2021-090a Raadsvoorstel Vergaderschema 2022

Gemeente Nieuwkoop Gemeenteraad

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: Gemeenteraad

Besluitvormende vergadering: 30 september 2021

Opgesteld door: Griffie

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2021-090

Titel / onderwerp: Vaststellen Vergaderschema gemeenteraad 2022 Samenvatting: Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de raadsvergaderingen vastgesteld. Uit het schema blijkt dat de vaste vergaderavond de donderdagavond blijft. De agendacommissie heeft de vrijheid om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt.

Voorgesteld besluit: Het Presidium stelt de raad voor het volgende te besluiten: Het vergaderschema 2022 van de gemeenteraad, versie 2 september 2021 vast te stellen. Waarbij de agendacommissie de vrijheid heeft om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt. {{esl:Signer1:capture:size(250,100)}}

{{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

Edzard van Holthe griffier

1

Pagina 2 van 4

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Elk jaar wordt er een vergaderschema voor de vergaderingen van de gemeenteraad van Nieuwkoop vastgesteld. In 2022 zijn er gemeenteraadsverkiezingen waarbij de nieuwe gemeenteraad mogelijk voor een andere vergaderopzet of -frequentie kiest. Toch is het wenselijk om het vergaderschema voor heel 2022 vast te stellen omdat de ambtelijke organisatie hierop de planning van zijn werkzaamheden baseert. Beoogd (maatschappelijk) effect Het is voor iedereen duidelijk dat de vaste vergaderavond van de gemeenteraad van Nieuwkoop de donderdagavond is. Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis De donderdagavond is al een aantal jaren de vaste vergaderavond. De laatste jaren kwamen daar steeds meer andere avonden bij. In 2020 is daarom gekozen voor het introduceren van ‘themaavonden’ en het strikt hanteren van de donderdag als avond van de raad. Participatie / betrokken partijen / personen De agendacommissie heeft op 31 augustus meegekeken naar het totaalschema en heeft :  de bijeenkomst presidium/lijsttrekkers gezet op 15 februari 2022 (voor of na de agendacommissie)  een presidium ingepland op 20 september 2022  niet iets op voorhand al in te plannen op een dinsdag vóór de meningsvormende raad  heeft daarnaast is besloten de agendacommissie voortaan om 19:30 uur te laten starten . Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Gezondheid n.v.t.

Varianten met argumenten voor en tegen  Er kan ook gekozen worden voor een andere vaste vergaderavond. i.p.v. donderdag. Nadeel is dat raadsleden, fractieassistenten, wethouders, ambtenaren en pers hun afspraken daarop moeten aanpassen.  Er kan ook gekozen worden voor een hele andere structuur; bijvoorbeeld een commissiestructuur. Voordeel van de nu gekozen structuur is o.a. dat niet gewerkt hoeft te worden met een vaste bemensing in bepaalde overleggen en er meerdere mensen per fractie kunnen aanschuiven. De raad laat zich, met het werken met themagroepen, ook minder leiden door een papieren-stukkenstroom. Voorgesteld besluit Het vergaderschema 2022 van de gemeenteraad, versie 2 september 2021 vast te stellen. Waarbij de agendacommissie de vrijheid heeft om de verschillende vergaderingen anders in te plannen bijvoorbeeld als er te weinig of te veel agendapunten zijn of de actualiteit daarom vraagt.

2

Pagina 3 van 4 Toelichting op het vergaderschema 2022 Uitgangspunten die ook in 2021 zijn gehanteerd:  De donderdagavond de avond van de raad is;  De structuur van OB/WB, MR en BR intact blijft;  Het aantal bijeenkomsten wordt beperkt;  De thema-avonden bedoeld zijn om vroegtijdig op de hoogte te zijn van ontwikkelingen;  De inhoud van de thema-avonden niet bepaald wordt door de beschikbaarheid van stukken;  De presentaties van B&W net als in 2021 geconcentreerd zijn op 4 dinsdagavonden (met uitzondering van donderdag 13 januari). Standaard afspraken  de agendacommissie is vrij om andere invulling van deze donderdagavonden af te spreken  alle vakanties (basisscholen volgens website ministerie) zijn zoveel mogelijk vrijgehouden;  meivakantie: landelijk is week 18 als meivakantie bestempeld. Waarschijnlijk zijn de meeste basisscholen ook vrij in week 17  gevraagd is om in de 1e week na kerst- en zomervakantie géén MR of BR te plannen. De 1e week van 2022 is helemaal vrijgehouden i.v.m. de diverse Nieuwjaarsrecepties.  financiële stukken moeten vóór 15 juli en 15 november bij de provincie zijn  elke donderdag (maar bij voorkeur de MR-avonden) zou indien noodzakelijk i.v.m. termijnen van gemeenschappelijke regelingen ook een BR kunnen zijn.  OB (oriënterende bijeenkomsten) afspraak vaker op locatie vandaar toevoeging ‘WB’ (werkbezoek).

 vergaderingen van Agendacommissie en Presidium zijn op dinsdagavond ingepland; deze zijn niet openbaar  Dit jaar is het gelukt om ook alle vergaderingen van de agendacommissie buiten de vakanties te plannen.  Gevraagd is om rekening te houden met diploma-uitreikingen op middelbare scholen zodat (groot)ouders daarbij aanwezig kunnen zijn. Mocht deze op donderdagavond vallen dan de mogelijkheid inbouwen om uit te wijken naar dinsdag- of woensdagavond in dezelfde week. Omdat deze data begin van het nieuwe schooljaar bekend is komt dit vergaderschema in september in de raad.  Agendacommissies voor MR-financiën worden wel ingepland maar niet altijd gebruikt.  In 2021 is geëxperimenteerd met een nieuwe werkwijze voor de behandeling van de jaarstukken, voorjaarsnota en uitgangspuntennotitie. Dit moet nog geëvalueerd worden. In het vergaderschema is vooralsnog de term MR-fin gebruikt  De doorlooptijd van stukken na besluitvorming in het college van B&W en besluitvorming in de gemeenteraad is nu + 4 weken. Dat heeft deels te maken met de wettelijke bepaling dat de agenda en stukken gepubliceerd moeten worden; inwoners kunnen de stukken lezen en zich dan aanmelden als inspreker. Sinds enige tijd wordt Nieuwkoop Nieuws bij de meeste inwoners pas op donderdag bezorgd.

De griffie probeert dit op te lossen door al vroegtijdig de mogelijke onderwerpen in Nieuwkoop Nieuws te vermelden (soms dus al vóór de agendacommissie) en inwoners daarbij te wijzen op (1) www.nieuwkoop.nl/gemeenteraad, (2) Nieuwkoop Nieuws digitaal ontvangen of (3) de agenda via overheid.nl ontvangen. Er zitten 10 dagen tussen aanleveren kopij en bezorging. Omdat Nieuwkoop Nieuws tweewekelijks uitkomt kan het zo zijn dat er nog één of 2 weken extra nodig zijn.

‘Harde data’ – financiële stukken BR-financiën vóór 15 juli 2022 (indieningstermijn jaarstukken provincie)  donderdag 14 juli al zomervakantie  donderdag 7 juli vrijhouden (traditie)  donderdag 30 juni dan BR-financiën (want 23 juni is wel erg vroeg)  donderdag 23 juni dan de laatste reguliere BR en 30 juni BR-financiën 3

Pagina 4 van 4

BR-financiën vóór 15 november 2022 (indieningstermijn begroting provincie)  donderdag 10 november laatste mogelijkheid Speciaal in 2022  In de 1e week ná de kerstvakantie is op donderdag 13 januari een B&W-avond ingepland. Normaal gesproken zou deze avond ‘vrijgehouden’ worden. Maar er is geen dinsdagavond beschikbaar in een week waar geen MR of BR zijn ingepland. Mocht de raad zelf 13 januari willen invullen dan kan de B&W-presentatie op dinsdag 11 januari ingepland worden.  De donderdagavonden 27 januari en 17 februari zijn nog opengelaten; de agendacommissie kan deze eventueel wel invullen.  De donderdagavond 10 maart is vrijgehouden; die kan eventueel gebruikt worden voor activiteiten in aanloop naar de verkiezingen  Op 16 maart 2022 zijn er gemeenteraadsverkiezingen; het vergaderschema voor het eerste kwartaal 2022 zat al bij het vergaderschema van 2021. Alleen met MR en BR-vergaderingen zijn ingepland zodat de organisatie daarop kan plannen.  Donderdag 17 maart is er geen raadsvergadering omdat de verkiezingsuitslag formeel pas op vrijdag 18 maart bekend is. Daarom is er op vrijdagavond 18 maart een vergadering ingepland met lijsttrekkers om te kijken naar het vervolgproces van (in)formatie.  Er zijn 2 speciale BR-en ingepland op 22 en 24 maart vanwege wisseling van de gemeenteraad (oud en nieuw);  Witte Donderdag is op 14 april; daar is dit jaar niets ingepland.

De agendacommissie kan besluiten om deze wel te benutten omdat het geen formele feestdag is.

Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen De agendacommissie is vrij om andere invulling van deze donderdagavonden af te spreken.

Financiële en juridische gevolgen n.v.t. Bijlagen

Advies meningsvormende raad Niet van toepassing, gaat rechtstreeks naar de besluitvormende raadsvergadering.

Tips_vooraf

4