2025-351 Bijlage 1 Sturingsstrategie gemeenteraad van Nieuwegein op gemeenschappelijke regelingen
Tekst van het document
2025-351 Bijlage 1
Sturingsstrategie gemeenteraad van Nieuwegein op gemeenschappelijke regelingen 1
Aanleiding en doel
Een steeds groter deel van de taken van de gemeente Nieuwegein ligt belegd bij gemeenschappelijke regelingen: organisaties waar meerdere gemeentes en andere overheden samen aan deelnemen om specifieke taken uit te voeren, bijvoorbeeld de GGD regio Utrecht. Omdat deze gemeenschappelijke regelingen delen van het Nieuwegeins beleid uitvoeren, is het belangrijk dat raadsleden voor het uitoefenen van hun kaderstellende en controlerende taak ook goed zicht hebben op deze gemeenschappelijke regelingen (GR’en). Bij steeds meer raadsleden groeide echter de behoefte om beter grip te krijgen op de GR’en. Dat heeft ertoe geleidt dat er een rekenkameronderzoek is uitgevoerd, resulterend in het rapport ‘Grip op gemeenschappelijke regelingen’. Dit hangt ook nauw samen met de lopende actualisatie van de Nota Verbonden partijen, waarvan de laatste versie uit 2015 dateert. Daarnaast zijn er in de regio diverse regionale raadsplatforms gestart die de Nieuwegeinse gemeenteraad om een duidelijke koers vragen. Tijdens de raadsbehandeling van het Rekenkamerrapport, op 19 juni, heeft de raad het besluit genomen om de aanbevelingen van de Rekenkamer over te nemen. Ook heeft zij in dezelfde vergadering motie M92 aangenomen, die uitspreekt dat de raad tot een sturingsstrategie op verbonden partijen wil komen en deze in samenhang met de nieuwe Nota Verbonden partijen wil bespreken en vaststellen.
Samenvatting aanbevelingen aan de raad van de Rekenkamer: 1 Actualiseer en versterk het beleidskader voor verbonden partijen ▪ Breng de Nota verbonden partijen uit 2015 in lijn met de gewijzigde Wgr (2022) en de huidige bestuurlijke realiteit. ▪ Besteed in de nieuwe nota nadrukkelijk aandacht aan strategische doelen, risicobeheersing, evaluatieafspraken en exit strategieën. ▪ Maak per regeling concreet wat het bestuurlijk, financieel en beleidsmatig belang is voor de gemeente Nieuwegein en wat dit vraagt van de raad. Versterk de positionering en rolopvatting van de gemeenteraad ▪ Introduceer (opnieuw) het raadsrapporteursmodel, mits de raad dit voldoende breed ondersteunt en dit gefaciliteerd kan worden door griffie en accounthouders. ▪ Bied gerichte scholing aan raadsleden over hun rol bij gemeenschappelijke regelingen ▪ Organiseer laagdrempelige, niet-besluitvormende bijeenkomsten over complexe dossiers. Stimuleer en structureer regionale samenwerking tussen gemeenteraden ▪ Gebruik de raadsadviseur regionale samenwerking als spilfiguur om kennisdeling, gezamenlijke zienswijzen en agendering te stimuleren.
1
Grip op gemeenschappelijke regelingen. Rekenkameronderzoek gemeente Nieuwegein, vastgesteld door de gemeenteraad op 19 juni 2025.
1
2025-351 Bijlage 1
▪ Ondersteun actief het functioneren van de raadsplatforms, onder andere door contactpersonen te benoemen en terugkoppeling te borgen richting de raad. ▪ Onderzoek of en bij welke regelingen een regionale raadsadviescommissie van meerwaarde kan zijn, zeker bij regelingen met veel deelnemers zoals GGDrU of VRU. Doel Deze notitie is de in de motie gevraagde sturingsstrategie, gebaseerd op goede voorbeelden vanuit andere gemeenten. Hiermee wordt de aanbeveling van de Rekenkamer uitgevoerd om tot een heldere en haalbare positionering en rolopvatting te komen. Afbakening De gemeente Nieuwegein neemt deel aan de volgende acht gemeenschappelijke regelingen: •
BghU: Belastingsamenwerking gemeenten en hoogheemraadschap Utrecht
•
GGDrU: GGD regio Utrecht
•
ODU: Omgevingsdienst Utrecht (in oprichting: samenvoeging RUD en ODRU)
•
RMN: Reinigingsbedrijf Midden-Nederland
•
SGL: Recreatieschap Stichtse Groenlanden
•
VRU: Veiligheidsregio Utrecht
•
WIL: Werk en Inkomen Lekstroom
o
AVU: Afval Verwijdering Utrecht (nauwe samenhang met RMN)
Naast deze gemeenschappelijke regelingen is de gemeente ook aandeelhouder van een viertal vennootschappen, lid van twee coöperaties, deelnemer in drie stichtingen of verenigingen en zijn er nog vier overige vormen van samenwerking. In principe zouden de concepten uit deze sturingsstrategie ook toepasbaar zijn op die verbonden partijen. Het merendeel van de financiën gaat echter in de gemeenschappelijke regelingen om (~95%), en gemeenschappelijke regelingen zijn ingericht als speciale publiekrechtelijke organen, met eigen beleidsruimte en discretie om binnen de toegedeelde taken keuzes te maken, waardoor het voor de raad van belang is om politiek en bestuurlijk te controleren en waar nodig bij te sturen. Bij andere verbonden partijen die slechts een specifieke taak uitvoeren is dat minder het geval. Daarom is in deze sturingsstrategie de keuze gemaakt om te focussen op de gemeenschappelijke regelingen. Toch is het ook voorstelbaar dat de raad instrumenten uit deze strategie waar nodig ook inzet voor andere verbonden partijen (bijv. bij N.V. Sportinrichtingen Nieuwegein, beheerder van zwembad Merwestein).
2
2025-351 Bijlage 1
2
Waarom grip op samenwerkingen
Er zijn drie redenen waarom de raad grip moet hebben op de (regionale) samenwerkingen. 1. Democratische legitimiteit De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) gaat uit van verlengd lokaal bestuur: een gemeentelijk samenwerkingsverband mag namens gemeenten (overheids)taken uitvoeren , omdat de deelnemende gemeenteraden daartoe zelf democratisch gelegitimeerd zijn. De samenwerking ontleent als het ware het democratisch mandaat daartoe aan de deelnemende gemeenten. Het treffen en uitvoeren van gemeenschappelijke regelingen is een collegebevoegdheid. De kaders daartoe worden gesteld door de gemeenteraden, net als bij alle andere gemeentelijke taken. De wijzigingen in de Wgr versterken de positie van de raden door nieuwe raadsinstrumenten te benoemen die raden kunnen inzetten om hun kaderstellende en controlerende rol nog beter te kunnen uitoefenen. 2. Maatschappelijke impact De tweede reden is inhoudelijk: de activiteiten van samenwerkingsverbanden kunnen een grote maatschappelijk impact hebben. Denk hierbij aan inkomensondersteuning, veiligheid, belastinginning en gezondheid. 3. Financiële impact Tot slot is er ook een financiële component die legitimeert dat de gemeenteraad een sturingsstrategie hanteert.
Een substantieel bedrag van de gemeentelijke begroting wordt besteed aan verbonden partijen: in het geval van Nieuwegein ruim € 60 miljoen in 2025, bijna een kwart van de begroting. Er zijn meer verbonden partijen dan alleen in gemeenschappelijke regelingen, maar in die laatste gaat wel het leeuwendeel van die 60 miljoen in om.
3
2025-351 Bijlage 1
3
Doelen sturingsstrategie
Met de sturingsstrategie geeft de raad aan met welke instrumenten zij haar positie in regionale samenwerkingsverbanden wil invullen. Als basis voor de sturingsstrategie stelt de raad twee doelen vast: Doel 1. De raad is aangehaakt. Dat betekent dat de raad: •
weet waarom de gemeente aan samenwerkingsverbanden deelneemt
•
weet welke samenwerkingsverbanden prioriteit hebben en waarom;
•
de noodzakelijke informatie ontvangt;
•
in staat is een oordeel te vormen;
•
in staat is de betreffende portefeuillehouder te sturen (kaderstellend & controlerend);
•
beschikbare raadsinstrumenten hiervoor weet in te zetten. Doel 2. De raad heeft invloed op de samenwerking.
Dat betekent dat de raad: •
weet wanneer en hoe invloed uit te oefenen;
•
zich realiseert dat de eigen invloed toeneemt door samen te werken met andere raden;
•
daarom in contact staat met raadsleden in andere raden;
•
zienswijzen, moties en amendementen uitwisselt met andere raden.
Daarnaast is het belangrijk dat de raad ook goed betrokken wordt bij het aangaan van nieuwe gemeenschappelijke regelingen, het toetreden tot bestaande of het verlaten of beëindigen van bestaande gemeenschappelijke regelingen. De kaders hiervoor staan beschreven in de nota verbonden partijen. Aandachtspunt hierbij is wel dat de rolverdeling en de afstemming tussen raad en college hier ingewikkeld is. Als hoogste orgaan van de gemeentes stelt de gemeenteraad de kaders van het beleid en het college is verantwoordelijk voor het uitvoeren van beleid. Het college kan besluiten een deel van de uitvoeringstaken bij een gemeenschappelijke regeling te beleggen. Daarom heeft de wetgever bepaald dat het college beslist over toetreding tot een gemeenschappelijke regeling. De rol van de raad in het aangaan van een gemeenschappelijke regeling is beperkt. In de praktijk zie je wel dat het wenselijk wordt geacht dat raden betrokken worden bij de keuzes omtrent toetreding en participatie in een gemeenschappelijke regeling. Zo worden raden bijvoorbeeld vroeg in het proces van toetreding betrokken, waarna het college opdracht krijgt om de toetreding uit te onderhandelen, en de raad aan het eind van het proces ook akkoord geeft voor de definitieve toetreding.
Maar het blijft vaak onduidelijk welke rechten op informatie en toegang raadsleden hebben tijdens de onderhandelingen tussen verschillende colleges.
4
2025-351 Bijlage 1
4
Prioritering
Niet elke gemeenschappelijke regeling is hetzelfde. Ze vragen niet allemaal om dezelfde aandacht van de raadsleden. Daarom stellen we voor om een onderlinge prioritering aan te brengen in hoe de raad stuurt op de gemeenschappelijke regelingen: bij een GR met hoge prioriteit zet de raad meer instrumenten in, maar bij andere GR’en volstaat het bijvoorbeeld om enkel de P&C-cyclus te monitoren. De prioritering wordt bepaald aan de hand van drie criteria. Deze criteria zijn ontleend aan diverse andere sturingsstrategieën van een aantal gemeenten. 2 Criteria: •
Financiële omvang en risico. Hoe groter de omvang, hoe groter het effect op de gemeentelijke begroting. Verder verschilt de mate van (financieel) risico ook per regeling.
•
Maatschappelijk effect. Dit is een politiek criterium, dat duidelijk maakt dat de prioriteit van een samenwerking ook een politieke afweging is.
•
Bestuurlijke invloed. De mate van bestuurlijke invloed die een gemeente kan uitoefenen wordt bepaald door de beleidsruimte en door het aantal deelnemende organisaties. Voor sommige organisaties geldt dat het takenpakket grotendeels wettelijk bepaald is, zoals bij de GGDrU. Dan zijn de beïnvloedingsmogelijkheden relatief beperkt. Daarentegen is de beleidsruimte op groen en openbare ruimte hoog, zoals bij het SGL. Verder maakt het aantal deelnemende organisaties uit: in een GR met weinig deelnemers (zoals WIL) heeft de gemeente Nieuwegein relatief meer invloed dan in een GR die zich over de hele provincie uitstrekt (zoals de VRU).
Dit levert de volgende prioritering op: Gem.
Financiële
Maatschappelijk
Bestuurlijke
regeling
omvang en risico
effect
invloed
Prioritering
WIL
Groot
Groot
Gemiddeld
Hoog
GGDrU
Gemiddeld
Groot
Beperkt
Hoog
VRU
Gemiddeld
Groot
Beperkt
Hoog
RMN
Gemiddeld
Groot
Groot
Hoog
ODU
Beperkt
Gemiddeld
Beperkt
Midden
BghU
Beperkt
Beperkt
Beperkt
Laag
SGL
Beperkt
Beperkt
Groot
Laag
Onderbouwing: 1) De WIL heeft de grootste financiële omvang: de bijdrage is ongeveer 37 mln. Het maatschappelijke effect is ook groot, want onze kwetsbaarste inwoners zijn afhankelijk van de WIL. De bestuurlijke invloed van de gemeente in de WIL komt gemiddeld uit want de WIL voert veel wettelijke taken uit, dus de beïnvloedbare ruimte is laag, maar het lage aantal deelnemers geeft weer bestuurlijke ruimte. Prioriteit: hoog. 2) Voor de GGDrU geldt dat er 26 deelnemers zijn. De bestuurlijke invloed is dus niet groot, ook gezien de beperkte ruimte die de wet toestaat. Maar het maatschappelijk effect is
2
De gemeente Utrechtse Heuvelrug hanteert: beleidsintensiteit, kostenomvang, risico’s. Vijfheerenlanden hanteert: financiële omvang en risico, bestuurlijke invloed, maatschappelijke impact. Bunnik hanteert: financieel risico, maatschappelijk risico.
5
2025-351 Bijlage 1
breed en groot, zeker bij een crisis zoals een pandemie. Verder bedraagt de bijdrage ongeveer € 3 miljoen, ruim 1% van de gemeentebegroting. Prioriteit: hoog. 3) Voor de VRU (omvang bijdrage 4,6 mln) geldt vrijwel hetzelfde. Prioriteit: hoog. 4) Aan de RMN draagt Nieuwegein 8 mln bij, waarvan 2,8 mln voor de AVU. De bestuurlijke invloed van Nieuwegein in deze regeling is groot, gezien het aantal deelnemers (7). Uit de dialoog van donderdag 2 oktober bleek dat het maatschappelijk belang van de RMN door raadsleden breed wordt gevoeld. Verder is het financieel risico gemiddeld. Prioriteit: hoog. 5) De ODU is nu in oprichting uit de fusie van de ODRU en de RUD. Na inwerkingtreding zal de ODU 27 deelnemers kennen (incl. provincie), en de ODU zal voornamelijk wettelijke taken uitvoeren. De bestuurlijke invloed is dus beperkt. De jaarlijkse bijdrage zal (o.v.v. goedkeuring door de raad) bijna € 700.000 bedragen. De financiële risico’s zijn vrij beperkt, ook gezien de nacalculatie-afspraken. Er kan een groot maatschappelijk effect ontstaan als de fusie niet goed blijkt te lopen, dus het kan slim zijn om ‘verhoogde dijkbewaking’ in te stellen gedurende het fusietraject kan aan de orde zijn. Prioriteit: gemiddeld. 6) De BGhU laat zich qua effect vooral voelen als het primaire proces (belastinginning) misloopt, en dat is twee jaar geleden inderdaad gebeurd.
De financiële risico’s zijn dus aan de inkomstenkant hoog, maar als het goed loopt is er geen reden om aandacht te besteden aan het standaardproces waar de BGhU voor is opgericht. De bijdrage is 1 mln. Prioriteit: laag. 7) De SGL gaat over het groene domein. Vanwege het beperkt aantal deelnemers en de grote beleidsvrijheid is de bestuurlijke invloed groot. Het financiële risico is beperkt (bijdrage 280.000). De werkzaamheden van de SGL betreffen vooral leefbaarheid en welzijn, geen vitale functies. Risico’s kunnen enkel achterstallig onderhoud en (in een extreem geval) de veiligheid van recreatie betreffen. Prioriteit: laag.
6
2025-351 Bijlage 1
4.1
Koppeling aan instrumenten in volgende raadsperiode
Uitgangspunt van deze sturingsstrategie is dat de prioriteit die de raad aan een gemeenschappelijke regeling toekent ook bepaalt welke soort sturing er wordt toegepast en welke instrumenten door de raad worden ingezet. Dat levert voor de komende raadsperiode de volgende koppeling van prioriteiten aan instrumenten op:
Prioriteit
Type sturing
Instrumenten
Hoog
Intensief.
•
Inzet 2 raadsrapporteurs per gem. regeling
WIL, GGDrU,
Proactief op
•
Onderzoek instellen gemeenschappelijke
VRU, RMN
beleidsvorming
raadsadviescommissie •
Beïnvloeding beleidsvorming via politiek neutrale uitwisseling zienswijzen in platforms
•
Inhoudelijke avonden over GR
•
Versterken informatiepositie Raad via informatiebrieven
•
Financieel advies auditcommissie op hoofdlijnen
•
Eventuele ‘verhoogde dijkbewaking’ bij de ODU kan
Midden
Regulier.
ODU
Gericht op P&C
inhouden: vaker raadsplatforms bezoeken, vaker
cyclus.
vragen aan college stellen. •
Woordvoerders kunnen zelf kiezen om raadsplatforms te bezoeken, bijv. voor P&C-cyclus
•
Versterken informatiepositie Raad via informatiebrieven
•
Financieel advies auditcommissie op hoofdlijnen
Laag
Reactief.
•
Actieve informatieplicht college
SGL, BghU
‘Piepsysteem’
•
Financieel advies auditcommissie op hoofdlijnen
En bij alle gemeenschappelijke regelingen geldt dat de gebruikelijke instrumenten desgewenst ingezet kunnen worden: •
Regionale raadsadviseur
•
Informatievoorziening in eigen p&c-cyclus
•
Informatiebrieven van college aan raad
•
Organiseren van een laagdrempelige, inhoudelijke avond over complexe dossiers
•
Stellen van technische en Artikel 44-vragen
•
Rekenkameronderzoeken
•
Periodieke evaluaties
•
Zienswijzen, moties en amendementen
7
2025-351 Bijlage 1
5
Instrumenten
Dit hoofdstuk werkt per doelstelling de instrumenten uit die de raad wil gaan hanteren. Hierbij baseren we ons op de aanbevelingen van de Rekenkamer, de gesprekken met de raad op 8 mei en 2 oktober, de aanbevelingen van de regionale raadsrapporteur en ervaringen opgedaan door buurgemeentes uit de regio. Op grond van deze aanbevelingen stelt de raad voor om de volgende instrumenten te hanteren in deze en in de volgende raadsperiode.
5.1
Huidige raadsperiode A. Werken met ‘linking pins’/contactpersonen
In de huidige periode werkt de raad al met verschillende ‘linking pins’, contactpersonen in de verschillende raadsplatforms die het werk van de gemeenschappelijke regelingen in de gaten houden. In de praktijk betekent dit dat woordvoerders onderling afstemmen wie bij een raadsplatform aanschuiven. De contactpersoon is dus een informele rol op vrijwillige basis, geen rol met een mandaat om namens de raad op te treden. Omdat we nu bijna aan het einde van de raadstermijn zijn gaan we deze werkwijze niet aanpassen. Wel is een korte verduidelijking van de taken op zijn plaats. Contactpersonen hebben de volgende taken: •
Contactpersonen wonen raadsplatforms bij en onderhouden contact met andere contactpersonen en/of raadsrapporteurs van andere deelnemende gemeenteraden, bijvoorbeeld over zienswijzen.
•
Ze leggen opgehaalde informatie neutraal terug bij de raad
•
Contactpersonen zijn niet gemandateerd om over zienswijzen af te stemmen met collega’s uit andere gemeenteraden
Ccontactpersonen krijgen dezelfde ondersteuning (vanuit griffie) als raadsrapporteurs in andere gemeenten krijgen, zodat ze gesteund worden in de extra taken die ze voor de raad uitvoeren. B. Versterken informatiepositie Raad d.m.v. informatiebrieven Een positieve ontwikkeling in de informatiepositie tijdens deze raadsperiode zijn de informatiebrieven over de bestuurstafels van de U10 die het college sinds een tijd aan de raad toestuurt. Raadsleden geven aan dat ze deze brieven prettig vinden, omdat ze hiermee directer geïnformeerd worden over het werk van de U10. Daarom vraagt de raad aan het college om haar ook op die wijze actief te informeren via brieven over de bestuursvergaderingen van alle middelen hooggeprioriteerde samenwerkingsverbanden. Met een goede prioritering en de actieve informatieplicht wordt eerder duidelijk wat er speelt, en kunnen instrumenten gerichter en tijdiger ingezet worden. Denk hierbij aan zienswijzen, amendementen, moties, maar ook artikel 44-vragen en technische vragen die raken aan het werkveld van een gemeenschappelijke regeling. C. Doorgaan met en aanvullen van huidige instrumenten De raad blijft doorgaan met het inzetten van de huidige instrumenten: •
Regionale raadsadviseur
•
Informatievoorziening GR-financiën in eigen P&C cyclus
•
Het stellen van vragen (lokaal of regionaal)
•
Onderzoeken door de rekenkamer (wanneer nodig)
•
Periodieke evaluaties. 8
2025-351 Bijlage 1
Ook worden alle stukken voor gemeenschappelijke regelingen centraal verzameld op iBabs. In iBabs zijn dossiers van gemeenschappelijke regelingen opgenomen, met daarbij de vergaderplanning en vergaderstukken van de algemene besturen voor de midden en hoog geprioriteerde Verbonden Partijen. Hiermee krijgt de raad zicht op de momenten waarop invloed uitgeoefend kan worden. Zie dit overzicht raadsplatforms.
5.2
Volgende raadsperiode D. Inzet van raadsrapporteurs voor GR’en met hoge prioriteit, met duidelijke taakomschrijving en mandaat
Veel gemeentes in de regio Utrecht werken met raadsrapporteurs die fungeren als brug tussen de raad en gemeenschappelijke regelingen. Deze raadsrapporteurs versterken de controlerende en kaderstellende rol van de raad, omdat zij nauwgezet het werk van de GR’en volgen en controleren of de beleidsdoelen die in de raad zijn afgesproken ook landen in de uitvoering. Rapporteurs werken met een vastgesteld mandaat en vertolken hun rol namens de gehele raad. Zij verdiepen zich in het werk van de GR, en met de opgedane kennis en inzichten informeren zij de raad politiek neutraal over de stand van zaken. Daarmee krijgt de raad als geheel beter zicht op de lopende zaken bij de belangrijkste GR’en. De taken van de rapporteur worden verder uitgewerkt in de toegevoegde bijlage. De meerwaarde van raadsrapporteurs in vergelijking met de informele rol van contactpersonen die tijdens de huidige raadsperiode wordt gebruikt is dat raadsrapporteurs met een duidelijk omschreven mandaat worden benoemd door de raad. Het voorstel is dat er per geprioriteerd samenwerkingsverband twee rapporteurs worden benoemd (bijvoorbeeld 1 uit coalitie en 1 uit oppositie) die een vaste taakomschrijving meekrijgen.
Onder dat mandaat vallen politiek ‘neutrale’ informatietaken die de linking pins nu ook doen zoals het bijhouden van de P&C-cyclus en volgen van informatie over de GR, maar ook meer controlerende taken zoals het controleren of de kaders die in de raad zijn vastgelegd voldoende worden vertaald in het beleid van de GR’en. Om raadsrapporteurs goed te laten functioneren zijn enkele randvoorwaarden belangrijk: 1. Heldere taakomschrijving en doel. Het primaire doel van raadsrapporteurs in Nieuwegein is om de controlerende rol van de raad te versterken voor de GR waartoe zij zijn aangesteld. Dat betekent dat rapporteurs de ontwikkelingen bij een GR volgen en controleren of de kaders die de gemeenteraad heeft vastgesteld voldoende worden uitgevoerd. Hiervoor kunnen ze bijvoorbeeld contact onderhouden met ambtenaren, portefeuillehouders of regionale bijeenkomsten bezoeken. Daarna geven ze terugkoppeling aan de raad over de opgedane kennis en inzichten. 2. Raadsrapporteurs zijn ‘neutraal’. Het raadsrapporteurschap is een functie waarin je werkt voor de hele raad: als raadsrapporteur vertegenwoordig je niet je eigen politieke kleur, maar vertegenwoordig je de raad van Nieuwegein binnen de gemeenschappelijke regeling en werk je samen met raadsrapporteurs van andere gemeenteraden.
Om de neutraliteit extra te borgen willen we, in navolging van andere raden, met twee rapporteurs per GR werken. 3. Discussie vindt plaats in de raad. Het mandaat van de rapporteurs richt zich op de controlerende taken, maar op dit moment is het voorstel dat rapporteurs niet bevoegd zijn om namens de raad politieke uitspraken te doen over de beleidskeuzes van een GR.
9
2025-351 Bijlage 1
Want de politieke discussie over het beleid van een GR moet in de verschillende gemeenteraden plaatsvinden. Ook worden raadsrapporteurs niet gevraagd om politiek advies te geven op stukken zoals zienswijzen. De rol is gericht op controleren of de kaders meegegeven vanuit de raad voldoende landen in de uitvoering. 4. Voldoende ondersteuning en toegang. De rol van raadsrapporteurs is nieuw voor Nieuwegein. Dat betekent dat er extra ondersteuning komt vanuit de griffie en ambtelijk, om raadsrapporteurs te helpen in hun rol. Bijvoorbeeld ondersteuning om raadsrapporteurs toegang te geven tot de juiste informatiebronnen binnen GR’en, daarbij steunend op het werk van andere rapporteurs en de regionale raadsadviseur. 5. Voldoende tijd en ruimte. De rol van raadsrapporteur komt boven op de bestaande tijdsinvestering die het raadslidmaatschap vraagt. Om daarin te ondersteunen worden aanpassingen in de verordeningen voorbereid waarmee er een aanvullende vergoeding tegenover het raadsrapporteurschap kan komen te staan. 6. Ruimte om inzichten te delen. Ten slotte is het belangrijk dat de inzichten die raadsrapporteurs opdoen effectief worden gedeeld met de andere raadsleden, en dat raadsleden voldoende mogelijkheden hebben om vragen aan GR’en te stellen via de raadsrapporteurs.
Het voorstel is om hiervoor het vaste moment voor regionale samenwerking in de vergaderagenda van de Avond voor de Stad in te zetten. E. Gemeenschappelijke raadsadviescommissie voor prioritaire regelingen Een belangrijk instrument wat recent naar voren is gekomen uit het werk van de regionale raadsadviseur is de mogelijkheid om binnen een GR een gemeenschappelijke raadsadviescommissie in te richten. Een raadsadviescommissie is een forum waar uitwisseling tussen raadsleden uit verschillende gemeenteraden wordt gefaciliteerd. Simpel verwoord: daar kunnen raadsleden onderling zaken met betrekking tot de GR bespreken en bijvoorbeeld afstemmen over moties, amendementen of andere instrumenten die ze willen inzetten om de koers van de gemeenschappelijke regeling bij te sturen. Dit versterkt de grip van raadsleden op het werk van de GR’en, want samen kunnen raadsleden vroegtijdig signaleren wanneer er belangrijke zaken aankomen die politieke navolging moeten krijgen in gemeenteraden en wellicht zelfs de reacties tussen verschillende raden coördineren. Dit gaat dus verder dan een raadsplatform waar de focus hoofdzakelijk ligt op uitwissel ing van informatie. Dit is een orgaan waar raadsleden (bijv. raadsrapporteurs) uit verschillende raden zitting nemen en onderling kunnen afstemmen. Zo’n commissie heeft de volgende taken: •
Het algemeen bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorzien;
•
Besluitvorming van de raden met betrekking tot de regeling voorbereiden;
•
Gemeenteraden van advies over voorliggende voorstellen voorzien;
Het is belangrijk om te benadrukken dat ook een gemeenschappelijke raadsadviescommissie niet bedoeld is om de rol van de gemeenteraden over te nemen of tot regionale besluitvorming over P&C producten te komen (zie randvoorwaarden bij rapporteursrol). Besluitvorming en sturing blijft bij de individuele raden liggen, die leden uit hun midden afvaardigen naar de adviescommissie. Wel kan de raad besluiten om een opdracht, bijvoorbeeld een motie of amendement om steun bij te zoeken, mee te geven aan een afgevaardigde. Het besluit om een gemeenschappelijke raadsadviescommissie in te stellen moet worden genomen door alle deelnemers van een gemeenschappelijke regeling, en vraagt in elk geval om instemming van de Nieuwegeinse raad. Op dit moment werken er nog geen GR’en met een
10
2025-351 Bijlage 1
raadsadviescommissie, maar dit wordt wel alvast opgenomen in de sturingsstrategie omdat de raad van Nieuwegein dit als een belangrijk instrument ziet om de eigen grip op de gemeenschappelijke regelingen te versterken. F.
Stevigere rol auditcommissie in financiële controle P&C-cycli GR’en
Een belangrijk deel van de informatiestroom vanuit gemeenschappelijke regelingen betreft financiële informatie over de begroting, de kadernota, jaarstukken, et cetera. Niet elk raadslid beschikt over de financiële kennis om hier effectief over te adviseren. Maar het is belangrijk dat de raad controleert op de effectiviteit van uitgaven binnen de GR’en en in hoeverre die uitgaven bijdragen aan de doelen van de Nieuwegeinse raad. Daarom wordt de auditcommissie gevraagd om binnen het bestaande mandaat invulling te geven aan de adviserende rol voor P&C-stukken van gemeenschappelijke regelingen. De auditcommissie is in positie om politiek neutraal en technisch advies over deze financiële stukken te geven en zo bij te dragen aan de informatiepositie en controle op de kaders van de raad. Dit ontziet ook de raadsrapporteurs zodat die zich kunnen richten op de inhoudelijke informatievoorziening en controle. Nu is het zo dat gezien de veelheid van producten en de krapte in de cycli het niet goed mogelijk is om van alle GR’en alle P&C-producten door de auditcommissie te laten beoordelen. De ervaring leert dat die extra stap niet past tussen de cycli van de GR’en en de cyclus van de gemeente zelf.
Daarom is het voorstel dat de auditcommissie op hoofdlijnen niet elk stuk van de P&C-cyclus van GR’en bespreekt, maar strategisch/vooruitblikkend adviseert over de hoofdlijnen van het financiële beleid. Dit zou bijvoorbeeld kunnen bij vaststelling van de begrotingen, maar ook achteraf bij de controle op de jaarrekeningen. Het voorstel is dat de auditcommissie, in nieuwe samenstelling, afspraken maakt over hun rol in de financiële controle, deze aan de raad communiceert en wanneer nodig deze afspraken periodiek herziet. Voor het toepassen van dit instrument is geen aanpassing van de verordening op de auditcommissie nodig, want de P&C-producten van GR’en komen geconsolideerd terecht in de P&C-producten van de gemeente. De leden van de auditcommissie zijn door de raad uit hun midden benoemd, en hebben een duidelijke taakomschrijving op basis van de verordening. Het is wel raadzaam om duidelijke afspraken met de raad te maken over de precieze taak die de auditcommissie in de volgende periode wil vervullen rond de controle van gemeenschappelijke regelingen. G. Organiseren van inhoudelijke avonden bij complexe onderwerpen Een belangrijk instrument om de informatiepositie van de raad te versterken is om de afstand tussen raadsleden en de gemeenschappelijke regelingen te verkleinen door direct contact en directe uitwisseling tussen ambtenaren en raadsleden.
De meest voor de hand liggende oplossing hiervoor is om informatieavonden te organiseren, conform een van de aanbevelingen van de Rekenkamer: “Organiseer laagdrempelige, niet-besluitvormende bijeenkomsten over complexe dossiers”. In de huidige raadsperiode zijn dergelijke avonden georganiseerd, maar de ervaring leert dat deze niet altijd goed worden bezocht en benut door raadsleden. De werkwijze en frequentie wisselt ook per GR: de WIL en GGDrU organiseren meerdere avonden per jaar, maar SGL en RMN enkel op initiatief van de gemeente, en dan valt de opkomst vaak tegen. Het voorstel is om hier geen concrete afspraken over te maken op papier. Uit de aanbeveling van de Rekenkamer blijkt ook dat de behoefte leidend moet zijn: als er complexe dossiers bij een GR op tafel liggen
11
2025-351 Bijlage 1
die kunnen leiden tot grote politieke vragen en discussies in de raad kan het van belang zijn om een inhoudelijke avond te organiseren. Maar waar die politieke behoefte niet bestaat is het voorstelbaar dat er minder behoefte is aan laagdrempelig contact via een GR-infoavond. Een belangrijke rol hierin is ook weggelegd voor de raadsrapporteurs die samen met het college , accounthouders en de griffie zouden kunnen signaleren wanneer het volstaat om raadsleden enkel schriftelijk te informeren, en wanneer het nodig wordt om laagdrempelig contact tussen GR’en en raadsleden te organiseren. In de nota verbonden partijen wordt ook vastgelegd dat het college en de accounthouders scherper gaan kijken naar deze informatieavonden, en daarin ook meenemen of het mogelijk is om informatieavonden samen met buurgemeentes te organiseren.
6
Evaluatie en onderhoud
Een goede strategie wordt uitgezet, uitgevoerd en naderhand ook geëvalueerd. Zo ook deze sturingsstrategie om meer grip te krijgen op de gemeenschappelijke regelingen. Deze strategie wordt nu aan het eind van een raadsperiode geformuleerd en vastgesteld, waarna het aan de volgende raad is om deze uit te voeren en toe te passen voor de beoogde doelen. Het is daarom raadzaam om deze strategie aan het eind van de volgende periode te evalueren en waar nodig te herzien samen met de nota verbonden partijen. Daarnaast is het ook zaak om tussentijds het functioneren van de instrumenten uit deze strategie te evalueren, met name de inzet van het raadsrapporteursschap. Het is niet op voorhand te bepalen of en hoe het raadsrapporteursschap gaat werken: dit is van verschillende factoren afhankelijk, zoals de complexiteit en toegankelijkheid van de GR, de mate van inzet van de raadsrapporteur en diens ambtelijke ondersteuning en veranderingen in de velden. Ook kan de onderlinge prioritering tussen de gemeenschappelijke regelingen tijdens een raadsperiode veranderen, waardoor het noodzakelijk kan zijn om nieuwe instrumenten in te zetten of de inzet van bestaande instrumenten af te bouwen. Hiervoor moet de raad goede afspraken maken en waar nodig de bestaande afspraken herzien.
12
2025-351 Bijlage 1
Bijlage 1
Taakomschrijving raadsrapporteurs.
Voor goed functioneren van het raadsrapporteurschap is het belangrijk dat er een duidelijk mandaat met een heldere taakomschrijving bij benoemingen voor de rol worden afgesproken. Het voorstel is om hierin de volgende taken op te nemen: •
Raadsrapporteurs volgen ontwikkelingen bij de regionale samenwerking actief en toetsen die aan de kaders die de raad vaststelt in het eigen beleid van Nieuwegein. Dit houdt mede in: meelezen bij advies-zienswijzen van het college op GR-stukken en deze controleren op de gestelde kaders.
•
Ze houden hierover contact met de portefeuillehouder en ambtelijk contactpersoon maar pas nadat het college een raadsvoorstel voor de zienswijze heeft gestuurd; dit om rolvermenging te voorkomen en de politieke neutraliteit van de raadsrapporteur te waarborgen.
•
Voor het verzamelen van informatie kunnen raadsrapporteurs ook vergaderingen van het (algemeen) bestuur van de gemeenschappelijke regeling bijwonen. Het staat raadsrapporteurs vrij om te kiezen of ze dit willen doen. Ze hebben geen stem- of spreekrecht in deze vergaderingen.
•
Ze rapporteren opgedane kennis en inzichten terug naar de raad in de vorm van een advies. Dit advies kan schriftelijk worden gedeeld of mondeling, bij voorkeur op een vast moment in de vergadercyclus (bijv. tijdens het blokje regionale zaken op de AvdS).
•
Rapporteurs worden in hun werk ondersteund door de Nieuwegeinse griffie, door ambtenaren van de GR’en en waar nodig de regionale raadsadviseur. Rapporteurs zijn bereid om nauwgezet met de griffie samen te werken, zeker in het begin bij de verkenning hoe invulling te geven aan de rol van raadsrapporteur.
•
Als er in een gemeenschappelijke regeling straks een gemeenschappelijke adviescommissie wordt ingesteld, moeten gemeenteraden daarin raadsleden met een mandaat afvaardigen. Raadsrapporteurs zouden die rol goed kunnen vervullen.
13