2021-027a Raadsvoorstel Advies Hoe dan.pdf

Gemeente Nieuwkoop gemeenteraad

Raadsvoorstel versie 9 maart 2021

Portefeuillehouder: n.v.t.

Besluitvormende vergadering: 18 maart 2021 22 april 2021

Opgesteld door: Petra van der Poel & Edzard van Holthe, Griffie

Registratienummer collegebesluit: n.v.t.

Raadsnummer: 2021-027

Titel / onderwerp: Advies werkgroep Wat voor raad willen we zijn; #Hoe dan? Samenvatting: De werkgroep is op 7 januari 2021 bij elkaar gekomen om het jaar 2020 te evalueren en komt nu met een aantal adviezen aan de raad. De bedoeling is deze adviezen eerst in een meningsvormende raad te bespreken, deze daarna uit te werken in werkafspraken en deze dan later in een besluitvormende raadsvergadering vast te stellen.

Voorgesteld besluit: De werkgroep Wat voor raad willen we zijn # Hoe dan? stelt de raad voor het volgende te besluiten: 1. 2.

Alle 11 adviezen uit dit raadsvoorstel opvolgen

{{esl:Signer1:capture:size(250

{{esl:Signer2:capture:size(250,100)}}

1

Pagina 2 van 5

TOELICHTING

Inleiding / aanleiding Op 29 september 2018 is de gemeente Tijdens deze bijeenkomst is geformuleerd waarbij regelmatig opgemerkt werd en hoe gaan we dat dan doen? Omdat verder uit te De werkgroep is op 7 januari 2021 bij elkaar gekomen om het jaar 2020 te evalueren en komt nu met een aantal adviezen aan de raad. Beoogd (maatschappelijk) effect De drie hoofdpunten uit de belofte nastreven. Dit zijn: volksvertegenwoordigers te zijn door aandacht te geven aan wat belangrijk is voor Nieuwkoop en aan de mensen voor wie dat belangrijk is. betrouwbaar te zijn door te werken aan meer legitimiteit van de besluiten en de uitvoering ervan kaderstellend te zijn door heldere bestellingen bij het college te plaatsen Kader / eerdere besluiten / voorgeschiedenis De werkgroep heeft in 2019 een aantal zaken uitgewerkt en daarover de raad teruggekoppeld en geadviseerd bijvoorbeeld in de: MR I van 18 april 2019 over o.a. inloopspreekuur, thema-avonden, presentaties B&W, enz. MR II van 12 september 2019 over o.a. participatie vergaderen te besteden, (2) meer initiatief vanuit de gemeenteraad en (3) meer openbaar te vergaderen.

In de bijla Andere afspraken over de werkwijze van de gemeenteraad van Nieuwkoop staan in: Reglement van orde (voor het laatst gewijzigd op 15 september 2016) Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips Nieuwkoop 2014, versie 15 september 2014 (vastgesteld 16 oktober 2014) Participatie / betrokken partijen / personen In de werkgroep zitten van elke Duurzaamheidsaspecten n.v.t. Varianten met argumenten voor en tegen In rood de adviezen en in blauw de opmerkingen uit de meningsvormende raad van 4 maart 2021 verwerkt. Bijeenkomsten-algemeen 1. bewuster omgaan met openbare en niet openbare bijeenkomsten. Met als uitgangspunt: alles openbaar tenzij. # Hoe dan? Oproep aan agendacommissie om daar goed bij stil te staan. 2. op tijd starten met de voorbereidingen van OB/WB en thema-avonden. Dit om sprekers op tijd vast te leggen en de bijeenkomsten te kunnen publiceren. # Hoe dan? Oproep aan agendacommissie bepaal vroegtijdig de onderwerpen en wie van de raadsleden mee helpen organiseren 3. Advies # Hoe dan? 2

Pagina 3 van 5

4.

a. Via Teams in vergadering blijven; nadelen bij twee gelijktijdige MR-en, live uitzending loopt nog, opname kan nog lopen, insprekers en ambtenaren nog aanwezig. Maar bij fysieke vergadering kunnen insprekers en ambtenaren ook aanwezig zijn. Dit wordt eerder als positief dan als negatief beoordeeld. De opname zou van de live uitzending moet wel stoppen. Een ander nadeel is dat er nog weer langer naar een scherm gekeken wordt. b. Via aparte Teams vergadering waar de raadsleden en collegeleden in kunnen. Hiermee wordt het te beperkt, want dan kunnen insprekers en ambtenaren er niet bij zijn. Bovendien zal er vooral worden nagepraat waaraan men zelf heeft deelgenomen. c. Via aparte kamers zoals Nieuwjaarsreceptie. Vereist wel uitloggen uit vergadering en elders weer inloggen. Risico dat mensen op dat moment al afhaken. In de meningsvormende raad I van 4 uitloop BR-vergaderingen voor zomer- en kerstvakantie waren in 2020 al ingecalculeerd in vergaderschema en dat werkte goed. In 2021 ook in vergaderschema rekening mee gehouden # Hoe dan? De agendacommissie te vragen de data van 15 juli en 23 december 2021 te reserveren voor uitloop van de besluitvormende raadsvergaderingen.

5.

hou vast aan de jaarplanning 5x per jaar en niet alleen in begin van het jaar # Hoe dan? Geef data niet weg voor andere bijeenkomsten. Oproep aan agendacommissie: bepaal vroegtijdig de onderwerpen en wie van de raadsleden mee helpen met organiseren.

Meningsvormende raden: 6. laatste afspraak was omdat 1 keer per kwartaal te doen. # Hoe dan? Digitaal via (a.) Teams (maar dan alle inwoners n elkaar) of (b.) Kamers zoals Nieuwjaarsreceptie (kun je inwoners apart spreken).

7.

8.

In de meningsvormende raad I van 4 DenkMee.Nieuwkoop.nl worden twee of maximaal drie kamers ingericht. Anders dan bij de fysieke inloopspreekuren is het in de online setting wel nodig om vooraf aan te melden en het onderwerp te benoemen. Zodra het mogelijk is, wordt voorkeur gegeven aan fysieke ontmoeting in de hal van het gemeentehuis. hou streng vast aan 2 politieke vragen (geen inhoudelijke) aan portefeuillehouder. Zorg er voor dat niet te snel gekeken wordt naar de portefeuillehouder voor een antwoord. # Hoe dan? Voorzitters vragen dezelfde werkwijze aan te houden. Nu erg veel verschillende stijlen. Aan de start van de nieuwe raadsperiode zal er een uitgebreide training moeten zijn. Eventueel ee . En eventuele wijzigingen aan de vergaderstructuur vloeien uit deze training voort. herhaling MR en BR beperken # Hoe dan? Voorzitter sluit agendapunt af met de discussiepunten die in de BR zullen terugkomen. In de BR komt de discussie dan op die punten te liggen. Eventueel voert een fractie voorafgaand aan de BR nog een discussiepunt toe (andere fracties kunnen zich dan ook nog voorbereiden). Hierdoor kan de voorzitter het debat in de BR voor toehoorders stroomlijnen. Maar in de in de meningsvormende raad I van 4 maart is uitgesproken dat het niet gewaardeerd wordt om de discussie zogenaamd opgelegd tot de vooraf gemelde discussiepunten te beperken.

Idee ar mee uit te breiden en deze voor alle raadsleden beschikbaar te stellen voorafgaand aan de BR.

Besluitvormende raadsvergadering 9. hoe maak je inwoners duidelijk waar je voor staat en het debat te volgen is # Hoe dan? Nu veel op (detail) inhoud; duidelijkere stellingname. Focus, beperken, op openstaande / vooraf bekende discussiepunten uit de MR (zie punt hierboven). Tijdsbesteding versus volksvertegenwoordigen

3

Pagina 4 van 5 10. het aantal avonden vanuit Nieuwkoop loopt terug door vaste avonden B&W-presentaties en Thema-avonden (i.p.v. losse werkgroepjes). Vanwege corona lastig om die tijd (zoals de ook dat er nu meer # Hoe dan? Grote onderwerpen 2021 publiceren + instructie wat je als inwoner kunt doen. (zie kanttekening; overlaten aan nieuwe raad) 11. # Hoe dan? Ook verantwoordelijkheid van de organisatie: kken!). Daar proces schetsen met instructie voor inwoners wanneer die er wat van kan vinden. Dus ook het besluitvormingsproces van de gemeenteraad. College verzoeken om hier meer invulling aan te geven. De heldere leesbaarheid van raadsvoorstellen blijft verantwoordelijkheid van B&W. Voor nnen worden (bijv. door gebruik te maken van infografics). Voorgesteld besluit Alle 11 (of een deel van de) adviezen opvolgen en keuze maken bij advies nummer 3 en 6 Deze vastleggen in werkafspraken en vaststellen in een besluitvormende raadsvergadering*

Kanttekeningen / risico's en beheersmaatregelen Technische mogelijkheden voor

Denk mee (zie punt 10): sub-projecten onder

Doel moet wel helder zijn en het moet niet dubbelop zijn (RES participatie al door B&W) ermee gedaan wordt. daardoor inspraak-verminderend kunnen werken / Bij formele participatie kan het in voorfase daardoor mogelijk ook zienswijzen voorkomen). worden gesteld) zou kunnen. Rol van raad moet helder zijn en er moet een vaste termijn benut worden. Reacties van inwoners op elkaar is nuttig, ma Als het puur informatief platform moet zijn, dan kan website beter benut worden.

.

# Hoe dan?: overlaten aan nieuwe raad, raads- en/of collegeprogramma als basis Algemeen

Niet besproken in de werkgroep #Hoe dan: de belofte: in het meerderheidsbesluit de wijsheid van de minderheid mee te nemen juridische gevolgen n.v.t. Bijlagen Jaarverslag griffie 2020 (ter kennisname als achtergrondinformatie) Verslag (verwerkt in de presentatie) van de werkgroep bijeenkomst van 7 januari 2021(ter kennisname als achtergrondinformatie) Lijst met gedrags- en procesafspraken en tips Nieuwkoop 2014, versie 15 september 2014

4

Pagina 5 van 5

Advies meningsvormende raad Na de meningsvormende raad I van 4 maart 2021 is het voorstel aangepast door de griffie. Vervolgens is het eerst voorgelegd aan de deelnemers aan het debat in de MR I en aan de (overige) leden van de werkgroep WatVoorRaadWillenWeZijn - #HoeDan? De verwerkte aanbevelingen zijn weergegeven in de kleur blauw. Ter besluitvorming wordt het in een besluitvormende raadsvergadering geagendeerd.

5