2021-067a Raadsvoorstel ICT Beheerplan 2021-2025

Gemeente Nieuwkoop College van Burgemeester en Wethouders

Raadsvoorstel

Portefeuillehouder: R. van Duijn Meningsvormende raad 24-06-2021 Besluitvormende vergadering: 8 juli 2021

Opgesteld door: Johan van den Berg, afdeling Bedrijfsvoering

Registratienummer collegebesluit: 21.08681

Raadsnummer: 2021-067

Titel / onderwerp: ICT-Beheerplan 2021-2025 Samenvatting: Het ICT-beheerplan 2021-2025 geeft inzicht in de activiteiten en de daarmee samenhangende kosten voor informatievoorziening en ICT van de gemeente Nieuwkoop. Het plan beoogt deze kosten inzichtelijk en transparant te maken en daardoor beheersbaar en voorspelbaar. Een goed ingerichte gemeentelijke informatievoorziening en ICT is voorwaardelijk om kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor onze gemeente, de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie moet afdoende worden geregeld. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie van dit plan noodzakelijk is. Voorgesteld besluit: Het college van burgemeester & wethouders stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. Het ICT Beheerplan 2021-2025 versie 1.1. vast te stellen. 2. De financiële gevolgen te verwerken in de begroting van 2022 en de meerjarenramingen t/m 2025.

burgemeester en wethouders van Nieuwkoop {{esl:Signer1:capture:size(250,100)}} {{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

Govard Slooters secretaris

Robbert-Jan van Duijn burgemeester

1

Pagina 2 van 4

Inleiding Het ICT-beheerplan 2021-2025 geeft inzicht in de activiteiten en de daarmee samenhangende kosten voor informatievoorziening en ICT van de gemeente Nieuwkoop. Het plan beoogt deze kosten inzichtelijk en transparant te maken en daardoor beheersbaar en voorspelbaar. Een goed ingerichte gemeentelijke informatievoorziening en ICT is voorwaardelijk om kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te kunnen bieden. Toegankelijke en betrouwbare informatie is essentieel voor onze gemeente, de beveiliging van persoonsgegevens en andere informatie moet afdoende worden geregeld. Het ICT-Beheerplan heeft een dynamisch karakter. Ons werk en dagelijkse leven veranderen constant en de ICT beweegt mee: veranderende wet- en regelgeving, nieuwe technologische mogelijkheden en toepassingen, maar ook een pandemie kan leiden tot ontwikkelingen in de ICT met soms gevolgen voor alle medewerkers. De ontwikkelingen gaan zo snel dat jaarlijkse actualisatie van dit plan noodzakelijk is. Het integrale ICT-Beheerplan is als bijlage bijgevoegd. Voor de leesbaarheid is een Samenvatting en verantwoording ontwikkeld, die eveneens als bijlage is toegevoegd. Beoogd (maatschappelijk) effect  Goed ingerichte informatievoorziening en ICT ondersteunt de uitvoering van wet- en regelgeving en de uitvoering van (digitale) dienstverlening.

 Het vertrouwen van inwoners, bedrijven en medewerkers in de gemeente Nieuwkoop wordt vergroot door een voldoende mate van Informatiebeveiliging te realiseren. Vertrouwelijke gegevens worden goed afgeschermd en gegevens worden uitsluitend beschikbaar gesteld voor de uitvoering van gemeentelijke taken aan daartoe bevoegde personen. . Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis  Informatie(beveiligings-) beleid 2016;  Extern onderzoek 2018 voor een ICT Beheerplan, waarin aanbevelingen om eerst de basis op orde te maken;  Bijeenkomsten georganiseerd voor Management Team (MT) en Controller, portefeuillehouder, College en Auditcommissie (19-02-2019);  In 2019 en 2020 in samenwerking met ICT partner PQR uitvoering gegeven aan “ICT, de basis op orde”;  Door de informatieadviseurs is input opgehaald bij alle organisatie-eenheden.

Op basis hiervan zijn de beleidstukken opgesteld en het is de door de budgethouders en budgetbeheerders aangeleverde informatie verwerkt in het ICT Beheerplan;  Het ICT Beheerplan is opgesteld in samenwerking met adviseur Financiën;  Beleidstukken en ICT Beheerplan zijn voorgelegd aan de Manage Bedrijfsvoering, MT en Portefeuillehouder;  Informatiebeleid, Informatiebeveiligingsbeleid, Cloudstrategie en ICT Beheerplan 2020-2024 zijn vastgesteld in het College van 2 juni 2020 (Registratienummer 20.09326);  Informatiebeleid, Informatiebeveiligingsbeleid, Cloudstrategie en ICT Beheerplan 2020-2024 zijn besproken in de meningsvormende Raad van 25 juni 2020;  ICT Beheerplan 2020-2024 is vastgesteld in de gemeenteraad van 9 juli 2020. Participatie / betrokken partijen / personen  Teamleiders gemeentelijke organisatie  Management Team  Manager Bedrijfsvoering  Team I&A 2

Pagina 3 van 4 

Team Financiën

Duurzaamheidsaspecten  Door de digitale transformatie worden in toenemende mate processen digitaal afgehandeld, waardoor het papierverbruik en toneruitstoot van printers terugloopt.  Door toepassen van virtualisatietechnieken wordt hardware efficiënter benut, waardoor ook minder hardware wordt ingezet.  Apparatuur wordt op milieuvriendelijke wijze afgevoerd. De gemeenteraad is bij de behandeling van het ICT Beheerplan 2020 uitvoerig hierover geïnformeerd. Gezondheid n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen Voor: Inwoners en bedrijven verwachten steeds meer gemeentelijke informatie en diensten digitaal te kunnen afnemen. Ook vanuit wet & regelgeving nemen de eisen toe. Door uitvoering van Informatiebeleid en Informatiebeveiligingsbeleid blijft de doorontwikkeling van de Informatievoorziening en dienstverlening hiermee in de pas. Tegen: De kosten voor ICT-voorzieningen nemen navenant toe. De eisen t.a.v. de digivaardigheid van medewerkers nemen toe. De beheersbaarheid van de informatievoorziening wordt complexer. Voorgesteld besluit 1. Het ICT Beheerplan 2021-2025 versie 1.1. vast te stellen. 2. De financiële gevolgen te verwerken in de begroting van 2022 en de meerjarenramingen t/m 2025. Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Het informatiebeleid en informatiebeveiligingsbeleid wordt eens per vier jaar geactualiseerd.

Vanuit de centrale overheid komen frequent nieuwe taakstellingen naar de gemeente waarbij voor de uitvoering van processen nieuwe en/of aangepaste ICT is vereist. Ontwikkelingen op ICT gebied gaan snel, medewerkers van de gemeente vragen zeer regelmatig extra ICT ondersteuning. Budgetten voor beheer van de applicaties worden ondergebracht bij de vak-afdelingen, zodat de betreffende afdeling/team zelf verantwoordelijk is voor een eventuele overschrijding. Hiermee wordt goed beheer gestimuleerd. Elke vervanging, wijzigingsverzoek of nieuwe aanschaf wordt voorafgegaan door het indienen van een Request For Change (RFC) die wordt ingediend bij de Change Advisery Board (CAB), waarbij getoetst wordt of nieuwe ICT past binnen de ict-architectuur (bv een toets of een zelfde soort applicatie reeds aanwezig is), de aanschaf in lijn is met het inkoopbeleid, of alle voorzienbare kosten zijn geraamd, of aan de eisen vanuit informatiebeveiliging is voldaan, risico/impact analyse, etc. Bij grote risico’s of impactvolle wijzigingen (bijvoorbeeld bij zeer grote financiële risico’s) wordt de aanvraag voorgelegd aan het MT, College of Gemeenteraad. In toenemende mate zijn ICT-bedrijven minder bereid in te schrijven op aanbestedingen, waarbij de contractwaarde beperkt is en de inschrijvingsvereisten hoog zijn. Dit kan leiden tot minder kwaliteit van leveranciers en hogere prijsafspraken.

3

Pagina 4 van 4 De trend is dat steeds meer systemen vanuit de Cloud worden aangeboden. De ICT infrastructuur, met haar vele koppelingen en uitwisseling van gegevens, wordt steeds complexer. De gemeente Nieuwkoop heeft hierop ingespeeld door een cloudstrategie op te stellen en heeft een checklist opgesteld om zoveel mogelijk goede afspraken met een cloudleverancier te maken. De VNG heeft deze checklist inmiddels overgenomen en gaat deze nog verder doorontwikkelen. Het werk vanuit ICT-architectuur wordt steeds belangrijker, bij een RFC-aanvraag (wijzigingsvoorstel) wordt hier op getoetst. Op het gebied van Informatiebeveiliging nemen de risico’s toe. Dit leidt regelmatig tot het direct doorvoeren van maatregels en aanpassingen, waardoor systemen soms tijdelijk niet beschikbaar zijn, wat ten koste van de dienstverlening kan gaan. De door te voeren maatregels, zoals extra monitoring, extra testen en aangepaste security voorzieningen, leiden tot extra kosten. Als het ICT beheerplan niet wordt vastgesteld kunnen benodigde ICT voorzieningen voor uitvoering van de processen niet of onvoldoende functioneren en wordt niet aan wet- en regelgeving voldaan. Het niet doorvoeren van maatregelen voor informatiebeveiliging is een risico voor bescherming van de gegevens van de burgers, bedrijven en medewerkers en is een risico voor de continuïteit van de dienstverlening.

Financiële en juridische gevolgen Zoals verwacht en reeds aangekondigd bij het ICT Beheerplan 2020 en via de UPN 2020 stijgen de ICT kosten fors, met name bij de decentrale ICT. Nieuwe noodzakelijke toepassingen zorgen voor een stijging van de exploitatie budgetten. Via de decembernota 2020, de begroting 2021 en de voorjaarsnota 2021 is op onderdelen reeds voorzien in dekking. Door de vervanging van laptops met één jaar uit te stellen is één jaar kapitaalslasten bezuinigd. In 2017 is het contract met PQR vanuit een Europese aanbesteding gesloten. Dit contract eindigt in 2025, waarbij de voorbereidingen voor een nieuwe aanbesteding in 2024 moeten worden gestart. Rekening moet worden gehouden met een forse investering voor zowel de voorbereiding op de aanbesteding als de uitkomsten van de aanbesteding zelf.

Bijlagen 1. 2.

Samenvatting en verantwoording ICT Beheerplan 2021-2025, ICT Beheerplan 2021-2025

Advies meningsvormende raad II 24 juni 2021 De raad heeft voldoende informatie om een besluit te nemen. Het wordt een hamerstuk in de volgende besluitvormende raadsvergadering. Alleen D66 i.v.m. aan te leveren indicatoren.

4