092 jaarverslag Griffie Nieuwkoop versie 6-3

Jaarverslag

Griffie Nieuwkoop

2023

Inhoudsopgave 01

Soorten vergaderingen

02

Formele overleggen + thema avonden en raadsbijeenkomsten

03

Raadsstukken en overige

04

Informatie van B&W aan raad

05

Griffie

Losse bijlagen: Activiteitenoverzicht Moties Schriftelijke vragen Presentiegeld fractieassistenten (niet openbaar)

Jaarverslag griffie Nieuwkoop 2023

Soorten vergaderingen In 2023 zijn er in totaal 9 besluitvormende raadsvergaderingen geweest op 9 avonden Besluitvormende raadsvergaderingen De gemeenteraad neemt besluiten en handelt de agendapunten formeel af.

9x

In 2023 zijn er in totaal 14 meningsvormende raden geweest op 9 avonden.

Meningsvormende raden De gemeenteraad beoordeelt of er voldoende informatie is om een besluit te kunnen nemen over een bepaald onderwerp. Na deze vergadering bepalen de fracties hun standpunt.

Er stonden 7 reguliere besluitvormende raadsvergaderingen gepland (4 minder dan in 2022) Er waren 2 extra besluitvormende raadsvergaderingen over 'beroep vergunning Wet natuurbescherming Schiphol' in oktober en december. Beide op initiatief van de gemeenteraad zelf. Alle besluitvormende raadvergaderingen zijn op de avond zelf afgerond; er is er geen één vervolgd op een andere avond In 2022 waren er 11 reguliere besluitvormende raadsvergaderingen en 1 extra voor de benoeming van wethouders.

14x

Op 5 avonden was er zowel een MR I als een MR II (parallel) De meningsvormende raad I van 9 februari is vervolgd op 13 februari Er is een extra meningsvormende avond geweest op dinsdag 6 juni over Dorpshart Ter Aar en de Kerkweg. Dit op initiatief van de gemeenteraad zelf. De ingeplande MR-financiën van 13 juni is door de gemeenteraad gebruikt voor een gesprek met de budgethouders.

Oriënterende bijeenkomsten en werkbezoeken

In 2023 stonden 5 avonden gepland voor oriënterende bijeenkomsten en/of werkbezoeken.

Oriënterende bijeenkomst is een overkoepelende naam voor ronde tafelgesprekken, kernbezoeken, themaavonden en dergelijke. Bij een werkbezoek krijgt de gemeenteraad op locatie meer informatie over een bepaald onderwerp.

Twee daarvan zijn gebruikt voor werkbezoeken aan de bibliotheek (19 januari) en aan de kinderopvang (16 november). Daarnaast is er één oriënterende bijeenkomst over vuurwerk geweest (op 26 januari in plaats van de ingeplande thema-avond). In totaal zijn dus 3 raadsavonden gebruikt. Ook is er een werkbezoek gebracht aan Rijnvicus (in december) maar dat was overdag.

3x WB

Inloopspreekuur en ideeënmarkt In 2023 waren er 3 inloopspreekuren gepland voorafgaand aan de meningsvormende raden van 9 februari, 8 juni en 14 september. Er zijn 3 inloopspreekuren geweest waarvan 2 voorafgaand aan de meningsvormende raad (9 februari en 14 september). Die van 8 juni is vervallen omdat er op 1 juni een aparte ideeënmarkt is geweest. Er is op 18 april (dinsdagavond) een extra gesprek met raadsleden geweest op verzoek van omwonenden van het Dorpshart Ter Aar.

1

Jaarverslag griffie Nieuwkoop 2023

Formele overleggen Presidium 1x Stelt de strategische langetermijnagenda van de raad vast en doet aanbevelingen over de organisatie van de werkzaamheden van de raad. Het presidium is ook een klankbord voor de burgemeester bij bijzondere kwesties.

Commissie hoorzitting bestemmingsplannen 3x Indieners van zienswijzen kunnen hun zienswijze bij deze commissie toelichten.

Klankbordgroep Rekenkamer 4x Overleg met de Rekenkamerdirecteur

Agendacommissie 9x

Auditcommissie 8x

Stelt de conceptagenda's op van de vergaderingen van de gemeenteraad.

Adviseert de raad over financiële stukken en onderwerpen.

Werkgeverscommissie 0x Werkgeverschap griffier en de overige op de griffie werkzame ambtenaren.

In 2022 zijn we weer gestart met de auditcommissie nadat deze sinds 2020 onderdeel uitmaakte van de thema-avonden Financieel & Algemeen.

Regiocommissie 3x

Trainingen

Als voorbereiding op de algemene bestuursvergaderingen van Holland Rijnland.

Ingepland waren 5 donderdagen. Daarvan zijn 3 avonden gebruikt. Verder is een vrijdagmiddag en zaterdagochtend gebruikt.

Herinrichting raadszaal

6x

Debattraining Wat voor raad #Hoe dan 3x Kneepjes van het vak (intern) Ondermijning

4x Waarvan 1 werkbezoek

Thema-avonden en raadsbijeenkomsten Fysieke leefomgeving 2x

Sociale leefomgeving 1x

Evaluatie Dorpsgericht werken en Woonzorgvisie

Hecht

Financieel & Algemeen 0x

Raadsbijeenkomsten Er waren 8 thema avonden ingepland, er zijn er 3 gebruikt als thema-avond. De andere avonden zijn anders ingevuld over de onderstaande onderwerpen. Rekenkamerdirecteur SVHW Brand Bovenland Dorpswinkel Zevenhoven Holland Rijnland over RIA Reghthuysplein Wet open overheid Woondiensten Aarwoude Greenport Aalsmeer

In 2023 zijn er in totaal 132 avonden voor de raad geweest. In 2022 waren dat er 128, in 2021 waren dat er 110. Per 1 januari 2024 is gekozen voor een pilot met een nieuwe vergaderopzet om het aantal vergaderingen verder te verminderen. 2

Jaarverslag griffie Nieuwkoop 2023

Raadsstukken en overige Raadsbesluiten, amendementen en moties In 2023 zijn er circa 111 besluiten genomen. Dat is minder dan in 2022 (129). Het aan de raad voorgelegde conceptbesluit is in 2023 14 keer gewijzigd (bij 12 besluiten) door het aannemen van een amendement. Dit betekent dat circa 10% van de voorgestelde besluiten door de raad is gewijzigd. Er zijn 17 moties aangenomen; dit is ongeveer gelijk aan 2022 (16 stuks). Alle aangenomen moties zijn ingediend bij geagendeerde onderwerpen, de meeste bij de financiële stukken.

Ingekomen brieven In 2023 zijn in totaal circa 463 brieven op de lijst van ingekomen stukken voor de raad gezet. Met de volgende afhandelingsbesluiten: A voor kennisgeving aannemen: 264 B aan B&W ter afdoening: 70 B aan B&W ter afdoening en de raad hierover informeren: 8 C aan B&W met verzoek de raad te adviseren: 24 (VNG-ledenbrieven, zienswijzen bestemmingsplannen, gemeenschappelijke regelingen enz.) D aan commissie bezwaarschriften voor advies: 0 E Overig (per brief aan te geven): 97

NIEUWS UIT DE RAAD

3

Jaarverslag griffie Nieuwkoop 2023

Informatie van B&W aan de raad Presentaties van B&W 1e kwartaal Vluchtelingen Reghthuysplein WDA Land van Koppen Holland Rijnland Meldingen openbare ruimte Jeugdhulp- en gezinshulp Vluchtelingen Lokale preventieagenda Sociaal Domein

3e kwartaal Woonvraagstukken BMC Kaders ruimtelijke kwaliteit IKC De Poel Hof Wonen Aankoop object

2e kwartaal Doelgroepen/vluchtelingen Grondexploitaties (GREX) Dorpshart Ter Aar Scheve huisjes Datagericht werken Nieuwbouw zwembad Ontlasting Kerkweg Noordenseweg Zonnevelden Financiën Dorpshart Ter Aar Bijpraten over stikstof

4e kwartaal Bomenbeleid Dorpshart Ter Aar Evenementenbeleid Dorpshart Langeraar

In totaal 15 avonden waarbij 29 onderwerpen zijn besproken. Waarvan 5 op ingeplande dinsdagen en 2 op niet ingeplande dinsdagen. En 8 op donderdagen waarvan 7 op verzoek van B&W en 1 op verzoek van de raad. Dus 7 raadsavonden (donderdag) zijn door B&W ingevuld in plaats van door de gemeenteraad. In 2022 waren er 6 avonden voor 11 onderwerpen. In 2021 waren er 10 avonden voor 19 onderwerpen. In 2020 waren er 9 avonden voor 16 onderwerpen.

Brieven van B&W aan de raad In 2023 heeft het college van B&W in totaal circa 175 brieven naar de raad gestuurd. Van deze brieven zijn er naar schatting: · Uitnodigingen: 16 · Afschriften van brieven naar/van derden: 20 · Antwoorden op schriftelijke of mondelinge vragen: 20 · Verzoeken om zienswijzen of wensen/bedenkingen: 4 Conclusie: circa 115 brieven zijn zogenaamde ‘raadsinformatiebrieven’ waarin het college op eigen initiatief de raad informeert. Dat is meer dan in 2022 (circa 90 brieven).

Schriftelijke vragen In 2023 zijn er in totaal 19 schriftelijke vragen gesteld door de raad aan B&W. Van deze schriftelijke vragen zijn 3 vragen buiten de, in het reglement van orde afgesproken termijn van 30 dagen, beantwoord. Dit is circa 15%. Dit is verbeterd ten opzichte van vorig jaar. Toen werd 54% van de vragen te laat beantwoord.

Geheimhouding stukken 1 april heeft aan wetswijziging plaatsgevonden waardoor niet de gemeenteraad maar het college van B&W geheimhouding kan opleggen op stukken die ze aan de raad aanbieden. Tot 1 april 2023 zijn 7 brieven en/of bijlagen bij brieven van B&W en 2 bijlagen bij raadsvoorstellen geheim verklaard door de raad. Na 1 april 2023 zijn 3 brieven van B&W en 11 bijlagen bij raadsvoorstellen geheim verklaard door het college van B&W. Er is geen geheimhouding op stukken opgeheven door de gemeenteraad. 4

Jaarverslag griffie Nieuwkoop 2023

Griffie Contact raadsleden met de griffie Bij de bespreking van het jaarverslag 2022 is gevraagd om een aparte paragraaf over de contactmomenten van raadsleden met de griffie op te nemen in het jaarverslag 2023. De constatering was toen dat het contact voornamelijk via mail en telefoon verloopt; de 'koffie-momenten' werden steeds minder. In 2023 is dat niet veranderd. De griffie heeft verbetersuggesties aangedragen omdat rechtstreeks contact belangrijk is. Met de werkgeverscommissie is op 6 februari 2024 afgesproken: De griffie komt jaarlijks bij een fractievergadering om wensen te horen, om mogelijkheden te bespreken en om de raadsleden dan een ‘spiegel’ voor te kunnen houden; De Werkgeverscommissie spreekt (ten minste) eenmaal per raadsperiode met de complete griffie.

Bijzonderheden griffie In 2023 is er een uitbreiding geweest op de griffie. Er is een extra raadsadviseur / plaatsvervangend griffier aangenomen terwijl de aanwezige raadsadviseur / plaatsvervangend griffier minder uren is gaan werken. Om de bekendheid van de werkzaamheden van de griffie binnen de organisatie te vergroten is daarover bij het MTteamleidersoverleg een presentatie gegeven door de griffie. Ook is het aanbod gedaan om in 2024 bij de verschillende afdelingen eenzelfde soort presentatie te geven. Daarnaast geeft de griffie ook interne trainingen over de werking van de gemeenteraad en het schrijven van raadsvoorstellen aan nieuwe medewerkers.

Trainingen griffie

De griffiemedewerkers volgden diverse trainingen in 2023: Door de griffier gevolgde interne trainingen (samen met MT & teamleiders): 'Wereld Café en Feedback geven en ontvangen’ ‘Enneagram Analyse’ ‘Enneagram Quickstart’ ‘Timemanagement’ ‘Intervisie’ Door de nieuwe raadsadviseur/plaatsvervangend griffier gevolgde trainingen: ‘Raadsadviseur / plaatsvervangend griffier’ – deels in 2023 en deels in 2024 ‘E-cursus Gemeenterecht’ Door griffiemedewerkers gevolgde interne trainingen: BHV, Interventie, Juridische praktijk (met griffies uit de regio), Lenig denken, Officetrainingen (o.a. Word en Excel), Omgevingswet & Wet kwaliteitsborgen bouw, Geld planning & Control, Helder schrijven, Informatiebeveiliging voor gemeenten, Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) voor gemeenten en Phishing

Budgetten griffie Het verschil tussen begroot en werkelijk komt met name door de meerkosten van de accountantscontrole.

5