blz. 6) • Administratieve verwerking (blz. 10) • Projectbeheersing (blz. 12) • Aanbesteding-inkoop-facturen (blz. 13) • Externe communicatie (blz. 18) wordt verwezen naar het rapport. Voorgesteld besluit Zie voorblad en rapport Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen De Rekenkamer heeft de werkwijze rond ‘investeringen met maatschappelijk nut’ onderzocht aan de hand van twee recent uitgevoerde projecten. De Rekenkamer heeft per saldo een positieve indruk

3

Pagina 4 van 4 opgedaan. Tegelijk geeft een aantal aantekeningen aanleiding om het college te verzoeken opvolging te geven aan de aanbevelingen. Financiële en juridische gevolgen n.v.t. Bijlagen Onderzoek ‘investeringen’ versie 15 oktober 2021 (inclusief de bijlagen: ‘bestuurlijke reactie’ en ‘nawoord rekenkamer’) Advies meningsvormende raad I 20 januari 2022 De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering.

4