Terugblik bijeenkomst VRU-raadsrapporteurs

Terugblik bijeenkomst raadsrapporteurs en woordvoerders Veiligheidsregio Utrecht 30 oktober De Veiligheidsregio Utrecht heeft een korte presentatie verzorgd over wat de VRU is. De PowerPoint-presentatie vind je in de bijlage. Vervolgens is in wereldcafé setting gesproken over de rol van een raadsrapporteur. Het was waardevol om te ontdekken hoe de aanwezige raadsrapporteurs op verschillende wijze invulling geven aan deze rol. De bijdragen van deelnemers van wie de raad (nog) niet met raadsrapporteurs werkt of werkt met een zogenoemde Commissie Verbonden Partijen, lieten zien hoe het ook anders kan. Hieronder zijn de genoemde en besproken punten puntsgewijs samengevat. Op de laatste pagina vind je de afgesproken vervolgacties.

1/4 Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

Terugblik bijeenkomst raadsrapporteurs en woordvoerders Veiligheidsregio Utrecht 30 oktober De toegevoegde waarde van een raadsrapporteur zit in: • • • • • • •

•

Vooruitgeschoven post van de raad Netwerkfunctie naar andere raden Raad vertrouwt op raadsrapporteur Raad ziet raadsrapporteur als onafhankelijk, politiek-neutraal Meer inhoudelijke verdieping op de Gemeenschappelijke Regeling: goede voorbereiding, gezaghebbend, goede invulling controlerende functie Direct contact met betrokken ambtenaren en portefeuillehouder Vroegtijdige betrokkenheid van raad via raadsrapporteur bij totstandkoming van een zienswijze Afvaardiging naar bijeenkomsten en webinars van de VRU

Waar lopen raadsrapporteurs tegenaan: • • • • • • •

(Nog) nauwelijks contact met raadsrapporteurs van andere raden: overleg, samenwerken of bijv. coalities vormen gebeurt (nog) niet De rol van raadsrapporteur wordt in verschillende gemeenten verschillend ingevuld en weten we niet van elkaar Bij een zienswijze-procedure werken de rapporteurs vaak onder tijdsdruk vanwege de termijnen Afhankelijkheid van de ambtelijke organisatie Invulling rol kan breder zijn dan alleen in de planning & control cyclus van de VRU Democratisch gehalte, grote verschillen in stemverhouding bij de VRU tussen gemeenten Hoe ga je om met minderheidsgeluiden in de raad en wat als in meerdere aangesloten raden eenzelfde minderheidsgeluid te horen is?

2/4 Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

Terugblik bijeenkomst raadsrapporteurs en woordvoerders Veiligheidsregio Utrecht 30 oktober Wie/wat heb ik nodig om het rapporteurschap beter in te vullen? #hoedan Binnen de eigen gemeente • • • • • • •

Korte lijntjes met portefeuillehouder en ambtenaar Snelle betrokkenheid: stukken die binnenkomen moeten gelijk worden gedeeld Centrale plek in het raadsinformatiesysteem waar informatie per GR beheert Ambtenaar deelt de informatie die hij/zij ophaalt bij de VRU Deugdelijke en tijdige informatievoorziening Duidelijkheid over/heldere politiek-bestuurlijke verhoudingen Flexibiliteit: niet elke gemeente heeft dezelfde informatiebehoefte

Met de aangesloten gemeenten • • •

• •

• •

•

Coördinatie op het dossier raadsrapporteurs Manier om elkaar als rapporteurs/woordvoerders snel te vinden, bijv. een app-groep met beheer bij een griffie Idealiter een soort online platform voor de aangesloten raden bij een GR om gemakkelijk informatie met elkaar te delen (concept-zienswijzen uitwisselen) en ook achtergrondinformatie opgeslagen wordt Coalities vormen met andere gemeenten, maar ook ruimte laten voor diversiteit tussen gemeenten ‘Secretarisfunctie’ voor alle raadsrapporteurs voor de VRU. Het idee is geopperd dat de verschillende griffies een GR qua secretarisfunctie ‘adopteren’ richting de aangesloten raadsrapporteurs en zo het werk verdelen Lijntjes tussen griffies en de VRU, ook voor bijeenkomsten van de VRU Structuur voor samenwerking zou een formele raadsadviescommissie (WGR) kunnen zijn, maar animo lijkt vooralsnog niet groot. We starten rustig op bekijken gaandeweg de voor- en nadelen, meer informatie over wat een ‘raadadviescommissie’ is en betekent is wenselijk Vervolg geven aan deze bijeenkomst van 30 oktober

3/4

Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist

Terugblik bijeenkomst raadsrapporteurs en woordvoerders Veiligheidsregio Utrecht 30 oktober Van de VRU • • • • • •

Meer inhoudelijke bijeenkomsten/momenten vanuit de VRU om als raad beter je rol te kunnen vervullen Behoefte voor rechtstreeks contact raad-VRU, maar past dat in de structuur? Meer scenario’s in kadernota: ‘keuzepakketten’ Informatie over effecten mogelijke bezuinigingen op bijv. dienstverlening Inzicht in het wettelijk minimum Lokale informatie/data in jaarrapportage

Vervolgacties Aan het eind van de bijeenkomst is gewisseld dat een vervolg op deze bijeenkomst wordt toegejuicht. •

De griffie van Zeist heeft aangeboden om als eerste de ‘secretarisfunctie’ voor de samenwerking van de aangesloten raden ten aanzien van de VRU op zich te nemen. Hiervoor zal op korte termijn een Whatsapp-groep en een Teams-omgeving worden ingericht. De aanwezigen op de bijeenkomst ontvangen hier binnenkort de uitnodigingen voor. Was je niet aanwezig, maar wil je graag aansluiten, heel graag! Meld je dan via raadsgriffie@zeist.nl en vermeld ajb ook je telefoonnummer.

•

Vooruitlopend op de Teams-omgeving wordt, zoals afgesproken, het overzicht met elkaars contactgegevens meegestuurd met deze mail.

•

De VRU verwacht voor 1 december de Kadernota 2025 aan de aangesloten gemeenten te sturen. Daarop is de zienswijzeprocedure van toepassing. Er is afgesproken om, voor wie dat wil, die gelegenheid direct te benutten om met elkaar contact te hebben over concept-zienswijzen en ideeën daarbij. Het streven is de eerdergenoemde Teams-omgeving vóór 1 december te activeren, zodat daarvan gebruik kan worden gemaakt.

4/4 Austerlitz ■ Bosch en Duin ■ Den Dolder ■ Huis ter Heide ■ Zeist