2021-067c ICT-Beheerplan 2021-2025.pdf

ICT-Beheerplan 2021- 2025

Managementsamenvatting ............................................................................................................ 3 Inleiding ........................................................................................................................................... 5 1.

Centrale ICT ............................................................................................................................ 7 1.1 Het team I&A .......................................................................................................................... 7 1.2 Gegevensmanagement .......................................................................................................... 8 1.3 Informatiebeveiliging ............................................................................................................. 10 1.4 Informatisering en Automatisering ........................................................................................ 11 1.5 Vervangingsinvesteringen .................................................................................................... 16

2.

Decentrale ICT ...................................................................................................................... 21

3.

Projecten / Investeringsprogramma ................................................................................... 30 3.1 Centrale ICT-projecten ......................................................................................................... 30 3.2 Decentrale ICT-projecten ..................................................................................................... 32

Bijlage 1: Applicaties per afdeling .............................................................................................. 36

Overzicht tabellen Tabel 1 Kostenoverzicht totaal Tabel 2 I&A formatie Tabel 3 Exploitatie centrale ICT (structurele kosten) Tabel 4 Vervanging/investeringen centrale ICT Tabel 5 Afschrijvingsbeleid Tabel 6 Totale structurele decentrale ICT kosten Tabel 7 ICT, afdeling PUZA Tabel 8 ICT, Directie Tabel 9 ICT, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling Tabel 10 ICT, afdeling Beheer Openbare Ruimte Tabel 11 ICT, afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf Tabel 12 ICT, afdeling Bedrijfsvoering Tabel 13 ICT, Griffie Tabel 14 Roadmap investeringen

2

381.000. Deze vloeien onder meer voort uit wijzigingen in wet- en regelgeving. Van dit aangekondigd. De structurele kosten (exploitatiebudgetten) stijgen met 435.000.

U vindt in tabel 1 (op de volgende pagina) de totalen van de ramingen voor de volgende posten: De exploitatie budgetten, oftewel de raming voor de structurele kosten voor het beheer van ICT-componenten. Het betreft kosten die vaak voortvloeien uit meerjarige software en automatiseringscontracten. Er wordt onderscheid gemaakt tussen: Centraal: de ICT die voor de hele gemeente Nieuwkoop van toepassing zijn en waarvoor de afdeling Bedrijfsvoering, team I&A verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de kantoorautomatisering (Office 365), digitaal samenwerken (MS Teams). Hier stijgen de kosten met bijna 85.000. Decentraal: de ICT-componenten die slechts voor bepaalde afdelingen of teams van toepassing zijn en waarvoor de desbetreffende afdeling verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan de applicatie die voor de beoordeling van Wmo-aanvragen wordt gebruikt. Hier stijgen de kosten De meerkosten als gevolg van projecten betreffen zowel de eenmalige kosten die bij aanschaf en implementatie aan de orde zijn als de structurele kosten voor het beheer die in het eerste jaar worden gemaakt; De investeringen en afschrijvingen voor de centrale hardware van de gemeente. Alle ICT-componenten die in beheer zijn bij de gemeente Nieuwkoop zijn voor dit overzicht in kaart gebracht.

Om geen achterstallig onderhoud op te lopen zijn de hardware componenten voorzien van een technisch en economisch verantwoorde afschrijvingstermijn. In dit kader wordt alvast vermeld dat het contract met ICT dienstenleverancier PQR in 2025 afloopt. Evenals in 2016/2017 is een Europese aanbesteding noodzakelijk waarbij we rekening moeten houden met voorbereidingskosten en de initi le kosten van de nieuwe dienstenleverancier. De investeringen worden uiteraard omgezet naar kapitaalslasten, oftewel de Verschil jaar 2022 t.o.v. vorige beheerplan: De lagere afschrijvingslasten t.o.v. het vorige ICT Beheerplan worden veroorzaakt door de uitgestelde investering in nieuwe laptops.

Het gaat om meerkosten als gevolg van projecten bedrag is in het ICT-Beheerplan 2020-204 al

Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie noodzakelijk is. Dit plan betreft de jaren 20212025. Dat wil zeggen: 2021 is het referentiejaar van waaruit verder wordt geredeneerd voor 2022 tot en met 2025. Voor het meerjarenperspectief is jaarschijf 2025 toegevoegd. De totale kosten in dit tweede ICT-Beheerplan stijgen ten opzichte van het vorige plan.

Het ICT-Beheerplan geeft een overzicht van de aan ICT gerelateerde kosten in meerjarenperspectief. Op 9 juli 2020 is het ICT Beheerplan 20202024 door de gemeenteraad vastgesteld. Het ICT Beheerplan 2021-2025 is een actualisatie van het ICT beheerplan 2020-2024.

Managementsamenvatting

4

Exploitatie totaal vlgs ICT beheerplan 2022 2025

Afschrijvingen

Hogere exploitatiekosten als gevolg van projecten

Exploitatie budgetten Decentraal

Exploitatie budgetten Centraal

Jaar

Exploitatie

Tabel 1 Kostenoverzicht totaal

2020

2021

2022

1.011.330

2023

2024

2025

Verschil jaar 2023 t.o.v. vorige beheerplan: De lagere afschrijvingslasten t.o.v. het vorige ICT Beheerplan worden veroorzaakt door de uitgestelde investering in nieuwe mobiele telefoons.

Inleiding Voor u ligt een actualisatie van het ICT-Beheerplan 2020-2024. Dit plan betreft de jaren 20212025. Dat wil zeggen: 2021 is het referentiejaar van waaruit verder wordt geredeneerd voor 2022 tot en met 2025. Het beheerplan wordt jaarlijkse geactualiseerd en is gebaseerd op: het Informatiebeleidsplan 2020-2024 de begroting 2021 de decembernota 2020 de voorjaarsnota 2021 Deze zijn op hun beurt het gevolg van nieuwe wet- en regelgeving en van ambities die ICTkosten met zich meebrengen. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie zoals Covid 19 leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers.De ontwikkelingen gaan ontzettend snel. Dit maakt vooruitkijken een uitdaging. Daarom is er een kleine kans dat projecten (nog) niet in dit plan genoemd worden maar wel op ICT gebied kunnen gaan spelen. Het ICT-Beheerplan geeft inzicht in de structurele en projectmatige ICT-activiteiten met de daarbij inzichtelijk en transparant te maken en deze te beheersen en voorspelbaar te maken. Door op deze manier meer aandacht te geven aan specifieke ICT-kosten, is de bewustwording daarover toegenomen. Medewerkers boeken ICT-kosten consequenter op ICT-uitgaven.

Zo zijn er nu kosten opgevoerd die voorheen niet als ICT-kosten werden gezien en andersom: kosten waren opgevoerd als ICT-kosten, maar blijken dat niet te zijn. Hierdoor ontstaat een beter beeld van de werkelijke ICT kosten en is regie en toezicht op deze kosten beter uitvoerbaar.

Leeswijzer Hoofdstuk 1 betreft de centrale ICT-omgeving waarvoor de afdeling I&A verantwoordelijk is. hoofdstuk een overzicht van de reguliere exploitatie, vervangingen en investeringen te vinden. Het betreft onder andere het ICT-netwerk, generieke applicaties als Microsoft Office, generieke database, ICT apparatuur en de dienstverlening voor onderhoud van de centrale omgeving. Dit hoofdstuk is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de teamleiders en het management van het team I&A. Hoofdstuk 2 betreft de decentrale ICT-omgeving waarvoor de vakafdelingen verantwoordelijk zijn. De betreffende leidinggevende draagt zorg voor contractbewaking en functioneel beheer en beschikt daarvoor over een budget. In dit hoofdstuk is een overzicht van de reguliere exploitatie te vinden, alsmede vervangingen en investeringen van de ICT die specifiek gericht is op het gebruik binnen het desbetreffende team. Daarin worden onderdelen benoemd, zoals applicaties, koppelingen specifieke databases, etc. Dit hoofdstuk is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de teamleiders en het management van diverse afdelingen. Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van nieuwe investeringen. Het betreft onder meer projecten vanwege nieuw beleid of aangepaste wetgeving, alsmede de uitvoering van richtlijnen zoals bijvoorbeeld de BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). De investeringen in dit hoofdstuk

kunnen de volgende jaren doorwerking hebben naar Hoofdstuk 1 en 2, indien de aangepaste ICT-onderdelen de daarop volgende jaren in stand moeten worden gehouden. De projecten die onder de Centrale ICT vallen, zijn de verantwoordelijkheid van I&A. De projecten die onder de Decentrale ICT vallen, zijn de verantwoordelijkheid van het desbetreffende team, c.q. de desbetreffende afdeling. Bijlage 1 biedt een overzicht van de applicaties die de gemeente Nieuwkoop gebruikt bij de uitvoering van haar werkzaamheden. De applicaties zijn per afdeling uitgesplitst.

6

1. Centrale ICT 1.1 Het team I&A Het team I&A maakt onderdeel uit van de afdeling Bedrijfsvoering. Het team I&A beheert alle centrale ICT voor de hele organisatie. Het gaat hier om zowel software als hardware. Daarnaast ontwikkelt I&A informatiserings-, gegevens- en beveiligingsbeleid. Op de onderdelen gegevensmanagement en beveiliging wordt in de hoofdstukken 1.2 en 1.3 nader ingegaan. In tabel 2 is een overzicht te vinden van de formatie zoals die in de personeelsbegroting is opgenomen. Tabel 2: I&A formatie

I&A Functie Teamleider Informatisering & automatisering Informatisering Strategisch Informatieadviseur Informatieadviseur Gegevensmanager CISO/Informatiebeveiliging Automatisering Functioneel Beheerder Topdesk Medewerker ICT Medewerker Servicepunt ICT / Functioneel Beheerder Teams Totaal

Fte 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 1,00 0,24 7,24

De Teamleider I&A is behalve teamleider ook de accountmanager voor PQR, dat is de ICTleverancier die het centrale ICT-netwerk beheert. Informatisering De eenheid informatisering is belast met het managen van de informatiehuishouding. Deze eenheid bestaat uit de volgende functies: - De strategisch informatieadviseur vertaalt landelijke ontwikkelingen en trends naar beleid en projecten, biedt regie en sturing bij de uitvoering van projecten. De strategisch adviseur bewaakt de informatiearchitectuur. - De informatieadviseur assisteert de strategisch adviseur. Staat in contact met de functioneel beheerders van applicaties. Deze adviseur begeleidt aanvragers van wijzigingsverzoeken en is projectleider voor uitvoeren van een aantal ICT-projecten. - De Gegevensmanager bewaakt de gegevenshuishouding, houdt toezicht op de kwaliteit van het beheer van de gegevens, adviseert over uitwisseling van gegevens. De gegevensmanager is ook het aanspreekpunt voor de beheerders van Basisregistraties en de partij die het functioneel beheer uitvoert van de gegevensmakelaar(s). Informatiebeveiliging kortweg CISO, ook wel: medewerker Informatiebeveiliging. De CISO is een verplichte functie. Informatiebeveiliging is niet alleen ICT, maar gaat verder. De CISO heeft regie op de uitvoering van de jaarlijkse ENSIA audit. Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid worden

7

bewustwording dat Informatiebeveiliging niet alleen een technische uitdaging is, maar vooral gaat om bewust handelen, is een belangrijk onderdeel van deze functie. Automatisering Automatisering bestaat uit drie medewerkers met de volgende functies: - De Functioneel Beheerder TopDesk die zorgdraagt voor de inrichting van de ITIL applicatie, waarbij aanvragen en meldingen procesmatig worden afgehandeld. De vanuit de BIO verplicht voorgeschreven registratie van applicaties en ICT middelen maakt onderdeel uit van dit beheer. De Medewerker ICT voert het werkplekbeheer uit en biedt service voor alle ICT middelen die niet binnen het contract van PQR vallen. De medewerker biedt ondersteuning op alle locaties van de gemeente en is daarom veel onderweg. Ook het beheer van certificaten, domeinregistraties, e-herkenningsmiddelen, etc. wordt verzorgd door de Medewerker Servicepunt ICT. De Medewerker Servicepunt ICT bemenst het Servicepunt ICT. Deze medewerker zorgt ervoor dat nieuwe medewerkers een goede start kunnen maken op een virtueel goed ingerichte werkplek; daarnaast ontvangen nieuwe medewerkers een laptop en mobiele telefoon die volledig is geinstalleerd en ingericht conform de eisen van de gemeente. Nieuwe medewerkers van de gemeente ontvangen ingerichte ICT en vertrekkende medewerkers leveren deze apparatuur weer in.

Het Servicepunt ICT is de vraagbaak voor medewerkers als het voor hen onduidelijk is waar ze moeten zijn. Medewerkers van PQR en andere ICT leveranciers schakelen met het Servicepunt ICT in geval er ondersteuning op week aanwezig. Deze functie wordt vervuld voor 20 uur in de week. Daarnaast geeft deze medewerker voor 12 uur invulling aan het functioneel beheer voor Teams en Onedrive De inrichting van het Servicepunt ICT is gedaan vanuit de behoefte van de organisatie. Geen centraal punt voor ICT ondersteuning resulteerde namelijk in onvrede vanuit de organisatie. Sinds de komst van het Servicepunt ICT is deze onvrede grotendeels verdwenen. Het Servicepunt is anno 2021 niet meer weg te denken en voorziet in een grote behoefte.

1.2 Gegevensmanagement Gegevensmanagement omvat het geheel van activiteiten om in een organisatie op het juiste moment over de juiste gegevens van de juiste kwaliteit te beschikken 1. Het informatiebeleid en de uitvoeringsplannen laten zien welke ambities Gemeente Nieuwkoop op dit gebied heeft. Om invulling te geven aan die ambitie is budget nodig. Enerzijds om de basis die er nu staat op orde te houden en om te kunnen blijven voldoen aan wet- en regelgeving. Anderzijds om door te ontwikkelen zodat invulling kan worden gegeven aan de ambities uit het genoemde beleid. Het structureel budget voor gegevensmanagement is opgenomen in het exploitatieoverzicht, voor zover de kosten daarvan nu bekend zijn. De onderwerpen waarvoor in 2022 en de periode daarna investeringsbudget benodigd is worden hier kort onder de aandacht gebracht. 1 https:www.gemmaonline.nl

Kennisopbouw en Bewustwording We benaderen gegevens als een waardevol bedrijfsmiddel. Waarde die je wilt behouden, beschermen en vergroten en die je, binnen kaders van wet-, regelgeving en ethiek, optimaal wilt benutten. Kwaliteit speelt hierin een belangrijke rol. Kwaliteit van data, maar ook kwaliteit van processen en systemen waarmee data worden gegenereerd. Daarnaast is het van belang dat een organisatie in staat is data goed te verwerken en analyseren om data gedreven te kunnen werken en er relevante conclusies uit te kunnen trekken. Aandacht voor het stellen van de juiste (business)vraag is daarbij van groot belang.

8

Governance en management Data Management en Data Governance spelen een belangrijke rol bij het behouden, beschermen en vergroten van de waarde van gegevens en het optimaal benutten ervan. Het Data Management framework van DAMA-DMBOK biedt kaders om hier invulling aan te gaan geven. volwassenheidsniveau, ontstaat de basis voor een meerjarig programma.

Dataplatform Gegevens komen op veel verschillende plekken tot stand. Ze worden bijvoorbeeld gegenereerd in applicaties die worden gebruikt voor het uitvoeren van operationele processen, worden aangeleverd door sensoren die automatische metingen uitvoeren, etc. Deze gegevens zijn niet altijd direct geschikt voor analyse. Ze kennen bijvoorbeeld geen historie, zijn van onvoldoende kwaliteit of missen relaties met context. Om gegevens geschikt te maken voor analyse is een dataplatform nodig. Hierop kunnen processen worden ingericht voor bijvoorbeeld anonimiseren, pseudonimiseren, kwaliteitscontrole, borgen van historie, etc. Gemeente Nieuwkoop beschikt op dit moment over een dataplatform met beperkte functionaliteit. Uitbreiding hierop is noodzakelijk. De kaders waarbinnen dat plaats moet vinden worden vastgesteld binnen het programma datagedreven werken zoals opgenomen in hoofdstuk 3. Integratie In het informatiebeleid van de gemeente is opgenomen dat de gemeente een open informatievoorziening wil bieden aan de eigen organisatie, samenleving en partners. Het mogelijk maken mogelijkheden die wet- en regelgeving bieden en organisatorische en ethische afwegingen die worden gemaakt. Dit in combinatie met bovenstaande en de ontwikkelingen op gebied van Common Ground 1 vraagt meer aandacht voor integratievraagstukken en gerelateerde architectuur.

Dat vraagt om een analyse van ons huidige applicatieportfolio daar waar het gaat om integratieaspecten en waar nodig een investering om de basis op orde te houden. Dit is een aandachtspunt voor 2022 en zal nog worden uitgewerkt in een projectplan.

1 Common Ground is een nieuwe, toekomstbestendige gemeentelijke ICT-infrastructuur. In de kern gaat het

om een hervorming van de gemeentelijke informatievoorziening, door op een andere manier om te gaan met gegevens. Zo worden data losgekoppeld van werkprocessen en applicaties.

9

1.3 Informatiebeveiliging Om stappen te blijven zetten op het gebied van informatiebeveiliging en om in control te zijn met geldende wet- en regelgeving, is budget voor informatiebeveiliging nodig. Niet alleen om projecten en investeringen te kunnen starten, maar ook om aandacht te vragen

ondersteunende tooling voor de organisatie, maar ook bewustwordingsacties voor onze medewerkers. Het gevraagde budget is mede bestemd voor de projecten die benoemd zijn in het informatiebeveiligingsbeleid- en bijbehorend uitvoeringsplan (2020-2024). De projecten die reeds in 2020 en 2021 uitgevoerd en afgerond zijn komen niet meer terug in het projectenoverzicht; de kosten voor het beheer zijn opgenomen in de structurele kosten. Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) De BIO is het geldend normenkader voor informatiebeveiliging. Het doel is om door middel van een basisniveau informatiebeveiliging digitaal weerbaar te worden en te blijven. Vanuit dit normenkader heeft gemeente Nieuwkoop te maken met verplichte maatregelen om het basisniveau informatiebeveiliging te verhogen. Hieronder is een overzicht van de benodigde maatregelen die op ons af komen en waar investeringsbudget voor nodig is: -

Pentesten2. Netwerkbeveiliging (zie ook GGI-Veilig percelen 2 en 3) en de Secure Workspace. Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM).

ENSIA Jaarlijks wordt de gemeente Nieuwkoop geaudit voor de ENSIA-verantwoording. De audit van de DigiD-aansluitingen, het beoordelen van de Third Party Memorandum (TPM) van Suwinet, het beoordelen van de collegeverklaring en de markering van de stukken, het opstellen van het assurancerapport en dossieropbouw maken hier allemaal onderdeel van uit. Rapportage hierover wordt in de jaarrekening opgenomen. GGI-Veilig De gemeente Nieuwkoop heeft zich ingeschreven voor alle drie de percelen van GGI-Veilig: - Perceel 1: SIEM/SOC (monitoring en response). - Perceel 2: Aanvullende security producten en diensten. - Perceel 3: Security expertise services. We zijn niet verplicht om de producten en diensten (allemaal) af te nemen. Als wij voornemens zijn een product of dienst af te nemen via GGI-Veilig, zal dit als centraal ICT-project opgevoerd worden in het Beheerplan.

2 Pentest is een afkorting van 'penetration testing'. Bij een pentest kruipen pentesters in de huid van een

hacker. Ze proberen op allerlei manieren en met alle mogelijke middelen toegang te krijgen tot de geteste IT-omgeving.

10

1.4 Informatisering en Automatisering In dit hoofdstuk worden allereerst de posten beschreven die worden opgevoerd in het overzicht van de centrale ICT. Met centrale ICT worden al die zaken bedoeld die door de gehele organisatie worden gebruikt. Deze zaken worden beheerd bij het team I&A. Software- en automatiseringscontracten 4620502-438020 Op deze post staan de contractkosten van software, de applicaties die in gebruik zijn en de automatiseringscontracten. In de tabel staat onder deze post de doorrekening nieuwe contractkosten. Dit zijn kosten die na het eerste implementatiejaar doorvloeien naar de exploitatie. Doorrekening nieuwe contractkosten De kosten in het eerste jaar van een project worden toegerekend aan het betreffende project. Na het eerste jaar komen de contractkosten/structurele kosten bij de exploitatie. Om een in

Infrastructuur 4620502 438023 De ICT infrastructuur bestaat uit het geheel aan bekabeling, datalijnen (o.a. internet, Gemnet) noodstroomvoorziening, netwerkcomponenten, Wi-Fi voorziening en ICT-ruimtes. Nieuw is de aansluiting op het Gemeentelijke Gemeenschappelijke Infrastructuur, dit GGI netwerk is een stelsel van besloten netwerken specifiek bedoeld voor gemeenten en gemeenschappelijke samenwerkingsverbanden. Op deze post worden de structurele kosten van de datalijnen geboekt. Hardware 4620502 438036 Op deze post worden de structurele kosten geboekt voor huur en onderhoud van hardware, zoals bijvoorbeeld de A0 plotter en verbruiksmaterialen. De kosten van de multifunctionals (printers, scanners) worden vanaf deze versie van het ICTbeheerplan ook hier verantwoord. Investeringen <25K 4620502 438063 Op deze post worden incidentele vervangingen en/of uitbreidingen geboekt, bijvoorbeeld vervangen van apparatuur die defect raakt waarvan de reparatiekosten hoog zijn, uitbreiding van apparatuur bij (tijdelijke) uitbreiding, of incidentele vervanging of aanschaf i.v.m. gewijzigde techniek. Vaste telefonie 4620503 438049 De gemeente Nieuwkoop heeft als centrale een Anywhere oplossing aangevuld met Skype for Business, beide gehost bij KPN. Over de panden heen zijn nog enkele vaste telefonie punten.

De gemeente Nieuwkoop heeft ingeschreven op de door de VNG uitgeschreven aanbesteding GT Connect, die tot gunning aan leverancier Atos heeft geleid. De VNG heeft vanwege wanprestaties de raamovereenkomst opgezegd. Dat heeft geleid tot een kort geding waarin Atos op alle punten in het ongelijk is gesteld. Volgens de rechter is de raamovereenkomst met goede redenen ontbonden. Atos is separaat een bodemprocedure gestart; een uitspraak wordt eind 2022 verwacht. Omdat het huidige contract met KPN medio 2021 afloopt wordt voorzien in een voorlopige oplossing. Mobiele telefonie 4620503 438109 De gemeente Nieuwkoop heeft ingeschreven op de door de VNG uitgeschreven aanbesteding GT Mobiele communicatie. Hierbij zijn zeer aantrekkelijke tarieven bedongen. Dit contract loopt in 2022 af. De VNG heeft besloten een nieuwe aanbesteding uit te schrijven waar de gemeente Nieuwkoop weer aan zal deelnemen.

11

De mobiele abonnementen bestaan uit simkaarten voor de smartphones van medewerkers en simkaarten voor speciale toepassingen. Diensten De gemeente Nieuwkoop heeft haar ICT-beheer en -ondersteuning op onderdelen uitbesteed. Het huidige contract met ICT-dienstenleverancier PQR loopt in 2025 af. Dit betekent dat een nieuw contract voor beheer van de hele ICT-omgeving in 2024 moet worden aanbesteed. Het is uiteraard van belang dat we tijdig met de voorbereidingen starten. De techniek ontwikkelt zich in rap tempo, waardoor het concept van de huidige inrichting om aanpassing vraagt. Bovendien wordt de ICT-omgeving met veel koppelingen naar cloudtoepassingen steeds complexer. Dat vraagt in een aanbestedingstraject om extra expertise om de gewenste ICT-omgeving te kunnen uitvragen. Doordat in 2017 een langjarig contract met PQR is afgesloten zijn door langjarige prijsafspraken toename van de centrale ICT kosten, gelet op de steeds complexer wordende ICT-omgeving. Ook moet er rekening worden gehouden met een eenmalige investering zoals ook in 2016/2017 heeft plaatsgevonden. Op basis van de cijfers uit deze periode wordt rekening gehouden met een 900.000. ICT Beheer 4620502 438070 Het centrale ICT-netwerk wordt beheerd door PQR, het contract hiervoor is Europees aanbesteed.

Via dit contract heeft de gemeente Nieuwkoop de beschikking over een ICTnetwerk, inclusief beheer en licenties van (besturings-)software. Aanpassing van dit contactbedrag kan plaatsvinden op basis van resources als aantal netwerkaccounts, onderhoud van virtuele en fysieke werkplekken, opslagcapaciteit, etc. Door ingebruikname van Microsoft Teams is een backup-oplossing voor het veiligstellen van data in de Microsoft Cloud toegevoegd aan de dienstverlening van PQR. 438071 Als ICT onderdelen als applicaties, koppelingen, netwerkverbindingen, etc. op het ICT-netwerk moeten worden aangepast kan de ICT partner op basis van het afgesloten contract en een goedgekeurde RFC (Request for Change) kosten in rekening brengen. Dit geldt ook als onderdelen op het netwerk end-of-life worden verklaard door bijvoorbeeld Microsoft of Oracle. Ketenafhankelijkheid leidt tot een update of upgrade van applicaties, de kosten voor de updates en upgrades brengt de ICT leverancier additioneel in rekening. Overige diensten 4620502 438058 Voor het beheer van specifieke ICT-onderdelen die op de centrale ICT-omgeving zijn geplaatst is specifieke kennis nodig. Vanuit de gedachte dat we in Nieuwkoop niet alle ICT-kennis in huis kunnen hebben, zijn deze onderdelen in beheer gegeven van partners.

Een overzicht van de onderdelen die onder deze kostenpost vallen zijn o.a.: Beheer- en releasemanagement en hostingkosten van de gegevensmakelaar (basisregistratie Personen, BAG, etc.) en de koppeling met de landelijke voorziening, Beheer van de Oracle database, Aanpassingen op ICT onderdelen, die niet in beheer zijn bij PQR (TopDesk, Gegevensmakelaar, etc.) Helpdesk en Inhuur Expertise 4620502 438038 Soms is op incidentele basis in te huren expertise noodzakelijk. Complexe trajecten waarbij specifieke kennis nodig is in verband met bijvoorbeeld ketenafhankelijkheid , een specifieke toepassing, projectbegeleiding, vertaling van de door te voeren aanpassingen naar ICT oplossingen naar uit te voeren roadmaps, etc.

12

Inhuur Expertise bij calamiteiten 4620502 438072 De praktijk leert dat expertise op onderdelen per direct nodig kan zijn, bijvoorbeeld ingeval van een calamiteit, een security issue of een op te lossen issue waarbij het Service Level Agreement (SLA) niet dekkend is. Sociaal Intranet 4620502 438073 Voor interne communicatie wordt gebruik gemaakt van Microsoft SharePoint/Office 365. Inmiddels zijn de beheercontracten afgelopen; ter ondersteuning is met een ter zake kundige partij een contract afgesloten om gebruik te kunnen maken van helpdeskondersteuning. Informatiebeveiliging 4620502 438062 Voor informatiebeveiliging was er in 2020 eenmalig een groter budget beschikbaar in verband met de invoering van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). In de jaren die volgen is een vast budget opgevoerd om te kunnen blijven investeren in informatiebeveiliging. Het beschikbare budget voor specifieke voorzieningen op het gebied van Informatiebeveiliging is vanuit 438020 (automatiseringscontracten) over gebracht naar 438062 (informatiebeveiliging).

13

4620502 4620502 4620502 4620502 4620502 4620503

I&A contract PQR vaste kosten

I&A contract PQR extra diensten

I&A inhuur expertise/calamiteiten

I&A social intranet

Informatiebeveiliging

vast

mobile

Telefonie

Telefonie

14

Totaal

4620502

Overige diensten

4620503

4620502

4620502

Helpdesk/ incl. inhuur expertise

-

Investeringen

438109

438049

438062

438073

438072

438071

438070

438058

438038

438063

129.700

-38.600

4620502

Hardware

438036

-22.200

438023

Wijzigingen

4620502

2021

ICT-infrastructuur

438020

Categorie

-54.000

4620502

nummer

Grootboek

contractkosten uit informatiebeveiliging *

Software- en Automatiserings- contracten

Omschrijving

Tabel 3 Exploitatie centrale ICT (structurele kosten)

1.524.450

2022

43.500

355.030

2023

50.000

2024

2025

In tabel 3 vindt u de structurele kosten voor de hiervoor beschreven onderdelen. In de kolom wijzigingen ziet u of de situatie zodanig wijzigt dat er vanaf 2022 meer of minder kosten worden gemaakt. Een verklaring voor deze wijzigingen wordt puntsgewijs op de volgende pagina gegeven.

15

Software- en Automatiserings Contracten (4620502-438020): er zijn verschillende mutaties doorgevoerd. Het eindresultaat is dat de kosten voor de contracten licht stijgen, met name door een stijging van het aantal netwerkaccounts. Ook het bellen via MS Teams brengt voor informatiebeveiliging, aldaar (grootboeknummer 4620602-438062) onder te brengen. De kosten voor de multi-functionele printers zijn ondergebracht bij grootboeknummer 4620502-438036 (Hardware). Overige diensten (4620502- afgeraamd. Een testomgeving voor de Infrastructuur (4620502-438023): Dankzij de deelname aan het aanbestedingstraject GT Vast van de VNG, zijn de kosten voor datalijnen vanwege aansluiting op het GGI-netwerk. Informatiebeveiliging (4620502-438062): De contractkosten uit voorzieningen voor informatiebeveiliging zijn van de meer algemene software- en automatiseringscontracten ondergebracht bij de kosten voor informatiebeveiliging. Derhalve een ophoging van het budget met (de verplaatste) 54.000. Daarnaast zijn er met behulp van Tenslotte zijn er maatregelen getroffen om beter beschermd te zijn tegen virussen en ransomware en worden jaarlijks zogenaamde penetratietesten uitgevoerd ad .

Toelichting op de wijzigingen

16

Als een bedrag grijs is gemarkeerd, betekent dit dat de investering naar een volgend jaar is doorgeschoven. Meer informatie in de toelichting onder deze tabel.

De bedragen in kolom 2021 zijn overgenomen uit het ICT-beheerplan 2020-2024. De begroting vanaf 2022 (t/m 2024) was ook al eerder opgegeven. Door allerlei factoren kan deze uiteraard veranderen. Denk aan het overboeken van ICT-kosten vanuit een andere kosten categorie, verouderde software, nieuw beleid of wetswijzigingen. De effecten op financieel gebied w tekstueel toegelicht. Indien er al sprake is van wijzigingen in het begrotingsjaar 2021, dan worden deze meegenomen in de reguliere planning & controlcyclus.

Laptops voor specifieke doeleinden: een aantal laptops dat specifiek voor presentaties wordt gebruikt, zoals in de raadszaal. Daarnaast een MacBook voor het ontwikkelen en bewerken van filmpjes. GT Vaste communicatie GGI: betreft de datalijnen die worden ondergebracht in het contract van Vodafone-Ziggo. Voor 2021 gaat dit om alle lijnen van Ziggo (voorzover deze niet onder dit contract vallen), alle lijnen van XS4all, Signet Fiber (Zwembad) en Fiber Revolution (Schoterhoek); voor 2022 zijn dit de lijnen van de KPN. Daar is een extra groot bedrag voor geraamd omdat glasvezel moet worden aangebracht op diverse locaties Alle dienstverlening die nu over Gemnet gaat bij de KPN moet over naar het GGI netwerk; daar is inmiddels een lijn bij PQR (in het datacenter in Haarlem) voor aangesloten. Netwerkcomponenten ICT ruimtes: betreffen de ICT ruimtes in Nieuwveen en Ter Aar. De hier gerealiseerde patchkasten, workgroupswitches en firewalls, moeten periodiek worden vervangen. Netwerkcomponenten op locatie: betreft de periodieke vervanging van de netwerkcomponenten op de locaties Schoterhoek, CJG en het Zwembad. ICT ruimtes De ICT ruimtes, met name in Ter Aar, zijn voorzien van bepaalde bewakingsvoorzieningen en koeling. Met Bouwkunde is afgesproken deze ICT-ruimte opnieuw in te richten. Dat vindt plaats nadat de server AS400 die hier nog staat, is afgevoerd.

UPS ICT ruimtes De ruimtes in Ter Aar en Nieuwveen zijn voorzien van UPS en. Onderzocht wordt of het beter is nieuwe patchkasten aan te schaffen waar UPS is ingebouwd.

Evenals in het vorige hoofdstuk, wordt allereerst kort beschreven wat bedoeld wordt met de verschillende onderdelen. Daarna vindt u in tabel 4 een overzicht van de begrote kosten.

1.5 Vervangingsinvesteringen

17

presentatieschermen Desktops Monitoren Headsets t.b.v. IP telefonie Presentatieschermen Vergaderruimtes Presentatieschermen Nw raadszaal + commissiekamer Wifi accespoints Polycom (5 ruimtes) Bekabeling Netwerkcomponenten ICT ruimtes Netwerkcomponenten op locatie ICT ruimtes UPS ICT ruimtes

Vaste telefonie GT Vaste communicatie GGI Laptops Elite X360 Laptops AutoCad Laptops voor specifieke doeleinden Dockingstations

Telefoon Android Mobiel (2017) Telefoon IOS Mobiel ( 2020 ) Tablets Android Tablets IOS

Omschrijving

Investeringsbedrag

Tabel 4: Vervanging/investeringen centrale ICT

4 jaar 4 jaar

2018 2020

2018

2020

2017 2017 2018

2017 2019 2018 1 x 2021 2017 2018 2018

2 jaar

2020

7 jaar 5 jaar

5 jaar

5 jaar 4 jaar 15 jaar 5 jaar

7 jaar

5 jaar 5 jaar 7 jaar 7 jaar

4 jaar 4 jaar 4 jaar

4 jaar 4 jaar 4 jaar

5 jaar 5 jaar

Afschrijvings termijn 2 jaar

Jaar van investering 2017

2021

0

2022

2023

2024

2025

2020

5 jaar 5 jaar

18

Afschrijvingsbeleid In tabel 4 is weergegeven welke hardware centraal in beheer is. De gemeente Nieuwkoop hanteert daarbij het afschrijvingsbeleid, dat hierna in tabel 5 is weergegeven.

De smartphones (Android) zijn in 2020 aangeschaft maar pas in 2021 aan de medewerkers uitgegeven, vanwege de maatregelen rondom Covid-19. De afschrijftermijn is twee jaar, waardoor de volgende vervanging in 2023 plaatsvindt in plaats van 2022, zoals in het ICT Beheerplan van vorig jaar was vermeld. Nu al is bekend dat de vervangingskosten in 2023 verdubbelen. Vanwege de verhoogde eisen op het gebied van security die vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid worden gesteld, zal dan een toestel moeten worden aangeschaft dat hieraan voldoet. Dat leidt tot hogere toestelkosten. De kosten voor de smartphones IOS nemen toe, omdat er meer colle anisatie een IOS toestel tot zijn/haar beschikking heeft gekregen. De Tablets zijn met ingang van dit ICT-Beheerplan opgesplitst in Android en IOS producten. De meeste IOS tablets zijn in 2020 aangeschaft. Met een vervangingstermijn van 4 jaar is deze kostenpost toegevoegd voor 2024. De vervanging van de Laptops Elite X360 verschuift van 2021 naar 2022, omdat ze nog in prima staat zijn. Gelijktijdig met de vervanging van de zullen in 2022 ook Laptops voor specifieke doelen worden aangeschaft. De vervanging van een specifieke laptop in 2025 betreft een Macbook die is aangeschaft om filmpjes te kunnen maken. tbv presentatieschermen worden niet langer gebruikt en komen vanaf volgend jaar niet meer in het ICT-Beheerplan voor.

De thuiswerkplekken zijn nieuw in dit overzicht. Omdat we dat (thuiswerken) in 2020 massaal gingen doen, zijn voor de inrichting van thuiswerkplekken beeldschermen, toetsenborden en muizen aangeschaft.

Toelichting op de wijzigingen

Printers klein Thuiswerkplek

Afschrijvingstermijn (in jaren) 5 4 2 4 5 5 15 7

19

Routers en Switches moeten samenwerken met Workgroupswitches, deze apparatuur is essentieel voor de goede werking van het netwerk en ook hiervoor geldt dat deze onderd

Netwerkbekabeling wordt ook steeds meer belast, er gaat veel meer data over de lijnen dan 10 jaar geleden. Daarom zal op enig moment de huidige verouderde bekabeling moeten worden vervangen.

Mobiele apparatuur valt ook technisch gezien uit, het is niet altijd mogelijk om nog oudere modellen te verkrijgen. De apparatuur wordt voorzien van n installatie-image, het bijhouden van meerdere images is beheersmatig onwenselijk en ook duur. Issues worden opgelost voor n standaard, het komt voor bij meerdere standaards dat een issue wordt opgelost voor type A, maar dat daardoor een issue ontstaat voor type B. Om met n standaard te blijven werken is periodieke vervanging nodig.

Applicaties ontwikkelen zich door en houden rekening met de huidige ICT-capaciteit van onderliggende hardware. Op apparatuur zoals wifi-accespoints wordt firmware geplaatst met protocollen om veilig te kunnen werken. Als een dergelijk protocol niet kan worden geplaatst op een wifi-accespoint ben je genoodzaakt tot vervanging over te gaan, omdat sommige nieuwe apparatuur anders geen contact meer kan maken omdat deze de nieuwe protocollen vereist.

Smartphones worden voorzien van het goedkopere Android besturingssysteem. Bij de aanschaf wordt niet het nieuwste model gekozen, dit scheelt behoorlijk in de prijs. De korte afschrijvingstermijn wordt bepaald door intensief gebruik van smartphones, door de apps die steeds meer resources vragen van smartphones en door de mate waarin securityupdates worden uitgebracht voor oudere versies van Android.

Bij het bepalen van een afschrijvingstermijn wordt rekening gehouden met de technische en economische afschrijving.

Omschrijving Desktops / thin cli nts Convertibles / ultrabooks (laptops) Smartphones Tablets Netwerkcomponenten Servers Bekabeling Presentatieschermen

Tabel 5 Afschrijvingsbeleid

20

Het vervangingsplan hanteert de afschrijvingstermijnen om er voor te zorgen dat een vervanging mogelijk is, bij iedere vervanging wordt uiteraard getoetst of de vervanging nodig is. Daar waar er geen bezwaar is om nog een jaartje langer door te draaien zal uiteraard gekozen worden om dit te doen.

21

Allereerst wordt in tabel 6 een overzicht gegeven van alle structurele decentrale ICT-kosten bij elkaar opgeteld. Daarna wordt in de tabellen 7 t/m 13 per afdeling een overzicht gegeven van de kosten gevolgd door een toelichting bij de wijzigingen.

De bedragen in kolom 2021 zijn overgenomen uit het ICT-beheerplan 2020-2024. De begroting vanaf 2022 (t/m 2024) was ook al eerder opgegeven. Door allerlei factoren kan deze uiteraard veranderen. Denk aan het overboeken van ICT-kosten vanuit een andere kosten categorie, verouderde software, nieuw beleid of wetswijzigingen. De effecten op financieel gebied worden aangegeven in de kolom en later tekstueel toegelicht. Indien er al sprake is van wijzigingen in het begrotingsjaar 2021, dan worden deze meegenomen via de reguliere planning & controlcyclus.

In onderstaande tabellen zijn de decentrale ICT-kosten per team uiteengezet voor de jaren 2021 tot en met 2025. De ICT kosten van het team I&A zijn hier niet in opgenomen. Deze zijn terug te vinden in de tabellen 4 en 5 in het vorige hoofdstuk.

Het beheer van de vakapplicaties is decentraal belegd bij de teamleiders van de desbetreffende teams. Dat betekent onder meer dat het functioneel beheer en het contractbeheer de verantwoordelijkheid van het team is dat de desbetreffende applicatie overwegend gebruikt. Dat betekent dus ook dat de financi le verantwoordelijk zoals verwoord in dit ICT-Beheerplan bij de teamleiders en het management van deze afdelingen is belegd. Dit heeft als doel de bewustwording van de kosten te vergroten bij gebruikers en eindverantwoordelijk en daarmee tot verantwoorde en gecontroleerde budgetten te kunnen komen. In dit verband een opmerking bij het Zaaksysteem dat is aangeschaft om zaakgericht te kunnen werken. Alhoewel dit systeem door vrijwel alle afdelingen van de gemeente wordt gebruikt, is het ondergebracht bij het team Documentaire Facilitaire Dienstverlening (DFD), vanuit de gedachte dat het ook een document managementsysteem (DMS) omvat en daarmee het huidige DMS Corsa (nu ook bij DFD ondergebracht) vervangt.

2.Decentrale ICT

22

-11.666

Wijziging

2022

2023

Secretariaat

4010108

438020

Decentrale ICT PUZA Team Grootboek-nummer Categorie PUZA 4040499 438020 Burgerzaken 4380102 438020 Fysieke Leefomgeving 4070299 438020 Communicatie 4400105 438020

2021

Toelichting op de wijzigingen

Totaal PUZA

PUZA Secretariaat

Afdeling PUZA Generiek PUZA BURG PUZA FLO PUZA COMM

Tabel 7 ICT, afdeling PUZA

Totaal

DIR

Griffie

BV, exclusief I&A

RO&G

BOR

MO

PUZA

Afdeling

Structurele decentrale ICT-kosten TOTAAL

Tabel 6 Totale structurele decentrale ICT kosten

-19.560

-7.120

2021 Wijziging

2024

2025

2022

77.875

2023

2024

2025

extra begroot.

23

PUZA Communicatie verwacht dat de structurele kosten komende jaren nagenoeg gelijk blijven. Er vindt slechts n wijziging plaats. De kosten van de applicatie A365 bedienpost ( 0) worden overgeheveld van PUZA Communicatie naar PUZA Generiek. In 2023 en 2025 is een ophoging opgenomen voor de verlenging / aanschaf van het digitale participatieplatform voor de gemeente Nieuwkoop.

PUZA Fysieke Leefomgeving verwacht een toename van de structurele kosten vanwege de omvorming naar de nieuwe softwarelijn die leidt tot verhoging van de beheerkosten. De vorige begroting was gebaseerd op offertes uit 2018. Daarnaast zullen bepaalde beheeractiviteiten worden uitgevoerd door externe adviseurs. In een overgangsperiode zullen voor zowel de oude als de nieuwe applicatie beheerkosten worden gemaakt. Tenslotte was de nieuwe applicatie die nodig is voor het bouwen van Toepasbare regels (STTR builder), niet eerder begroot. Deze komt in 2021 in productie en ook voor deze applicatie worden daarna structurele kosten gemaakt. Al met al een ophoging van structurele ICT kosten van

PUZA Burgerzaken: De kosten van deze modules zijn via de voorjaarsnota 2021 aangevraagd.

PUZA generiek In vergelijking met het vorige ICT-Beheerplan is de regel PUZA Generiek toegevoegd. Er is gebleken dat hiervoor ook al in 2021 een bedrag beschikbaar was. 60.200 begroot voor de kosten van telefonie en een kennisbank. Deze kosten zijn reeds opgenomen in de begroting, en nu ook opgenomen in het ICT-Beheerplan ter verduidelijking. Ook de kosten voor de telefooncentrale ad .120 worden miv 2022 toegerekend aan PUZA generiek. Ze worden in mindering gebracht bij PUZA Communicatie waar ze tot en met 2021 onder vielen. Tenslotte worden de helft van de kosten voor i9.780 in het vervolg ook geboekt bij PUZA generiek. De totale kosten voor iBabs werden eerder verantwoord door de Griffie.

College B&W

4020101

2022

2023

2024

2025

24

Directie In vergelijking met het vorige ICT-Beheerplan is de regel Directie toegevoegd. De helft van de kosten voor ide Directie. De totale kosten voor iBabs werden eerder verantwoord door de Griffie.

438020

2021 Wijziging

Directie

Grootboeknummer Categorie

Toelichting op de wijzigingen

Totaal DIR

DIR

Afdeling Team

Tabel 8 ICT, Directie

en geboekt bij

Wet Maatschappelijke Ontwikkeling

Zwembad

Zwembad

MO WMO

MO

Totaal MO Zwem

4280110 4280111 4280113

Grootboeknummer 4210599

438020 438020 438020

438020

Categorie

26.661

5.822

2021

- 62

wijzigingen

2.200 4.200 .600 00

47.800

2022

00

47.800

2023

Decentrale ICT Maatschappelijke Ontwikkeling (MO)

00

47.800

2024

00

4.200

47.800

2025

25

De kosten voor de applicatie Wmo-Ned van Zorgned voor de uitvoering van de Wmo zijn gestegen door het overbrengen van deze lokale applicatie naar de cloud bij Zorgned. Dat zorgde ervoor dat een belangrijk deel van het beheer niet meer lokaal hoefden te worden uitgevoerd. Daarnaast wordt met ingang van 2021 een automatiseringssysteem in gebruik genomen voor vroegsignalering van problematische schulden, een nieuwe wettelijke taak. De begroting vanaf 2023 kan wijzigen als blijkt dat het Zaaksysteem geschikt is voor de registratie van een aantal taken s begroot. De iets lagere kosten voor het zwembad zijn het gevolg van een herziene berekening op basis van facturen.

Toelichting op de wijzigingen

Totaal MO

Team

Afdeling

Tabel 9 ICT, afdeling Maatschappelijke Ontwikkeling

Werk & Uitvoering

Werk & Uitvoering

Beheer

Beheer

Buitendienst

Toezicht & Handhaving

BOR

Totaal BOR W&U

BOR

Totaal BOR Beheer

Totaal BOR Buitendienst

Totaal BOR T&H

4460199

4110104

438020

438020

438020 438020 438020 438020 438020 438020 438020

438020

4612291

4220197 4220103 6602199 4140399 4630399 4110111 4160302

438020

1

6.110

6.010

- 2.857

- 385

- 2.040

3.700

000 500

8.500 2.500

0,00

3.700

61.000

0,00

Decentrale ICT Beheer Openbare Ruimte (BOR) Categorie 2021 Wijziging 2022 2023

Grootboeknummer 4620700

3.700

0,00

2024

3.700

0,00

36.496

0,00

2025

26

BOR Werk & Uitvoering (binnendienst): m 36.496 als gevolg van vernieuwing van contracten en de daarbij horende nieuwe prijzen. Met ingang van 2023 jaarlijks indexeren. Het grootboeknummer 4620700 betreft geboekte uren; d

Toelichting op de wijzigingen

Totaal BOR

Team

Afdeling

Tabel 10 ICT, afdeling Beheer Openbare Ruimte

2024

2025

27

De ICT kosten van RO&G gaan flink stijgen, als gevolg van de invoering van de Omgevingswet met de bijbehorende Digitale Stelselomgeving. Naast de bestaande applicatie worden vier nieuwe applicaties in gebruik genomen, waardoor de totale ICT kosten oplopen jaarbasis. De ingangsdatum van de Omgevingswet staat op dit moment opnieuw ter discussie. In de begroting is rekening gehouden met de ingangsdatum van 1 januari 2022. Niet uitgesloten is dat dit opschort. Besluitvorming -op landelijk niveau- daarover moet nog plaatsvinden.

40.569

Decentrale ICT Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf (RO&G) Grootboeknummer Categorie 2021 Wijziging 2022 2023 4080199 438020 40.569 44.500

Toelichting op de wijzigingen

Totaal RO&G

Team Ruimte & Economie

Tabel 11 ICT, afdeling Ruimtelijke Ordening & Grondbedrijf

Afdeling RO&G

2-2025. Dit .000.

3.700. Betreft uitbreiding met n licentie van Redora Redline voor .000. Met ingang van 2021 is er een nieuwe verplichting e licenties voor .600 waren al bekend. Tenslotte is met ingang van 2021 een licentie nodig om toegang te krijgen tot het landelijk

BOR Toezicht & Handhaving: De begroting

BOR Buitendienst: Grootboeknummer 4110104 wordt opgehoogd van 6.658 in 2020 naar betreft de licenties .000 en de licenties bij de Aebi Schmidt groep voor onder meer de gladheidsbestrijding

BOR Beheer: de boekhouding en de uitgaven van BOR zijn kritisch tegen het licht gehouden; als gevolg van diverse doorgevoerde mutaties 3.000 af.

Financi n

Documentaire Facilitaire Dienstverlening

Personeel & Organisatie

BV FIN

BV DFD

BV P&O

4620399

4620499 438020

438020

Decentrale ICT Bedrijfsvoering (BV) GrootboekCategorie 2021 Wijziging nummer 4030299 438020

57.252

2022

2023

2024

2025

28

BV P&O: Vanaf 2022 stijgen de ICT6.436 doordat personeelsdossiers in het HRM-systeem worden ondergebracht. Dit budget wordt gedekt door eigen middelen (zie hoofdstuk projecten en investeringen).

BV DFD: De kosten van DFD stijgen door de aanschaf van het zaaksysteem in 2021. Het zaaksysteem is een basisvoorwaarde voor de implementatie van de de Omgevingswet. Vanwege de aanbesteding zijn de structurele kosten nog niet opgenomen in de begroting en het ICTbeheerplan.

BV Financi n: eerdere aanbesteding voor de nieuwe applicatie financi n vallen hoger uit dan geraamd. Verder is er in voorgaande jaren geen rekening gehouden met de benodigde expertise om blijvend de software en processen goed te laten werken (inclusief interfaces) en de benodigde (management)informatie eruit te krijgen.

Toelichting op de wijzigingen

Totaal BV

Team

Afdeling

Tabel 12 ICT, afdeling Bedrijfsvoering

Team

Grootboeknummer 4010108 438020

Categorie

2021

- 11.666

- 11.666

0,00

0,00

Decentrale ICT Griffie Wijziging 2022

0,00

2023

29

Toelichting op de wijzigingen De eerder opgevoerde kosten voor de Griffie blijken -bij nadere overweging- geen ICT kosten te zijn. De kosten ad dienst worden overgeboekt naar een ander grootboeknummer. De Griffie heeft geen ICT kosten.

Totaal Griffie

Totaal Griffie

Afdeling

Tabel 13 ICT, Griffie

0,00

2024

voor deze ingehuurde

0,00

2025

3. Projecten / Investeringsprogramma In dit hoofdstuk worden de projecten voor de komende tijd weergeven. De systematiek van de gemeente Nieuwkoop is dat voor projecten investeringen worden aangevraagd. Deze investeringen kunnen worden aangevraagd op basis van geschatte bedragen. Onderstaand worden de projecten benoemd, inclusief: omschrijving, eigenaar (afdeling/team), startjaar, status en raming. Bij investeringen geldt dat de eenmalige kosten + contractkosten van het eerste jaar worden opgenomen als het investeringsbedrag. De doorlopende vaste kosten worden vanaf het tweede jaar opgenomen in de exploitatie. Investeringen in hardware worden in beginsel geactiveerd en als kapitaallasten ten laste van toekomstige begrotingen worden gebracht We maken onderscheid tussen centrale ICT-projecten, waarvoor I&A verantwoordelijk is en de decentrale ICT-projecten, waarvoor de afdelingen verantwoordelijk zijn. Bij de decentrale

3.1 Centrale ICT-projecten Nieuwkoop gaat digitaler werken Omschrijving Digitale vaardigheden worden steeds belangrijker in onze samenleving. De verwachtingen van inwoners en organisaties t.a.v. digitale oplossingen bij de gemeente nemen toe. Daarnaast dwingt de (rijks)overheid met wet & regelgeving steeds vaker digitalisering af. De gemeente Nieuwkoop werkt om deze redenen steeds meer digitaal. Om met deze ontwikkelingen mee te kunnen gaan wordt de digitale competentie van onze medewerkers steeds belangrijker. In dit project gaan we medewerkers ondersteunen bij het versterken van hun digitale competenties. Dit is een samenwerkingsproject van I&A, Communicatie en HRM. Eigenaar BV / I&A Startjaar 2022 Status Te starten Raming Eenmalige kosten: Structurele kosten: p.m.

Programma datagedreven werken Omschrijving Het (meerjarig) programma Data gedreven werken kent onderstaande rop is opgenomen in de paragraaf me Kennisopbouw en bewustwording Governance en Management Dataplatform Hieronder wordt een opsomming gegeven van voorziene kostenposten. Dit is geen sluitend overzicht, maar dient slechts ter indicatie. Opleiding en Training medewerkers Gebruiks- of aanschafkosten tooling t.b.v. datamanagement Gebruiks- of aanschafkosten dataplatform Externe consultancy (audit en onafhankelijk advies?)

30

Relatie overige projecten

Daar waar het gaat om het aspect kennisopbouw en bewustwording kan mogelijk aansluiting gezocht worden bij

Eigenaar Startjaar Status Raming 2022

BV / I&A Gegevensmanagement 2022 Te starten Eenmalige kosten: Structurele kosten: .000,- per jaar (indicatie voorstel) p.m.

Raming 2023 ev.

(Applicatie) Integratie Omschrijving Contracten voor gegevenslogistiek lopen tot 2024. Er wordt voorzien dat

Eigenaar Startjaar Status Raming

API Management - iLogboek inzicht in bevragingen en registraties - Common Ground - Testomgeving MKS BV / I&A Gegevensmanagement 2022 Te starten Eenmalige kosten Structurele kosten - per jaar

Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM) Omschrijving MDM draait om het beheer van alle mobiele apparaten die binnen de gemeente Nieuwkoop in omloop zijn, zoals smartphones, laptops en tablets. Het beheer van de instellingen, gebruikersrechten en MAM draait om het beheer van de software op alle mobiele apparaten die binnen de gemeente Nieuwkoop in omloop zijn. Zo kunnen de omgeving, om te voorkomen dat bedrijfsgegevens weglekken tijdens Eigenaar Startjaar Status Raming

BV / I&A 2022 Te starten

Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur Omschrijving In 2017 is een contract afgesloten voor het beheer van implementatie, beheer en onderhoud van de ICT infrastructuur. Dit contract loopt tot 1 september 2025 en dient in 2024 weer Europees te worden aanbesteed. De ICT infrastructuur maakt een flinke ontwikkeling door, er wordt steeds meer gedigitaliseerd, meer cloudtoepassingen, en veel meer koppelingen. Het overbrengen van de ICT omgeving naar een nieuwe partner zal een bijzonder complexe operatie worden. Op basis van de ervaringscijfers uit 2016/2017 wordt dan ook geadviseerd om tijdig de aanbesteding voor te bereiden als ook investeringsgeld te reserveren. 31

Eigenaar Startjaar Status Raming

Er moet ook rekening worden gehouden met het feit dat de structurele kosten hoger worden bij het afsluiten van een volgende overeenkomst. - als voorbereidingskosten en voor 2025 voor de implementatie een bedrag BV / I&A (Automatisering) 2024 Te starten 2024 Eenmalige kosten: 2025 Eenmalige kosten Structurele kosten vanaf 2026: p.m. (nader te bepalen)

3.2 Decentrale ICT-projecten Wet Inburgering Omschrijving

Eigenaar Startjaar Status Raming

De Wet Inburgering is gewijzigd en gaat in per 1 januari 2022. Gemeenten krijgen meer verantwoordelijkheid en meer taken toegewezen. Daarbij hoort een flink aantal eisen voor de informatievoorziening met een informatiestandaard en verplichte koppelingen, o.a. met Duo en COA. De registratie voor deze taak moet worden aangepast. Deze vindt momenteel plaats in Zorgned, onderzocht wordt of dit ook mogelijk is in het zaaksysteem. Daarnaast zal de applicatie vluchteling.net die ook nog in gebruik is, worden uitgefaseerd. MO / SD 2022 Te starten Eenmalige kosten: 25.000 Structurele kosten: p.m.

ICT infrastructuur zwembad Omschrijving De ICT infrastructuur van het zwembad is op veel onderdelen lang geleden aangeschaft door medewerkers van het zwembad; het onderhoud wordt eveneens door een medewerker van het zwembad voor zijn rekening genomen. Vanwege de noodzaak voor modernisering

Eigenaar Startjaar Status Raming kosten

gezocht bij het reguliere Nieuwkoopse beleid. Waar nodig en zinvol worden aanpassingen doorgevoerd. Er wordt samengewerkt met de afdeling I&A. MO / Zwembad (Teamleider zwembad) 2022 Te starten Eenmalige kosten 15.000 Structurele kosten: p.m.

Vervanging Redora Redline Omschrijving Onderzoek / verkenning naar een ander systeem dat de kwaliteit, doelmatigheid en doeltreffendheid van het systeem bestuurlijke strafbeschikking verbetert. Eigenaar BOR Toezicht en handhaving 32

Startjaar Status Raming kosten

2022 Gestart, d.w.z. verkenning gestart in 2021 Eenmalige kosten: p.m. Structurele kosten: p.m.

Vervanging AutoLogic Route Creator en WinterLogic Omschrijving AutoLogic Route Creator en WinterLogic zijn lokaal geinstalleerde applicaties die worden ingezet voor de gladheidsbestrijding. Deze zijn

Eigenaar Startjaar Status Raming kosten

oplossing: IntelliOPS strooimanagementsysteem. BOR Buitendienst 2021 Gestart, realisatie miv oktober 2021 Eenmalige kosten: De eenmalige kosten voor het inbouwen van de tooling in de strooiwagens worden meegenomen in het jaarlijks onderhoud van de strooiwagens. Structurele kosten: per jaar zijn reeds opgevoerd in de decentrale exploitatiekosten

Uitbreiding Motion en migratie personeelsdossiers van Corsa naar Motion Omschrijving Corsa wordt uitgefaseerd vanwege de start van Djuma (zaakgerichtwerken). Om deze reden is het wenselijk de personeelsdossiers onder te brengen in het personeelsinformatiesysteem Motion (leverancier: Centric). Een aantal extra modules voor Motion wordt aangeschaft. Eigenaar BV / P&O en DFD Startjaar 2021 Status Gestart Raming Eenmalige kosten Motion (P&O) De eenmalige inrichtingskosten zijn 5.130,- als de oude gegevens niet worden overgezet en 10.260,-- als de oude gegevens wel worden omgezet. Overzetten is nodig vanwege de uitfasering van Corsa. Deze extra kosten kunnen overigens opgevangen worden. Met het opstellen van de budgetten is rekening gehouden met extra kosten voor verdergaande digitalisering. De eenmalige kosten kunnen gedekt worden uit het budget overige diensten 4620399/43058. Eenmalige kosten Corsa (DFD)

.000,-

Structurele kosten: De jaarlijkse kosten van de personeelsdossiers in Motion zijn 6.436,-per jaar exclusief BTW. De structurele kosten van 6.436 kunnen overgeboekt worden van 4620399/438131 (personeels- en salarisadministratie) naar 4620399/438020 (ICT-kosten).

33

Migratie digitale archieven Corsa Omschrijving Door overgang op zaakgericht werken in Djuma, wordt Corsa uitgefaseerd als DMS applicatie. Voor de al opgebouwde digitale archieven wordt een migratiestrategie opgezet. Eigenaar BV / DFD Startjaar 2022 Status Te starten Raming p.m. (afhankelijk van keuzes)

Doorontwikkeling zaakgericht werken Omschrijving Op 1 juni 2021 wordt zaakgericht werken in de gemeente Nieuwkoop

Eigenaar Startjaar Status Raming

doorontwikkeld moet worden. Gedacht moet worden aan verder doorontwikkelen generiek behandelproces, koppeling met Teams, implementatie Djumalitics ed. BV / DFD 2022 Te starten p.m.

Uitbreiding i-Burgerzaken Omschrijving Uitbreiding van het pakket i-Burgerzaken om mee te kunnen in de digitale ontwikkelingen. Betreft de volgende pakketten en modules: Testomgeving i-Burgerzaken iReisdocumenten iBijhouding iDatamasking iDocumentcreatie iGeboorte + digitale aangifte iVerkiezingen extra iNzicht Burgerzaken (rapportage ovezichten) iService Eigenaar PUZA / Burgerzaken Startjaar 2021 Status Gestart Raming 30.000

34

BV I&A 2021-2025 Projectinvesteringen Decentrale Projecten PUZA - Generiek 2020-2024 PUZA - Generiek 2020-2024 PUZA - Generiek 2020-2024 15.000 PUZA, RO&G en 2020-2024 BOR MO - SD 2021-2025 BOR T&H 2021-2025 MO - Zwembad 2021-2025 BOR 2021-2025 Buitendienst BV P&O / DFD 2021-2025 PUZA - BURG 2021-2025

Projectinvesteringen Centrale Projecten Afdeling en Opgenomen Aan Team in ICT gevraagd beheerplan voor 2021 BV I&A 2020-2024 BV I&A 2020-2024 BV I&A 2020-2024 BV I&A 2020-2024 BV I&A 2021-2025 BV I&A 2021-2025 BV I&A 2021-2025 BV I&A 2021-2025 Aan gevraagd voor 2022

Aan gevraagd voor 2023

Aan gevraagd voor 2024

Aan gevraagd voor 2025

35

*) De projecten die in 2021 worden gerealiseerd, komen niet meer terug in het volgende ICT-Beheerplan, in dit geval het plan van 2022-2026.

Personeelsdossiers in Motion Uitbreiding i-Burgerzaken

Wet Inburgering Vervanging Redora Redline ICT infrastructuur zwembad Vervanging AutoLogic Route Creator en WinterLogic

GT Connect > wordt Telefonie 2021 Zaakgericht werken Kennisbank DSO (omgevingswet)

ISMS-tool GT Print Gemeentelijk Gemeenschappelijk Infrastructuur (GGI) GT Vaste Communicatie (GT Vast) Nieuwkoop gaat digitaler werken Programma datagedreven werken Applicatie Integratie Mobile Device Management (MDM) / Mobile Application Management (MAM) Implementatie, beheer en onderhoud ICT Infrastructuur

Naam Project

Tabel 14 Roadmap investeringen

Tabel 14 is een totaaloverzicht van de projecten die in het Beheerplan 2020-2024 en 2021-2025 zijn opgenomen. En die bij het schrijven van het beheerplan gerealiseerd worden of nog gerealiseerd moeten worden.

Bijlage 1: Applicaties per afdeling Afdeling BOR Team BOR Buitendienst BOR Buitendienst BOR Buitendienst BOR Beheer BOR Beheer BOR Beheer BOR Beheer BOR Beheer BOR Beheer BOR BOR BOR

Beheer Beheer Beheer

BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR BOR

Beheer T&H T&H T&H T&H W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U W&U

36

Applicatienaam

Producent Aebi Schmidt

AutoLogic Route Creator Aebi Schmidt WinterLogic Meteogroep Meteogroep Aquaview ++ BAM 2020 Online Begraafplaatsadministratie FME GeoVisia Hydronet

Perfect View SynergieNL Ultimo GT-WKPB Leica Smartnet 2016 Redora Redline Transactiemodule CJIB Autocad Map 3d Civiel Client DWG TrueView 2018 Leica Smartnet 2014 ModelEditor NedBRK NedBrowser NedMagazijn NedWIBON NGDW NGdW Stufconnector QGIS Ro Visualisatie TopoCAD ViaNLCS XML Converteer

Xylem HTA Software PinkRoccade Local Government Esri NL DataQuint Hydrologic Public Space Management Services (PSMS) PerfectView Aebi Schmidt / Ultimo Software Solutions BV GeoTax Leica Redora / Cale Autodesk Bakker&Spees Autodesk Leica NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV NedGraphics BV

Afdeling BV Team BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV DFD BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV FIN BV P&O BV P&O BV P&O BV P&O

Applicatienaam Acrobat Reader DC Adobe InDesign + Creative Suite Capture Clientele Corsa Djuma - Productie Djuma - Staging iWRITER / Templafy Power PDF Selecttool 2020 Valid Sign BNG Docspro E-Herkenning E-verbinding Frontinfo IBM Cognos10 Connection Lias Enterprise Sensus Tim Enterprise UNIT4 FMS Motion(pro) Pardon (gekoppeld aan MotionPro) IDU WNRA (wet normalisering rechtspositie ambtenaren) 7-ZIP File Manager Active Directory Anywhere Attendant 365 Citrix Netscaler Citrix XenDesktop CLIQ

BV BV BV BV BV BV

I&A I&A I&A I&A I&A I&A

BV BV

I&A I&A

BV

I&A

BV

I&A

BV

I&A

BV BV

I&A I&A

BV

I&A

Gemeentelijke Servicebus/Aansluiting OLO (Basisregistratie) Integraal Raadplegen - ontsluiten NHR (Basisregistratie) IrfanView Makelaar gegevens / Basisobjectgegevens (Gegevensmakelaar) Makelaarsuite

BV BV BV

I&A I&A I&A

Office 365 E3 Office 365 F1 OneDrive voor bedrijven

37

Foxit Reader Gemeentelijk Gegevensknooppunt Adapter (Basisregistratie) Gemeentelijke Servicebus (Basisregistratie)

Producent Adobe Adobe BCT Mproof BCT Circle Circle iWRITER / BCT Nuance VNG Valid Sign BNG Bank Kofax Rijksoverheid E-verbindingen Pauw B.V. Centric Inergy Sensus bv Aenova UNIT4 Centric Pardon Consult Belastingdienst Maester

Microsoft Microsoft Citrix Citrix PinkRoccade Local Government Foxit Software PinkRoccade Local Government PinkRoccade Local Government PinkRoccade Local Government PinkRoccade Local Government irfanview PinkRoccade Local Government PinkRoccade Local Government Microsoft Microsoft Microsoft