2021-067c Samenvatting en verantwoording Raad ICT Beheerplan

Samenvatting en verantwoording

ICT-Beheerplan 2021-2025

Bijlage 1 bij raadsvoorstel voor meningsvormende raad d.d. 24-6-2021

1

Pagina 2 van 10

Inhoud 1

Samenvatting _________________________________________________________ 3

1.1

Het ICT-beheerplan 2021-2025 ___________________________________________ 3

1.2

Slimme volger _________________________________________________________ 3

1.3

Samen sterk __________________________________________________________ 4

1.4

Uitgangspunten ________________________________________________________ 4

1.5

De kosten ____________________________________________________________ 5

2

Verantwoording _______________________________________________________ 6

2.1

Meerkosten als gevolg van Projecten _______________________________________ 6

2.2

Exploitatiekosten (structurele kosten) _______________________________________ 9

2.2.1 Gevolgen van wijzigingen in wet- en regelgeving ______________________________ 9 2.2.2 Noodzakelijk __________________________________________________________ 9 2.3

ICT-infrastructuur en hardware (afschrijvingskosten) __________________________ 10

2

Pagina 3 van 10

1

Samenvatting

Een ICT Beheerplan is een onderdeel van het geheel van informatiemanagement, zoals in onderstaande afbeelding is weergegeven.

1.1

Het ICT-beheerplan 2021-2025

Het ICT-Beheerplan ICT 2021-2025 geeft inzicht in de financiële en projectmatige activiteiten die plaatsvinden in deze periode. Het plan beoogt de kosten die de gemeente maakt ten aanzien van ICT transparant te maken en deze te beheersen en te voorspellen. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie van dit plan noodzakelijk is.

1.2

Slimme volger

Gemeente Nieuwkoop is een ‘slimme volger’ als het gaat om het toepassen van ICT. Dat betekent dat onze primaire focus ligt op het volgen en ondersteunen van de gemeentelijke dienstverlening die voortvloeit uit wet- en regelgeving en het vastgestelde gemeentelijke beleid. Deze elementen vormen het kader voor onze informatievoorziening en het daarmee samenhangende ICT-beheerplan. Bij de keuzes die we voor de noodzakelijke ICT maken, laten we ons inspireren door goede praktijkvoorbeelden. Ook laten we ons adviseren door koploper gemeenten. De mate waarin software en apparatuur probleemloos op elkaar kunnen worden aangesloten (comptabiliteit) en gegevens met elkaar kunnen delen (connectiviteit) wordt steeds belangrijker en stelt nieuwe eisen aan soft- en hardware en ict-infrastructuur. Vanuit deze gedachte heeft de VNG de ambitie opgesteld om de gemeentelijke informatievoorziening om te vormen naar Common Ground; de gemeente Nieuwkoop volgt deze ambitie. Common Ground duidt op een technologie die data loskoppelt van werkprocessen en applicaties. Deze technologie maakt het mogelijk om de data waarover een gemeente beschikt meervoudig te gebruiken. Niet alleen binnen een enkelvoudige dienst, maar ook binnen andere diensten of voor rapportages. Een voorbeeld dat al volgens dit principe is ingericht is de Basisregistratie Personen (BRP).

Deze registratie bevat de personalia van alle Nederlanders. Deze personalia hoeven niet telkens opnieuw te worden overgetypt bij een aanvraag of voor een dienst, maar kunnen eenvoudig worden opgehaald bij de BRP en hergebruikt.

3

Pagina 4 van 10 Zo kan ook een start worden gemaakt met een meer data-gedreven manier van werken. Met data gedreven werken houden we in onze dienstverlening rekening met conclusies die we op grond van het uitlezen en analyseren van data kunnen trekken. Een simpel voorbeeld: als je in je data ziet dat op maandag zich de meeste bezoekers melden met vragen over de Omgevingswet, kun je ervoor zorgen dat er op maandag iemand beschikbaar is die alles over dat onderwerp weet. Een ander voorbeeld: Voor de realisatie van een speeltuin of trapveldje, kan het relevant zijn te weten hoeveel kinderen in een bepaalde omgeving wonen en wat de functie van eerder gerealiseerde voorzieningen is. Data gedreven werken maakt het mogelijk veel meer op basis van feiten te acteren in plaats van op basis van individuele ervaringen en aannames. De realisatie van Common Ground en data gedreven werken is een ambitie die kansen biedt voor verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de inwoners van Nieuwkoop. Het is geen wettelijke taak. De voordelen zijn echter evident. Daarnaast noemden we Nieuwkoop al eerder ‘een slimme volger’. Dat betekent ook dat we niet willen achterblijven met verouderde technologieën. We sluiten aan bij ICT-vernieuwing, maar kijken de kunst wel bij anderen af.

Door stap-voor-stap (en daarmee: gecontroleerd) naar nieuwe technologieën toe te werken, zijn we steeds beter in staat de beste dienstverlening aan de inwoners van Nieuwkoop te bieden.

1.3

Samen sterk

De gemeente Nieuwkoop werkt waar mogelijk samen met andere gemeenten. Samen weet je meer, sta je sterker, kun je meer talenten benutten, kun je van elkaar leren en bereik je meer. We realiseren ons dat je alleen soms sneller bent, maar weten ook dat je samen verder komt. Daarom sluiten we ons voor de ontwikkeling van een nieuwe website aan bij Dimpact. Dimpact is een coöperatieve vereniging van gemeenten. De vereniging is gericht op samenwerking en gaat overeenkomsten aan, met en voor haar leden.

1.4

Uitgangspunten

De kaders voor dit beheerplan vloeien voort uit: • het Informatiebeleidsplan 2020-2024 • de begroting 2021 • de decembernota 2020 • de voorjaarsnota 2021 Deze zijn op hun beurt het gevolg van nieuwe wet- en regelgeving en van nieuwe ambities die ICTkosten met zich meebrengen. Dat maakte deze documenten kaderstellend voor de daarmee verbonden ICT-uitgaven. Via dit ICT-Beheerplan wordt echter ook een aantal nieuwe plannen voorgelegd, waarover besluitvorming moet plaatsvinden. In het ICT-Beheerplan wordt inzicht gegeven in: • de projectplannen met een ICT-component • de exploitatiekosten (structurele kosten); • de instandhouding van de ICT-infrastructuur en hardware (afschrijvingskosten). Dit plan betreft de jaren 2021-2025 en is een bijstelling van het ICT-Beheerplan 2020-2024. Dat wil zeggen: 2021 is het referentiejaar van waaruit verder wordt geredeneerd vanaf 2022. Voor het meerjarenperspectief is jaarschijf 2025 toegevoegd. In het beheerplan wordt onderscheid gemaakt tussen ‘centraal’ en ‘decentraal’. Met ‘centraal’ wordt gedoeld op de ICT waarvan nagenoeg de hele organisatie gebruik maakt. Het gaat om zowel hardware als software. Denk bijvoorbeeld aan de kantoorautomatisering (Office 365), digitaal samenwerken (MS Teams). ‘Decentraal’ gaat om de kosten die de vakafdelingen maken voor applicaties die hun werkprocessen ondersteunen.

Dit betreft bijvoorbeeld specifieke applicaties als een tekenprogramma voor het maken van ruimtelijke beleidsplannen of een applicatie om Wmoaanvragen te kunnen afhandelen.

4

Pagina 5 van 10

1.5

De kosten

In tabel 1 wordt een overzicht van de totale kosten gegeven. In de volgende paragraven worden deze kosten toegelicht en verantwoord. Tabel 1: exploitatie totaal Exploitatie Jaar Exploitatie budgetten Centraal

2020

2021

2022

2023

2024

2025

€ 1.795.685 € 1.440.350 € 1.524.450 € 1.520.430 € 1.539.430 € 1.558.430 € 654.070 € 1.004.955 € 1.011.330

€ 991.455 € 1.011.330

Kosten als gevolg van Projecten

€ 537.795

€ 381.000

€0

€ 250.000

€ 900.000

Afschrijvingen

€ 260.383

€ 131.118

€ 209.868

€ 302.219

€ 346.326

Exploitatie budgetten Decentraal

€ 654.069

Exploitatie totaal vlgs ICT beheerplan 2021 2025 € 2.449.754 € 2.892.598 € 3.041.523 € 2.741.628 € 3.083.104 € 3.816.086

5

Pagina 6 van 10

2

Verantwoording

2.1

Kosten als gevolg van Projecten

In onderstaande tabel vindt u een totaaloverzicht van de projecten (met een ICT-component) die in het Beheerplan 2020-2024 en het Beheerplan 2021-2025 zijn opgenomen. Deze projecten worden bij het schrijven van het beheerplan gerealiseerd of moeten nog gerealiseerd moeten worden. Via dit ICT-Beheerplan wordt een aantal nieuwe projecten opgevoerd. Deze projecten starten om diverse redenen: • als gevolg van nieuwe of wijzigende wet- & regelgeving a) Wet Inburgering (per 1-1-2022) b) i-Burgerzaken • omdat we een ambitie willen realiseren c) Programma datagedreven werken (onderdeel van Informatiebeleidsplan 2020-2024) d) Applicatie integratie (onderdeel van Informatiebeleidsplan 2020-2024) e) Nieuwkoop gaat digitaler werken (onderdeel van Informatiebeleidsplan 2020-2024) • omdat ze noodzakelijk en voorwaardelijk zijn om ons werk goed en veilig te kunnen doen f) Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur, c.q. contract met ICTdienstenleverancier PQR g) Mobile device management h) ICT-infrastructuur zwembad i) Vervanging Redora Redline j) Uitbreiding Motion Eerst worden de projecten die in dit ICT-Beheerplan nieuw zijn opgenomen, toegelicht. Daarna volgt een tabel met een overzicht van alle projecten in tabel 2. De Wet Inburgering is gewijzigd en gaat in per 1 januari 2022. Gemeenten krijgen meer verantwoordelijkheid en meer taken toegewezen.

Daarbij hoort een flink aantal eisen voor de informatievoorziening met een informatiestandaard en verplichte koppelingen, o.a. met Duo en COA. De registratie voor deze taak moet worden aangepast. De huidige registratie vindt momenteel plaats in Zorgned. Onderzocht wordt of dit ook mogelijk is in het zaaksysteem. Daarnaast zal de applicatie vluchteling.net die ook nog in gebruik is, worden uitgefaseerd. De eenmalige kosten voor realisatie worden op € 25.000 geschat. b) Het pakket van i-Burgerzaken wordt uitgebreid om te blijven voldoen aan de eisen vanuit wet- en regelgeving en de dienstverlening aan de inwoners van Nieuwkoop zo goed mogelijk te kunnen blijven leveren. Het gaat in totaal om negen extra modules. om mee te kunnen in de digitale ontwikkelingen. De kosten zijn eenmalig € 30.000 en daarna € 28.500 op jaarbasis. c) Vanuit de VNG-ambitie om te komen tot gemeentelijke common ground technologie en data gedreven werken, start het meerjarig Programma datagedreven werken. Er wordt gewerkt aan o Kennisopbouw en bewustwording o Governance en Management o Dataplatform De eenmalige kosten voor 2022 worden op € 50.000 geschat. De structurele kosten zijn vooralsnog niet duidelijk. In een eerste schatting wordt uitgegaan van € 5.000 per jaar. d) Applicatie integratie: De contracten voor gegevenslogistiek lopen tot 2024.

Er wordt voorzien dat tussentijds geïnvesteerd moet worden in: o API Management o iLogboek inzicht in bevragingen en registraties o Common Ground o Testomgeving MKS Er wordt rekening gehouden met eenmalig € 30.000 en daarna € 15.000 op jaarbasis. e) Een andere ambitie betreft het project Nieuwkoop gaat digitaler werken. Digitale vaardigheden worden steeds belangrijker in onze samenleving. De verwachtingen van inwoners en organisaties a)

6

Pagina 7 van 10

f)

g)

h)

i)

j)

t.a.v. digitale oplossingen bij de gemeente nemen toe. Daarnaast dwingt de overheid met wet & regelgeving steeds vaker digitalisering af. De digitale vaardigheden van onze medewerkers wordt steeds belangrijker. Deze moet voldoende zijn om het werk goed uit te kunnen voeren. De vergroting van deze vaardigheden is onderwerp van dit project. Er wordt € 30.000 gevraagd voor de aanschaf / inzet van assestments (hoe digivaardig ben ik?) met daaraan verbonden opleidingen. Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur. Het huidige contract met ICTdienstenleverancier PQR loopt in 2025 af. Dit betekent dat conform de Aanbestedingswet een nieuw contract voor het beheer van de hele ICT-omgeving in 2024 moet worden aanbesteed. Het is een reële verwachting dat er sprake zal zijn van een toename van de centrale ICT kosten, gelet op de steeds complexer wordende ICT-omgeving. Dat vraagt in (de aanloop naar) het aanbestedingstraject in 2024 om extra expertise voor de uitvraag van de gewenste ICTomgeving. Hiervoor is € 250.000 begroot. Deze raming wordt de komende jaren verfijnd. Ook zal, net als bij het aangaan van het contract met de huidige dienstenleverancier, een eenmalige investering nodig zijn. Op basis van de oude cijfers uit 2016/2017 wordt rekening gehouden met een bedrag van € 900.000.

Om de beveiliging van mobiele apparaten (smartphones, laptops, tablets) binnen de gemeente Nieuwkoop in overeenstemming te brengen met de regels vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, wordt Mobile Device Management geïntroduceerd. Daarmee wordt het mogelijk het beheer van de instellingen, gebruikersrechten en het beveiligingsbeleid vanaf één centraal punt te regelen. Gelet op de circa 700 apparaten die momenteel in omloop zijn, zeer noodzakelijk. Voorkomen moet worden dat bedrijfsgegevens weglekken via mobiele apparaten. De projectkosten hiervoor zijn € 25.000. ICT-infrastructuur zwembad: De ICT infrastructuur van het zwembad is op veel onderdelen lang geleden aangeschaft door medewerkers van het zwembad; het onderhoud wordt eveneens door een medewerker van het zwembad voor zijn rekening genomen. Vanwege de noodzaak voor modernisering en de borging van de continuïteit van het beheer wordt aansluiting gezocht bij het reguliere Nieuwkoopse beleid. Waar nodig en zinvol worden aanpassingen doorgevoerd. De kosten worden geschat op € 15.000. Vervanging Redora Redline: Onderzoek/verkenning naar een ander systeem dat de kwaliteit van de dienstverlening aan inwoners inzake bestuurlijke strafbeschikkingen verbetert. De doelmatigheid en doeltreffendheid zijn in het oude systeem onvoldoende. Een inschatting voor de kosten is nog niet te geven.

Uitbreiding Motion: Vanwege de uitfasering van het document managementsysteem Corsa is een andere oplossing nodig voor het onderbrengen van de personeelsdossiers. De keuze is gevallen op het onderbrengen van de personeelsdossiers in het bestaande personeelsinformatiesysteem Motion (leverancier: Centric). Een aantal extra modules voor Motion wordt aangeschaft. De documenten vanuit Corsa worden overgebracht naar Motion. De kosten voor 2022 zijn geraamd op € 6.000.

In tabel 2 op de volgende pagina een overzicht van alle projecten + projectinvesteringen. Het gaat zowel om de al eerder vermelde projecten in het ICT-Beheerplan 2020-2024 en om de nieuwe projecten (a t/m i), zoals hiervoor beschreven.

7

Tabel 2: overzicht van alle projecten met een ICT-component Projectinvesteringen Centrale Projecten Naam Project

Afdeling en

Opgenomen in ICT

Aan

Aan

Aan

Aan

Aan

Team

- beheerplan

gevraagd voor

gevraagd voor

gevraagd voor

gevraagd voor

gevraagd voor 2025

2021

2022

2023

2024

ISMS-tool

BV – I&A

2020-2024

€ 7.500

GT Print

BV – I&A

2020-2024

€ 2.000

Gemeentelijk Gemeenschappelijk

BV – I&A

2020-2024

€ 30.000

BV – I&A

2020-2024

€ 170.000

Nieuwkoop gaat digitaler werken

BV – I&A

2021-2025

€ 30.000

Programma datagedreven werken

BV – I&A

2021-2025

€ 50.000

Applicatie Integratie

BV – I&A

2021-2025

€ 30.000

Mobile Device & Application

BV – I&A

2021-2025

€ 25.000

BV – I&A

2021-2025

Telefonie 2021 (was GT Connect)

PUZA - Generiek

2020-2024

€ 35.000

Zaakgericht werken

PUZA - Generiek

2020-2024

€ 375.000

Kennisbank

PUZA - Generiek

2020-2024

€ 15.000

DSO (omgevingswet)

PUZA, RO&G en

2020-2024

€ 71.795

Infrastructuur (GGI) GT Vaste Communicatie (GT Vast)

management (MDM & MAM) Implementatie, beheer en

€ 250.000

€ 900.000

€ 250.000

€ 900.000

onderhoud ICT Infrastructuur Projectinvesteringen Decentrale Projecten

BOR Wet Inburgering

MO - SD

2021-2025

€ 25.000

Vervanging Redora Redline

BOR – T&H

2021-2025

p.m.

ICT infrastructuur zwembad

MO - Zwembad

2021-2025

Vervanging AutoLogic Route

BOR – Buitendienst

2021-2025

Personeelsdossiers in Motion

BV – P&O / DFD

2021-2025

€ 6.000

i-Burgerzaken

PUZA - BURG

2021-2025

€ 30.000

€ 15.000 € 1.500

Creator en WinterLogic

TOTAAL

€ 537.795

€ 381.000

1

2.2

Exploitatiekosten (structurele kosten)

De exploitatie budgetten betreffen de ramingen voor de structurele kosten voor het beheer van ICTcomponenten. Het betreft kosten die vaak voortvloeien uit meerjarige automatiseringscontracten. In tabel 3 wordt op hoofdlijnen het verloop van de budgetten weergegeven. In 2021 is een eenmalige daling in de centrale kosten zichtbaar als gevolg van uitgestelde investeringen. Deze stijgen daarna licht, maar blijven onder het niveau van 2020. In paragraaf 2.2.1 volgt een toelichting op de belangrijkste oorzaken van de stijging van deze budgetten. Tabel 3: exploitatiekosten totaal Exploitatiekosten (structurele kosten) Jaar

2020

Exploitatie budgetten Centraal

€ 1.795.685

Exploitatie budgetten Decentraal Exploitatie totaal

2021

2022

2023

2024

2025

€ 1.440.350

€ 1.524.450

€ 1.520.430

€ 1.539.430

€ 1.558.430

€ 654.069

€ 654.070

€ 1.001.718

€ 1.008.093

€ 988.218

€ 1.008.093

€ 2.449.754

€ 2.094.420

€ 2.526.168

€ 2.528.523

€ 2.527.648

€ 2.566.523

2.2.1 Gevolgen van wijzigingen in wet- en regelgeving • Centraal: De kosten stijgen in 2022 met name vanwege de uitbreiding van security maatregelen als gevolg van de voorgeschreven Baseline Informatiebeveiliging Overheid. Allereerst betekent dit dat de gegevens van onze inwoners, bedrijven en werknemers zo goed mogelijk beschermd zijn. Dat dit nodig is, is gebleken uit aangescherpte monitoringsactiviteiten van onze ICTdienstenverlener op de Nieuwkoopse infrastructuur. De werkplek die steeds vaker “thuis” is, is beter beveiligd. Er zijn maatregelen getroffen die ons beter beschermen tegen virussen en ransomware en er worden met ingang van 2021 jaarlijks zogenaamde pentesten1 uitgevoerd. Dit verklaart het grootste aandeel van de gestegen kosten, namelijk € 121.000. • Decentraal: Vrijwel alle vakafdelingen maken meer kosten die het gevolg zijn van aangescherpte wet- en regelgeving. Hierna een opsomming van de grootste wijzigingen: o Het beheer van meerdere applicaties voor de realisatie van de Digitale Stelsel Omgevingswet voor de uitvoering van de nieuwe Omgevingswet leidt tot ruim € 40.000 meerkosten. o Het zaaksysteem is een basisvoorwaarde voor de implementatie van de Omgevingswet. De structurele kosten die het resultaat zijn van de aanbesteding voor de aanschaf van het zaaksysteem liggen rond € 46.000.

o Een modernere communicatie aanpak voor telefonie leidt structureel tot een stijging van € 42.000. De aanbesteding van de VNG genaamd GT Connect heeft niet geleid tot een succesvolle implementatie. Daarop heeft de VNG de raamovereenkomst met Atos ontbonden. Het hier opgevoerde bedrag betreft dan ook de kosten voor de tijdelijke oplossing, totdat een nieuwe structurele oplossing vanuit de Vereniging van Nederlandse Gemeenten wordt geboden. 2.2.2 Noodzakelijk De kosten van team Financiën stijgen met € 140.000. De gevolgen van de uitkomsten van een eerdere aanbesteding voor de nieuwe applicatie financiën vallen hoger uit dan geraamd. Verder is er in voorgaande jaren geen rekening gehouden met de benodigde expertise om blijvend de software en processen goed te laten werken (inclusief interfaces) en de benodigde (management)informatie eruit te krijgen. 1 Pentest is een afkorting van 'penetration testing'. Bij een pentest kruipen pentesters in de huid van een

hacker. Ze proberen op allerlei manieren en met alle mogelijke middelen toegang te krijgen tot de geteste ITomgeving.

1

Pagina 10 van 10

2.3

ICT-infrastructuur en hardware (afschrijvingskosten)

De afschrijvingskosten in tabel 4 zijn gebaseerd op de instandhouding van de hardware en ICTinfrastructuur. Doorgroei van de ICT-omgeving is noodzakelijk, waardoor de kapitaallasten zullen stijgen. Tabel 4: Afschrijvingen Afschrijvingen Jaar

2018

2019

2020

2021

2022

2023

2024

2025

Afschrijvingen

€ 109.488

€ 260.383

€ 131.118

€ 209.868

€ 302.219

€ 346.326

Totaal

€ 109.488

€ 260.383

€ 131.118

€ 209.868

€ 302.219

€ 346.326

De kosten voor 2022 en 2023 vallen lager uit door uitgestelde vervangingen (o.a. laptops, dockingstations, smartphones). De afschrijvingen van thuiswerkplekken zijn nieuw en zijn ook opgenomen vanaf 2022 en latere jaren. Tenslotte stijgen de afschrijvingskosten van de smartphones in 2024. Nu al is bekend dat de vervangingskosten in 2023 verdubbelen. Vanwege de verhoogde eisen op het gebied van security die vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid worden gesteld, zal dan een toestel moeten worden aangeschaft dat hieraan voldoet. Dat leidt tot hogere toestelkosten.

Afschrijvingsbeleid De gemeente Nieuwkoop hanteert voor haar afschrijvingsbeleid de termijnen, zoals hierna in tabel 5 is weergegeven. Tabel 5 Afschrijvingsbeleid Omschrijving Desktops / thin cliënts Convertibles / ultrabooks (laptops) Smartphones Tablets Netwerkcomponenten Servers Bekabeling Presentatieschermen

Afschrijvingstermijn (in jaren) 5 4 2 4 5 5 15 7

Bij het bepalen van een afschrijvingstermijn wordt rekening gehouden met de technische en economische afschrijving. In het ICT-Beheerplan 2020-2024 is dit beleid vastgesteld. Het vervangingsplan hanteert de afschrijvingstermijnen om er voor te zorgen dat een vervanging mogelijk is; bij iedere vervanging wordt uiteraard getoetst of de vervanging nodig is. Daar waar er geen bezwaar is om nog een jaartje langer door te draaien zal uiteraard gekozen worden om dit te doen. Dat verklaart onder meer de lagere kosten voor 2022 en 2023, zoals hiervoor al werd aangegeven.

10