Document · PDF

2021-067d ICT-Beheerplan 2021-2025

Besluitvormende raadsvergadering 8 juli 2021, gemeente nieuwkoopBij agendapunt: Raadsvoorstel ICT-Beheerplan 2021-2025 (2021-067)10.527 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

ICT-Beheerplan 2021- 2025

Inhoud Managementsamenvatting ............................................................................................................ 3 Inleiding ........................................................................................................................................... 5 1.

Centrale ICT ............................................................................................................................ 7 1.1 Het team I&A .......................................................................................................................... 7 1.2 Gegevensmanagement .......................................................................................................... 8 1.3 Informatiebeveiliging ............................................................................................................. 10 1.4 Informatisering en Automatisering ........................................................................................ 11 1.5 Vervangingsinvesteringen .................................................................................................... 16

Decentrale ICT ...................................................................................................................... 21

Projecten / Investeringsprogramma ................................................................................... 30 3.1 Centrale ICT-projecten ......................................................................................................... 30 3.2 Decentrale ICT-projecten ..................................................................................................... 32

Bijlage 1: Applicaties per afdeling .............................................................................................. 36

Overzicht tabellen Tabel 1 Kostenoverzicht totaal Tabel 2 I&A formatie Tabel 3 Exploitatie centrale ICT (structurele kosten) Tabel 4 Vervanging/investeringen centrale ICT Tabel 5 Afschrijvingsbeleid Tabel 6 Totale structurele decentrale ICT kosten Tabel 7 ICT, afdeling PUZA Tabel 8 ICT, Directie Tabel 9 ICT, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling Tabel 10 ICT, afdeling Beheer Openbare Ruimte Tabel 11 ICT, afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf Tabel 12 ICT, afdeling Bedrijfsvoering Tabel 13 ICT, Griffie Tabel 14 Roadmap investeringen

Managementsamenvatting Het ICT-Beheerplan geeft een overzicht van de aan ICT gerelateerde kosten in meerjarenperspectief. Op 9 juli 2020 is het ICT Beheerplan 20202024 door de gemeenteraad vastgesteld. Het ICT Beheerplan 2021-2025 is een actualisatie van het ICT beheerplan 2020-2024. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie noodzakelijk is. Dit plan betreft de jaren 20212025. Dat wil zeggen: 2021 is het referentiejaar van waaruit verder wordt geredeneerd voor 2022 tot en met 2025. Voor het meerjarenperspectief is jaarschijf 2025 toegevoegd. De totale kosten in dit tweede ICT-Beheerplan stijgen ten opzichte van het vorige plan. Het gaat om meerkosten als gevolg van projecten ad € 381.000. Deze vloeien onder meer voort uit wijzigingen in wet- en regelgeving. Van dit bedrag is in het ICT-Beheerplan 2020-204 al € 170.000 aangekondigd. De structurele kosten (exploitatiebudgetten) stijgen met 435.000.

U vindt in tabel 1 (op de volgende pagina) de totalen van de ramingen voor de volgende posten: • De exploitatie budgetten, oftewel de raming voor de structurele kosten voor het beheer van ICT-componenten. Het betreft kosten die vaak voortvloeien uit meerjarige software en automatiseringscontracten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: o Centraal: de ICT die voor de hele gemeente Nieuwkoop van toepassing zijn en waarvoor de afdeling Bedrijfsvoering, team I&A verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de kantoorautomatisering (Office 365), digitaal samenwerken (MS Teams). Hier stijgen de kosten met bijna € 85.000. o Decentraal: de ICT-componenten die slechts voor bepaalde afdelingen of teams van toepassing zijn en waarvoor de desbetreffende afdeling verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de applicatie die voor de beoordeling van Wmo-aanvragen wordt gebruikt. Hier stijgen de kosten € 350.000. • De meerkosten als gevolg van projecten betreffen zowel de eenmalige kosten die bij aanschaf en implementatie aan de orde zijn als de structurele kosten voor het beheer die in het eerste jaar worden gemaakt; • De investeringen en afschrijvingen voor de centrale hardware van de gemeente. Alle ICT-componenten die in beheer zijn bij de gemeente Nieuwkoop zijn voor dit overzicht in kaart gebracht.

Om geen achterstallig onderhoud op te lopen zijn de hardware componenten voorzien van een technisch en economisch verantwoorde afschrijvingstermijn. In dit kader wordt alvast vermeld dat het contract met ICT dienstenleverancier PQR in 2025 afloopt. Evenals in 2016/2017 is een Europese aanbesteding noodzakelijk waarbij we rekening moeten houden met voorbereidingskosten en de initiële kosten van de nieuwe dienstenleverancier. De investeringen worden uiteraard omgezet naar kapitaalslasten, oftewel de “afschrijvingen”. o Verschil jaar 2022 t.o.v. vorige beheerplan: De lagere afschrijvingslasten t.o.v. het vorige ICT Beheerplan worden veroorzaakt door de uitgestelde investering in nieuwe laptops.

Verschil jaar 2023 t.o.v. vorige beheerplan: De lagere afschrijvingslasten t.o.v. het vorige ICT Beheerplan worden veroorzaakt door de uitgestelde investering in nieuwe mobiele telefoons.

Tabel 1 Kostenoverzicht totaal Exploitatie Jaar Exploitatie budgetten Centraal

2020

2021

2022

2023

2024

2025

€ 1.795.685 € 1.440.350 € 1.524.450 € 1.520.430 € 1.539.430 € 1.558.430 € 654.070 € 1.004.955 € 1.011.330

€ 991.455 € 1.011.330

Hogere exploitatiekosten als gevolg van projecten

€ 537.795

€ 381.000

€0

€ 250.000

€ 900.000

Afschrijvingen

€ 60.383

€ 131.118

€ 209.868

€ 302.219

€ 346.326

Exploitatie budgetten Decentraal

€ 654.069

Exploitatie totaal vlgs ICT beheerplan 2022 2025 € 2.449.754 € 2.892.598 € 3.041.523 € 2.741.628 € 3.083.104 € 3.816.086

Inleiding Voor u ligt een actualisatie van het ICT-Beheerplan 2020-2024. Dit plan betreft de jaren 20212025. Dat wil zeggen: 2021 is het referentiejaar van waaruit verder wordt geredeneerd voor 2022 tot en met 2025. Het beheerplan wordt jaarlijkse geactualiseerd en is gebaseerd op: • het Informatiebeleidsplan 2020-2024 • de begroting 2021 • de decembernota 2020 • de voorjaarsnota 2021 Deze zijn op hun beurt het gevolg van nieuwe wet- en regelgeving en van ambities die ICTkosten met zich meebrengen. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie zoals Covid 19 leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers.De ontwikkelingen gaan ontzettend snel. Dit maakt vooruitkijken een uitdaging. Daarom is er een kleine kans dat projecten (nog) niet in dit plan genoemd worden maar wel op ICT gebied kunnen gaan spelen. Het ICT-Beheerplan geeft inzicht in de structurele en projectmatige ICT-activiteiten met de daarbij behorende financiën. Het plan beoogt de kosten die de gemeente maakt ten aanzien van ICT inzichtelijk en transparant te maken en deze te beheersen en voorspelbaar te maken.

Door op deze manier meer aandacht te geven aan specifieke ICT-kosten, is de bewustwording daarover toegenomen. Medewerkers boeken ICT-kosten consequenter op ICT-uitgaven. Zo zijn er nu kosten opgevoerd die voorheen niet als ICT-kosten werden gezien en andersom: kosten waren opgevoerd als ICT-kosten, maar blijken dat niet te zijn. Hierdoor ontstaat een beter beeld van de werkelijke ICT kosten en is regie en toezicht op deze kosten beter uitvoerbaar.

Leeswijzer Hoofdstuk 1 betreft de centrale ICT-omgeving waarvoor de afdeling I&A verantwoordelijk is. Allereerst wordt deze afdeling en hun werkzaamheden kort geïntroduceerd. Vervolgens is in dit hoofdstuk een overzicht van de reguliere exploitatie, vervangingen en investeringen te vinden. Het betreft onder andere het ICT-netwerk, generieke applicaties als Microsoft Office, generieke database, ICT apparatuur en de dienstverlening voor onderhoud van de centrale omgeving. Dit hoofdstuk is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de teamleiders en het management van het team I&A. Hoofdstuk 2 betreft de decentrale ICT-omgeving waarvoor de vakafdelingen verantwoordelijk zijn. De betreffende leidinggevende draagt zorg voor contractbewaking en functioneel beheer en beschikt daarvoor over een budget. In dit hoofdstuk is een overzicht van de reguliere exploitatie te vinden, alsmede vervangingen en investeringen van de ICT die specifiek gericht is op het gebruik binnen het desbetreffende team. Daarin worden onderdelen benoemd, zoals applicaties, koppelingen specifieke databases, etc. Dit hoofdstuk is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de teamleiders en het management van diverse afdelingen. Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van nieuwe investeringen.

Het betreft onder meer projecten vanwege nieuw beleid of aangepaste wetgeving, alsmede de uitvoering van richtlijnen zoals bijvoorbeeld de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De investeringen in dit hoofdstuk

kunnen de volgende jaren doorwerking hebben naar Hoofdstuk 1 en 2, indien de aangepaste ICT-onderdelen de daarop volgende jaren in stand moeten worden gehouden. De projecten die onder de Centrale ICT vallen, zijn de verantwoordelijkheid van I&A. De projecten die onder de Decentrale ICT vallen, zijn de verantwoordelijkheid van het desbetreffende team, c.q. de desbetreffende afdeling. Bijlage 1 biedt een overzicht van de applicaties die de gemeente Nieuwkoop gebruikt bij de uitvoering van haar werkzaamheden. De applicaties zijn per afdeling uitgesplitst.

1. Centrale ICT 1.1 Het team I&A Het team I&A maakt onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Het team I&A beheert alle centrale ICT voor de hele organisatie. Het gaat hier om zowel software als hardware. Daarnaast ontwikkelt I&A informatiserings-, gegevens- en beveiligingsbeleid. Op de onderdelen gegevensmanagement en beveiliging wordt in de hoofdstukken 1.2 en 1.3 nader ingegaan. In tabel 2 is een overzicht te vinden van de formatie zoals die in de personeelsbegroting is opgenomen. Tabel 2: I&A formatie

I&A Functie Teamleider Informatisering & automatisering Informatisering Strategisch Informatieadviseur Informatieadviseur Gegevensmanager CISO/Informatiebeveiliging Automatisering Functioneel Beheerder Topdesk Medewerker ICT Medewerker Servicepunt ICT / Functioneel Beheerder Teams Totaal

Fte 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,24 7,24

De Teamleider I&A is behalve teamleider ook de accountmanager voor PQR, dat is de ICTleverancier die het centrale ICT-netwerk beheert. Informatisering De eenheid informatisering is belast met het managen van de informatiehuishouding. Deze eenheid bestaat uit de volgende functies: - De strategisch informatieadviseur vertaalt landelijke ontwikkelingen en trends naar beleid en projecten, biedt regie en sturing bij de uitvoering van projecten. De strategisch adviseur bewaakt de informatiearchitectuur. - De informatieadviseur assisteert de strategisch adviseur. Staat in contact met de functioneel beheerders van applicaties. Deze adviseur begeleidt aanvragers van wijzigingsverzoeken en is projectleider voor uitvoeren van een aantal ICT-projecten. - De Gegevensmanager bewaakt de gegevenshuishouding, houdt toezicht op de kwaliteit van het beheer van de gegevens, adviseert over uitwisseling van gegevens. De gegevensmanager is ook het aanspreekpunt voor de beheerders van Basisregistraties en de partij die het functioneel beheer uitvoert van de gegevensmakelaar(s). Informatiebeveiliging De eenheid Informatiebeveiliging bestaat uit één fte: de Chief Information Security Officer, kortweg CISO, ook wel: medewerker Informatiebeveiliging. De CISO is een verplichte functie. Informatiebeveiliging is niet alleen ICT, maar gaat verder.

De CISO heeft regie op de uitvoering van de jaarlijkse ENSIA audit. Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid worden richtlijnen voorgeschreven die gecoördineerd vanuit de CISO worden geïmplementeerd. De

bewustwording dat Informatiebeveiliging niet alleen een technische uitdaging is, maar vooral gaat om bewust handelen, is een belangrijk onderdeel van deze functie. Automatisering Automatisering bestaat uit drie medewerkers met de volgende functies: - De Functioneel Beheerder TopDesk die zorgdraagt voor de inrichting van de ITIL applicatie, waarbij aanvragen en meldingen procesmatig worden afgehandeld. De vanuit de BIO verplicht voorgeschreven registratie van applicaties en ICT middelen maakt onderdeel uit van dit beheer. De Medewerker ICT voert het werkplekbeheer uit en biedt service voor alle ICT middelen die niet binnen het contract van PQR vallen. De medewerker biedt ondersteuning op alle locaties van de gemeente en is daarom veel onderweg. Ook het beheer van certificaten, domeinregistraties, e-herkenningsmiddelen, etc. wordt verzorgd door de Medewerker Servicepunt ICT. De Medewerker Servicepunt ICT bemenst het Servicepunt ICT. Deze medewerker zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers een goede start kunnen maken op een virtueel goed ingerichte werkplek; daarnaast ontvangen nieuwe medewerkers een laptop en mobiele telefoon die volledig is geinstalleerd en ingericht conform de eisen van de gemeente. Nieuwe medewerkers van de gemeente ontvangen ingerichte ICT en vertrekkende medewerkers leveren deze apparatuur weer in.

Het Servicepunt ICT is de vraagbaak voor medewerkers als het voor hen onduidelijk is waar ze moeten zijn. Medewerkers van PQR en andere ICT leveranciers schakelen met het Servicepunt ICT in geval er ondersteuning op locatie geboden moet worden. Op de locatie Nieuwveen is het Servicepunt één dagdeel per week aanwezig. Deze functie wordt vervuld voor 20 uur in de week. Daarnaast geeft deze medewerker voor 12 uur invulling aan het functioneel beheer voor Teams en Onedrive De inrichting van het Servicepunt ICT is gedaan vanuit de behoefte van de organisatie. Geen centraal punt voor ICT ondersteuning resulteerde namelijk in onvrede vanuit de organisatie. Sinds de komst van het Servicepunt ICT is deze onvrede grotendeels verdwenen. Het Servicepunt is anno 2021 niet meer weg te denken en voorziet in een grote behoefte.

1.2 Gegevensmanagement Gegevensmanagement omvat het geheel van activiteiten om in een organisatie op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken 1. Het informatiebeleid en de uitvoeringsplannen laten zien welke ambities Gemeente Nieuwkoop op dit gebied heeft. Om invulling te geven aan die ambitie is budget nodig. Enerzijds om de basis die er nu staat op orde te houden en om te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Anderzijds om door te ontwikkelen zodat invulling kan worden gegeven aan de ambities uit het genoemde beleid. Het structureel budget voor gegevensmanagement is opgenomen in het exploitatieoverzicht, voor zover de kosten daarvan nu bekend zijn. De onderwerpen waarvoor in 2022 en de periode daarna investeringsbudget benodigd is worden hier kort onder de aandacht gebracht. 1 https:www.gemmaonline.nl

Kennisopbouw en Bewustwording We benaderen gegevens als een waardevol bedrijfsmiddel. Waarde die je wilt behouden, beschermen en vergroten en die je, binnen kaders van wet-, regelgeving en ethiek, optimaal wilt benutten. Kwaliteit speelt hierin een belangrijke rol. Kwaliteit van data, maar ook kwaliteit van processen en systemen waarmee data worden gegenereerd. Daarnaast is het van belang dat een organisatie in staat is data goed te verwerken en analyseren om data gedreven te kunnen werken en er relevante conclusies uit te kunnen trekken. Aandacht voor het stellen van de juiste (business)vraag is daarbij van groot belang.

Governance en management Data Management en Data Governance spelen een belangrijke rol bij het behouden, beschermen en vergroten van de waarde van gegevens en het optimaal benutten ervan. Het Data Management framework van DAMA-DMBOK biedt kaders om hier invulling aan te gaan geven. Door per aandachtsgebied een ambitieniveau te definiëren en dit af te zetten tegen het huidige volwassenheidsniveau, ontstaat de basis voor een meerjarig programma.

Dataplatform Gegevens komen op veel verschillende plekken tot stand. Ze worden bijvoorbeeld gegenereerd in applicaties die worden gebruikt voor het uitvoeren van operationele processen, worden aangeleverd door sensoren die automatische metingen uitvoeren, etc. Deze gegevens zijn niet altijd direct geschikt voor analyse. Ze kennen bijvoorbeeld geen historie, zijn van onvoldoende kwaliteit of missen relaties met context. Om gegevens geschikt te maken voor analyse is een dataplatform nodig. Hierop kunnen processen worden ingericht voor bijvoorbeeld anonimiseren, pseudonimiseren, kwaliteitscontrole, borgen van historie, etc. Gemeente Nieuwkoop beschikt op dit moment over een dataplatform met beperkte functionaliteit. Uitbreiding hierop is noodzakelijk. De kaders waarbinnen dat plaats moet vinden worden vastgesteld binnen het programma datagedreven werken zoals opgenomen in hoofdstuk 3. Integratie In het informatiebeleid van de gemeente is opgenomen dat de gemeente een open informatievoorziening wil bieden aan de eigen organisatie, samenleving en partners. Het mogelijk maken van efficiënte samenwerking is een belangrijke motivatie hiervoor. Dit natuurlijk binnen de mogelijkheden die wet- en regelgeving bieden en organisatorische en ethische afwegingen die worden gemaakt.

Dit in combinatie met bovenstaande en de ontwikkelingen op gebied van Common Ground 1 vraagt meer aandacht voor integratievraagstukken en gerelateerde architectuur. Dat vraagt om een analyse van ons huidige applicatieportfolio daar waar het gaat om integratieaspecten en waar nodig een investering om de basis op orde te houden. Dit is een aandachtspunt voor 2022 en zal nog worden uitgewerkt in een projectplan.

1 Common Ground is een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur. In de kern gaat het

om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo worden data losgekoppeld van werkprocessen en applicaties.

1.3 Informatiebeveiliging Om stappen te blijven zetten op het gebied van informatiebeveiliging en om in control te zijn met geldende wet- en regelgeving, is budget voor informatiebeveiliging nodig. Niet alleen om projecten en investeringen te kunnen starten, maar ook om aandacht te vragen voor de rol van “de mens”. Immers, ook mensen kunnen de oorzaak van een cybersecurity probleem zijn. Een geïntegreerde aanpak voor cybersecurity omvat daarom niet alleen ondersteunende tooling voor de organisatie, maar ook bewustwordingsacties voor onze medewerkers. Het gevraagde budget is mede bestemd voor de projecten die benoemd zijn in het informatiebeveiligingsbeleid- en bijbehorend uitvoeringsplan (2020-2024). De projecten die reeds in 2020 en 2021 uitgevoerd en afgerond zijn komen niet meer terug in het projectenoverzicht; de kosten voor het beheer zijn opgenomen in de structurele kosten. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) De BIO is het geldend normenkader voor informatiebeveiliging. Het doel is om door middel van een basisniveau informatiebeveiliging digitaal weerbaar te worden en te blijven. Vanuit dit normenkader heeft gemeente Nieuwkoop te maken met verplichte maatregelen om het basisniveau informatiebeveiliging te verhogen. Hieronder is een overzicht van de benodigde maatregelen die op ons af komen en waar investeringsbudget voor nodig is: -

Pentesten2. Netwerkbeveiliging (zie ook GGI-Veilig percelen 2 en 3) en de Secure Workspace. Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM).

ENSIA Jaarlijks wordt de gemeente Nieuwkoop geaudit voor de ENSIA-verantwoording. De audit van de DigiD-aansluitingen, het beoordelen van de Third Party Memorandum (TPM) van Suwinet, het beoordelen van de collegeverklaring en de markering van de stukken, het opstellen van het assurancerapport en dossieropbouw maken hier allemaal onderdeel van uit. Rapportage hierover wordt in de jaarrekening opgenomen. GGI-Veilig De gemeente Nieuwkoop heeft zich ingeschreven voor alle drie de percelen van GGI-Veilig: - Perceel 1: SIEM/SOC (monitoring en response). - Perceel 2: Aanvullende security producten en diensten. - Perceel 3: Security expertise services. We zijn niet verplicht om de producten en diensten (allemaal) af te nemen. Als wij voornemens zijn een product of dienst af te nemen via GGI-Veilig, zal dit als centraal ICT-project opgevoerd worden in het Beheerplan.

2 Pentest is een afkorting van 'penetration testing'. Bij een pentest kruipen pentesters in de huid van een

hacker. Ze proberen op allerlei manieren en met alle mogelijke middelen toegang te krijgen tot de geteste IT-omgeving.

1.4 Informatisering en Automatisering In dit hoofdstuk worden allereerst de posten beschreven die worden opgevoerd in het overzicht van de centrale ICT. Met centrale ICT worden al die zaken bedoeld die door de gehele organisatie worden gebruikt. Deze zaken worden beheerd bij het team I&A. Software- en automatiseringscontracten 4620502-438020 Op deze post staan de contractkosten van software, de applicaties die in gebruik zijn en de automatiseringscontracten. In de tabel staat onder deze post de doorrekening nieuwe contractkosten. Dit zijn kosten die na het eerste implementatiejaar doorvloeien naar de exploitatie. Doorrekening nieuwe contractkosten De kosten in het eerste jaar van een project worden toegerekend aan het betreffende project. Na het eerste jaar komen de contractkosten/structurele kosten bij de exploitatie. Om een inzicht te geven in de toename van deze kosten is de post “doorrekening nieuwe contractkosten” toegevoegd aan het exploitatieoverzicht. Infrastructuur 4620502 – 438023 De ICT infrastructuur bestaat uit het geheel aan bekabeling, datalijnen (o.a. internet, Gemnet) noodstroomvoorziening, netwerkcomponenten, Wi-Fi voorziening en ICT-ruimtes. Nieuw is de aansluiting op het Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur, dit GGI netwerk is een stelsel van besloten netwerken specifiek bedoeld voor gemeenten en gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden.

Op deze post worden de structurele kosten van de datalijnen geboekt. Hardware 4620502 – 438036 Op deze post worden de structurele kosten geboekt voor huur en onderhoud van hardware, zoals bijvoorbeeld de A0 plotter en verbruiksmaterialen. De kosten van de multifunctionals (printers, scanners) worden vanaf deze versie van het ICTbeheerplan ook hier verantwoord. Investeringen <25K 4620502 – 438063 Op deze post worden incidentele vervangingen en/of uitbreidingen geboekt, bijvoorbeeld vervangen van apparatuur die defect raakt waarvan de reparatiekosten hoog zijn, uitbreiding van apparatuur bij (tijdelijke) uitbreiding, of incidentele vervanging of aanschaf i.v.m. gewijzigde techniek. Vaste telefonie 4620503 – 438049 De gemeente Nieuwkoop heeft als centrale een Anywhere oplossing aangevuld met Skype for Business, beide gehost bij KPN. Over de panden heen zijn nog enkele vaste telefonie punten. De gemeente Nieuwkoop heeft ingeschreven op de door de VNG uitgeschreven aanbesteding GT Connect, die tot gunning aan leverancier Atos heeft geleid. De VNG heeft vanwege wanprestaties de raamovereenkomst opgezegd. Dat heeft geleid tot een kort geding waarin Atos op alle punten in het ongelijk is gesteld. Volgens de rechter is de raamovereenkomst met goede redenen ontbonden. Atos is separaat een bodemprocedure gestart; een uitspraak wordt eind 2022 verwacht.

Omdat het huidige contract met KPN medio 2021 afloopt wordt voorzien in een voorlopige oplossing. Mobiele telefonie 4620503 – 438109 De gemeente Nieuwkoop heeft ingeschreven op de door de VNG uitgeschreven aanbesteding GT Mobiele communicatie. Hierbij zijn zeer aantrekkelijke tarieven bedongen. Dit contract loopt in 2022 af. De VNG heeft besloten een nieuwe aanbesteding uit te schrijven waar de gemeente Nieuwkoop weer aan zal deelnemen.

De mobiele abonnementen bestaan uit simkaarten voor de smartphones van medewerkers en simkaarten voor speciale toepassingen. Diensten De gemeente Nieuwkoop heeft haar ICT-beheer en -ondersteuning op onderdelen uitbesteed. Het huidige contract met ICT-dienstenleverancier PQR loopt in 2025 af. Dit betekent dat een nieuw contract voor beheer van de hele ICT-omgeving in 2024 moet worden aanbesteed. Het is uiteraard van belang dat we tijdig met de voorbereidingen starten. De techniek ontwikkelt zich in rap tempo, waardoor het concept van de huidige inrichting om aanpassing vraagt. Bovendien wordt de ICT-omgeving met veel koppelingen naar cloudtoepassingen steeds complexer. Dat vraagt in een aanbestedingstraject om extra expertise om de gewenste ICT-omgeving te kunnen uitvragen. Doordat in 2017 een langjarig contract met PQR is afgesloten zijn door langjarige prijsafspraken de uitgaven stabiel. Het is een reële verwachting dat er in de toekomst sprake zal zijn van een toename van de centrale ICT kosten, gelet op de steeds complexer wordende ICT-omgeving. Ook moet er rekening worden gehouden met een eenmalige investering zoals ook in 2016/2017 heeft plaatsgevonden. Op basis van de cijfers uit deze periode wordt rekening gehouden met een werkbudget (investeringsbedrag) van € 900.000.

ICT Beheer 4620502 – 438070 Het centrale ICT-netwerk wordt beheerd door PQR, het contract hiervoor is Europees aanbesteed. Via dit contract heeft de gemeente Nieuwkoop de beschikking over een ICTnetwerk, inclusief beheer en licenties van (besturings-)software. Aanpassing van dit contactbedrag kan plaatsvinden op basis van resources als aantal netwerkaccounts, onderhoud van virtuele en fysieke werkplekken, opslagcapaciteit, etc. Door ingebruikname van Microsoft Teams is een backup-oplossing voor het veiligstellen van data in de Microsoft Cloud toegevoegd aan de dienstverlening van PQR. Request for Change (RFC’s) 4620502 – 438071 Als ICT onderdelen als applicaties, koppelingen, netwerkverbindingen, etc. op het ICT-netwerk moeten worden aangepast kan de ICT partner op basis van het afgesloten contract en een goedgekeurde RFC (Request for Change) kosten in rekening brengen. Dit geldt ook als onderdelen op het netwerk end-of-life worden verklaard door bijvoorbeeld Microsoft of Oracle. Ketenafhankelijkheid leidt tot een update of upgrade van applicaties, de kosten voor de updates en upgrades brengt de ICT leverancier additioneel in rekening. Overige diensten 4620502 – 438058 Voor het beheer van specifieke ICT-onderdelen die op de centrale ICT-omgeving zijn geplaatst is specifieke kennis nodig.

Vanuit de gedachte dat we in Nieuwkoop niet alle ICT-kennis in huis kunnen hebben, zijn deze onderdelen in beheer gegeven van partners. Een overzicht van de onderdelen die onder deze kostenpost vallen zijn o.a.: • Beheer- en releasemanagement en hostingkosten van de gegevensmakelaar (basisregistratie Personen, BAG, etc.) en de koppeling met de landelijke voorziening, • Beheer van de Oracle database, • Aanpassingen op ICT onderdelen, die niet in beheer zijn bij PQR (TopDesk, Gegevensmakelaar, etc.) Helpdesk en Inhuur Expertise 4620502 – 438038 Soms is op incidentele basis in te huren expertise noodzakelijk. Complexe trajecten waarbij specifieke kennis nodig is in verband met bijvoorbeeld ketenafhankelijkheid , een specifieke toepassing, projectbegeleiding, vertaling van de door te voeren aanpassingen naar ICT oplossingen naar uit te voeren roadmaps, etc.

Inhuur Expertise bij calamiteiten 4620502 – 438072 De praktijk leert dat expertise op onderdelen per direct nodig kan zijn, bijvoorbeeld ingeval van een calamiteit, een security issue of een op te lossen issue waarbij het Service Level Agreement (SLA) niet dekkend is. Sociaal Intranet 4620502 – 438073 Voor interne communicatie wordt gebruik gemaakt van Microsoft SharePoint/Office 365. Inmiddels zijn de beheercontracten afgelopen; ter ondersteuning is met een ter zake kundige partij een contract afgesloten om gebruik te kunnen maken van helpdeskondersteuning. Informatiebeveiliging 4620502 – 438062 Voor informatiebeveiliging was er in 2020 eenmalig een groter budget beschikbaar in verband met de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In de jaren die volgen is een vast budget opgevoerd om te kunnen blijven investeren in informatiebeveiliging. Het beschikbare budget voor specifieke voorzieningen op het gebied van Informatiebeveiliging is vanuit 438020 (automatiseringscontracten) over gebracht naar 438062 (informatiebeveiliging).

In tabel 3 vindt u de structurele kosten voor de hiervoor beschreven onderdelen. In de kolom wijzigingen ziet u of de situatie zodanig wijzigt dat er vanaf 2022 meer of minder kosten worden gemaakt. Een verklaring voor deze wijzigingen wordt puntsgewijs op de volgende pagina gegeven. Tabel 3 Exploitatie centrale ICT (structurele kosten)

Omschrijving Software- en Automatiserings- contracten

Grootboek nummer 4620502

Categorie 438020

contractkosten uit informatiebeveiliging *

2021

Wijzigingen

€ 335.950

€ 7.400

€ 54.000

€ -54.000

2022

2023

2024

2025

€ 343.350

€ 355.030

€ 365.030

€ 375.030

ICT-infrastructuur

4620502

438023

€ 155.000

€ -22.200

€ 132.800

€ 134.000

Hardware

4620502

438036

€ 18.700

€ 24.800

€ 43.500

4620502

438063

€ 30.000

€0

€ 30.000

Helpdesk/ incl. inhuur expertise

4620502

438038

€ 50.000

€0

€ 50.000

Overige diensten

4620502

438058

€ 199.000

€ -38.600

€ 160.400

€ 137.500

€ 140.500

€ 143.500

I&A contract PQR vaste kosten

4620502

438070

€ 390.000

€ 36.000

€ 426.000

€ 431.000

€ 436.000

€ 441.000

I&A contract PQR extra diensten

4620502

438071

€ 50.000

€0

€ 50.000

I&A inhuur expertise/calamiteiten

4620502

438072

€ 10.000

€0

€ 10.000

I&A social intranet

4620502

438073

€ 8.500

€0

€ 8.500

Informatiebeveiliging

4620502

438062

€ 70.000

€ 129.700

€ 199.700

Telefonie – vast

4620503

438049

€ 56.000

€ 1.000

€ 57.000

€ 58.000

€ 59.000

€ 60.000

Telefonie – mobile

4620503

438109

€ 13.200

€0

€ 13.200

Investeringen < €25.000,-

Totaal

€ 1.440.350

€ 84.100 € 1.524.450 € 1.520.430 € 1.539.430 € 1.558.430

Toelichting op de wijzigingen •

• • •

Software- en Automatiserings Contracten (4620502-438020): er zijn verschillende mutaties doorgevoerd. Het eindresultaat is dat de kosten voor de contracten licht stijgen, met name door een stijging van het aantal netwerkaccounts. Ook het bellen via MS Teams brengt extra licentiekosten met zich mee. Daarnaast is de post “gezuiverd” door de contractkosten voor informatiebeveiliging, aldaar (grootboeknummer 4620602-438062) onder te brengen. De kosten voor de multi-functionele printers ad € 24.000 zijn ondergebracht bij grootboeknummer 4620502-438036 (Hardware). Overige diensten (4620502-438058:Bij de decembernota 2020 is reeds € 50.000,- afgeraamd. Een testomgeving voor de gegevensmakelaar extra kosten ad € 15.000,Infrastructuur (4620502-438023): Dankzij de deelname aan het aanbestedingstraject GT Vast van de VNG, zijn de kosten voor datalijnen met € 50.000 gedaald. Er is echter ook sprake van extra kosten ad circa € 30.000 vanwege aansluiting op het GGI-netwerk. Informatiebeveiliging (4620502-438062): De contractkosten uit voorzieningen voor informatiebeveiliging zijn van de meer algemene software- en automatiseringscontracten ondergebracht bij de kosten voor informatiebeveiliging. Derhalve een ophoging van het budget met (de verplaatste) € 54.000. Daarnaast zijn er extra kosten ad € 37.000 vanwege uitbreiding van de security maatregelen met behulp van ‘Secure Workspace’.

Tenslotte zijn er maatregelen getroffen ad € 23.700 om beter beschermd te zijn tegen virussen en ransomware en worden jaarlijks zogenaamde penetratietesten uitgevoerd ad € 7.500.

1.5 Vervangingsinvesteringen Evenals in het vorige hoofdstuk, wordt allereerst kort beschreven wat bedoeld wordt met de verschillende onderdelen. Daarna vindt u in tabel 4 een overzicht van de begrote kosten. -

Laptops voor specifieke doeleinden: een aantal laptops dat specifiek voor presentaties wordt gebruikt, zoals in de raadszaal. Daarnaast een MacBook voor het ontwikkelen en bewerken van filmpjes. GT Vaste communicatie – GGI: betreft de datalijnen die worden ondergebracht in het contract van Vodafone-Ziggo. Voor 2021 gaat dit om alle lijnen van Ziggo (voorzover deze niet onder dit contract vallen), alle lijnen van XS4all, Signet Fiber (Zwembad) en Fiber Revolution (Schoterhoek); voor 2022 zijn dit de lijnen van de KPN. Daar is een extra groot bedrag voor geraamd omdat glasvezel moet worden aangebracht op diverse locaties Alle dienstverlening die nu over Gemnet gaat bij de KPN moet over naar het GGI netwerk; daar is inmiddels een lijn bij PQR (in het datacenter in Haarlem) voor aangesloten. Netwerkcomponenten ICT ruimtes: betreffen de ICT ruimtes in Nieuwveen en Ter Aar. De hier gerealiseerde patchkasten, workgroupswitches en firewalls, moeten periodiek worden vervangen. Netwerkcomponenten op locatie: betreft de periodieke vervanging van de netwerkcomponenten op de locaties Schoterhoek, CJG en het Zwembad. ICT ruimtes De ICT ruimtes, met name in Ter Aar, zijn voorzien van bepaalde bewakingsvoorzieningen en koeling. Met Bouwkunde is afgesproken deze ICT-ruimte opnieuw in te richten. Dat vindt plaats nadat de server AS400 die hier nog staat, is afgevoerd.

UPS ICT ruimtes De ruimtes in Ter Aar en Nieuwveen zijn voorzien van UPS’en. Onderzocht wordt of het beter is nieuwe patchkasten aan te schaffen waar UPS is ingebouwd.

De bedragen in kolom 2021 zijn overgenomen uit het ICT-beheerplan 2020-2024. De begroting vanaf 2022 (t/m 2024) was ook al eerder opgegeven. Door allerlei factoren kan deze uiteraard veranderen. Denk aan het overboeken van ICT-kosten vanuit een andere kosten categorie, verouderde software, nieuw beleid of wetswijzigingen. De effecten op financieel gebied worden aangegeven in de kolom “wijzigingen” en later tekstueel toegelicht. Indien er al sprake is van wijzigingen in het begrotingsjaar 2021, dan worden deze meegenomen in de reguliere planning & controlcyclus. Als een bedrag grijs is gemarkeerd, betekent dit dat de investering naar een volgend jaar is doorgeschoven. Meer informatie in de toelichting onder deze tabel.

Tabel 4: Vervanging/investeringen centrale ICT Omschrijving Telefoon – Android Mobiel (2017) Telefoon – IOS Mobiel ( 2020 ) Tablets – Android Tablets – IOS Vaste telefonie GT Vaste communicatie – GGI Laptops Elite X360 Laptops AutoCad Laptops voor specifieke doeleinden Dockingstations Mini PC’s Mini PC’s NUC tbv presentatieschermen Desktops Monitoren Headsets t.b.v. IP telefonie Presentatieschermen Vergaderruimtes Presentatieschermen Nw raadszaal + commissiekamer Wifi accespoints Polycom (5 ruimtes) Bekabeling Netwerkcomponenten ICT ruimtes Netwerkcomponenten op locatie ICT ruimtes UPS ICT ruimtes

Investeringsbedrag € 79.545

Jaar van investering 2017

Afschrijvings termijn 2 jaar

€ 2.081

2020

2 jaar

€ 3500*

€ 8.044 €10.500

2018 2020

4 jaar 4 jaar

€ 10.000*

5 jaar 5 jaar € 357.431 € 13.722 € 37.195 € 15.400

€ 46.048 € 20.000

2017 2019 2018 1 x 2021 2017 2018 2018

2017 2017 2018

€ 15.000

€ 20.000 € 170.000 € 100.000

2020 2018

2021

2022

2023

2024

€ 200.000

2025 € 200.000

€ 3500 € 25.000

€ 5.000 € 5.000

4 jaar 4 jaar 4 jaar

€ 400.000 € 10.000

€ 2.600

4 jaar 4 jaar 4 jaar

€ 40.000 € 20.000 € 0,00

€ 45.000

€ 15.000

5 jaar 5 jaar 7 jaar 7 jaar

€ 5000

7 jaar

€ 15.000*

5 jaar 4 jaar 15 jaar 5 jaar

€ 35.000*

€ 50.000 € 15.000 € 20.000*

€ 20.000 € 200.000 € 100.000 € 10.000

5 jaar 7 jaar 5 jaar

€ 20.000

€ 10.000 € 7.500

Printers klein Thuiswerkplek

€ 17.000

2020

5 jaar 5 jaar

€ 5.000 €20.000

Toelichting op de wijzigingen •

• • • • • •

De smartphones (Android) zijn in 2020 aangeschaft maar pas in 2021 aan de medewerkers uitgegeven, vanwege de maatregelen rondom Covid-19. De afschrijftermijn is twee jaar, waardoor de volgende vervanging in 2023 plaatsvindt in plaats van 2022, zoals in het ICT Beheerplan van vorig jaar was vermeld. Nu al is bekend dat de vervangingskosten in 2023 verdubbelen. Vanwege de verhoogde eisen op het gebied van security die vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid worden gesteld, zal dan een toestel moeten worden aangeschaft dat hieraan voldoet. Dat leidt tot hogere toestelkosten. De kosten voor de smartphones IOS nemen toe, omdat er meer collega’s binnen de organisatie een IOS toestel tot zijn/haar beschikking heeft gekregen. De Tablets zijn met ingang van dit ICT-Beheerplan opgesplitst in Android en IOS producten. De meeste IOS tablets zijn in 2020 aangeschaft. Met een vervangingstermijn van 4 jaar is deze kostenpost toegevoegd voor 2024. De vervanging van de Laptops Elite X360 verschuift van 2021 naar 2022, omdat ze nog in prima staat zijn. Gelijktijdig met de vervanging van de “standaard” laptops zullen in 2022 ook Laptops voor specifieke doelen (denk aan “leen of presentatie” laptop) worden aangeschaft. De vervanging van een specifieke laptop in 2025 betreft een Macbook die is aangeschaft om filmpjes te kunnen maken.

Mini PC’s NUC tbv presentatieschermen worden niet langer gebruikt en komen vanaf volgend jaar niet meer in het ICT-Beheerplan voor. De thuiswerkplekken zijn nieuw in dit overzicht. Omdat we dat (thuiswerken) in 2020 massaal gingen doen, zijn voor de inrichting van thuiswerkplekken beeldschermen, toetsenborden en muizen aangeschaft.

Afschrijvingsbeleid In tabel 4 is weergegeven welke hardware centraal in beheer is. De gemeente Nieuwkoop hanteert daarbij het afschrijvingsbeleid, dat hierna in tabel 5 is weergegeven.

Tabel 5 Afschrijvingsbeleid

Omschrijving Desktops / thin cliënts Convertibles / ultrabooks (laptops) Smartphones Tablets Netwerkcomponenten Servers Bekabeling Presentatieschermen

Afschrijvingstermijn (in jaren) 5 4 2 4 5 5 15 7

Bij het bepalen van een afschrijvingstermijn wordt rekening gehouden met de technische en economische afschrijving. Smartphones worden voorzien van het goedkopere Android besturingssysteem. Bij de aanschaf wordt niet het nieuwste model gekozen, dit scheelt behoorlijk in de prijs. De korte afschrijvingstermijn wordt bepaald door intensief gebruik van smartphones, door de apps die steeds meer resources vragen van smartphones en door de mate waarin securityupdates worden uitgebracht voor oudere versies van Android. Applicaties ontwikkelen zich door en houden rekening met de huidige ICT-capaciteit van onderliggende hardware. Op apparatuur zoals wifi-accespoints wordt firmware geplaatst met protocollen om veilig te kunnen werken. Als een dergelijk protocol niet kan worden geplaatst op een wifi-accespoint ben je genoodzaakt tot vervanging over te gaan, omdat sommige nieuwe apparatuur anders geen contact meer kan maken omdat deze de nieuwe protocollen vereist. Mobiele apparatuur valt ook technisch gezien uit, het is niet altijd mogelijk om nog oudere modellen te verkrijgen. De apparatuur wordt voorzien van één installatie-image, het bijhouden van meerdere images is beheersmatig onwenselijk en ook duur. Issues worden opgelost voor één standaard, het komt voor bij meerdere standaards dat een issue wordt opgelost voor type A, maar dat daardoor een issue ontstaat voor type B.

Om met één standaard te blijven werken is periodieke vervanging nodig. Netwerkbekabeling wordt ook steeds meer belast, er gaat veel meer data over de lijnen dan 10 jaar geleden. Daarom zal op enig moment de huidige verouderde bekabeling moeten worden vervangen. Routers en Switches moeten samenwerken met Workgroupswitches, deze apparatuur is essentieel voor de goede werking van het netwerk en ook hiervoor geldt dat deze onderdelen worden voorzien van firmware met beveiligingsvoorzieningen, te lang met oude modellen heeft risico’s

Het vervangingsplan hanteert de afschrijvingstermijnen om er voor te zorgen dat een vervanging mogelijk is, bij iedere vervanging wordt uiteraard getoetst of de vervanging nodig is. Daar waar er geen bezwaar is om nog een jaartje langer door te draaien zal uiteraard gekozen worden om dit te doen.

2.Decentrale ICT Het beheer van de vakapplicaties is decentraal belegd bij de teamleiders van de desbetreffende teams. Dat betekent onder meer dat het functioneel beheer en het contractbeheer de verantwoordelijkheid van het team is dat de desbetreffende applicatie overwegend gebruikt. Dat betekent dus ook dat de financiële verantwoordelijk zoals verwoord in dit ICT-Beheerplan bij de teamleiders en het management van deze afdelingen is belegd. Dit heeft als doel de bewustwording van de kosten te vergroten bij gebruikers en eindverantwoordelijk en daarmee tot verantwoorde en gecontroleerde budgetten te kunnen komen. In dit verband een opmerking bij het Zaaksysteem dat is aangeschaft om zaakgericht te kunnen werken. Alhoewel dit systeem door vrijwel alle afdelingen van de gemeente wordt gebruikt, is het ondergebracht bij het team Documentaire Facilitaire Dienstverlening (DFD), vanuit de gedachte dat het ook een document managementsysteem (DMS) omvat en daarmee het huidige DMS Corsa (nu ook bij DFD ondergebracht) vervangt. In onderstaande tabellen zijn de decentrale ICT-kosten per team uiteengezet voor de jaren 2021 tot en met 2025. De ICT kosten van het team I&A zijn hier niet in opgenomen. Deze zijn terug te vinden in de tabellen 4 en 5 in het vorige hoofdstuk. De bedragen in kolom 2021 zijn overgenomen uit het ICT-beheerplan 2020-2024.

De begroting vanaf 2022 (t/m 2024) was ook al eerder opgegeven. Door allerlei factoren kan deze uiteraard veranderen. Denk aan het overboeken van ICT-kosten vanuit een andere kosten categorie, verouderde software, nieuw beleid of wetswijzigingen. De effecten op financieel gebied worden aangegeven in de kolom “wijzigingen” en later tekstueel toegelicht. Indien er al sprake is van wijzigingen in het begrotingsjaar 2021, dan worden deze meegenomen via de reguliere planning & controlcyclus. Allereerst wordt in tabel 6 een overzicht gegeven van alle structurele decentrale ICT-kosten bij elkaar opgeteld. Daarna wordt in de tabellen 7 t/m 13 per afdeling een overzicht gegeven van de kosten gevolgd door een toelichting bij de wijzigingen.

Tabel 6 Totale structurele decentrale ICT kosten

Structurele decentrale ICT-kosten TOTAAL Afdeling

2021

Wijziging

2022

2023

PUZA

€ 254.795

€ 84.420

€ 339.215

€ 359.090

€ 339.215

€ 359.090

€ 26.661

€ 29.139

€ 55.800

BOR

€ 115.086

€ 6.010

€ 121.196

RO&G

€ 3.931

€ 40.569

€ 44.500

BV, exclusief I&A

€ 241.931

€ 192.533

€ 434.464

€ 420.964

Griffie

€ 11.666

€ -11.666

€0

€ 9.780

€ 654.070

€ 350.785

€ 1.004.955

€ 1.011.330

€ 991.455

€ 1.011.330

DIR Totaal

2024

2025

Tabel 7 ICT, afdeling PUZA

Decentrale ICT PUZA Afdeling Team Grootboek-nummer Categorie 2021 Wijziging 2022 2023 2024 2025 PUZA Generiek PUZA 4040499 438020 € 0,00 € 77.100 € 77.100 € 77.100 € 77.100 € 77.100 PUZA BURG Burgerzaken 4380102 438020 € 90.115 € 28.500 € 118.615 € 118.615 € 118.615 € 118.615 PUZA FLO Fysieke Leefomgeving 4070299 438020 € 80.000 € 5.500 € 85.500 € 85.500 € 85.500 € 85.500 PUZA COMM Communicatie 4400105 438020 € 65.120 € -7.120 € 58.000 € 77.875 € 58.000 € 77.875 PUZA Secretariaat

Secretariaat

Totaal PUZA

Toelichting op de wijzigingen

4010108

438020

€ 19.560 € -19.560 € 254.795

€0

€ 84.420 € 339.215 € 359.090 € 339.215 € 359.090

PUZA generiek In vergelijking met het vorige ICT-Beheerplan is de regel PUZA Generiek toegevoegd. Er is gebleken dat hiervoor ook al in 2021 een bedrag beschikbaar was. Vanaf 2022 wordt structureel € 60.200 begroot voor de kosten van telefonie en een kennisbank. Deze kosten zijn reeds opgenomen in de begroting, en nu ook opgenomen in het ICT-Beheerplan ter verduidelijking. Ook de kosten voor de telefooncentrale ad € 7.120 worden miv 2022 toegerekend aan PUZA generiek. Ze worden in mindering gebracht bij PUZA Communicatie waar ze tot en met 2021 onder vielen. Tenslotte worden de helft van de kosten voor i-Babs ad € 9.780 in het vervolg ook geboekt bij PUZA generiek. De totale kosten voor iBabs werden eerder verantwoord door de Griffie. PUZA Burgerzaken: Voor het beheer van de in 2020/2021 extra aangeschafte modules voor iBurgerzaken wordt jaarlijks € 28.500 extra begroot. De kosten van deze modules zijn via de voorjaarsnota 2021 aangevraagd. PUZA Fysieke Leefomgeving verwacht een toename van de structurele kosten vanwege de omvorming naar de nieuwe softwarelijn die leidt tot verhoging van de beheerkosten. De vorige begroting was gebaseerd op offertes uit 2018. Daarnaast zullen bepaalde beheeractiviteiten worden uitgevoerd door externe adviseurs. In een overgangsperiode zullen voor zowel de oude als de nieuwe applicatie beheerkosten worden gemaakt.

Tenslotte was de nieuwe applicatie die nodig is voor het bouwen van Toepasbare regels (STTR builder), niet eerder begroot. Deze komt in 2021 in productie en ook voor deze applicatie worden daarna structurele kosten gemaakt. Al met al een ophoging van structurele ICT kosten van € 5.500. PUZA Communicatie verwacht dat de structurele kosten komende jaren nagenoeg gelijk blijven. Er vindt slechts één wijziging plaats. De kosten van de applicatie A365 bedienpost (€ 7.120) worden overgeheveld van PUZA Communicatie naar PUZA Generiek. In 2023 en 2025 is een ophoging opgenomen voor de verlenging / aanschaf van het digitale participatieplatform voor de gemeente Nieuwkoop.

Tabel 8 ICT, Directie

Directie Afdeling Team DIR

College B&W

Grootboeknummer Categorie 4020101

Totaal DIR

438020

2021 Wijziging

2022

2023

2024

2025

€0

€ 9.780 € 9.780 € 9.780 € 9.780 € 9.780

€0

€ 9.780 € 9.780 € 9.780 € 9.780 € 9.780

Toelichting op de wijzigingen Directie In vergelijking met het vorige ICT-Beheerplan is de regel Directie toegevoegd. De helft van de kosten voor i-Babs ad € 9.780 worden geboekt bij de Directie. De totale kosten voor iBabs werden eerder verantwoord door de Griffie.

Tabel 9 ICT, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling

Decentrale ICT Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) Afdeling

Team

MO WMO

Wet Maatschappelijke Ontwikkeling

Zwembad

Totaal MO Zwem

Zwembad

Totaal MO

Grootboeknummer 4210599

Categorie

2021

wijzigingen

2022

2023

2024

2025

438020

€ 18.599

€ 29.201

€ 47.800

4280110 4280111 4280113

438020 438020 438020

€ 1.100 € 5.822 € 1.140 € 8.062

€ - 62

€ 2.200 € 4.200 € 1.600 € 8.000

€ 26.661

€ 29.139

€ 55.800

Toelichting op de wijzigingen De kosten voor de applicatie Wmo-Ned van Zorgned voor de uitvoering van de Wmo zijn gestegen door het overbrengen van deze lokale applicatie naar de cloud bij Zorgned. Dat zorgde ervoor dat een belangrijk deel van het beheer niet meer lokaal hoefden te worden uitgevoerd. Daarnaast wordt met ingang van 2021 een automatiseringssysteem in gebruik genomen voor vroegsignalering van problematische schulden, een nieuwe wettelijke taak. De begroting vanaf 2023 kan wijzigen als blijkt dat het Zaaksysteem geschikt is voor de registratie van een aantal taken van het team MO WMO. Dat zou betekenen dat niet langer gebruik hoeft worden gemaakt van Zorgned waarvoor jaarlijks € 34.000 is begroot. De iets lagere kosten voor het zwembad zijn het gevolg van een herziene berekening op basis van facturen.

Tabel 10 ICT, afdeling Beheer Openbare Ruimte

Afdeling

Team

BOR

Werk & Uitvoering

Totaal BOR W&U

Werk & Uitvoering

BOR

Beheer

Totaal BOR Beheer

Beheer

Totaal BOR Buitendienst

Buitendienst

4110104

Totaal BOR T&H

Toezicht & Handhaving

4460199

Totaal BOR

Grootboeknummer 4620700

Decentrale ICT Beheer Openbare Ruimte (BOR) Categorie 2021 Wijziging 2022 2023

2024

2025

438020

€ 2.040

€ - 2.040

€ 0,00

4612291

438020

€ 34.841 € 36.881

€ 1.655 € - 385

€ € 36.496 € 36.496

€ 36.496 € 36.496

4220197 4220103 6602199 4140399 4630399 4110111 4160302

438020 438020 438020 438020 438020 438020 438020

€ 14.500 € 0,00 € 25.804 € 3.000 € 5.500 € 13.873 € 1.180 € 63.857

€ - 2.857

€ 0,00 € 18.500 € 22.500 € 0,00 € 5.500 € 13.000 € 1.500 € 61.000

438020

€ 6.658

€ 3.342

€ 10.000

438020

€ 7.690

€ 6.010

€ 13.700

€ 115.086

€ 6.110

€ 121.196

Toelichting op de wijzigingen BOR Werk & Uitvoering (binnendienst): m.i.v. 2022 wordt de begroting voor grootboeknummer 4612291 opgehoogd naar € 36.496 als gevolg van vernieuwing van contracten en de daarbij horende nieuwe prijzen. Met ingang van 2023 jaarlijks indexeren. Het grootboeknummer 4620700 betreft geboekte uren; die horen niet in deze begroting thuis en worden daarom op € 0,00 gezet.

BOR Beheer: de boekhouding en de uitgaven van BOR zijn kritisch tegen het licht gehouden; als gevolg van diverse doorgevoerde mutaties neemt de begroting met een kleine € 3.000 af. BOR Buitendienst: Grootboeknummer 4110104 wordt opgehoogd van € 6.658 in 2020 naar € 10.000 voor de komende periode 2022-2025. Dit betreft de licenties Meteogroep ad € 4.000 en de licenties bij de Aebi Schmidt groep voor onder meer de gladheidsbestrijding ad € 6.000. BOR Toezicht & Handhaving: De begroting wordt opgehoogd naar € 13.700. Betreft uitbreiding met één licentie van Redora Redline voor vaartoezicht, waardoor er nu in totaal 4 licenties worden afgenomen voor in totaal € 8.000. Met ingang van 2021 is er een nieuwe verplichting vanuit de overheid voor een digitaal nachtregister, waardoor de kosten met nog eens € 700 (= licentiekosten) toenemen. De twee licenties voor Leica Smartnet voor in totaal € 1.600 waren al bekend. Tenslotte is met ingang van 2021 een licentie nodig om toegang te krijgen tot het landelijk register: Gevonden/verloren voorwerpen. De kosten daarvan zijn € 3.400 per jaar. Tabel 11 ICT, afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf

Afdeling RO&G

Team Ruimte & Economie

Decentrale ICT Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf (RO&G) Grootboeknummer Categorie 2021 Wijziging 2022 2023 4080199 438020 € 3.931 € 40.569 € 44.500 € 44.500

Totaal RO&G

€ 3.931

€ 40.569

€ 44.500

2024 € 44.500

2025 € 44.500

€ 44.500

Toelichting op de wijzigingen De ICT kosten van RO&G gaan flink stijgen, als gevolg van de invoering van de Omgevingswet met de bijbehorende Digitale Stelselomgeving. Naast de bestaande applicatie worden vier nieuwe applicaties in gebruik genomen, waardoor de totale ICT kosten oplopen naar € 44.500 op jaarbasis. De ingangsdatum van de Omgevingswet staat op dit moment opnieuw ter discussie. In de begroting is rekening gehouden met de ingangsdatum van 1 januari 2022. Niet uitgesloten is dat dit opschort. Besluitvorming -op landelijk niveau- daarover moet nog plaatsvinden.

Tabel 12 ICT, afdeling Bedrijfsvoering

Decentrale ICT Bedrijfsvoering (BV) GrootboekCategorie 2021 Wijziging nummer 4030299 438020 € 126.762 € 140.738

Afdeling

Team

BV FIN

Financiën

BV DFD

Documentaire Facilitaire Dienstverlening

4620499

438020

€ 64.353

BV P&O

Personeel & Organisatie

4620399

438020

Totaal BV

2022

2023

2024

2025

€ 267.500

€ 45.359

€ 109.712

€ 96.212

€ 50.816

€ 6.436

€ 57.252

€ 241.931

€ 192.533

€ 434.464

€ 420.964

Toelichting op de wijzigingen BV Financiën: De kosten van team Financiën stijgen met € 140.000 De gevolgen van de uitkomsten van een eerdere aanbesteding voor de nieuwe applicatie financiën vallen hoger uit dan geraamd. Verder is er in voorgaande jaren geen rekening gehouden met de benodigde expertise om blijvend de software en processen goed te laten werken (inclusief interfaces) en de benodigde (management)informatie eruit te krijgen. BV DFD: De kosten van DFD stijgen door de aanschaf van het zaaksysteem in 2021. Het zaaksysteem is een basisvoorwaarde voor de implementatie van de de Omgevingswet. Vanwege de aanbesteding zijn de structurele kosten nog niet opgenomen in de begroting en het ICTbeheerplan. BV P&O: Vanaf 2022 stijgen de ICT-kosten van P&O met een bedrag van € 6.436 doordat personeelsdossiers in het HRM-systeem worden ondergebracht. Dit budget wordt gedekt door eigen middelen (zie hoofdstuk projecten en investeringen).

Tabel 13 ICT, Griffie

Afdeling Totaal Griffie Totaal Griffie

Team

Grootboeknummer 4010108

Decentrale ICT Griffie Wijziging 2022

Categorie

2021

438020

€ 11.666

€ - 11.666

€ 11.666

€ - 11.666

2023

2024

2025

€ 0,00

0,00

Toelichting op de wijzigingen De eerder opgevoerde kosten voor de Griffie blijken -bij nadere overweging- geen ICT kosten te zijn. De kosten ad € 11.666 voor deze ingehuurde dienst worden overgeboekt naar een ander grootboeknummer. De Griffie heeft geen ICT kosten.

3. Projecten / Investeringsprogramma In dit hoofdstuk worden de projecten voor de komende tijd weergeven. De systematiek van de gemeente Nieuwkoop is dat voor projecten investeringen worden aangevraagd. Deze investeringen kunnen worden aangevraagd op basis van geschatte bedragen. Onderstaand worden de projecten benoemd, inclusief: omschrijving, eigenaar (afdeling/team), startjaar, status en raming. Bij investeringen geldt dat de eenmalige kosten + contractkosten van het eerste jaar worden opgenomen als het investeringsbedrag. De doorlopende vaste kosten worden vanaf het tweede jaar opgenomen in de exploitatie. Investeringen in hardware worden in beginsel geactiveerd en als kapitaallasten ten laste van toekomstige begrotingen worden gebracht We maken onderscheid tussen centrale ICT-projecten, waarvoor I&A verantwoordelijk is en de decentrale ICT-projecten, waarvoor de afdelingen verantwoordelijk zijn. Bij de decentrale projecten is het verantwoordelijke team terug te vinden bij ‘eigenaar’.

3.1 Centrale ICT-projecten Nieuwkoop gaat digitaler werken Omschrijving Digitale vaardigheden worden steeds belangrijker in onze samenleving. De verwachtingen van inwoners en organisaties t.a.v. digitale oplossingen bij de gemeente nemen toe. Daarnaast dwingt de (rijks)overheid met wet & regelgeving steeds vaker digitalisering af. De gemeente Nieuwkoop werkt om deze redenen steeds meer digitaal. Om met deze ontwikkelingen mee te kunnen gaan wordt de digitale competentie van onze medewerkers steeds belangrijker. In dit project gaan we medewerkers ondersteunen bij het versterken van hun digitale competenties. Dit is een samenwerkingsproject van I&A, Communicatie en HRM. Eigenaar BV / I&A Startjaar 2022 Status Te starten Raming Eenmalige kosten: € 30.000 Structurele kosten: p.m.

Programma datagedreven werken Omschrijving Het (meerjarig) programma Data gedreven werken kent onderstaande ‘sporen’. Een toelichting daarop is opgenomen in de paragraaf ‘Gegevensmanagement’. - Kennisopbouw en bewustwording - Governance en Management - Dataplatform Hieronder wordt een opsomming gegeven van voorziene kostenposten. Dit is geen sluitend overzicht, maar dient slechts ter indicatie. - Opleiding en Training medewerkers - Gebruiks- of aanschafkosten tooling t.b.v. datamanagement - Gebruiks- of aanschafkosten dataplatform - Externe consultancy (audit en onafhankelijk advies?)

Relatie overige projecten Eigenaar Startjaar Status Raming 2022 Raming 2023 ev.

Daar waar het gaat om het aspect kennisopbouw en bewustwording kan mogelijk aansluiting gezocht worden bij project ‘Nieuwkoop gaat digitaler werken’. BV / I&A Gegevensmanagement 2022 Te starten Eenmalige kosten: € 50.000,Structurele kosten: € 5.000,- per jaar (indicatie voorstel) p.m.

(Applicatie) Integratie Omschrijving Contracten voor gegevenslogistiek lopen tot 2024. Er wordt voorzien dat tussentijds geïnvesteerd moet worden in: - API Management - iLogboek inzicht in bevragingen en registraties - Common Ground - Testomgeving MKS Eigenaar BV / I&A Gegevensmanagement Startjaar 2022 Status Te starten Raming Eenmalige kosten: € 30.000,Structurele kosten: € 15.000,- per jaar

Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM) Omschrijving MDM draait om het beheer van alle mobiele apparaten die binnen de gemeente Nieuwkoop in omloop zijn, zoals smartphones, laptops en tablets. Het beheer van de instellingen, gebruikersrechten en beveiligingsbeleid gebeurt allemaal vanaf één centraal punt. MAM draait om het beheer van de software op alle mobiele apparaten die binnen de gemeente Nieuwkoop in omloop zijn. Zo kunnen de mobiele apparaten opgedeeld worden in een zakelijke en privéomgeving, om te voorkomen dat bedrijfsgegevens weglekken tijdens privégebruik van de apparatuur. Eigenaar BV / I&A Startjaar 2022 Status Te starten Raming Eenmalige kosten: € 25.000 (Raambudget)

Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur Omschrijving In 2017 is een contract afgesloten voor het beheer van implementatie, beheer en onderhoud van de ICT infrastructuur. Dit contract loopt tot 1 september 2025 en dient in 2024 weer Europees te worden aanbesteed. De ICT infrastructuur maakt een flinke ontwikkeling door, er wordt steeds meer gedigitaliseerd, meer cloudtoepassingen, en veel meer koppelingen. Het overbrengen van de ICT omgeving naar een nieuwe partner zal een bijzonder complexe operatie worden. Op basis van de ervaringscijfers uit 2016/2017 wordt dan ook geadviseerd om tijdig de aanbesteding voor te bereiden als ook investeringsgeld te reserveren. 31

Eigenaar Startjaar Status Raming

Er moet ook rekening worden gehouden met het feit dat de structurele kosten hoger worden bij het afsluiten van een volgende overeenkomst. Voorgesteld wordt voorlopig voor 2024 een bedrag van € 250.000,- als voorbereidingskosten en voor 2025 voor de implementatie een bedrag van € 900.000,BV / I&A (Automatisering) 2024 Te starten 2024 Eenmalige kosten: € 250.000,2025 Eenmalige kosten € 900.000,Structurele kosten vanaf 2026: p.m. (nader te bepalen)

3.2 Decentrale ICT-projecten Wet Inburgering Omschrijving

Eigenaar Startjaar Status Raming

De Wet Inburgering is gewijzigd en gaat in per 1 januari 2022. Gemeenten krijgen meer verantwoordelijkheid en meer taken toegewezen. Daarbij hoort een flink aantal eisen voor de informatievoorziening met een informatiestandaard en verplichte koppelingen, o.a. met Duo en COA. De registratie voor deze taak moet worden aangepast. Deze vindt momenteel plaats in Zorgned, onderzocht wordt of dit ook mogelijk is in het zaaksysteem. Daarnaast zal de applicatie vluchteling.net die ook nog in gebruik is, worden uitgefaseerd. MO / SD 2022 Te starten Eenmalige kosten: € 25.000 Structurele kosten: p.m.

ICT infrastructuur zwembad Omschrijving De ICT infrastructuur van het zwembad is op veel onderdelen lang geleden aangeschaft door medewerkers van het zwembad; het onderhoud wordt eveneens door een medewerker van het zwembad voor zijn rekening genomen. Vanwege de noodzaak voor modernisering en de borging van de continuïteit van het beheer wordt aansluiting gezocht bij het reguliere Nieuwkoopse beleid. Waar nodig en zinvol worden aanpassingen doorgevoerd. Er wordt samengewerkt met de afdeling I&A. Eigenaar MO / Zwembad (Teamleider zwembad) Startjaar 2022 Status Te starten Raming kosten Eenmalige kosten: € 15.000 Structurele kosten: p.m.

Vervanging Redora Redline Omschrijving Onderzoek / verkenning naar een ander systeem dat de kwaliteit, doelmatigheid en doeltreffendheid van het systeem bestuurlijke strafbeschikking verbetert. Eigenaar BOR – Toezicht en handhaving 32

Startjaar Status Raming kosten

2022 Gestart, d.w.z. verkenning gestart in 2021 Eenmalige kosten: p.m. Structurele kosten: p.m.

Vervanging AutoLogic Route Creator en WinterLogic Omschrijving AutoLogic Route Creator en WinterLogic zijn lokaal geinstalleerde applicaties die worden ingezet voor de gladheidsbestrijding. Deze zijn ‘end of live’ en worden door de leverancier vervangen door een SAAS oplossing: IntelliOPS strooimanagementsysteem. Eigenaar BOR – Buitendienst Startjaar 2021 Status Gestart, realisatie miv oktober 2021 Raming kosten Eenmalige kosten: De eenmalige kosten voor het inbouwen van de tooling in de strooiwagens worden meegenomen in het jaarlijks onderhoud van de strooiwagens. Structurele kosten: licentiekosten € 6.000 per jaar zijn reeds opgevoerd in de decentrale exploitatiekosten

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api1.ibabs.eu/publicdownload.aspx?site=Nieuwkoop&id=0a069cdd-1d26-4e8d-871c-7dac133d5c48