2025-243 Rvs. Documenten ten behoeve van Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten voor gemeente Nieuwegein

Gemeenteraad

Onderwerp Datum

Europese aanbesteding accountantsdiensten

5 september 2025

Raadsvoorstel

2025-243

Afdeling

Griffie b.leurs@nieuwegein.nl

E-mailadres opsteller Portefeuillehouder

Auditcommissie

Onderwerp Documenten ten behoeve van Europese openbare aanbesteding accountantsdiensten voor de gemeente Nieuwegein.

Gevraagd besluit 1. Een getrapt proces vast te stellen, waarbij de huidige raad de aanbestedingsdocumenten vaststelt, maar de nieuwe raad de daadwerkelijke keuze voor de accountant maakt. 2. Het Beschrijvend document accountantsdiensten 2025-26 en bijbehorend Programma van eisen Accountant vast te stellen.

Inleiding Het contract met de huidige accountant loopt af, en het maximaal aantal toegestane verlengingen is bereikt. De laatste werkzaamheden die de huidige accountant zal doen, eindigen in juli 2026 en betreffen de controle van de Jaarrekening 2025. Om tijdig aan de wettelijke vereisten te voldoen zoals beschreven in Artikel 213 Gemeentewet, moet de gemeente Nieuwegein de accountantsdiensten opnieuw aanbesteden. Om aan alle termijnen te voldoen die bij een aanbesteding komen kijken, moet deze aanbesteding dit najaar in gang gezet worden. In de aanbestedingsdocumenten zijn een aantal wensen van de raad opgenomen. Namelijk het scheiden van de adviesfunctie voor de raad van de adviesfunctie voor college en organisatie. Daar hoort bij dat de accountant in zijn advisering aan de raad aandacht moet besteden aan de hoofdlijnen die voor de raad relevant zijn. De eisen aan Social Return on Investment gelden voor alle gemeentelijke aanbestedingen, dus ook deze. Tot slot zijn eisen opgenomen aan een transparantere prijsstelling.

Bladnummer 2/4 Raadsvoorstel 5 september 2025

Wat eraan vooraf ging Het contract met de huidige accountant is in 2019 ingegaan, en sindsdien tweemaal verlengd. Dat is het maximaal aantal termijnen. De auditcommissie heeft daarom gesproken over een nieuwe aanbestedingsprocedure. De commissie heeft in zijn vergaderingen van 21 mei, 11 juni en 27 augustus gesproken over het proces rondom de aanbesteding, en de eisen en wensen voor de accountantsdiensten. Daaruit vloeit dit raadsvoorstel voort.

Gewenst effect Per juni 2026 een nieuwe accountant aanwijzen die voldoet aan de wettelijke eisen en aan de wensen van de gemeenteraad, zodat de gemeente aan de wettelijke vereisten blijft voldoen, en de gemeenteraad, college en organisatie goed geadviseerd blijven worden inzake de planning- en controlcyclus.

Argumenten 1.1 Een getrapt proces is noodzakelijk om tijdig over een accountant te beschikken Wachten tot de nieuwe raadsperiode om de aanbestedingsdocumenten duurt te lang, omdat het contract met de huidige accountant in juli volgend jaar afloopt. Een aanbestedingsproces neemt enkele maanden in beslag. Om toch op tijd over een accountant te beschikken, moet de huidige raad de eisen en wensen vaststellen middels de aanbestedingsdocumenten. De nieuwe raad doorloopt de selectieprocedure aan de hand van de inschrijvingen die dan binnen zijn. 1.2 De aanbesteding is technisch van aard De oude raad stelt de eisen en wensen vast, terwijl de nieuwe raad de uiteindelijke selectie doet. De auditcommissie is van oordeel dat dat geen bezwaar is, omdat de eisen bijna geheel wettelijk vastliggen, en de ruimte voor eigen invulling van wensen technisch van aard is. Eisen die door de gemeenteraad zijn vastgesteld rondom social return en dergelijke, zijn via het gemeentelijk beleid geland in deze documenten. 2.1 Met de geformuleerde wensen wordt de huidige werkwijze geborgd. De raad en organisatie hebben laten blijken de werkwijze van de huidige accountant prettig te vinden. Voor de raad zit dit met name in het hebben van een ‘eigen’ accountant, die de raad adviseert over de politiek-bestuurlijke hoofdlijnen.

Deze adviesfunctie is te onderscheiden van de controle jaarrekening en de adviesfunctie richting organisatie en college, die meer over tactische aspecten gaat. Met de geformuleerde wensen wordt deze praktijk gecontinueerd. 2.2 De voorgestelde weging treft een goede balans tussen prijs en kwaliteit De voorgestelde weging is dat prijs voor 25% meetelt, en kwaliteitseisen opgeteld voor 75%, conform onderstaande tabel.

Bladnummer 3/4 Raadsvoorstel 5 september 2025

Beoordelingscriteria

Totaal Aantal punten

Totaal

100

G1 G2

Implementatieplan Jaarlijkse accountantscontrole en rapportage

15 25

G3

Controleteam

15

G4

Natuurlijke adviesfunctie

20

G5

Prijs

25

2.3 De prijsstelling wordt transparanter Nieuw is de eis om de controle van de Sisa-regelingen (uitgaven ten laste van specifieke uitkeringen van het Rijk) apart te begroten en af te rekenen: nacalculatie per Sisa-regeling. Dat is nu niet zo, en leidde soms tot verrassingen. Daarom is deze eis opgenomen. Rond de indexatie tarieven van de accountantsdiensten is helder gemaakt dat pas na drie jaar een eerste indexatie toegepast mag worden. Dit is een gebruikelijke eis. De berekening van de indexatie is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten.

Kanttekeningen 2.1. Risico dat de aanbesteding geen accountant oplevert We moeten rekening houden met een risico dat de Europese aanbestedingsprocedure niets oplevert. We gaan dan over tot een kortlopende incidentele oplossing door een interim accountant aan te trekken, om vervolgens een nieuwe (onderhandse) procedure op te starten. Dit risico achten commissie en organisatie echter niet groot, aangezien de markt iets ontspannener is dan voorheen.

Financiële aspecten Aan dit besluit zitten geen financiële consequenties. Gezien de ervaringen gaan we ervan uit dat de huidige budgetten voor accountantskosten voldoende zijn.

Communicatie aspecten Niet van toepassing.

Bijlagen 1.

Raadsbesluit Europese aanbesteding accountantsdiensten 2025

2.

Beschrijvend document Europese aanbesteding accountantsdiensten

2025-26 3.

Programma van eisen Europese aanbesteding accountantsdiensten

Bladnummer 4/4 Raadsvoorstel 5 september 2025

Auditcommissie gemeente Nieuwegein,

Johan Gadella

Bart Leurs

voorzitter

secretaris