2024-308 Rvs. Ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Utrecht

Gemeenteraad

Onderwerp

Ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Utrecht

Datum

Raadsvoorstel

2024-308

23 januari 2025

Afdeling

TVL

E-mailadr es

f.vanwalbeek@nieuwegein.nl

opsteller Portefeuilleh ouder

Marieke Schouten

Onderwerp Ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Utrecht

Gevraagd besluit 1. Een zienswijze in te dienen over de ontwerp-Gemeenschappelijke regeling voor de uiteindelijke oprichting van één Omgevingsdienst in de provincie Utrecht: 1) Dat wij verheugd zijn dat er concrete stappen worden gezet om tot 1 omgevingsdienst voor de provincie Utrecht te komen. 2) Dat de raad graag actief betrokken wordt bij de financiële ontwikkelingen binnen de nieuwe omgevingsdienst.

Inleiding Op 17 oktober 2024 heeft het gezamenlijk algemeen bestuur de producten uit fase 1 (Richtingsplan, Rudimentaire begroting, Routekaart fase 2 en de ontwerp Gemeenschappelijke regeling) goedgekeurd en ingestemd met de start van fase 2 ‘inrichten’. Het addendum van het gezamenlijke AB 17-102024 bevat een aantal belangrijke aanvullende afspraken. In dit raadsvoorstel worden de eindproducten van fase 1 ‘richten’ van de ‘Routekaart naar één robuuste omgevingsdienst in Utrecht’ toegelicht. Samen geven deze eindproducten de kaders van de nieuwe omgevingsdienst: de koers die de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht, de Omgevingsdienst regio Utrecht (ODRU) en de 27 beoogd deelnemers willen volgen met de oprichting van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht (ODU). In de eindproducten is aandacht voor de kansen en risico’s van het traject. Alle colleges in de provincie Utrecht wordt nu gevraagd om in te stemmen met de ontwerp gemeenschappelijke regeling en deze ter zienswijze aan hun gemeenteraad/provinciale voor te leggen. Later volgt conform de Wet gemeenschappelijke regelingen nog een traject waarbij de gemeenteraad om

Bladnummer 2/7 Raadsvoorstel 23 januari 2025

toestemming wordt verzocht om de definitieve regeling daadwerkelijk te treffen. Tijdens het traject waarbij de gemeenteraad om toestemming wordt verzocht zijn de financiële consequenties voor alle deelnemers in beeld omdat op dat moment de financieringssystematiek is uitgewerkt en verwerkt zal zijn in de ontwerpbegroting 2026 van de Omgevingsdienst Utrecht. Ook zal de ontwerpbegroting voor zienswijze aan de raad worden aangeboden. In 2026 wordt geen Kadernota door de omgevingsdienst opgesteld. In 2025 volgt conform de Wet gemeenschappelijke regelingen nogmaals een traject waarbij de gemeenteraad om toestemming wordt verzocht om de definitieve regeling daadwerkelijk te treffen. De start van de taakuitvoering door de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht is voorzien per 1 januari 2026; op dat moment moet het proces van vaststelling conform de Wet gemeenschappelijke regelingen zijn doorlopen. Het college heeft de intentie uitgesproken om onder voorbehoud van toestemming van de raad de RUD Utrecht samen met de ODRU om te vormen tot de Omgevingsdienst Utrecht op basis van het Richtingsplan, de Rudimentaire begroting, de Routekaart fase 2. We kunnen ons vinden met de ontwerp-Gemeenschappelijke regeling en adviseren de raad om een zienswijze in te dienen over de ontwerp-Gemeenschappelijke regeling voor de uiteindelijke oprichting van één Omgevingsdienst in de provincie Utrecht.

Wat er aan vooraf ging Op 7 december 2023 besloten de gezamenlijke algemeen besturen van de ODRU en RUD Utrecht om te starten met fase 1 van het traject om één robuuste omgevingsdienst voor de hele provincie Utrecht op te richten. In het voorjaar 2024 zijn er twee Webinars voor raads- en statenleden en collegeleden georganiseerd om hen te informeren over het beoogde proces. Half juni volgden er twee bijeenkomsten voor raads- en statenleden over hun rol in het proces en in de nieuwe omgevingsdienst in Utrecht. De raad is hierover per brief geïnformeerd op 3 mei 2023 (2023-155), 14 december 2023 (2023-420) en 7 november 2024 (2024-294) die zij eerder over dit traject van het college ontvangen heeft. Ook is de raad tijdens de Avond van de Stad van 25 april 2024 hierover in gesprek geweest met de RUD Utrecht. De verwachting is dat de raad in januari hierover wordt bijgepraat door de RUD Utrecht en ODRU.

Gewenst effect Een gezonde, veilige en duurzaam Nieuwegein als onderdeel van de provincie Utrecht; nu en in de toekomst. Daar staat de nieuw op te richten Omgevingsdienst Utrecht voor. De gemeenteraad wordt de gelegenheid

Bladnummer 3/7 Raadsvoorstel 23 januari 2025

geboden zienswijzen te geven op de ontwerp-Gemeenschappelijke Regeling van deze nieuw op te richten omgevingsdienst.

Argumenten 1.1

Gezamenlijk vormen het Richtingsplan, de Rudimentaire begroting, de Routekaart fase 2 en de ontwerp- Gemeenschappelijke regeling het kader en de koers waarin de RUD Utrecht, de ODRU en de 27 beoogd deelnemers willen gaan bij de oprichting van de nieuwe omgevingsdienst in Utrecht.

Richtingsplan Het Richtingsplan heeft als doel de kaders te scheppen waarbinnen de nieuwe omgevingsdienst wordt opgericht. Deze kaders - in de vorm van missie, visie en bestuurlijke, organisatorische en financiële uitgangspunten - vormen de basis voor de inrichting en de verdere doorontwikkeling van de Omgevingsdienst Utrecht. Elementen uit het Richtingsplan komen terug in de Rudimentaire begroting, de Routekaart voor fase 2 ‘inrichten’ en de ontwerp Gemeenschappelijke regeling. Rudimentaire begroting Het doel van de rudimentaire begroting is een beeld te schetsen van de betaalbaarheid van de nieuwe organisatie, zonder dat alle gegevens van de nieuwe dienst al zijn bepaald. Ook is er een vergelijking gemaakt van de nieuwe bijdrage versus de huidige bijdrage van de deelnemers. Basis voor de rudimentaire begroting waren de laatst vastgestelde begrotingen (2024) van beide huidige omgevingsdiensten. De daadwerkelijke hoogte van de bijdrage per deelnemer voor 2026 wordt berekend in de ontwerp Programmabegroting 2026 die in fase 2 zal worden opgesteld. In fase 2 ‘inrichten’ wordt ook de keuze voor de nieuwe financieringssystematiek uitgewerkt. De ontwerp Programmabegroting 2026, die in fase 2 wordt opgesteld, wordt in 2025 voor zienswijze opengesteld.

Routekaart fase 2 De Routekaart voor fase 2 ’inrichten’ schetst de contouren van de stappen en activiteiten voor de verdere inrichting van de nieuwe omgevingsdienst en beschrijft hoe deze gedekt worden. Tijdens fase 2 van het traject worden keuzes gemaakt over hoe de primaire processen en bedrijfsvoering worden ingericht. Dit gebeurt op basis van de inhoudelijke uitgangspunten die in fase 1 zijn geformuleerd in het Richtingsplan. Ontwerp-Gemeenschappelijke regeling De ontwerp-Gemeenschappelijke regeling vormt de benodigde juridische basis voor de samenwerking en creëert één rechtspersoon voor de uitvoering van taken. De bedoeling is om de nieuwe gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht op te richten en na juridische en financiële afhandeling de beide bestaande gemeenschappelijke regelingen (RUD Utrecht en ODRU) op te heffen. De gemeenteraad heeft het recht op zienswijze op de ontwerp-Gemeenschappelijke regeling.

Bladnummer 4/7 Raadsvoorstel 23 januari 2025

1.2

Er zijn voordelen om tot één robuuste omgevingsdienst in de regio

Utrecht te komen Voor de vorming van één omgevingsdienst in de regio Utrecht zijn de volgende voordelen te zien: -

Een omgevingsdienst in de provincie Utrecht draagt bij aan een gelijker speelveld voor inwoners en bedrijven voor de hele provincie Utrecht.

-

Eén robuuste omgevingsdienst in de provincie Utrecht verhoogt en waarborgt de kwaliteit van de taakuitvoering.

-

Een robuuste omgevingsdienst draagt bij aan het vinden en behouden van goed personeel in een krappe arbeidsmarkt.

-

Het samenvoegen van de twee diensten zorgt er voor dat de provincie en gemeenten in Utrecht een omgevingsdienst hebben die voldoet aan de landelijke eisen voor robuustheid.

-

Stijgende kosten kunnen beter worden beheerst.

-

Een omgevingsdienst die congruent is met het werkgebied van de provincie, de GGD en de Veiligheidsregio kan slagvaardiger functioneren.

1.3

Complexe vraagstukken kunnen beter worden opgepakt. Het samenvoegen van de twee diensten zorgt er voor dat de provincie en gemeenten in Utrecht een omgevingsdienst hebben die voldoet aan de landelijke eisen voor robuustheid

Indien de deelnemers niet instemmen met de vorming van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht zal het moeilijker zijn voor de twee huidige omgevingsdiensten om te voldoen aan de robuustheidscriteria die landelijk bepaald zijn. Door in te stemmen met de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht kan automatisch beter voldaan worden aan de robuustheidscriteria. 1.4

De voorgestelde gemeenschappelijke regeling voldoet aan alle eisen uit de nieuwe Wet gemeenschappelijke regelingen

Verder is de regeling grotendeels identiek aan de huidige gemeenschappelijke regeling van de RUD Utrecht. Voor het wijzigingen van de RUD Utrecht is het volgens de huidige Gemeenschappelijke regeling vereist dat tenminste drie vierde van de deelnemers daartoe heeft besloten. 1.5

De Ondernemingsraad is geïnformeerd

De Ondernemersraad (OR) van de gemeente Nieuwegein is geïnformeerd, ondanks dat het treffen van een gemeenschappelijke regeling onder het politieke primaat valt. De OR heeft in beginsel geen adviesrecht en geen beroepsrecht heeft, behoudens wanneer het gaat om de personele gevolgen voor de gemeente. Dit is hier niet aan de orde. 1.6

De gemeenteraad wordt geadviseerd een zienswijze in te dienen

De gemeenteraad zal een zienswijze indienen waarbij wordt aangegeven dat wordt ingestemd met het ontwerp-Gemeenschappelijke regeling.

Bladnummer 5/7 Raadsvoorstel 23 januari 2025

Kanttekeningen 1.1

De voorgestelde gemeenschappelijke regeling voldoet dan wel aan alle eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, de financiële gevolgen (en precieze kosten per deelnemer) zijn nog niet volledig uitgewerkt

Dit is het gevolg van de bestuurlijke ambitie om de nieuwe omgevingsdienst op te richten binnen de bestuursperiode in combinatie met het vaststellingstraject met daarin een zienswijze procedure en daarna nog een toestemmingsprocedure langs de gemeenteraden (conform de Wet gemeenschappelijke regelingen). In de volgende fase, inrichten, wordt de financieringssystematiek voor de nieuwe dienst bepaald en worden de concrete financiële gevolgen wel duidelijk. Om die reden heeft het Algemeen Bestuur ten aanzien van de verdeelsleutel (artikel 28 van het Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling) aanvullend opgenomen in het Addendum van 17-10-2024: 1. dat de verdeelsleutel zo wordt ontworpen dat er uiteindelijk een eerlijke verdeling komt die in beginsel aansluit bij de huidige verdeling van de kosten; 2. deze verdeelsleutel wordt geregeld in de Bijdrageverordening, die de eerste keer aan de deelnemers wordt voorgelegd voor zienswijze. De raad zal in haar zienswijze het belang benadrukken om aan te sluiten bij de gemaakte afspraken in het addendum over de verdeelsleutel en verzoekt om in geval de kosten van de fusie hoger lijken te worden dan begroot, de raad hierover tijdig te informeren. Dit inzicht zal concreet moeten zijn voordat de raad toestemming kan verlenen voor het treffen van de nieuwe gemeenschappelijke regeling.

De gemeenteraad wordt geadviseerd op dit punt een zienswijze in te dienen. 1.2

Er zijn nadelen aan de vorming van een nieuwe Omgevingsdienst

Daarnaast zijn er nadelen aan de vorming van één omgevingsdienst in de regio Utrecht: -

Het is een uitdaging om de goede werksfeer van de RUD Utrecht te behouden.

-

De zeggenschap daalt wel omdat het totaal aantal deelnemers stijgt van 12 naar 27.

1.3

De precieze kosten zijn nog niet in beeld (zie ook kanttekening 1.3). De precieze kosten zijn nog niet in beeld

De voorgestelde gemeenschappelijke regeling voldoet dan wel aan alle eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, de financiële gevolgen (en precieze kosten per deelnemer) zijn nog niet volledig uitgewerkt. Dit is het gevolg van de bestuurlijke ambitie om de nieuwe omgevingsdienst op te richten binnen de bestuursperiode in combinatie met het vaststellingstraject met daarin 2 rondes (zienswijze en verzoek om toestemming) langs de gemeenteraden, conform de Wet gemeenschappelijke regelingen. In fase 2 (inrichten) wordt o.a. de financieringssystematiek voor de nieuwe dienst bepaald en worden de concrete financiële gevolgen wel duidelijk. De

Bladnummer 6/7 Raadsvoorstel 23 januari 2025

raden/staten krijgen in 2025 de mogelijkheid om zienswijze op de ontwerp Begroting 2026 (én Bijdrageverordening) in te dienen. Ook worden de raden/staten tussen 11 april 2025 en 6 oktober 2025 door hun colleges gevraagd toestemming te verlenen tot het treffen van de nieuwe gemeenschappelijke regeling. Raden/staten mogen deze toestemming weigeren wegens strijd met het recht of het algemeen belang. Als er een financieel zeer nadelige situatie is ontstaan, kan dit het algemeen belang zodanig raken dat de raad conform de Wet gemeenschappelijke regelingen kan weigeren om toestemming te verlenen.

Financiële aspecten Fusiekosten (incidenteel) Het fusietraject ‘Naar één omgevingsdienst in Utrecht’ brengt eenmalige kosten met zich mee. Voor fase 2 waren deze geschat op bijna € 5 miljoen. In de nieuwe routekaart is dit met € 1,5 miljoen naar beneden bijgesteld doordat de personele inzet vanuit de omgevingsdiensten vanuit hun eigen begroting wordt bekostigd, in plaats van als extra capaciteit. Hiermee zijn de totale te verwachten kosten voor fase 2 van het fusietraject € 3,5 miljoen. Hiervan kan een bedrag van € 2,7 miljoen worden bekostigd uit de toegezegde bijdrage van de provincie Utrecht (€ 1,7 miljoen) en een aanvullende bijdrage van het ministerie van I&W (€ 1 miljoen). In totaliteit resteert een bedrag van € 789.000 dat niet is gedekt en dus moet worden bekostigd door RUD en ODRU (eventueel via de deelnemers). Het aandeel van de RUD gemeenten is € 349.000 en dit kan door de RUD worden bekostigd door het inzetten van de nog beschikbare dekkingsreserves ‘doorontwikkeling RUD’ in de huidige omgevingsdienst. Dit is vermeld in het raadsvoorstel over de Ontwerp Bestuursrapportage 2024 RUD Utrecht (2024275). Dit voorstel wordt behandeld op raadsvergadering van 18 december 2024. Hiermee hebben de fusiekosten dit op dit moment geen effect op de deelnemersbijdrage vanuit de gemeente Nieuwegein.

Indien de fusiekosten hoger uitvallen dan op dit moment begroot is, dan zal dit tijdig aan de deelnemers worden voorgelegd. Structurele effecten (Omgevingsdienst in bedrijf) Het doel van deze fusie is om te komen tot een robuustere omgevingsdienst. Zoals eerder in dit voorstel al beschreven staat de hoogte van de structurele deelnemersbijdrage voor de gemeente Nieuwegein nog niet vast. Dit is afhankelijk van de precieze kosten die gemoeid gaan met de nieuwe dienst en de wijze waarop de deelnemersbijdrage wordt bepaald. Hoewel in de nieuwe gemeenschappelijke regeling wordt benoemd dat er wordt gestuurd op een eerlijke verdeling die aansluit bij de huidige wijze van kostenverdeling, blijft hier enig risico bestaan. Pas zodra de ontwerpbegroting 2026 en de bijdrageverordening worden voorgelegd zal hier duidelijkheid over komen. Deze stukken volgen naar verwachting in Q2 van 2025 en worden daarna ter zienswijze aangeboden aan de raden en staten.

Bladnummer 7/7 Raadsvoorstel 23 januari 2025

Communicatie aspecten Voor het opstellen van de producten voor de nieuwe omgevingsdienst en voor een goede samenhang tussen deze producten is begin 2024 een programmaorganisatie ingericht met medewerkers van zowel de ODRU als de RUD Utrecht. Deze programmaorganisatie werkte in opdracht van een stuurgroep die bestond uit de voorzitters van beide algemeen besturen, een DB-lid uit iedere omgevingsdienst en de twee directeuren en de programmamanager(s) van het programmateam. Om tot de missie, visie en bestuurlijke uitgangspunten voor de Omgevingsdienst Utrecht te komen zijn werkbijeenkomsten georganiseerd voor de algemeen bestuursleden, voor medewerkers uit beide organisaties en voor de klankbordgroep (bestaande uit regievoerders van de ODRU en RUD Utrecht).

Uitvoering De Stuurgroep van het programma ‘Naar één Omgevingsdienst’ verzoekt in haar aanbiedingsbrief van 24 oktober 2024 de eventuele zienswijze uiterlijk 3 maart 2025 aan te leveren. De raadsvergadering waarin dit voorstel wordt behandeld is op 23 januari 2025. De zienswijze kan tijdig door het college worden aangeleverd bij deze stuurgroep (bestaande uit deelnemers RUD Utrecht en ODRU).

Bijlagen 1. Raadsbesluit Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Utrecht 2. Zienswijze inzake Ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Omgevingsdienst Utrecht 3. Aanbiedingsbrief aan het gezamenlijk AB d.d. 17-10-2024 4. Ontwerp Gemeenschappelijke regeling (a) en artikelsgewijze toelichting bij ontwerp Gemeenschappelijke regeling (b) 5. Richtingsplan 6. Rudimentaire begroting 7. Routekaart fase 2 ‘inrichten’ 8. Stroomschema besluitvorming gemeenschappelijke regeling 9. Addendum AB vergadering 17-10-2024

burgemeester en wethouders,

Ellie Liebregts

Marijke van Beukering-Huijbregts

secretaris

burgemeester