2023-277 Advies auditcie auditplan en bestuursrapportage dd. 23 augustus 2023

Postbus 1 3430 AA

Bezoekadres Stadsplein 1

www.nieuwegein.nl

Bank Nederlandse Gemeenten 28 50 04 387

2023-277 Auditcommissie

Contactpers oon griffie Telefoon Fax E-mail

Aan

Datum

De gemeenteraad van Nieuwegein

Kenmerk

23 augustus 2023

Onderwerp

Advies auditcommissie concept Auditplan Deloitte 2023, bestuursrapportage 2023

Bijlage: ---

Geachte leden,

In de vergadering van 23 augustus jongstleden heeft de auditcommissie gesproken over het concept auditplan 2023 van Deloitte en de bestuursrapportage 2023 (2023259) die ter besluitvorming voorligt bij de raad. De adviezen en gemaakte afspraken voortkomend uit dit overleg hebben wij voor u vervat in deze brief.

1. Bestuursrapportage 2023 (2023-259) Opmerkingen Auditcommissie: -

De auditcommissie benoemt de nadelige ontwikkeling van het resultaat in de bestuursrapportage.

-

De impact van het nadelige resultaat op de parkeerexploitatie, de loonkosten /cao verhoging omvatten een structureel effect. Grootste mutatie staat bij het programma bedrijfsvoering en heeft met name te maken met de post salarissen. De auditcommissie benadrukt dat bij de kaderraad ook gesproken is over de vacatureruimtes en de mate van mogelijkheden van realisatie.

-

Lid van de auditcommissie, de heer Scholten vraagt naar aanleiding van de voorliggende bestuursrapportage, hoe de raad kan bijsturen op dit stuk en hoe de raad vanuit haar controlerende rol haar invloed op kan uitoefenen. Hij mist keuzemogelijkheden om te kunnen bijsturen in de bestuursrapportage.

-

Ter aanvulling hierop geeft de accountant de heer van der Vugt aan dat de bestuursrapportage niet echt een bijstuurdocument is, meer een tussenstand.

Bladnummer

2/4

Kenmerk Onderwerp

Advies auditcommissie concept Auditplan Deloitte 2023, bestuursrapportage 2023

Advies Auditcommissie -

Samenvattend acht de auditcommissie de bestuursrapportage rijp voor besluitvorming in de raad.

2. Terugblik proces jaarrekening en kadernota Opmerking Auditcommissie -

Kadernota: De auditcommissie heeft dit onderwerp op de agenda gezet, omdat er een aantal nieuwe onderdelen waren doorgevoerd. Een extra moment met de raad op 11 mei heeft plaatsgevonden en een tweede element is toegevoegd aan de stukken, namelijk dat er een doorkijk is gegeven aan de raad voor de verdere toekomst. Dat geeft meer mogelijkheden voor de raad om te bepalen naar de toekomst toe.

-

De auditcommissie vraagt zich af hoe de raad het ravijnjaar tegemoet gaat en verwijst in dit kader naar en vraagt aandacht voor beslispunt 2 van de kadernota, waarin staat dat het college aan de slag gaat om bij de begroting 2024 te komen met een plan van aanpak dat moet leiden tot het maken van keuzes in de kadernota 2025. Het gesprek in de raad werd als positief ervaren. De toelichting over het doorschuiven van budgetten was helder, evenals de uitleg over het ravijnjaar.

-

Jaarrekening: Een vertragende factor betreft de aanlevering van de accountantsverklaring. Het afgelopen jaar had dit onder andere te maken met capaciteitsgebrek bij de accountant. Ter voorkoming van een piekmoment aan het eind van de jaarrekeningcontrole stelt de accountant voor om een extra controlemoment in januari in te stellen om alvast werk naar voren te halen. Kritische factor blijven ook de WIL, RBL en verbonden partijen voor wat betreft aanlevering van stukken.

Bladnummer

3/4

Kenmerk Onderwerp

Advies auditcommissie concept Auditplan Deloitte 2023, bestuursrapportage 2023

Advies Auditcommissie -

De auditcommissie adviseert, om naar aanleiding van alle input, voor de kadernota 2025 opnieuw een extra moment voor de raad te organiseren en dit voor te bereiden in samenspraak met organisatie.

-

Ook adviseert de auditcommissie richting de organisatie om verder te gaan met het geven van een extra doorkijk aan de raad voor de toekomst (jaren 2028 en verder). 3. Planning interimcontrole, speerpunten, concept auditplan 2023

Opmerkingen Auditcommissie -

De jaarlijkse interimcontrole staat gepland voor oktober. De rapportage hiervan vindt plaats in de boardletter die in december bij de auditcommissie aan de orde wordt gesteld.

-

De accountant heeft in haar auditplan de aanpak voor de jaarrekeningcontrole (inclusief interimcontrole) aangegeven.

-

Naast de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording (2023) gaat vanaf 2024 de aanpak van de accountantscontrole ook iets veranderen. Nu wordt voor wat betreft getrouwheid op fouten en onzekerheden gecontroleerd. Dit onderscheid gaat vervallen en in de plaats komt er één categorie (afwijkingen). Daarmee vervalt de controlegrens van 1% voor fouten en 3% voor onzekerheden. Hiervoor dient de raad met ingang van 2024 nieuwe grenzen vast te stellen. Het advies van het rijk is om dit percentage vast te stellen tussen de 2 en 4 procent. Voor de gemeente zal dit vooralsnog geen effect hebben. Het aantal gerapporteerde fouten de afgelopen jaren ligt fors onder de 1%, de onzekerheden in de afgelopen jaren betreffen veelal de lasten aan PGB en die liggen ook onder deze grens.

-

De raad kan daarnaast overwegen om het percentage naar beneden bij te stellen voor bepaalde posten.

-

De accountant vraagt om het aangeven van speerpunten in de interimcontrole.

Advies Auditcommissie -

In te stemmen met het auditplan 2023 van Deloitte

-

Als speerpunten tijdens de interimcontrole de volgende onderwerpen te bepalen:

-

Analyse aan de hand van benchmarkgegevens (vergelijking van taakvelden van Nieuwegein met landelijke cijfers/ vergelijkbare gemeenten):

Bladnummer

4/4

Kenmerk Onderwerp

Advies auditcommissie concept Audit plan Deloitte 2023, bestuursrapportage 2023

-

De auditcommissie adviseert en vraagt aan de accountant om bij de volgende vergadering, naast het financiële beeld, ook in te gaan op takenvergelijking met andere gemeenten.

-

Fraude is een steeds belangrijker onderwerp waarop de accountant rapporteert, ook een speerpunt. Hoe staat de gemeente ervoor met betrekking tot frauderisicomanagement.

Slotopmerking Wij verzoeken u om het bovenstaande bij de behandeling van de betreffende stukken te betrekken. Met vriendelijke groet, Johan Gadella, Voorzitter auditcommissie